Loading ...

Direct informatie? 0528 23 60 30

Of mail naar planning@desteven.nl

Functioneren medewerkers onvoldoende of slecht?

Functioneren medewerkers onvoldoende of slecht? Vind je als leidinggevende dat er sprake is van disfunctioneren? In dit artikel duiden we aan wat disfunctioneren is en hoe het wellicht ontstaat.

Disfunctioneren

Functioneren op de werkvloer: daar draait eigenlijk alles om. Maar wanneer functioneert jouw medewerker en wanneer is er sprake van disfunctioneren? Ik spreek van disfunctioneren wanneer de medewerker niet voldoet aan wat de functie vereist. Als het goed is, is dat omschreven in een functie- en taakomschrijving. Bij disfunctioneren gaat het om een paar zaken. De medewerker:

  • Voert de taken niet goed uit (kwalitatief)
  • Voert te weinig taken uit (kwantitatief)
  • Gaat niet goed met zijn/haar verantwoordelijkheden om
  • Gaat niet goed met zijn/haar bevoegdheden om

 

Disfunctioneren

Webinar over verbetertraject of functioneringstraject

Bekijk ons webinar over het verbetertraject of functioneringstraject.

Webinar verbetertraject

E-book over verbeterplan

Bestel ons e-book over het verbeterplan (PDF)!

E-book verbeterplan

Taken worden niet goed uitgevoerd

Als eerste noem ik dat de taken niet goed worden uitgevoerd. Om dat met wat voorbeelden te noemen:

  • Je constateert bij herhaling dat er fouten worden gemaakt
  • Je merkt dat deadlines niet worden gehaald
  • Je ziet dat doelstellingen niet worden gehaald
  • Je merkt dat het werk van de medewerker niet compleet is. Het voldoet in ieder geval niet aan de kwaliteit die jouw organisatie voor ogen heeft.

Er worden te weinig taken uitgevoerd

Wanneer er te weinig taken worden uitgevoerd, wordt er te weinig tempo gemaakt. Een goede metselaar zet 800 stenen per dag op een rechte muur. Da’s een eenvoudig beeld maar ik gebruik het om te duiden waarover het gaat. Wanneer je dan een metselaar hebt die 500 stenen per dag metselt, dan is er sprake van te weinig productie.

De medewerker haalt de doelstellingen of targets niet

Haalt de medewerker de doelstellingen niet? Waren de doelen helder vooraf?

  • Weet je hoe het komt dat bepaalde doelen niet gehaald worden?
  • Ligt dat aan het functioneren van de medewerker of zijn er externe factoren die de doelstellingen negatief beïnvloeden?
  • Is de medewerker begeleid om de doelen te behalen?
  • Zijn de doelen eenzijdig opgelegd?
  • Zijn er doelstellingen die niet binnen de invloedsfeer van de medewerker liggen?

Past niet in de functie

Past de medewerker niet in de functie? Dat is een te algemene benoeming van disfunctioneren. Je zult moeten aangeven waarom de medewerker niet past in de functie.  Daarbij kun je denken aan: voert taken niet goed uit, gaat onjuist om met verantwoordelijkheden, niet de juiste houding of gedrag. Een stap verder is: hoe komt het dat die taken niet goed worden uitgevoerd? Ontbreekt de functiematch, is er te weinig kennis of vaardigheid? Gebrek aan scholing of opleiding?

Stel disfunctioneren objectief vast

Slecht of onvoldoende functioneren is een aanduiding die erg breed is. Het wordt snel gezegd soms ook door werkgevers of leidinggevenden. Maar om nu precies te benoemen wat er aan schort blijkt dus erg ingewikkeld te zijn in de meeste gevallen. Wanneer het over kennis en vaardigheden gaat, lukt het meest nog aardig. De metselaar die zijn vak niet verstaat is wel te traceren. Wanneer de cv-installateur met te weinig kennis van de huidige en moderne cv-ketels niet functioneert, kan het disfunctioneren ook prima verwoord worden. Maar juist die zaken die niet concreet zijn, zijn voor veel werkgevers moeilijk te benoemen.

Ik wijs erop dat je disfunctioneren zo objectief mogelijk moet vaststellen. Geen verhaaltjes van 'ik heb het gevoel dat'. Kun je dit op basis van objectieve maatstaven vaststellen en onderbouwen? Heb je voorbeelden en onderbouwing van het feit dat taken niet goed zijn uitgevoerd, dat taken half zijn uitgevoerd of dat er te weinig taken zijn uitgevoerd?

