home / leiderschapsontwikkeling / functioneren / functioneringsgesprekken / functieomschrijving

Functieomschrijving en taakomschrijving

Een functieomschrijving en taakomschrijving geven duidelijkheid over wat je van een medewerker verwacht. Welke taken horen bij de functie, waarvoor is iemand verantwoordelijk, welke bevoegdheden heeft hij en wat moet hij kennen en kunnen? Daarmee is het functieprofiel een belangrijke basis voor goed functioneren. Je gebruikt het vanaf de werving van een medewerker tot het moment waarop hij uit dienst gaat. Daartussen helpt het bij selectie, aanstelling, ontwikkeling, functioneringsgesprekken en beoordeling.

Wat is het verschil tussen een functieomschrijving en een taakomschrijving?

Een taakomschrijving gaat vooral over het werk dat uitgevoerd moet worden. Een functieomschrijving kijkt breder. Daarin staan behalve taken ook verantwoordelijkheden, bevoegdheden, de plaats van de functie en wat iemand nodig heeft om de functie goed te vervullen. In de praktijk worden de begrippen door elkaar gebruikt en wordt ook vaak gesproken over een functieprofiel. Dat vind ik niet zo'n probleem. Belangrijker is dat het document voldoende duidelijk maakt wat werkgever en medewerker met elkaar hebben afgesproken.

Juist verantwoordelijkheden en bevoegdheden verdienen daarbij aandacht. Je kunt een verkoper verantwoordelijk maken voor een omzetdoel, maar dan moet hij ook voldoende bevoegdheden hebben om klanten te benaderen, offertes uit te brengen en afspraken te maken. Verantwoordelijkheid geven zonder passende bevoegdheid is vragen om problemen. Andersom moet een medewerker ook weten waar zijn bevoegdheid ophoudt.

Waarom is een functieprofiel belangrijk?

Omdat je een medewerker moeilijk kunt beoordelen op verwachtingen die nooit duidelijk zijn gemaakt. Een functieprofiel geeft zowel de organisatie als de medewerker een referentiepunt. Wat was de bedoeling van deze functie? Welke resultaten mogen worden verwacht? Welke verantwoordelijkheid hoort daarbij? Waarover mag de medewerker zelf beslissen? En welke kennis, ervaring en vaardigheden waren noodzakelijk?

Dat betekent niet dat je bij ieder gesprek de functieomschrijving woord voor woord moet nalopen. Het document is een vertrekpunt, geen heilig geschrift. Maar wanneer er discussie ontstaat over functioneren, helpt het enorm wanneer je kunt teruggaan naar duidelijke afspraken in plaats van uitspraken als: “Ik had eigenlijk verwacht dat je dat zelf wel zou begrijpen.”

Wanneer gebruik je een functieprofiel?

Eigenlijk gedurende de hele arbeidsrelatie. Bij werving helpt het om vast te stellen wie je zoekt. Bij selectie kun je kandidaten vergelijken met wat de functie werkelijk vraagt. In het ebook gebruik ik bijvoorbeeld een accountmanager waarbij vooraf wordt beschreven welke eigenschappen, vaardigheden, kennis, ervaring en beroepshouding nodig zijn. Vanuit dat profiel kun je veel gerichter vragen stellen tijdens de selectie. :contentReference[oaicite:2]{index=2}

Ook daarna blijft het profiel relevant. Bij de aanstelling kun je duidelijk maken waarom iemand is gekozen en wat van hem wordt verwacht. Tijdens een functioneringsgesprek kun je bespreken hoe de medewerker zijn taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden invult. Bij het beoordelen van functioneren heb je eveneens een referentie nodig. En wanneer werkzaamheden tussen collega's of afdelingen onduidelijk verdeeld zijn, helpt een functieprofiel om te zien wie waarvoor verantwoordelijk is.

Bij werving en selectie is er bovendien een directe verbinding met selectiegesprekken. Een goede selectie begint niet met de vraag welke kandidaat je aardig vindt, maar met de vraag wie je nodig hebt voor de functie. Daarvoor moet je eerst zelf weten wat die functie vraagt.

Een functieprofiel voorkomt niet alle onduidelijkheid

Je kunt een functieomschrijving van twaalf pagina's schrijven en nog steeds onduidelijk leidinggeven. Het document alleen doet niets. Verwachtingen moeten ook besproken worden. Een functieprofiel over de schutting gooien met de mededeling “hier staat alles in” is dus weinig zinvol. De medewerker moet begrijpen wat zijn verantwoordelijkheid is, welke resultaten verwacht worden en wanneer hij zelf moet handelen of juist moet afstemmen.

Dat gesprek begint bij de aanstelling en stopt daarna niet. Functies veranderen, taken verschuiven en verantwoordelijkheden worden zwaarder of juist anders. De leidinggevende moet daarom regelmatig controleren of het beeld van de functie bij werkgever en medewerker nog overeenkomt. Anders kun je na een paar jaar een prachtig functieprofiel hebben dat vooral beschrijft hoe het werk vroeger werd gedaan.

Een functieomschrijving moet meegroeien met het werk

Functies zijn niet statisch. Een organisatie verandert, klanten stellen andere eisen, technologie neemt werkzaamheden over en medewerkers ontwikkelen zich. Daardoor kan de oorspronkelijke functieomschrijving langzaam achterlopen op de praktijk. Dat hoeft niet te betekenen dat je ieder kwartaal een nieuw document moet maken. Wel moet je van tijd tot tijd bekijken of functie, taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden nog overeenkomen met de werkelijkheid.

Daar zit ook een interessante spanning. Niet iedere verandering hoeft van bovenaf in een nieuwe functieomschrijving te worden vastgelegd. Soms kan een medewerker zelf werkzaamheden anders organiseren of accenten verschuiven zodat zijn kwaliteiten beter worden benut. Op de pagina over job craften ga ik verder in op die mogelijkheid. De noodzakelijke bijdrage van de functie moet natuurlijk wel overeind blijven.

