Personeelsbijeenkomst
Personeelsbijeenkomsten worden in sommige organisaties zo'n 1x à 2x per jaar met het voltallige personeel gehouden. Vaak heeft men als doelstelling om nieuwe werkwijzen, visie of doelstellingen te introduceren.
Doel van het overleg
Het doel van de personeelsbijeenkomst kan nogal variëren merken wij in de praktijk. Ik kom zeer uiteenlopende doelstellingen tegen maar ik vat ze voor je samen:
- De medewerkers informeren over nieuwe visie en strategie van de directie
- De medewerkers informeren over plannen t.a.v. een nieuwe aanpak, ander beleid, het sluiten of openen van vestigingen
- Nieuwe bedrijfsregels introduceren bij de medewerkers
- De medewerkers horen over bepaalde zaken, bijvoorbeeld hoe zij tegen de organisatie aankijken
- De betrokkenheid van de medewerker vergroten bij de organisatiedoelstellingen
- Het onderlinge samenzijn en de samenwerking vergroten: o.a. elkaar beter leren kennen
Training vergadertechnieken
De Steven verzorgt de training effectief vergaderen.
Training doelgericht vergaderen
De Steven verzorgt de training doelgericht vergaderen voor deelnemers en voorzitters van vergaderingen.
Wie zijn erbij aanwezig?
In principe dienen alle medewerkers aanwezig te zijn.
Voorzitter
Doorgaans is de directeur voorzitter van de personeelsbijeenkomst.
Knelpunten bij de personeelsbijeenkomst
In de praktijk zitten er nogal wat haken en ogen aan de personeelsbijeenkomst zoals:
- Medewerkers komen vaak onvoorbereid naar de bijeenkomst en weten niet wat hun te wachten staat
- Er is weinig inbreng van het personeel: men hoort het aan, knikt ja en men gaat weer verder
- Er ontstaan controversiële discussies tijdens de bijeenkomst
- De leiding houdt één lang betoog en de essentie ontgaat de medewerker of anders gezegd: de toepasbare functionaliteit in het dagelijkse werk ontbreekt
Tips
We hebben een aantal tips voor de personeelsbijeenkomst:
- Zorg voor een externe voorzitter: coach, trainer, etc. die de leiding van de directie overneemt en de gesprekken in bepaalde banen leidt
- Houd beknopte inleidingen van maximaal 10 minuten
- Bereid samen met de externe coach / voorzitter de bespreking voor
- Zorg dat medewerkers goed geïnformeerd zijn wat hun te wachten staat tijdens de personeelsbijeenkomst
- Voorkom de monoloog en wissel af met actieve inbreng en bijdragen van de medewerkers bijvoorbeeld door rondetafelgesprekken
- Zorg dat medewerkers die niet snel in een groep het woord zullen nemen, aan bod komen in hun reactie
- Eindig met praktische afspraken en geef er een goede follow-up aan
- Gebruik vraagtechnieken: LSD = Luisteren, Samenvatten en Doorvragen
- Wil je het gesprek eens op een andere manier op gang krijgen? Zorg voor een externe inleider: dat kan een trainer / coach voor je doen maar ook een klant, een goede relatie, een vakgenoot, een ex-directeur met veel ervaring etc.
Valkuil
Een valkuil bij personeelsbijeenkomsten kan zijn dat de leiding een zienswijze of een verandering wil introduceren bij het personeel, waar zij zelf al lange tijd mee bezig zijn geweest. De directieleden, managers, leidinggevenden hebben al veel tijd en aandacht besteed aan het ontwikkelen, uitwerken en vormgeven ervan. Ze zitten er helemaal in. Met als gevolg dat het idee of de verandering gepresenteerd wordt in uitgewerkte steekwoorden. Daarbij wordt nog wel eens vergeten dat de materie voor het personeel nieuw is. Zij hebben de hele ontwikkelfase gemist. Dus neem niet te grote stappen, en geef ruimte voor reacties. Ook als die wellicht tijd kosten; een grote verandering vergt wellicht meer dan één presentatie.
Training vergadertechnieken
De Steven verzorgt de training effectief vergaderen.
Training doelgericht vergaderen
De Steven verzorgt de training doelgericht vergaderen voor deelnemers en voorzitters van vergaderingen.
