home / team organisatie / effectief vergaderen / vergadercultuur

Vergadercultuur: vergaderen om het vergaderen?

Vergadercultuur: een woord met een negatieve betekenis. Vaak wordt iets negatiefs aangeduid wanneer mensen zeggen dat er een vergadercultuur heerst bij de organisatie waar zij werken. Meestal bedoelt men: wij vergaderen om het vergaderen en wij overleggen om het overleggen. Maar in feite heeft ieder bedrijf een vergadercultuur of overlegcultuur. Binnen het thema effectief vergaderen en overleg gaat het daarom niet alleen over hoeveel er wordt vergaderd. De bedrijfscultuur of organisatiecultuur zie je terug in vergaderingen, werkoverleg, afdelingsoverleg, managementoverleg en andere overlegvormen.

Welke vormen van vergadercultuur zie je in organisaties?

Cultuurvormen zijn er genoeg. De ene organisatie zit voortdurend bij elkaar terwijl een andere organisatie nauwelijks tijd neemt om zaken af te stemmen. Beide kunnen een probleem worden. De vraag is dus niet of veel of weinig overleg per definitie goed is, maar of de manier van overleggen past bij wat de organisatie nodig heeft.

We hebben te weinig overleg

De vergadercultuur trek ik breder. Want het is ook cultuur wanneer er te weinig overleg is binnen organisaties en wanneer er niet de tijd genomen wordt om zaken even onderling op elkaar af te stemmen. Mensen werken langs elkaar heen, beschikken niet over dezelfde informatie of ontdekken pas laat dat werkzaamheden niet op elkaar aansluiten. Niet vergaderen kan dus net zo ineffectief zijn als te veel vergaderen.

We hebben te veel overleg

Wanneer er te veel overleg is, wordt vaak bedoeld: we vergaderen wel, we bespreken van alles, maar er worden geen knopen doorgehakt, er worden geen beslissingen genomen, er worden geen heldere afspraken gemaakt of afspraken worden niet uitgevoerd. Ook dat is bedrijfscultuur die al aanwezig is maar in vergaderingen terugkomt. Nog een overleg toevoegen lost dat probleem zelden op.

We hebben nooit ongestoorde vergaderingen

Of we komen allemaal te laat. Of we hebben snel iets belangrijkers te doen en we hebben altijd onze mobiele telefoon aan staan. Maar in ieder geval: cultuur is ook dat we nooit ongestoord om tafel kunnen. Wanneer iedereen tijdens het overleg met één oog op zijn telefoon, laptop of mailbox zit, moet je je afvragen hoeveel aandacht het gesprek werkelijk krijgt.

We gaan onvoorbereid naar de vergadering

De notulen al gelezen? Nee, ik heb ze pas gisteren ontvangen. De besluitenlijst afgewerkt? Nee, ik kwam er niet aan toe. Ook dat is organisatiecultuur, verweven in de overlegcultuur. Wanneer iedereen accepteert dat voorbereiding optioneel is, moet tijdens het overleg eerst worden ingehaald wat vooraf had moeten gebeuren. Vervolgens verbaast men zich erover dat de vergadering uitloopt.

Wanneer wordt vergaderen om het vergaderen?

Vergaderen om het vergaderen ontstaat wanneer de vergadering zelf belangrijker lijkt te zijn geworden dan het doel waarvoor mensen bijeenkomen. We vergaderen omdat het in de agenda staat. We hebben iedere maandag werkoverleg omdat we dat altijd zo doen. Niemand stelt meer de vraag of alle deelnemers nodig zijn, of alle agendapunten besproken moeten worden en of een onderwerp misschien op een andere manier afgehandeld kan worden.

Een vast overlegmoment kan heel functioneel zijn. Maar regelmaat mag geen automatisme worden. Vraag af en toe eens: als we deze vergadering morgen afschaffen, wat gaat er dan werkelijk mis? Als het antwoord 'eigenlijk niets' is, heb je misschien een interessanter probleem gevonden dan een slechte agenda.

Wat is het verschil tussen zinvol en zinloos vergaderen?

Het verschil zit niet alleen in de duur van de vergadering. Een lange bijeenkomst kan noodzakelijk zijn en een korte bijeenkomst kan volledig overbodig zijn. Bij zinvol vergaderen staat vooraf voldoende vast waarom mensen bij elkaar komen en wat een onderwerp moet opleveren. Bij zinloos vergaderen ontbreekt die toegevoegde waarde of raakt die tijdens het overleg volledig uit beeld.

