Vergaderen en communiceren
Tijdens een vergadering zijn we continu bezig met communiceren. We luisteren, we geven onze mening of we stellen vragen. Maar we communiceren ook als we heel erg boos worden, overdreven zuchten, onze ogen naar boven opslaan of verveeld met de telefoon bezig zijn. Er speelt zich heel wat af onder onze ogen tijdens het vergaderen, maar we interpreteren en zien niet alles even goed.
Dat kan tot conflicten, ergernissen of misverstanden leiden. Wie goed wil vergaderen moet heel erg goed kunnen communiceren. Iemand die goed communiceert staat ook open voor de mening van een ander en is niet continu aan het overtuigen. En met overtuigen bedoel ik het bijna opdringen van jouw zienswijze.
Communiceren en jezelf presenteren in vergaderingen
Ben je kritisch naar jezelf? Heb je weleens goed nagedacht hoe je overkomt op een ander?
Bij communiceren is er sprake van een zender (degene die de boodschap stuurt) en de ontvanger (degene die de boodschap ontvangt). Je zult begrijpen dat tussen het verzenden van de boodschap en het ontvangen van de boodschap “ruis” kan ontstaan. De boodschap komt dan niet over op de manier die jij bedoeld had. Behalve met woorden communiceer je namelijk ook met gebaren, gezichtsuitdrukkingen, stemvolume etc. etc. Het is daarom belangrijk dat je als zender altijd je boodschap nogmaals samenvat. Op die manier vergroot je de kans dat de boodschap, zoals jij deze bedoeld hebt, ook op die manier is overgekomen.
Training vergadertechnieken
De Steven verzorgt de training effectief vergaderen.
Training doelgericht vergaderen
De Steven verzorgt de training doelgericht vergaderen voor deelnemers en voorzitters van vergaderingen.
Stefan
Stefan is een hoogopgeleide jongeman van halverwege de twintig. Hij heeft nu zijn allereerste baan. Hij is verbaal enorm sterk. Hij is vriendelijk, open en kan zich verbaal op alle niveaus begeven. Er is echter een maar. En hij heeft er zelf heel veel last van. Hij heeft het gevoel dat er nooit echt naar hem geluisterd wordt. Het lijkt wel of ze hem niet serieus nemen.
Bij de eerste kennismaking vielen mij 2 dingen op:
- Hij is enorm amicaal. Dat kan niet altijd. Soms is het nodig om iets meer reserve in te bouwen, afhankelijk van de situatie. Het leek bij binnenkomst alsof hij mij al jaren kende. En dat was niet het geval.
- Hij voelde als een soort wervelwind. Hij was zeer onrustig in zijn doen en laten. Hij was heel beweeglijk met zijn handen en zijn lichaam. Hij ging ontelbare keren verzitten, zwaaide ongecontroleerd met zijn armen en bleef maar door ratelen.
Ik kon mij voorstellen dat mensen heel erg onrustig van hem werden. Door zijn manier van zichzelf presenteren kwam hij heel onzeker over. En dat was zeker niet het geval, maar hij presenteerde zich wel op die manier. Zijn gedrag leidde enorm af van zijn verhaal. Geen wonder dat hij nauwelijks gehoord werd.
Door meer rust in zijn presentatie te brengen won hij aan overwicht. Wat hij vertelde werd nu meer overwogen. Hij zette in gedachten punten achter zijn zinnen. Daarmee werd zijn presentatie rustiger, begrijpelijker en vooral veel overtuigender.
Hij probeerde voorheen te overtuigen door veel te bewegen en snel te praten. Maar door juist in zijn hele doen en laten meer rust te brengen werd hij veel krachtiger. En werd hij een gesprekspartner om rekening mee te houden. Verbaal was er niets op hem aan te merken. Hij kon sterk debatteren en argumenteren. Maar als jouw zelfpresentatie niet in evenwicht is, dus de manier waarop je spreekt en de manier waarop jij jezelf presenteert, dan gaat het niet lukken een boodschap over te brengen.
Actief luisteren
Het belangrijkste van communiceren tijdens een vergadering is voor mij:
Actief luisteren. Actief luisteren wil zeggen dat je een actieve houding aanneemt. Je knikt af en toe om te laten zien dat je luistert en begrijpt wat er gezegd wordt. Je vat regelmatig samen om te controleren of je het goed begrepen hebt en je maakt oogcontact. Je stelt vragen om de argumenten naar voren te halen en de achterliggende beweegredenen goed te begrijpen.
Bij actief luisteren kunnen nogal wat valkuilen voorkomen. Iemand die slecht luistert:
- Valt de spreker steeds in de rede.
- Houdt zich ondertussen met andere dingen bezig als de telefoon of de laptop.
- Trekt voorbarige conclusies.
- Is in gedachten ergens anders mee bezig en verandert ineens van onderwerp.
- Is ongeduldig en onrustig.
Dit in tegenstelling tot een goede luisteraar. Een goede luisteraar:
- Laat je geduldig uitpraten.
- Maakt oogcontact.
- Toont interesse.
- Onderbreekt je niet.
- Blijft bij de les.
- Stelt de juiste vragen.
- Kijkt je belangstellend aan en knikt je bemoedigend toe.
- Zit rechtop.
Als het je lukt een goede luisteraar te worden dan heb je heel veel gewonnen. Bij de Steven zeggen we: “luisteren is belangrijker dan praten. Daarom hebben we 2 oren en 1 mond”.
Training vergadertechnieken
De Steven verzorgt de training effectief vergaderen.
Training doelgericht vergaderen
De Steven verzorgt de training doelgericht vergaderen voor deelnemers en voorzitters van vergaderingen.