  • Waarover gaat het precies?
  • Worden de taken kwalitatief niet goed uitgevoerd?
  • Worden er fouten gemaakt?
  • Laat de medewerker steekjes vallen?
  • Of wordt er kwantitatief te weinig geproduceerd?
  • Komt het werk niet klaar?

 De medewerker voert de taken niet goed uit?

Verantwoordelijkheden

Disfunctioneren kan ook gaan over de verantwoordelijkheden van de medewerker. Dat is een moeilijker terrein om te duiden. Daarom noem ik een aantal voorbeelden waaruit blijkt dat er sprake is van onvoldoende functioneren.

  • Ongewenste houding of attitude

    Is er sprake van een negatieve houding of attitude van jouw medewerker? Vind je de attitude van de medewerker onacceptabel? Vind je dat het gedrag van de medewerker niet overeenkomt met datgene wat je als organisatie van de medewerker vraagt? Waarover gaat het precies? En heb je ook eisen gesteld qua houding en gedrag bijvoorbeeld in de functieomschrijving? Is dit voldoende besproken en zijn de verwachtingen hierover duidelijk?

  • De medewerker negeert voorschriften

    Negeert de medewerker bepaalde voorschriften of is de medewerker niet bereid om instructies vanuit de organisatie op te volgen? Vraag is: zijn de instructies en regels duidelijk waaraan men moet voldoen? Is dit voor jou aantoonbaar dat de medewerker op de hoogte is gebracht van de regelgeving binnen jouw organisatie?

Verbetertraject starten?

In elke organisatie komt het voor: een medewerker die niet functioneert zoals men had gehoopt. Dat kan vervelend zijn voor de medewerker zelf als ook voor de organisatie. De vraag blijft echter wel hoe het komt dat een medewerker niet kan brengen wat er van hem/haar verwacht wordt. Is er nog iets aan te doen om het functioneringsproces in rechte banen te leiden? Start een verbetertraject wanneer je de kans groot acht dat de medewerker uiteindelijk toch datgene kan brengen wat de functie en de organisatie vraagt.

Verbetertraject

Gezamenlijke verantwoordelijkheid

Goed functioneren is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van de werkgever en werknemer. Een werknemer is primair verantwoordelijk voor eigen functioneren. Van de werknemer mag je verwachten dat hij/zij kennis heeft genomen van de eisen die de functie stelt en dat hij/zij er alles aan doet om aan deze eisen te voldoen. Echter een werkgever heeft vanuit de eis van goed werkgeverschap de plicht om goed functioneren te bevorderen.

Is er sprake van onvoldoende functioneren dan is er ook sprake van een gezamenlijke verantwoordelijkheid. Je kunt disfunctioneren van de medewerker niet maar zo eenzijdig bij de medewerker neerleggen tenzij daar een duidelijke aanleiding voor is.

Wat is er voor nodig?

Wat heeft de medewerker nodig om goed te functioneren? Om goed te functioneren heeft de medewerker een aantal zaken nodig. Hij/zij:

  • Moet bekwaam zijn (kennis, inzicht, vaardigheid, werkervaring)
  • Moet bereid zijn (motivatie, drijfveren, behoeften)
  • Moet in de functie passen (persoonskenmerken, karakter, kwaliteiten, attitude)

Er is meer over te zeggen. Stel de medewerker heeft al deze aspecten in huis dan kan er nog reden zijn voor onvoldoende functioneren. Ik vergelijk het weleens met een boom. Stel je schaft een goed functionerende boom aan dan zijn er wel voorwaarden wil deze boom tot ontwikkeling komen. Staat de boom op de juiste plek? Krijgt de boom de juiste bemesting? Is er voldoende licht? Dit beeld kun je doorzetten naar het functioneren van de medewerker:

  • Zit de medewerker op de juiste plek?
  • Krijgt de medewerker de juiste begeleiding?
  • Is de medewerker op de juiste manier ingewerkt?
  • Faciliteer je de medewerker met opleiding, training of coaching?
  • Is er sprake van eerlijke en objectieve beoordeling door de leidinggevende?
  • Neemt de leiding ook de verantwoordelijkheid voor goed functioneren op zich of wordt dit eenzijdig bij de medewerker neergelegd?

Lees ook: wat is goed functioneren?

