home / carriere / verbetertraject / disfunctioneren / negeert voorschriften

De medewerker negeert voorschriften

Een medewerker die duidelijke voorschriften of instructies bewust negeert, kan onvoldoende functioneren. Toch zou ik in deze situatie niet automatisch een verbetertraject starten. Als de medewerker weet welke regels gelden, begrijpt wat er van hem wordt verwacht en in staat is om die voorschriften op te volgen, is er niet zoveel te ontwikkelen. Dan gaat het vooral om gedrag en verantwoordelijkheid. De medewerker moet zich gewoon aan de geldende voorschriften houden.

Moeten voorschriften eerst duidelijk zijn?

Ja. Voordat je iemand aanspreekt op het negeren van voorschriften moet je zeker weten dat die voorschriften helder en bekend zijn. Ze kunnen bijvoorbeeld staan in een personeelshandboek, veiligheidsinstructie, werkprocedure of functie- en taakomschrijving. Ook mondelinge instructies kunnen duidelijk zijn, maar voorkom discussie over wat nu eigenlijk is afgesproken. Als leidinggevende moet je dus eerst jouw eigen huiswerk hebben gedaan: was de regel duidelijk en kon de medewerker redelijkerwijs weten wat er van hem werd verwacht?

Wat is het verschil tussen niet weten, niet kunnen en niet willen?

Dat onderscheid maakt hier alles uit. Weet de medewerker niet wat de regel is, dan moet je uitleg geven. Kan de medewerker een instructie niet uitvoeren, dan kan scholing, begeleiding of training nodig zijn. Maar weet de medewerker wat de afspraak is, kan hij eraan voldoen en doet hij het bewust niet, dan zit het probleem bij willen en verantwoordelijkheid nemen. In zo'n situatie zou ik niet doen alsof er een ingewikkeld ontwikkelvraagstuk ligt.

Is een verbetertraject zinvol als een medewerker bewust voorschriften negeert?

Naar mijn mening meestal niet. Een verbetertraject is bedoeld wanneer er iets aan het functioneren te ontwikkelen of verbeteren valt. Maar wat ga je ontwikkelen wanneer iemand precies weet dat hij veiligheidsschoenen moet dragen en bewust besluit ze niet aan te trekken? Of wanneer een medewerker weet dat een bepaalde procedure verplicht is en gewoon zegt dat hij het op zijn eigen manier doet? Dan is de boodschap veel eenvoudiger: dit is de afspraak en daar moet je je aan houden.

Wat doe je de eerste keer dat een medewerker een voorschrift negeert?

Bespreek concreet wat er is gebeurd. Benoem welke regel gold, wat de medewerker heeft gedaan en vraag naar zijn uitleg. Misschien blijkt alsnog dat er sprake was van onduidelijkheid of een bijzondere situatie. Is dat niet het geval en heeft de medewerker de regel bewust genegeerd, dan geef je duidelijk aan dat dit gedrag niet acceptabel is en niet opnieuw mag gebeuren. Afhankelijk van de ernst van de situatie kan daar een duidelijke waarschuwing bij horen.

Wat doe je als hetzelfde opnieuw gebeurt?

Dan wordt de boodschap steviger. De medewerker is immers eerder aangesproken, kent de regel en weet inmiddels ook dat de organisatie naleving verwacht. Benoem dat er sprake is van herhaling en geef opnieuw duidelijk aan dat het gedrag moet stoppen. Een tweede waarschuwing ligt dan voor de hand. Maak daarbij ook duidelijk dat een volgende overtreding niet zonder gevolgen blijft. Je hoeft daar geen ingewikkeld coachingsprogramma omheen te bouwen. De medewerker moet begrijpen waar de grens ligt.

Wanneer moet je echt een grens trekken?

Op het moment dat een medewerker ondanks duidelijke instructies en eerdere waarschuwingen opnieuw hetzelfde gedrag laat zien. Dan kun je niet eindeloos blijven uitleggen wat inmiddels volledig duidelijk is. De medewerker moet stoppen met het negeren van het voorschrift. Als dat niet gebeurt, volgen er consequenties. Welke consequentie passend is, hangt af van de ernst, de omstandigheden en wat er eerder is gebeurd. Maar als leidinggevende moet je op een bepaald moment wel bereid zijn om de grens die je hebt gesteld ook daadwerkelijk te bewaken.

Waarom is consequent optreden belangrijk?

Omdat regels hun betekenis verliezen wanneer iedereen weet dat overtreding uiteindelijk toch niets oplevert. Dat geldt zeker bij veiligheid, kwaliteit en andere voorschriften die om een goede reden bestaan. Als de ene medewerker zich eraan houdt en een ander structureel zijn eigen gang gaat zonder dat daar iets mee gebeurt, creëer je bovendien onduidelijkheid en irritatie in het team. Goed leidinggeven aan functioneren betekent daarom ook dat je duidelijke grenzen stelt en daar consequent in bent.

Wat als de medewerker vindt dat het voorschrift onzin is?

Dan mag hij dat natuurlijk zeggen. Misschien heeft hij zelfs een punt en kan de regel beter. Een medewerker mag kritisch zijn en initiatief nemen om een werkwijze te verbeteren. Maar kritiek op een voorschrift is iets anders dan zelfstandig besluiten dat de regel niet meer geldt. De professionele route is: bespreek het voorschrift, leg uit waarom je het niet werkbaar vindt en kom eventueel met een alternatief. Totdat de afspraak is gewijzigd, blijft de bestaande afspraak gelden.

Wat als iedereen binnen de organisatie de voorschriften negeert?

