home / leiderschapsontwikkeling / functioneren / functioneringsgesprekken / functioneren

Goed functioneren: wat is dat?

Goed functioneren: wat is dat eigenlijk? Merkwaardig toch dat er op internet zo weinig over te vinden is? In dit artikel ga ik in op functioneren en alles wat erbij komt kijken.

Drie onderdelen die van belang zijn

Functioneren gaat dus om drie zaken:

• Taken

  Wanneer de medewerker goed functioneert voert hij/zij de taken goed uit in tweeërlei opzicht:

  • Kwalitatief: hij/zij voert de taken uit naar de kwaliteit die jouw organisatie voor ogen heeft
  • Kwantitatief: hij/zij voert de taken uit in het tempo wat je beoogt

• Verantwoordelijkheden

  Medewerkers voeren niet alleen taken uit. Ze hebben ook verantwoordelijkheid. Dat kan van alles zijn. De inkoper is verantwoordelijk voor de kwaliteit van de inkopen die hij/zij doet. De verkoper is verantwoordelijk voor de te behalen targets maar ook voor de kwaliteit van de verkopen die hij/zij doet. Dat zijn verantwoordelijkheden die bij de taak of bij de functie horen. Maar er zijn natuurlijk veel meer verantwoordelijkheden. Medewerkers zijn verantwoordelijk:

  • Voor hun eigen functioneren en motivatie in eerste instantie
  • Voor de juiste presentatie en representatie van jouw bedrijf naar klanten toe
  • Voor het verantwoord omgaan met machines, gereedschappen en informatie
  • Voor het verantwoord omgaan met (ik noem maar wat voorbeelden) collega’s, de mobiele telefoon van de zaak en de leaseauto
  • Voor hun eigen vitaliteit, inzetbaarheid en zelfs hun eigen verzuim
  • Voor het juist en tijdig informeren van de leiding over bijzonderheden, afwijkingen of knelpunten

• Bevoegdheden

  Iedere medewerker heeft bevoegdheden. De omvang of het gewicht van die bevoegdheden hangt af van de functie. Een productiemedewerker zal minder bevoegdheden hebben dan de commercieel directeur. Echter: een productiemedewerker heeft ook minder bevoegdheden nodig. Als het goed is, lopen de bevoegdheden van een medewerker altijd synchroon met de verantwoordelijkheden die bij de functie horen. Is jouw verkoper verantwoordelijk voor de omzet (en de targets)? Dan zal hij/zij ook bevoegd moeten zijn om offertes te maken of heeft hij/zij de bevoegdheid om met klanten in gesprek te gaan.

  Medewerkers die goed functioneren begrijpen dat en gaan verantwoord met hun bevoegdheden om. Dat wil zeggen: ze kennen de bevoegdheid en gaan niet over de grens heen.

Wat heb je nodig om goed te functioneren?

Attitude: houding en gedrag

Ik noemde al attitude. Maar ja, wat is de juiste attitude? Als organisatie moet je daar een antwoord op hebben. Wat vind je een positieve houding? Ik noem wat voorbeelden. De medewerker:

• Stelt zich open op bij veranderingen: hij/zij is veranderingsbereid wanneer dat nodig is
• Denkt mee in jouw bedrijf en is gericht op het verbeteren van alles wat er beter kan
• Is proactief
• Is collegiaal ingesteld: bereid om anderen te helpen
• Is toegankelijk en communiceert open over knelpunten of obstakels
• Is betrokken op jouw organisatie, het team en de te behalen prestaties
• Is bereid om een keer een stap harder te lopen dan normaliter gevraagd wordt
• Is loyaal aan jouw organisatie en aan de leiding
• Geeft eerlijk feedback maar heeft respect voor anderen

Statisch of dynamisch?

Functioneren is niet statisch maar een dynamisch proces. Het is een misvatting om ervan uit te gaan dat goed functioneren blijvend is. Jouw organisatie ontwikkelt zich, de functie ontwikkelt zich en als het goed is, ontwikkelt de medewerker zich. Goed functioneren betekent: blijvend aanhaken bij wat de organisatie vraagt of wat de functie nodig heeft oftewel bij voortduur voldoen aan de functie-eisen. Dat vraagt een inspanning van de organisatie (de leiding) en van de medewerker. Beide hebben een inspanningsverplichting wanneer het over functioneren gaat. Lees ook mijn artikel over functieontwikkeling.

Hoe bewaak je dit proces?

Om dit proces te bewaken, is er een heel scala aan personeelsgesprekken ingevoerd. Sommige organisaties houden functioneringsgesprekken of jaargesprekken en doen dat één of twee keer per jaar. Andere bedrijven hebben een splitsing tussen functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken waarbij het ene gesprek gericht is op vooral het verleden (beoordelen) en het andere gesprek zich ook richt op de toekomst (functioneringsgesprek).

In feite maakt het niet zoveel uit waarmee je werkt. Soms worden het voortgangsgesprekken genoemd, gekoppeld aan planningsgesprekken. Maar het doel van al dit soort gesprekken is: functioneren bespreekbaar maken.

Bespreekbaar maken: voortdurend proces

Wat jammer is, is dat het bespreekbaar maken van functioneren zich beperkt tot een paar gesprekken per jaar. Functioneren doe je de hele dag, de hele week en het gehele jaar. In feite zou het bespreekbaar maken van functioneren ook een voortdurend proces moeten zijn. Feedback geven is daarom een veel effectiever middel dan de personeelsgesprekken.

Anders gezegd: een personeelsgesprek is hooguit een formalisatie van wat het hele jaar besproken is tussen de leidinggevende en de medewerker. Als de leidinggevende dat professioneel aanpakt, is de medewerker nooit verrast bij een beoordeling of bij een functioneringsgesprek. Is dat wel het geval, dan is het zaak om het functioneren van de leidinggevende onder de loep te nemen.

Beoordelen van functioneren

Beoordelen van het functioneren gaat dus over een aantal zaken: de taken, de verantwoordelijkheden, de bevoegdheden, de houding of attitude en de motivatie. Dat vraagt niet alleen objectiviteit maar ook inzicht en bekwaamheid van de leidinggevende.

Training functioneren en beoordelen

De Steven verzorgt de training functioneren en beoordelen waar al deze aspecten aan bod komen. De training wordt vaak ingezet voor leidinggevenden. Jammer eigenlijk. Waarom trainen we medewerkers niet op:

• Goed of beter functioneren
• Het beoordelen van eigen functioneren
• Verantwoordelijkheid nemen voor eigen functioneren
• Jezelf motiveren