Wat als de medewerker onvoldoende functioneert?

Juist dan wordt duidelijk hoe belangrijk heldere functieafspraken zijn. Wanneer je zegt dat een medewerker onvoldoende functioneert, moet je ook kunnen aangeven waarin dat onvoldoende functioneren zit. Worden taken niet goed uitgevoerd? Worden resultaten niet gehaald? Neemt iemand onvoldoende verantwoordelijkheid? Gaat hij buiten zijn bevoegdheden? Ontbreken noodzakelijke kennis en vaardigheden? Zonder een duidelijke norm wordt onvoldoende functioneren al snel een verzameling indrukken.

Een functieomschrijving lost een probleem met functioneren niet op, maar geeft wel een basis om het concreet te maken. Wanneer structurele verbetering nodig is, kan uiteindelijk een verbetertraject bij onvoldoende functioneren aan de orde zijn. Dan is het des te belangrijker dat helder is wat van de medewerker mocht worden verwacht en waar het functioneren daarvan afwijkt.

Moet iedere functie tot in detail worden beschreven?

Nee. Een functieomschrijving moet duidelijkheid geven zonder dat iedere handeling wordt voorgeschreven. Wanneer je alles dichttimmert, kan een medewerker nauwelijks nog eigen verantwoordelijkheid nemen. Bovendien verandert de praktijk meestal sneller dan het document. Beschrijf daarom vooral wat wezenlijk is: doel, taken, verantwoordelijkheden, bevoegdheden, resultaten en noodzakelijke kwalificaties.

De hoeveelheid detail hangt ook af van de functie. Bij sommige werkzaamheden is nauwkeurigheid en standaardisering belangrijk. Bij andere functies draait het veel meer om resultaat, zelfstandigheid en professioneel oordeel. Het functieprofiel moet dus passen bij het soort werk dat iemand uitvoert.

Voorbeeld van een functieprofiel downloaden

Wil je zien hoe je een functieprofiel kunt opbouwen? Je kunt een voorbeeld van een functieprofiel voor een accountmanager downloaden. Gebruik zo'n voorbeeld vooral als uitgangspunt. Een functieprofiel van een andere organisatie kopiëren en vervolgens alleen de bedrijfsnaam veranderen schiet zijn doel voorbij. Het profiel moet beschrijven wat jouw organisatie daadwerkelijk van deze functie nodig heeft.

Samengevat: functieomschrijving als basis voor functioneren

Een functieomschrijving of functieprofiel helpt om werkgever en medewerker hetzelfde vertrekpunt te geven. Je legt vast waarom de functie bestaat, welke taken en verantwoordelijkheden erbij horen, welke bevoegdheden iemand nodig heeft en welke kennis en vaardigheden worden verwacht. Daarmee wordt het gemakkelijker om medewerkers te selecteren, in te werken, te begeleiden en hun functioneren te bespreken.

• Beschrijf het doel van de functie.
• Maak taken concreet.
• Leg verantwoordelijkheden vast.
• Laat bevoegdheden aansluiten op verantwoordelijkheden.
• Benoem noodzakelijke kennis, vaardigheden en ervaring.
• Bespreek de verwachtingen met de medewerker.
• Gebruik het profiel als referentie bij functioneren en beoordelen.
• Actualiseer het wanneer functie of organisatie wezenlijk verandert.

Een goed functieprofiel voorkomt niet ieder probleem, maar het voorkomt wel een heel vervelend probleem: een medewerker achteraf aanspreken op iets waarvan vooraf nooit duidelijk was dat het van hem werd verwacht.

Veelgestelde vragen over functie- en taakomschrijvingen

Een functieprofiel lijkt eenvoudig totdat je moet bepalen wat er precies in moet en hoe je het vervolgens gebruikt. Vooral het verschil tussen taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zorgt in de praktijk voor onduidelijkheid. Daarom vijf vragen die daarbij vaak spelen.

Wat moet minimaal in een functieomschrijving staan?

In ieder geval het doel van de functie, de belangrijkste taken en verantwoordelijkheden, de bevoegdheden en wat iemand aan kennis, vaardigheden en ervaring nodig heeft. Afhankelijk van de functie kunnen ook resultaten, houding en plaats in de organisatie worden beschreven.

Is een taakomschrijving hetzelfde als een functieomschrijving?

Niet helemaal. Een taakomschrijving richt zich vooral op wat iemand moet doen. Een functieomschrijving kijkt breder en beschrijft ook verantwoordelijkheden, bevoegdheden, positie en functie-eisen. In de praktijk worden beide vaak samengevoegd in één functieprofiel.

Hoe vaak moet je een functieomschrijving aanpassen?

Niet volgens een vaste kalender. Pas het profiel aan wanneer werkzaamheden, verantwoordelijkheden, bevoegdheden of functie-eisen wezenlijk veranderen. Controleer wel regelmatig of de beschrijving nog overeenkomt met de praktijk.

Kun je functioneren beoordelen zonder functieomschrijving?

Dat kan, maar het wordt lastiger wanneer niet helder is wat vooraf is afgesproken. Een functieprofiel geeft een referentie waarmee je kunt onderbouwen wat van een medewerker verwacht mocht worden.

Wat doe je als de medewerker heel ander werk doet dan in het functieprofiel staat?

Bespreek eerst hoe dat verschil is ontstaan. Misschien is de functie geleidelijk veranderd of zijn taken informeel verschoven. Wanneer de nieuwe situatie structureel is, moet je opnieuw bekijken welke taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden daadwerkelijk bij de functie horen en het profiel daarop aanpassen.