Dan heeft de organisatie zelf een probleem. Je kunt moeilijk één medewerker zwaar aanspreken op een regel die leidinggevenden en collega's dagelijks zelf negeren. Kijk dan eerst naar de cultuur en de manier waarop de organisatie met haar eigen voorschriften omgaat. Zijn de regels werkelijk belangrijk? Worden ze consequent toegepast? Geven leidinggevenden zelf het goede voorbeeld? Dat ontslaat een medewerker niet automatisch van zijn verantwoordelijkheid, maar het maakt wel duidelijk dat je ook als organisatie geloofwaardig moet handelen.

Is het negeren van voorschriften hetzelfde als een negatieve houding?

Nee. Houd het bij het concrete gedrag. Een medewerker kan één bepaalde procedure bewust negeren zonder dat hij in algemene zin een negatieve medewerker is. Zie je echter een breder patroon waarbij iemand voortdurend afspraken ter discussie stelt, instructies niet opvolgt, verantwoordelijkheid afschuift en zich tegen iedere vorm van aansturing verzet, dan speelt mogelijk meer. Ook dan geldt dat je eerst het concrete gedrag benoemt voordat je iemand van een negatieve houding beschuldigt.

Wat als de medewerker geen verantwoordelijkheid neemt voor zijn gedrag?

Dan wordt het probleem groter. Misschien zegt de medewerker telkens dat collega's hetzelfde doen, dat de leidinggevende onduidelijk is of dat de regel nergens op slaat. Onderzoek zulke bezwaren serieus, maar blijf ook bij de vraag wat de medewerker zelf heeft gedaan. Wanneer iemand structureel ieder eigen aandeel buiten zichzelf legt, raakt dat aan onvoldoende verantwoordelijkheid nemen. Zeker na een duidelijke waarschuwing mag je verwachten dat iemand zijn eigen gedrag corrigeert.

Welke praktijkvoorbeelden zijn er?

Denk aan een organisatie waar duidelijke regels gelden over roken en een medewerker toch herhaaldelijk rookt op plaatsen waar dat niet is toegestaan. Of aan een bedrijf waar afspraken zijn gemaakt over alcoholgebruik tijdens werktijd en medewerkers op vrijdagmiddag toch een krat bier opentrekken. Hetzelfde kan gebeuren met veiligheidsmiddelen, hygiënevoorschriften of verplichte werkprocedures. In al die gevallen is de kernvraag eenvoudig: was de regel duidelijk, kende de medewerker de regel en koos hij er bewust voor om die niet op te volgen?

Wat moet de leidinggevende zelf goed doen?

Wees helder, concreet en consequent. Benoem welke regel geldt, waarom die regel belangrijk is en welk gedrag je van de medewerker verwacht. Leg gesprekken en waarschuwingen zorgvuldig vast wanneer de situatie daarom vraagt, maar maak er niet meteen een juridisch toneelstuk van. Het belangrijkste is dat er geen twijfel bestaat over de boodschap: dit gedrag is besproken, het moet stoppen en bij herhaling volgen consequenties.

Wat is de kern als een medewerker voorschriften negeert?

Maak het niet ingewikkelder dan nodig. Weet de medewerker niet wat er van hem wordt verwacht, geef dan duidelijkheid. Kan hij het niet, onderzoek dan welke ondersteuning nodig is. Maar weet hij het wel, kan hij het wel en negeert hij bewust de voorschriften, dan zou ik geen verbetertraject optuigen. Spreek hem aan, geef zo nodig een waarschuwing, herhaal die waarschuwing wanneer het opnieuw gebeurt en maak uiteindelijk duidelijk dat het gedrag moet stoppen. Doet de medewerker dat niet, dan heeft dat consequenties.

Veelgestelde vragen over het negeren van voorschriften

Bij het negeren van voorschriften is vooral van belang of de medewerker de regel kende, eraan kon voldoen en er toch bewust van afweek. Is dat het geval, dan gaat het veel meer over begrenzen en verantwoordelijkheid dan over ontwikkelen.

Is het negeren van voorschriften een reden voor een verbetertraject?

Niet automatisch en bij bewust negeren wat mij betreft meestal niet. Wanneer de medewerker de regels kent, ze begrijpt en eraan kan voldoen, moet hij ze gewoon opvolgen. Dan past een duidelijk gesprek en zo nodig een waarschuwing beter dan een langdurig verbetertraject.

Hoe vaak moet je een medewerker waarschuwen?

Daar bestaat geen simpele rekensom voor die op iedere situatie past. De ernst van het gedrag en de omstandigheden spelen mee. De lijn moet wel helder zijn: aanspreken, bij herhaling opnieuw waarschuwen en vervolgens duidelijk maken dat verdere overtredingen consequenties hebben.

Wat als de medewerker zegt dat hij de regel niet kende?

Onderzoek dat eerst. Als de regel inderdaad onvoldoende duidelijk was, moet de organisatie daar iets aan doen. Was de afspraak wel degelijk bekend en eerder besproken, dan kun je de medewerker daarop aanspreken.

Wat als de medewerker weigert zijn gedrag te veranderen?

Dan houdt uitleg op een bepaald moment op. Wanneer duidelijk is wat wordt verwacht en de medewerker bewust blijft afwijken, moet de organisatie de gestelde grens bewaken en consequenties verbinden aan herhaling.

Wanneer is scholing of begeleiding wel zinvol?

Wanneer het probleem niet zit in bewust negeren, maar in onvoldoende kennis, begrip of vaardigheid. Dan valt er daadwerkelijk iets te ontwikkelen en kan begeleiding of scholing passend zijn.