Dat betekent niet dat ieder agendapunt per se met een besluit moet eindigen. Soms wil je informeren, ideeën onderzoeken of verschillende standpunten horen. Maar ook dan moet duidelijk zijn waarom je dat samen doet. Een vergadering zonder helder doel wordt al snel een gesprek waarvoor toevallig een agenda is rondgestuurd.

Welke rol speelt communicatie in de vergadercultuur?

De manier waarop mensen tijdens vergaderingen met elkaar communiceren, zegt veel over de cultuur. Wordt er werkelijk geluisterd? Kun je een afwijkende mening geven? Stellen deelnemers vragen of wachten ze vooral totdat ze zelf weer aan het woord zijn? En wordt er rechtstreeks gesproken of wordt de echte discussie pas na afloop bij de koffieautomaat gevoerd?

Bij communicatie tijdens vergaderingen gaat het niet alleen over gesprekstechniek. Ook omgangsvormen, veiligheid, duidelijkheid en de bereidheid om naar een ander standpunt te luisteren spelen mee. Een prachtige agenda redt een vergadering niet wanneer mensen voortdurend langs elkaar heen praten.

Hoe vergroot je de inbreng tijdens vergaderingen?

Voorkom de monoloog en vergroot de participatie en inspraak van deelnemers. Wanneer drie mensen altijd het gesprek voeren en de rest zwijgt, is de vraag niet alleen waarom de stille deelnemers niets zeggen. Misschien krijgen ze nauwelijks ruimte, is hun bijdrage eerder genegeerd of hebben ze geleerd dat de beslissing toch al genomen is.

Bij inbreng tijdens vergaderingen gaat het daarom over beide kanten. Deelnemers moeten verantwoordelijkheid nemen om zich voor te bereiden en zich uit te spreken, maar het overleg moet ook zo worden geleid dat relevante inbreng werkelijk welkom is.

Welke invloed heeft samenwerking op vergaderkwaliteit?

Een vergadering is bij uitstek een plek waar samenwerking zichtbaar wordt. Delen mensen informatie? Bouwen zij voort op ideeën van anderen? Kunnen zij een gezamenlijk besluit dragen, ook wanneer hun eigen voorstel het niet geworden is? Of gebruikt iedereen het overleg vooral om het eigen belang, de eigen afdeling of het eigen koninkrijkje te verdedigen?

Bij samenwerken tijdens vergaderingen gaat het om de bijdrage van deelnemers aan het gezamenlijke proces. Goed overleg is niet alleen een optelsom van individuele meningen. Uiteindelijk moet er iets ontstaan waarmee de groep of organisatie verder kan.

Wat gebeurt er met spanningen en conflicten tijdens vergaderingen?

Verschil van mening hoeft helemaal niet slecht te zijn. Een vergadering waarin iedereen altijd onmiddellijk hetzelfde vindt, is ook niet automatisch gezond. Een inhoudelijke discussie kan juist nodig zijn om een onderwerp behoorlijk te onderzoeken. Het wordt anders wanneer mensen elkaar niet meer horen, oude irritaties ieder nieuw onderwerp besmetten of persoonlijke aanvallen de inhoud overnemen.

Bij spanningen en conflicten tijdens vergaderingen gaat het daarom niet om ieder verschil gladstrijken. Het gaat erom dat verschil bespreekbaar blijft en dat de vergadering niet gegijzeld wordt door conflicten die eigenlijk ergens anders thuishoren.

Welke signalen wijzen op een ongezonde vergadercultuur?

Een ongezonde vergadercultuur herken je vaak aan terugkerende patronen. Eén vergadering die uitloopt is geen cultuurprobleem. Maar wanneer vrijwel ieder overleg hetzelfde verloop heeft en iedereen dat normaal is gaan vinden, is er meer aan de hand.

• Vergaderingen worden gepland zonder duidelijk doel.
• Dezelfde onderwerpen keren voortdurend terug.
• Er worden veel zaken besproken maar weinig besluiten genomen.
• Afspraken worden niet uitgevoerd of verdwijnen uit beeld.
• Deelnemers komen regelmatig te laat.
• Voorbereiding wordt niet serieus genomen.
• Mobiele telefoons, laptops en andere werkzaamheden leiden voortdurend af.
• Een paar deelnemers domineren het overleg.
• Andere deelnemers haken af of zeggen nauwelijks iets.
• De echte kritiek komt pas na afloop op de gang.
• Vergaderingen lopen structureel uit.

Hoe ontwikkel je een gezonde vergadercultuur?

Een gezonde vergadercultuur ontstaat niet door één nieuwe vergaderregel in te voeren. Kijk naar het hele patroon: waarom vergaderen we, wie moet erbij zijn, hoe bereiden we ons voor, hoe voeren we het gesprek en wat doen we met besluiten en afspraken? Soms moet je strakker organiseren en soms moet je juist meer ruimte geven voor inhoudelijke discussie.

