home / carriere / verbetertraject / disfunctioneren / priveomstandigheden

Privéomstandigheden medewerker hebben invloed op functioneren

Privéomstandigheden kunnen ervoor zorgen dat een medewerker tijdelijk minder goed functioneert. Dat betekent niet automatisch dat de medewerker onvoldoende functioneert in de betekenis dat hij zijn vak niet beheerst of niet geschikt is voor zijn functie. Iemand kan zijn werk jarenlang goed hebben gedaan en door een scheiding, verlieservaring, financiële problemen, zorgen om een kind of andere ingrijpende omstandigheden tijdelijk minder concentratie, energie of aandacht hebben. De eerste vraag is daarom niet meteen hoe je het functioneren gaat verbeteren, maar waardoor het functioneren is veranderd en wat er nodig is om weer op het vereiste niveau te komen.

Wanneer worden privéproblemen een probleem op het werk?

Op het moment dat de gevolgen zichtbaar worden in het functioneren. De medewerker maakt bijvoorbeeld meer fouten, kan zich moeilijk concentreren, haalt deadlines niet meer, vergeet afspraken, is vermoeid of heeft moeite om de normale hoeveelheid werk te verwerken. Ook gedrag kan veranderen. Iemand kan stiller, sneller geïrriteerd of minder betrokken worden. Dat zijn signalen, geen bewijs van de oorzaak. Ga dus niet zelf invullen wat er privé aan de hand zal zijn, maar bespreek wat je op het werk concreet ziet.

Zijn privéomstandigheden een reden om iemand als disfunctionerend te beschouwen?

Niet zonder meer. Maak onderscheid tussen het functioneren dat je ziet en de oorzaak daarvan. Een medewerker kan op dit moment onvoldoende presteren terwijl er met zijn kennis, vaardigheden en geschiktheid voor de functie niets mis is. Wanneer iemand jarenlang goed functioneerde en na een ingrijpende gebeurtenis ineens problemen krijgt, is dat belangrijke informatie. De vraag wordt dan vooral of de situatie tijdelijk is, welke werkzaamheden worden geraakt en wat nodig is om het functioneren te herstellen.

Moet een medewerker privé en werk niet gewoon gescheiden houden?

Dat klinkt eenvoudig, maar zo werkt het leven niet altijd. Wie 's nachts wakker ligt vanwege ernstige zorgen, zet die zorgen niet automatisch uit zodra hij op het werk verschijnt. Een scheiding, overlijden, ziekte in het gezin of grote financiële problemen kunnen aandacht en energie opslokken. Dat betekent niet dat alles op het werk geaccepteerd moet worden. De functie-eisen blijven bestaan. Het betekent wel dat je als organisatie moet begrijpen wat de oorzaak van een tijdelijke terugval kan zijn voordat je een interventie kiest.

Hoe bespreek je privéomstandigheden als leidinggevende?

Begin bij het werk. Benoem wat je waarneemt: fouten nemen toe, afspraken worden gemist, de concentratie lijkt minder of werkzaamheden blijven liggen. Vraag vervolgens of de medewerker zelf een verklaring ziet en wat hij nodig heeft om het functioneren te herstellen. Goed leidinggeven aan functioneren betekent hier dat je belangstelling toont zonder jezelf tot hulpverlener te maken. De medewerker bepaalt hoeveel persoonlijke informatie hij wil delen. Voor het werk is vooral van belang welke invloed de omstandigheden hebben en welke afspraken nodig zijn.

Moet de werkgever precies weten wat er privé speelt?

Nee, niet altijd. Voor een werkbare oplossing hoeft een leidinggevende niet ieder persoonlijk detail te kennen. Soms is het voldoende om te weten dat er een ernstige privésituatie speelt die tijdelijk invloed heeft op het functioneren. Bespreek vervolgens wat de medewerker nog wel kan, waar problemen ontstaan, welke tijdelijke ondersteuning mogelijk is en wanneer je opnieuw evalueert. Daarmee respecteer je de persoonlijke ruimte van de medewerker en houd je het gesprek tegelijkertijd professioneel.

Welke verantwoordelijkheid heeft de medewerker zelf?