Willen, kunnen en ZIJN

Verbeterplan

Wanneer er sprake is van onvoldoende of slecht functioneren is een verbeterplan een voorwaarde. Het is in feite een actieplan met concrete doelstellingen die erop gericht zijn om functioneren te verbeteren. Een verbeterplan is essentieel en een must tijdens een verbetertraject. Meer weten over het verbeterplan?

Verbeterplan

Oorzaken: wees specifiek!

Belangrijk is om duidelijk te zijn over disfunctioneren. Het gaat over het niet voldoen aan de vereisten van de functie. Ik zeg het nogmaals: maak disfunctioneren specifiek en benoem dat! Ik ga nu een paar zaken benoemen die de oorzaak kunnen zijn van disfunctioneren. Dat zit in het stuk van kunnen, willen en zijn.

  • Gaat het over kunnen? Dan heeft de medewerker wellicht onvoldoende kennis en kunde in huis. De medewerker heeft geen actuele vakkennis, hij/zij is te weinig vaardig, heeft te weinig ervaring of maar beperkte inzichten.
  • Gaat het over willen? Dan heeft de medewerker niet meer de juiste motivatie. Hij/zij is uitgekeken op de functie, is op zoek naar ander werk etc.
  • Gaat het over zijn? Dan kan het gaan over privéomstandigheden van de medewerker. Maar wellicht past hij/zij niet in de functie qua persoonskenmerken. Of misschien matchen de persoonlijke waarden van de medewerker niet met de organisatiewaarden.

Gebrek aan kennis en kunde

Wanneer disfunctioneren voortkomt uit gebrek aan bekwaamheid dan kun je denken aan:

  • Onvoldoende geschoold

    Beschikt jouw medewerker over te weinig kennis of vaardigheden en is jouw medewerker onvoldoende geschoold? Is er onvoldoende scholing of training geweest? Weet je wat er aan schort en is dit alsnog op te lossen met opleiding en training? Gaat het om kennis, vaardigheden of competenties waaraan het ontbreekt?

  • Onvoldoende meegegroeid met de functie of het bedrijf

    Is jouw medewerker onvoldoende meegegroeid met de functie of het bedrijf? Gestagneerd in ontwikkeling? Dit komt vaker voor vooral bij bedrijven en organisaties waar medewerkers in dienst zijn met lange dienstverbanden. Is er te weinig geïnvesteerd door de organisatie of medewerker in het actualiseren van kennis en het op peil houden van vaardigheden? Sluit de kennis van de medewerker niet meer aan bij wat de organisatie wenst of wat de markt eist? Is dit gat nog te overbruggen? Kun je benoemen waar het precies aan schort?

  • De medewerker heeft onvoldoende competenties

    Heeft de medewerker onvoldoende competenties? Is de medewerker niet competent? Heb je vastgelegd over welke competenties de medewerker zou moeten beschikken? En heb je middels een onderzoek of assessment vastgesteld over welke competenties de medewerker beschikt? Heeft dit onderzoek onafhankelijk plaatsgevonden? Heb je ook een plan om de competenties van de medewerker te ontwikkelen?

Willen: gebrek aan motivatie?

Komt disfunctioneren voort uit gebrek aan willen? Dan moet je denken aan:

  • Gebrek aan motivatie
  • Gebrek aan interesse
  • Gebrek aan discipline of doorzettingsvermogen
  • Gebrek aan ambitie

De volgende heb ik voor je uitgewerkt:

  • Ongemotiveerd voor de functie

    Is er sprake van te weinig motivatie of demotivatie bij jouw medewerker? Is de medewerker ongemotiveerd? Hoe kun je dat zien of beoordelen? Voldoet de medewerker om wat voor reden dan ook niet aan jouw maatstaven? Mogelijke gedragsvoorbeelden van te weinig motivatie zijn: gebrek aan initiatief, te weinig ambitie, te weinig betrokken of gebrek aan verantwoordelijkheidsgevoel. Belangrijk: benoem gedrag wat je constateert op basis van gedrag wat in de functie wordt gewenst zonder dat je meteen jouw stempel ‘gebrek aan motivatie’ erop drukt.  Nog interessanter is de vraag: hoe komt het dat jouw medewerker onvoldoende gemotiveerd is? Dit vraagstuk heb ik uitgewerkt in 13 redenen waardoor er sprake is van demotivatie.