Een aantal tips uit de praktijk:

• Vergader naar behoefte en vergader niet om te vergaderen.
• Maak vooraf duidelijk wat een vergadering en ieder belangrijk agendapunt moeten opleveren.
• Zorg dat vergaderen waar mogelijk leuk, inspirerend en boeiend is.
• Koop desnoods een vergaderwekker en stel paal en perk aan de vergadertijd.
• Geef elkaar ruimte om open het gesprek en de discussie aan te gaan.
• Zet telefoons uit of maak duidelijke afspraken over bereikbaarheid tijdens het overleg.
• Voorkom de monoloog en vergroot de participatie van deelnemers.
• Bereid de vergadering daadwerkelijk voor en verwacht dat ook van deelnemers.
• Maak duidelijk wanneer een discussie is afgerond en wanneer een besluit wordt genomen.
• Leg acties en verantwoordelijkheden helder vast.
• Kom terug op gemaakte afspraken.
• Varieer wanneer de vorm niet meer bij het doel past.

Waarom is minder vergaderen niet automatisch beter?

Minder vergaderen klinkt aantrekkelijk wanneer medewerkers klagen over een volle overlegagenda. Maar zomaar de helft van alle vergaderingen schrappen kan net zo gemakzuchtig zijn als overal een vergadering voor plannen. Mensen moeten nog steeds informatie delen, werkzaamheden afstemmen, besluiten nemen en problemen bespreken. Haal je daar zonder alternatief het overleg tussenuit, dan verplaats je het probleem.

De betere vraag is welke overlegmomenten werkelijk nodig zijn en welke niet. Misschien kan een vergadering verdwijnen. Misschien kan een bijeenkomst korter. Misschien moeten minder mensen deelnemen. En soms ontdek je juist dat er te weinig structureel overleg plaatsvindt. Een gezonde vergadercultuur draait niet om zo weinig mogelijk vergaderen, maar om voldoende en doelgericht overleg.

Veelgestelde vragen over vergadercultuur

Een vergadercultuur verander je niet alleen door vergaderingen korter te maken. Het gaat om gewoonten die in de loop van de tijd normaal zijn geworden. De volgende vragen helpen om onderscheid te maken tussen een drukke vergaderagenda en een werkelijk ongezonde overlegcultuur.

Wanneer spreek je van een negatieve vergadercultuur?

Vooral wanneer ineffectieve patronen structureel zijn geworden. Denk aan overleg zonder duidelijk doel, onvoldoende voorbereiding, steeds dezelfde discussies, weinig besluitvorming en afspraken waarop niemand terugkomt. Niet één slechte vergadering maar het terugkerende patroon maakt het tot cultuur.

Kan te weinig vergaderen ook onderdeel zijn van de vergadercultuur?

Ja. Wanneer medewerkers nauwelijks gelegenheid hebben om werkzaamheden af te stemmen, relevante informatie te delen of samen besluiten te nemen, kan te weinig overleg eveneens problemen veroorzaken. Vergadercultuur gaat dus niet alleen over een teveel aan vergaderingen maar over de manier waarop de organisatie haar overleg heeft ingericht.

Wie is verantwoordelijk voor de vergadercultuur?

Niet alleen de voorzitter. Leidinggevenden hebben invloed op de overlegstructuur en voorzitters op het verloop van vergaderingen, maar deelnemers dragen eveneens verantwoordelijkheid. Wie zich niet voorbereidt, structureel te laat komt, zich niet uitspreekt en gemaakte afspraken niet uitvoert, draagt zelf bij aan de cultuur die ontstaat.

Helpt een strakkere agenda tegen een slechte vergadercultuur?

Soms. Een duidelijke agenda kan veel verbeteren wanneer vergaderingen onvoldoende doelgericht zijn. Maar een agenda lost geen cultuurprobleem op waarin mensen niet luisteren, afspraken negeren of iedere beslissing ontwijken. Dan moet je ook naar gedrag, verantwoordelijkheden en de manier van samenwerken kijken.

Hoe weet je of de vergadercultuur verbetert?

Kijk naar wat er in de praktijk verandert. Zijn minder overbodige mensen aanwezig? Bereiden deelnemers zich beter voor? Is meer relevante inbreng? Worden besluiten sneller duidelijk zonder discussie kunstmatig af te kappen? En worden afspraken na afloop daadwerkelijk uitgevoerd? Dan verandert niet alleen de vergadering, maar ook de cultuur eromheen.