De medewerker blijft primair verantwoordelijk voor het eigen functioneren. Dat betekent ook dat hij tijdig aan de bel moet trekken wanneer privéomstandigheden het werk beginnen te beïnvloeden. Hij hoeft niet zijn hele privéleven op tafel te leggen, maar kan wel zeggen dat er iets speelt, welke gevolgen hij daarvan merkt en waar hij tijdelijk ondersteuning bij nodig heeft. Problemen verbergen totdat het functioneren volledig vastloopt, helpt meestal niemand.

Welke verantwoordelijkheid heeft de organisatie?

De organisatie moet zorgen voor duidelijkheid, redelijke ondersteuning en goede afstemming. Dat kan betekenen dat tijdelijk andere afspraken worden gemaakt, werkzaamheden anders worden georganiseerd of externe begeleiding wordt aangeboden. Tegelijk moet ook duidelijk blijven wat uiteindelijk van de medewerker wordt verwacht. Begrip en professionele duidelijkheid sluiten elkaar niet uit. Juist door beide te combineren voorkom je dat een tijdelijke privésituatie ongemerkt verandert in een langdurig en onduidelijk functioneringsprobleem.

Wat als financiële problemen het functioneren beïnvloeden?

Financiële problemen kunnen veel mentale ruimte innemen en daardoor het functioneren beïnvloeden. Ook hier hoeft de leidinggevende geen financieel hulpverlener te worden. Ik maakte een situatie mee waarin een manager bewust afstand hield van de inhoud van de financiële problemen. De medewerker kreeg externe ondersteuning en kon daar zo nodig deskundigen bij betrekken, bijvoorbeeld voor financiële of administratieve vragen. De leidinggevende hoefde de details niet te kennen. Voor hem was vooral belangrijk of de omstandigheden voldoende onder controle kwamen om het normale functioneren weer mogelijk te maken. Dat vind ik een professionele scheiding van verantwoordelijkheden.

Wat als er sprake is van verlies of rouw?

Een verlieservaring kan langdurig doorwerken in energie, concentratie en belastbaarheid. Dat kan gaan om overlijden, maar bijvoorbeeld ook om een ingrijpende scheiding. Een echtscheiding kan een rouwproces met zich meebrengen en ook andere vormen van verlies kunnen het functioneren tijdelijk beïnvloeden. Het helpt niet om daar onmiddellijk een oordeel over inzet of motivatie aan te verbinden. Bespreek wel wat de gevolgen op het werk zijn en welke afspraken nodig zijn om de werkzaamheden verantwoord te blijven uitvoeren.

Moet je meteen een verbetertraject starten?

Nee. Eerst moet duidelijk worden wat er precies aan de hand is. Wanneer iemand normaal goed functioneert en tijdelijk wordt belemmerd door privéomstandigheden, kan goede afstemming of tijdelijke ondersteuning voldoende zijn. Een verbetertraject wordt relevanter wanneer het functioneren langere tijd onvoldoende blijft, concrete functie-eisen niet worden gehaald en er daadwerkelijk ontwikkelbare gedrags- of functioneringspunten zijn. Maak dus niet van iedere moeilijke levensfase automatisch een formeel verbetertraject.

Wanneer kan begeleiding wel zinvol zijn?

Begeleiding kan helpen wanneer privéomstandigheden het werk zodanig beïnvloeden dat de medewerker moeite heeft om zelf weer grip te krijgen. Het doel hoeft dan niet te zijn om het privéprobleem inhoudelijk op te lossen. Coaching kan zich bijvoorbeeld richten op overzicht krijgen, grenzen stellen, energie verdelen, keuzes maken, hulp organiseren en opnieuw regie krijgen over het functioneren. Wanneer specifieke deskundigheid nodig is die wij niet bieden, moet die ondersteuning uiteraard elders worden gezocht.

Wat als de medewerker zijn privéproblemen als verklaring voor alles gebruikt?

Begrip betekent niet dat iedere functioneringskwestie onbeperkt verklaard kan worden vanuit privéomstandigheden. Op een bepaald moment moet duidelijk worden wat de medewerker nodig heeft, wat hij zelf gaat doen en welke verbetering redelijkerwijs verwacht kan worden. Wanneer afspraken telkens niet worden nagekomen en er geen beweging ontstaat, moet je het functioneren opnieuw bespreekbaar maken. De privésituatie blijft relevante context, maar neemt de verantwoordelijkheid voor het werk niet volledig weg.