Ongemotiveerde of gedemotiveerde medewerkers

De medewerker past niet in de functie (zijns-factoren)

Wanneer disfunctioneren ontstaat door ZIJNS-factoren dan kun je denken aan:

  • De medewerker past niet in jouw bedrijfscultuur

    Past jouw medewerker niet in de bedrijfscultuur? Ontbreekt de klik of de match? Dat is bijzonder subjectief en moeilijk te specificeren.  Er is geen thermometer om vast te stellen of de match met de bedrijfscultuur aanwezig is. Dus enige uitleg is wel nodig. De vraag is ook of het de medewerker verwijtbaar is wanneer dit het geval is. Met andere woorden: is dit een geval van disfunctioneren of is er gewoon een ongelukkig huwelijk? En hoe is dat ontstaan?

    Maar als dat echt zo is, werkt de pot lijm doorgaans niet. Ik heb een aantal aspecten uitgewerkt waaruit zou kunnen blijken dat de match er onvoldoende is (lees: medewerker past niet in bedrijfscultuur).

  • Belemmert de voortgang binnen de organisatie

    Belemmert de medewerker de voortgang binnen de organisatie? Is er te weinig veranderbereidheid of worden bepaalde voorstellen tegengewerkt of onvoldoende gesteund? Merk je dat er oud zeer is waaraan geleden wordt?  Of heb je een rotte appel in het team?

Er mag geen sprake van ziekte zijn!

Is de medewerker niet in staat om te functioneren als gevolg van ziekte? Zijn de prestaties onder de maat maar kan de medewerker niet voldoen aan de functie-eisen wegens ziekte, fysieke of psychische aandoeningen? Dan is dat de medewerker niet verwijtbaar. Wil je er meer over weten?

Disfunctioneren door ziekte

Belemmeringen goed functioneren

Werkgevers en leidinggevenden kunnen goed functioneren van de medewerker in de weg staan. De vraag is dus of de werkgever de werknemer in staat heeft gesteld om goed te functioneren. Heeft het gedrag van de werkgever goed functioneren bevorderd of heeft het gedrag van de leiding goed functioneren belemmerd? Werkgevers beoordelen medewerkers nog vaak eenzijdig en zetten daar het beoordelingsgesprek voor in. Toch zitten daar ook beperkingen aan want de eenzijdige benadering van het functioneren van medewerkers zou veronderstellen dat werkgevers geen verantwoordelijkheid hebben wanneer het gaat over goed functioneren van de medewerker. In hoeverre voldoet de werkgever aan de eis van goed werkgeverschap en in wat voor mate wordt goed functioneren bevordert binnen de organisatie?

Belemmeringen om te functioneren

  • Voorbeelden belemmerende factoren

    Wat kunnen belemmerende factoren zijn voor de medewerker om goed te functioneren oftewel: hoe bevorder je als werkgever slecht functioneren?

    • De werkgever biedt de medewerker werk aan dat niet zinvol is, waardoor geen waardevolle bijdrage aan de organisatie geleverd kan worden door de medewerker.
    • Het werk dat gedaan moet worden sluit onvoldoende aan bij de kennis en vaardigheden (lees: competenties) van de medewerker.
    • De medewerker wordt niet betrokken bij het nemen van beslissingen en heeft weinig invloed op hoe bepaalde werkzaamheden uitgevoerd mogen worden.
    • De medewerker wordt niet in staat gesteld om kennis en vaardigheden verder te ontwikkelen.
    • De leidinggevende beschikt over weinig leiderschapskwaliteiten.
    • Er zijn omstandigheden in de werksfeer die niet bijdragen aan goed functioneren
    • De inrichting van de werkplek of de personele omgeving bevorderen eerder slecht functioneren dan goed functioneren
    • De klik tussen de leiding en de medewerker ontbreekt of er is zelfs sprake van een conflict met de leidinggevende
    • Er is onverenigbaarheid van karakters (tussen leiding en medewerker of tussen teamleden en medewerker)
    • De taakbelasting is onredelijk en de taakeisen zijn niet realistisch samengesteld
    • Er ontstaat druk die niet gezond is waardoor zelfs tijdelijke arbeidsongeschiktheid kan ontstaan
    • De leidinggevende veroorzaakt met eigen gedrag eerder twijfel over eigen kunnen bij de medewerker dan dat het zelfvertrouwen van de medewerker wordt bevorderd.
  • In staat zijn en in staat worden gesteld

    Om de taken goed uit te kunnen voeren moet een medewerker op de eerste plaats in staat zijn om de taken uit te voeren. Dat wil zeggen beschikken over de juiste capaciteiten, vaardigheden, attitude en motivatie. Als een medewerker in staat is om het werk uit te voeren moet hij daartoe ook in staat worden gesteld door een faciliterende werk omgeving.

