Vrijblijvend adviesgesprek
Contact opnemen
Google+ Facebook Twitter Linkedin
Direct informatie? 0528 23 60 30
Of mail naar: info@desteven.nl
zoeken

Onvoldoende of slecht functioneren medewerker?

Onvoldoende of slecht functioneren van medewerkers? Vindt u als leidinggevende dat er sprake is van disfunctioneren? In dit artikel duiden we aan wat disfunctioneren is en hoe het wellicht ontstaat.

Onvoldoende of slecht functioneren: disfunctioneren

Disfunctioneren

Functioneren op de werkvloer. Daar draait eigenlijk alles om. Maar wanneer functioneert uw medewerker en wanneer is er sprake van disfunctioneren? We noemen een vijftal situaties waaruit blijkt dat er sprake is van onvoldoende functioneren. De medewerker:

  • voert de taken niet goed uit in kwalitatieve zin of in kwantitatieve zin
  • gaat niet op de juiste manier met de verantwoordelijkheden om die bij de functie horen
  • gaat niet goed om met bevoegdheden die hem/haar namens de organisatie zijn toegekend
  • laat niet de juiste attitude zien (houding en gedrag dat de organisatie wenst)
  • is niet (meer) gemotiveerd voor de functie

Verbetertraject starten?

In elke organisatie komt het voor: een medewerker die niet functioneert zoals men had gehoopt. Dat kan vervelend zijn voor de medewerker zelf als ook voor de organisatie. De vraag blijft echter wel hoe het komt dat een medewerker niet kan brengen wat er van hem/haar verwacht wordt. Is er nog iets aan te doen om het functioneringsproces in rechte banen te leiden? Start een verbetertraject wanneer u de kans groot acht dat de medewerker uiteindelijk toch datgene kan brengen wat de functie en de organisatie vraagt.

Verbetertraject

Gezamenlijke verantwoordelijkheid

Goed functioneren is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van de werkgever en werknemer. Een werknemer is primair verantwoordelijk voor eigen functioneren. Van de werknemer mag u verwachten dat hij/zij kennis heeft genomen van de eisen die functie stelt en dat hij/zij er alles aan doet om aan deze eisen te voldoen. Echter een werkgever heeft vanuit de eis van goed werkgeverschap de plicht om goed functioneren te bevorderen.

Is er sprake van onvoldoende functioneren dan is er ook sprake van een gezamenlijke verantwoordelijkheid. U kunt disfunctioneren van de medewerker niet maar zo eenzijdig bij de medewerker neerleggen tenzij daar een duidelijke aanleiding voor is.

Wat is er voor nodig?

Wat heeft de medewerker nodig om goed te functioneren? Om goed te functioneren heeft de medewerker een aantal zaken nodig:

  • hij/zij beschikt over de juiste kennis (en/of diploma's)
  • hij/zij beschikt over de juiste vaardigheden (of competenties zo u wilt)
  • hij/zij beschikt over de juiste (werk)ervaring
  • hij/zij is gemotiveerd voor de functie
  • hij/zij beschikt over de juiste houding of attitude

Toch is dit niet voldoende. Stel de medewerker heeft al deze aspecten in huis dan kan er nog reden zijn voor onvoldoende functioneren. We vergelijken het wel eens met een boom. Stel u schaft een goed functionerende boom aan dan zijn er wel voorwaarden wil deze boom tot ontwikkeling komen. Staat de boom op de juiste plek? Krijgt de boom de juiste bemesting? Is er voldoende licht? Dit beeld kunt u doorzetten naar het functioneren van de medewerker:

  • zit de medewerker op de juiste plek?
  • krijgt de medewerker de juiste begeleiding?
  • is de medewerker op de juiste manier ingewerkt?
  • faciliteert u de medewerker met opleiding, training of coaching?
  • is er sprake van eerlijke en objectieve beoordeling door de leidinggevende?
  • neemt de leiding ook de verantwoordelijkheid voor goed functioneren op zich of wordt dit eenzijdig bij de medewerker neergelegd?

Slecht of onvoldoende functioneren is een aanduiding die erg breed is. Het wordt snel gezegd soms ook door werkgevers of leidinggevenden. Maar om nu precies te benoemen wat er aan schort blijkt dus erg ingewikkeld te zijn in de meeste gevallen. Wanneer het over kennis en vaardigheden gaat, lukt het meest nog aardig. De metselaar die zijn vak niet verstaat is wel te traceren. Wanneer de CV installateur met te weinig kennis van de huidige en moderne CV ketels niet functioneert, kan het disfunctioneren ook prima verwoord worden. Maar juist die zaken die niet concreet zijn, zijn voor veel werkgevers moeilijk te benoemen.

Wees specifiek!

Belangrijk is om duidelijk te zijn over disfunctioneren. U treft hierna een elftal redenen waarom iemand niet functioneert! Wellicht helpt het u om te benoemen waarom het precies gaat en vooral ook om het verbeterplan te schrijven.

