Spanningen en conflicten tijdens de vergadering
Spanningen, conflicten en emoties komen overal voor, dus ook tijdens vergaderingen. Op zich is dat niet gek. Toch kan het behoorlijk impact hebben tijdens een vergadering of werkoverleg.
Rol van de voorzitter
Hoe ga je als voorzitter om met conflicten of emoties tijdens een vergadering? Hoe zorg je ervoor dat het niet uit de hand loopt? Als je incidenteel voorzitter bent van een vergadering dan is dat lastig. De leden weten dat het contact slechts minimaal is en zijn dan vaker geneigd zich harder op te stellen. Want ach, je ziet elkaar toch niet weer. Er is weinig of geen sprake van verbondenheid.
Bij leden van een vergadering die wekelijks of maandelijks bij elkaar komen ligt dat iets anders. Dan is het noodzakelijk dat iedereen toch weer met elkaar door een deur kan, want je komt elkaar regelmatig tegen. Vaak gaan conflicten over dreigende veranderingen binnen een organisatie, over de manier van communiceren en natuurlijk over geld. En deze conflicten kunnen leiden tot lastige situaties. In deze gevallen wordt een beroep gedaan op de voorzitter als een bemiddelaar.
Training vergadertechnieken
De Steven verzorgt de training effectief vergaderen.
Training doelgericht vergaderen
De Steven verzorgt de training doelgericht vergaderen voor deelnemers en voorzitters van vergaderingen.
Echt boos of strategisch boos?
Als voorzitter moet je kunnen inschatten of het om echte boosheid gaat of strategische boosheid. Strategische boosheid wordt nogal eens ingezet om een situatie te manipuleren en naar zijn hand te zetten. Het is belangrijk dat je als voorzitter dit verschil onderkent. Op dat moment moet je even ingrijpen en voorkomen dat de overige deelnemers gemanipuleerd worden. Las een pauze in en laat merken dat je doorhebt wat met de woedeaanval bereikt had moeten worden.
Echte boosheid is ook oprechte boosheid. Als voorzitter zou je al in de gaten moeten hebben dat dit staat te gebeuren. Je merkt echt wel als iemand zich zichtbaar opwindt. Dat is het moment dat je als voorzitter al de regie moet nemen. Je probeert dan de gemoederen te bedaren. Dit kan bijvoorbeeld door even strak de teugels in handen te nemen. Kap te uitvoerige uiteenzettingen af en vat samen. Maak het iets zakelijker, zodat de emoties iets teruglopen. Ook een beetje humor kan wonderen doen. Het relativeert de sfeer even en breekt het ijs. Soms is de beste keus om iedereen even uit te laten razen. Alles er even uit gooien en de volgende vergadering weer constructief aan het werk te gaan. Soms is ook dat noodzakelijk en jij als voorzitter kan het beste inschatten of de leden van jouw vergadering hiertegen kunnen.
Vertrek met slaande deuren of in tranen
Toch kan het gebeuren dat je de signalen niet goed hebt ingeschat of niet hebt gezien. Een van de leden vertrekt met slaande deuren of huilend de vergaderzaal! Maar zelfs als deze persoon wel blijft zitten is er een lastige situatie.
Als degene wel vertrokken is, kun je met de achterblijvers bespreken hoe het zo ver heeft kunnen komen. Hoe moet het nu verder? Hoe zoeken we weer contact met de vertrekkende deelnemer. Hoe dan ook, ga niet achter deze deelnemer aan. Laat hem even bij komen van de emoties.
Blijft deze deelnemer wel zitten maar woedend of in tranen dan kun je het beste de vergadering even onderbreken. Laat alle emoties even bezinken. Drink een kopje koffie en hervat dan de vergadering. Emoties mogen nooit een chantagemiddel zijn om een doel te bereiken. Vat het onderwerp nog even samen en vraag of de deelnemers hiermee kunnen instemmen en vervolg dan de vergadering.
Emoties zijn een uiting van gevoel. En als een deelnemer zoveel emotie voelt bij een onderwerp, dan betekent dit wel dat deze zich heel betrokken voelt. Eigenlijk is dat heel erg mooi, hoe lastig het voor een voorzitter ook is om hier mee om te gaan.
Training vergadertechnieken
De Steven verzorgt de training effectief vergaderen.
Training doelgericht vergaderen
De Steven verzorgt de training doelgericht vergaderen voor deelnemers en voorzitters van vergaderingen.