Niet eenvoudig!

Vaststellen dat iemand niet functioneert, is al lastig. Vaststellen hoe het komt dat iemand niet functioneert, is nog veel lastiger. Tal van aspecten kunnen een rol spelen namelijk:

  • Er is een fout gemaakt bij de selectieprocedure
  • De medewerker is onvoldoende aansturing en begeleiding geboden om de werkzaamheden te leren.
  • De medewerker is op zich wel bekwaam om de functie uit te oefenen maar om één of andere reden onvoldoende gemotiveerd.
  • De medewerker is wel gemotiveerd om zijn functie te vervullen maar heeft onvoldoende kwaliteiten.
  • De medewerker ervaart belemmeringen in zijn persoonlijk functioneren (bijvoorbeeld door privéomstandigheden)
  • De medewerker is niet in staat gesteld (onvoldoende gefaciliteerd) door de leiding en ervaart belemmeringen om goed te functioneren.

Is er reden tot ontslag?

Medewerkers zijn nogal snel bang dat er 'zomaar' overgegaan wordt tot ontslag. Echter het woord 'zomaar' of 'maar zo' bestaat niet in het arbeidsrecht. De ontslagaanvraag kan pas worden ingediend wanneer de werkgever er alles aan gedaan heeft om goed functioneren te bevorderen.

Verbetertraject

Bekijk de mogelijkheden voor een verbetertraject.

Verbetertraject

Verbeterplan

Een verbeterplan is van belang bij onvoldoende of slecht functioneren

Verbeterplan

Auteur

Dit artikel is geschreven door Jan Stevens.

Jan Stevens


Jezelf kwijtraken en jezelf hervinden

Bestel dit Ebook via de webshop! Titel: Jezelf kwijtraken & jezelf hervinden

Ebook jezelf kwijtraken

Meer informatie

Gratis webinar persoonlijke ontwikkeling

Persoonlijke ontwikkeling is zoveel meer dan het volgen van een cursus of opleiding. Het is ook bewustwording van wie jij bent, wat bij je past, waar jouw kracht ligt en wat je juist niet moet doen. De webinar persoonlijke ontwikkeling kun je gratis terugkijken.

Meer informatie

Bekijk alle e-books

  • Willen is minder moeten
  • Authentiek communiceren
  • Assertiviteit
  • Conflicthantering
  • Delegeren en loslaten
  • Jezelf kwijtraken en jezelf hervinden
  • Hoogsensitief: label of labiel?
  • Hoogbegaafd: probleemgeval of gave?
  • Luister en zie mij: het diagnostisch gesprek met hoogbegaafde kinderen!
  • Analysevaardigheden
  • Hoe ga je met je tijd om?
  • Leiderschap

Bekijk alle e-books

Webinars terugkijken?

Via de webshop kun je webinars terugkijken. Bekijk de volgende webinars:

  • Authentiek communiceren: hoe doe je dat?
  • Hoogbegaafdheid op de werkvloer
  • Zorg dat je loopbaan geen doodlopende weg wordt
  • Assertiever worden: hoe doe je dat?
  • Leerdoelen: hoe formuleer je die?
  • Kwaliteiten en persoonskenmerken
  • Is jouw kind hoogbegaafd?
  • Teamontwikkeling: van tobteam naar topteam
  • Verbetertraject bij disfunctioneren
  • Timemanagement
  • Delegeren en loslaten (voor leidinggevenden)
  • HSP en persoonlijk leiderschap
  • Functioneren en beoordelen (voor leidinggevenden)
  • Jezelf profileren: hoe doe je dat?
  • Omgaan met stress en verandering
  • 20xZ: zelfvertrouwen, je zelfverzekerd voelen, zelfaanvaarding

Bekijk alle webinars

Authentiek communiceren

Wil je werken aan jouw communicatie? E-book authentiek communiceren is te bestellen via de webshop!

ebook communicatie

Onze nieuwsbrief

Ben jij leer- en nieuwsgierig? Meld je dan aan voor onze nieuwsbrief!
Met jouw aanmelding ga je akkoord met onze privacyverklaring en het ontvangen van onze nieuwsbrief. Je kunt je natuurlijk op elk moment weer afmelden.

Telefonisch contact? Heb je vragen? Bel ons op 0528 23 60 30 en vraag naar Monique van Nuil.