  • Ongemotiveerd voor de functie

    Is er sprake van te weinig motivatie of demotivatie bij uw medewerker? Is de medewerker ongemotiveerd? Hoe kunt u dat zien of beoordelen? Voldoet de medewerker om wat voor reden niet aan uw maatstaven? Mogelijke gedragsvoorbeelden van te weinig motivatie zijn: gebrek aan initiatief, te weinig ambitie, te weinig betrokken of gebrek aan verantwoordelijkheidsgevoel. Belangrijk: benoem gedrag wat u constateert op basis van gedrag wat in de functie wordt gewenst zonder dat u meteen uw stempel ‘gebrek aan motivatie’ erop drukt.  Nog interessanter is de vraag: hoe komt het dat uw medewerker onvoldoende gemotiveerd is? Dit vraagstuk hebben wij uitgewerkt in 11 redenen waardoor er sprake is van demotivatie.

  • Ongewenste houding of attitude

    Is er sprake van een negatieve houding of attitude van uw medewerker? Vindt u de attitude van de medewerker onacceptabel? Vindt u dat het gedrag van de medewerker niet overeenkomt met datgene wat u als organisatie van de medewerker vraagt? Waarover gaat het precies? En hebt u ook eisen gesteld qua houding en gedrag bijvoorbeeld in de functieomschrijving? Is dit voldoende besproken en zijn de verwachtingen hierover duidelijk?

  • De medewerker voert de taken niet goed uit

    Voert de medewerker voert de taken niet goed uit? Waarover gaat het precies? Worden de taken kwalitatief niet goed uitgevoerd? Worden er fouten gemaakt? Laat de medewerker steekjes vallen? Of wordt er kwantitatief te weinig geproduceerd? Komt het werk niet klaar? Bijkomend: vindt u dat de medewerker niet op de juiste manier zijn/haar verantwoordelijkheden invult of onjuist met bevoegdheden omgaat? Vraag is: hoe stelt u dat allemaal vast? Kunt u dit op basis van objectieve maatstaven vaststellen en onderbouwen?

  • De medewerker past niet in uw bedrijfscultuur

    Past uw medewerker niet in de bedrijfscultuur? Ontbreekt de klik of de match? Vaak is deze reden voor disfunctioneren erg lastig en dus subjectief.  Er is geen thermometer om vast te stellen of de match met de bedrijfscultuur aanwezig is. Dus enige uitleg is wel nodig. De vraag is ook of het de medewerker verwijtbaar is wanneer dit het geval is. Met andere woorden: is dit een geval van disfunctioneren of is er gewoon een ongelukkig huwelijk? En hoe is dat ontstaan?

    Maar als dat echt zo is, werkt de pot lijm doorgaans niet. We hebben een aantal aspecten uitgewerkt waaruit zou kunnen blijken dat de match er onvoldoende is.

  • De medewerker heeft onvoldoende competenties

    Heeft de medewerker onvoldoende competenties? Is de medewerker niet competent? Heeft de medewerker onvoldoende competenties? Hebt u vastgelegd over welke competenties de medewerker zou moeten beschikken? En hebt u middels een onderzoek of assessment vastgesteld over welke competenties de medewerker beschikt? Heeft dit onderzoek onafhankelijk plaatsgevonden? Hebt u ook een plan om de competenties van de medewerker te ontwikkelen?

  • Past niet in de functie

    Past de medewerker niet in de functie? Dat is een te algemene benoeming van disfunctioneren. U zult moeten aangeven waarom de medewerker niet past in de functie.  Daarbij kunt u denken aan: voert taken niet goed uit, gaat onjuist om met verantwoordelijkheden, niet de juiste houding of gedrag.Een stap verder is: hoe komt het dat die taken niet goed worden uitgevoerd? Ontbreekt de functiematch, is er te weinig kennis of vaardigheid? Gebrek aan scholing of opleiding?

  • De medewerker haalt de doelstellingen of targets niet

    Haalt de medewerker de doelstellingen niet? Waren de doelen helder vooraf? Weet u hoe het komt dat bepaalde doelen niet gehaald worden? Ligt dat aan het functioneren van de medewerker of zijn er externe factoren die de doelstellingen negatief beïnvloeden? Is de medewerker begeleid om de doelen te behalen? Zijn de doelen eenzijdig opgelegd? Of zijn er doelstellingen die niet binnen de invloedsfeer van de medewerker liggen?

  • Onvoldoende meegegroeid met de functie of het bedrijf

    Is uw medewerker onvoldoende meegegroeid met de functie of het bedrijf? Gestagneerd in ontwikkeling? Dit komt vaker voor vooral bij bedrijven en organisaties waar medewerkers in dienst zijn met lange dienstverbanden. Is er te weinig geïnvesteerd door de organisatie of medewerker in het actualiseren van kennis en het op peil houden van vaardigheden? Sluit de kennis van de medewerker niet meer aan bij wat de organisatie wenst of wat de markt eist? Is dit gat nog te overbruggen? Kunt u benoemen waar het precies aan schort?