Wat als de medewerker niets over de privésituatie wil vertellen?

Respecteer dat hij niet ieder persoonlijk detail wil delen en blijf bij het functioneren. Je kunt nog steeds bespreken wat je ziet, welke functie-eisen niet worden gehaald, welke ondersteuning beschikbaar is en welke verbetering nodig is. De medewerker kan ervoor kiezen de achterliggende oorzaak privé te houden. Hij zal dan wel met de organisatie moeten kunnen bespreken wat nodig is om zijn werkzaamheden weer naar behoren uit te voeren.

Hoe maak je afspraken wanneer privéomstandigheden het functioneren beïnvloeden?

Maak afspraken die aansluiten op de situatie en voorkom vage toezeggingen als "we kijken het nog even aan". Benoem welk probleem op het werk zichtbaar is, wat tijdelijk anders wordt georganiseerd, wat de medewerker zelf doet en wanneer jullie opnieuw beoordelen hoe het gaat. Wanneer later toch een verbeterplan nodig blijkt te zijn, moet daarin vooral het functioneren centraal staan en niet een beoordeling van het privéleven van de medewerker.

• Benoem welk effect zichtbaar is in het functioneren.
• Vraag welke ondersteuning de medewerker nodig heeft.
• Spreek af wat de medewerker zelf gaat doen.
• Maak duidelijk welke functie-eisen blijven gelden.
• Leg tijdelijke afspraken helder vast.
• Plan een moment waarop de situatie opnieuw wordt besproken.

Wat is de kern bij privéomstandigheden en onvoldoende functioneren?

Privéomstandigheden kunnen het functioneren behoorlijk beïnvloeden, maar maak van de oorzaak niet automatisch een oordeel over de medewerker. Kijk eerst naar wat er op het werk concreet verandert en onderzoek vervolgens wat nodig is om het functioneren te herstellen. De medewerker heeft verantwoordelijkheid voor zijn eigen functioneren en de organisatie heeft verantwoordelijkheid voor duidelijke verwachtingen en passende ondersteuning. Soms is tijdelijke afstemming voldoende, soms helpt externe begeleiding en soms ontstaat uiteindelijk wel een verbetertraject. De juiste interventie begint bij een goede analyse van wat er werkelijk speelt.

Veelgestelde vragen over privéomstandigheden en functioneren

Wanneer persoonlijke omstandigheden het werk raken, zoeken werkgevers en medewerkers vaak naar de grens tussen begrip, eigen verantwoordelijkheid en de eisen die bij de functie horen.

Zijn privéproblemen een geldige reden voor minder functioneren?

Privéproblemen kunnen verklaren waarom het functioneren tijdelijk achteruitgaat. Daarmee verdwijnen de eisen van de functie niet automatisch. Bespreek daarom zowel de omstandigheden als wat nodig is om het functioneren weer te herstellen.

Mag een leidinggevende vragen wat er privé speelt?

Een leidinggevende kan vragen of er omstandigheden zijn die invloed hebben op het functioneren, maar hoeft niet ieder persoonlijk detail te kennen. Houd de aandacht vooral bij de gevolgen voor het werk en de ondersteuning of afspraken die nodig zijn.

Is bij privéproblemen altijd een verbetertraject nodig?

Nee. Soms zijn tijdelijke afspraken of andere ondersteuning voldoende. Een verbetertraject is vooral passend wanneer er concrete, ontwikkelbare functioneringspunten zijn waaraan de medewerker gericht moet werken.

Wie is verantwoordelijk voor het oplossen van privéproblemen?

De werkgever hoeft het privéprobleem van de medewerker niet op te lossen. De medewerker houdt zelf de regie over zijn persoonlijke situatie. De organisatie kan wel ondersteunen waar dat redelijk en passend is en samen afspraken maken over het functioneren.

Wat als het functioneren niet herstelt?

Dan moet opnieuw worden onderzocht wat er speelt en wat nog haalbaar is. Mogelijk zijn aanvullende ondersteuning of andere afspraken nodig. Wanneer concrete onderdelen van het functioneren structureel onvoldoende blijven en ontwikkelbaar zijn, kan alsnog een gericht verbetertraject aan de orde zijn.