Vrijblijvend adviesgesprek
Contact opnemen
Google+ Facebook Twitter Linkedin YouTube
Direct informatie? 0528 23 60 30
Of mail naar: info@desteven.nl
zoeken

Vergadering leiden: hoe houdt u de regie?

De regie houden tijdens een vergadering is van belang. Orde en structuur is bepalend voor het goede verloop van de vergadering. Een ideale vergadering verloopt in een goede open sfeer, waar iedereen geïnteresseerd is en gemotiveerd. Elkaar laten uitspreken, geen emoties aan de oppervlakte komen en binnen het gestelde tijdsplan tot een unaniem besluit komen. Helaas, de werkelijkheid is heel vaak anders.

Rol van de voorzitter

Regie houden tijdens de vergaderingHoe goed u een vergadering ook voorbereid, het loopt altijd anders. En dan wordt er van u als voorzitter wel het een en ander verwacht. U moet een oeverloze discussie in goede banen leiden of er ontstaat ruzie onder deelnemers of er komt nauwelijks inbreng van de leden. Hoe houdt u dan toch de regie in handen?

Onderbreken

U komt ze in iedere vergadering wel tegen. De mensen die zichzelf graag aan het woord horen. Steeds dezelfde mening maar steeds weer verpakt als een iets ander cadeautje. Maar ook degenen die heel breedsprakig zijn. Als u ze niet stopt blijven ze maar aan het woord. Maar hoe doet u dat zonder deze mensen voor het hoofd te stoten? De beste manier is om de mening kort en bondig samen te vatten en te wijzen op het tijdsplan. En ook het argument dat u ook anderen over dit onderwerp aan het woord wilt laten kan soms helpen. Belangrijk is echter dat u mensen niet oeverloos aan het woord laat. Kijk ook eens of er mensen zijn die juist niets zeggen. Voelen zij zich door dit type mensen geïntimideerd of zijn zij juist verlegen? Vraag om hun mening. Zo worden ook zij bij de besluitvorming betrokken. Kijk ook of de lange discussie het onderwerp wel waard is.

De voorzitter als leider

Hiermee bedoel ik niet dat de voorzitter de discussie leidt naar zijn mening, maar dat de voorzitter de discussie leidt. Vat regelmatig samen, geef iedereen het woord en leidt de discussie langzaam maar zeker naar een besluit. De mening van de voorzitter doet hierbij niet ter zake en wordt natuurlijk ook niet uitgesproken. Door zelf een actieve rol te spelen in de discussie kunt u deze beter regisseren.

Gedragsregels

Is het moeilijk om de regie te houden tijdens een bespreking? Dan dienen er toch afspraken gemaakt te worden. Bovendien wordt de rol van de voorzitter dan heel erg belangrijk:

  • Een positieve insteek en een strakke leiding is van belang
  • De tijdsplanning van de agenda is leidend en de vergadering dient doelgericht te verlopen
  • Belangrijk is om oeverloze discussies te voorkomen terwijl ieder zich toch moet kunnen uitspreken

Leerdoelen vergadertechnieken

Voor de training vergadertechnieken hebben we een aantal leerdoelen voor u uitgewerkt.

Leerdoelen vergadertechnieken

Training doelgericht vergaderen

De Steven verzorgt de training doelgericht vergaderen voor deelnemers en voorzitters van vergaderingen.

Auteur

Dit artikel is geschreven door Gea van der Veen.

Gea van der Veen: presentatietrainer, spreekcoach, verliesexpert