  • De medewerker negeert voorschriften

    Negeert de medewerker bepaalde voorschriften of is de medewerker niet bereid om instructies vanuit de organisatie op te volgen? Vraag is: zijn de instructies en regels duidelijk waaraan men moet voldoen? Is dit voor u aantoonbaar dat de medewerker op de hoogte is gebracht van de regelgeving binnen uw organisatie?

  • Onvoldoende geschoold

    Beschikt uw medewerker over te weinig kennis of vaardigheden en is uw medewerker onvoldoende geschoold? Is er onvoldoende scholing of training geweest? Weet u wat er aan schort en is dit alsnog op te lossen met opleiding en training? Gaat het om kennis, vaardigheden of competenties waaraan het ontbreekt?

  • Belemmert de voortgang binnen de organisatie

    Belemmert de medewerker de voortgang binnen de organisatie? Is er te weinig veranderbereidheid of worden bepaalde voorstellen tegengewerkt of onvoldoende gesteund? Merkt u dat er oud zeer is waaraan geleden wordt?  Of hebt u een rotte appel in het team?

Oorzaken disfunctioneren

We kunnen tal van oorzaken weergeven hoe het komt dat een medewerker onvoldoende functioneert. We noemen er een paar:

  • er is een fout gemaakt bij de selectieprocedure
  • de medewerker is onvoldoende aansturing en begeleiding geboden om de werkzaamheden te leren.
  • de medewerker is op zich wel bekwaam om de functie uit te oefenen maar om één of andere reden onvoldoende gemotiveerd.
  • de medewerker is wel gemotiveerd om zijn functie te vervullen maar heeft onvoldoende kwaliteiten.
  • de medewerker ervaart belemmeringen in zijn persoonlijk functioneren (bijvoorbeeld door privéomstandigheden)
  • de medewerker is niet in staat gesteld (onvoldoende gefaciliteerd) door de leiding en ervaart belemmeringen om goed te functioneren.

Belemmeringen goed functioneren

Belemmeringen om te functioneren

Werkgevers en leidinggevenden kunnen goed functioneren van de medewerker in de weg staan. De vraag is dus of de werkgever de werknemer in staat heeft gesteld om goed te functioneren. Heeft het gedrag van de werkgever goed functioneren bevorderd of heeft het gedrag van de leiding goed functioneren belemmerd? Werkgevers beoordelen medewerkers nog vaak eenzijdig en zetten daar het beoordelingsgesprek voor in. Toch zitten daar ook beperkingen aan want de eenzijdige benadering van het functioneren van medewerkers zou veronderstellen dat werkgevers geen verantwoordelijkheid hebben wanneer het gaat over goed functioneren van de medewerker. In hoeverre voldoet de werkgever aan de eis van goed werkgeverschap en in wat voor mate wordt goed functioneren bevordert binnen organisaties.

  • Voorbeelden belemmerende factoren

    Wat kunnen belemmerende factoren zijn voor de medewerker om goed te functioneren oftewel: hoe bevorder je als werkgever slecht functioneren?

    • De werkgever biedt de medewerker aan dat niet zinvol is, waardoor geen waardevolle bijdrage aan de organisatie geleverd kan worden door de medewerker. Gevolg is demotivatie bij uw medewerker.
    • Het werk dat gedaan moet worden sluit onvoldoende aan bij de kennis en vaardigheden (lees: competenties) van de medewerker.
    • De medewerker wordt niet betrokken bij het nemen van beslissingen en heeft weinig invloed op hoe bepaalde werkzaamheden uitgevoerd mogen worden.
    • De medewerker wordt niet in staat gesteld om kennis en vaardigheden verder te ontwikkelen.
    • De leidinggevende beschikt over weinig leiderschapskwaliteiten.
    • De beloning sluit niet aan bij de waarde die de medewerker heeft voor de organisatie.
    • De leidinggevende veroorzaakt met eigen gedrag eerder twijfel over eigen kunnen bij de medewerker dan dat het zelfvertrouwen van de medewerker wordt bevorderd.
  • Instaat zijn en in staat worden gesteld

    Om de taken goed uit te kunnen voeren moet een medewerker op de eerste plaats in staat zijn om de taken uit te voeren. Dat wil zeggen beschikken over de juiste capaciteiten, vaardigheden, attitude en motivatie. Als een medewerker in staat is om het werk uit te voeren moet hij daartoe ook in staat worden gesteld door een faciliterende werk omgeving.

Is er reden tot ontslag?

Medewerkers zijn nogal snel bang dat er 'zomaar' overgegaan wordt tot ontslag. Echter het woord 'zomaar' of 'maar zo' bestaat niet in het arbeidsrecht. De ontslagaanvraag kan pas worden ingediend wanneer de werkgever er alles aan gedaan heeft om goed functioneren te bevorderen.

Verbetertraject

Bekijk de mogeljkheden voor een verbetertraject.

Verbetertraject

Verbeterplan

Een verbeterplan is van belang bij onvoldoende of slecht functioneren

Verbeterplan

Auteur

Dit artikel is geschreven door Jan Stevens.

Jan Stevens trainer / coach De Steven