Deelnemers van vergaderingen: hoe ga je ermee om?
Deelnemers van de vergadering zijn niet altijd gemotiveerd. Hoe ga je daarmee om? Wellicht proberen ze de vergadering zelfs te verstoren. En dan? Anders gezegd: Hoe ga je als voorzitter om met non-verbale signalen?
In Nederland kennen we echt een vergadercultuur. Als je weet dat zo’n 20 procent van onze werktijd besteed wordt aan vergaderen, dan begrijp je dat vergaderen enorm veel tijd en geld kost. Als het vergaderen efficiënt en constructief is, dan zou iedereen graag aan vergaderingen deelnemen. Helaas wordt dit door velen niet zo ervaren. De gedachte dat alle neuzen in dezelfde richting staan, blijkt vaak een misvatting.
Verschillende typen
Als voorzitter heb je te maken met verschillende typen deelnemers. Je zult nooit alleen te maken hebben met alleen gemotiveerde deelnemers. Aan jou, als voorzitter, de taak om de deelnemers betrokken te krijgen en te houden. Als je niets doet en niet voldoende ingrijpt raken zelfs de meest gemotiveerde deelnemers gedemotiveerd. Maar hoe doe je dat?
Training vergadertechnieken
De Steven verzorgt de training effectief vergaderen.
Training doelgericht vergaderen
De Steven verzorgt de training doelgericht vergaderen voor deelnemers en voorzitters van vergaderingen.
De gemotiveerde deelnemer
De eerste is, zoals genoemd, de gemotiveerde deelnemer. Dat is de meest ideale deelnemer die je je kunt bedenken. Bereidt zich goed voor, is actief in de vergadering en is altijd bereid te helpen. Deze deelnemer is heel coöperatief, open en transparant.
De ongemotiveerde deelnemer
De tweede deelnemer noemen wij de ongemotiveerde deelnemer. Deze deelnemer kenmerkt zich door opvallend te laten merken dat hij wel aanwezig is, maar dat hij zijn tijd wel beter kan besteden. Je kunt dan denken aan ongeïnteresseerd lijken, zuchten, steeds met de telefoon bezig zijn, ogen opslaan als er iets besproken wordt of door steun zoeken door oogcontact te maken met andere negatieve deelnemers. Ze lijken heel negatief. Ik zeg met opzet lijken, omdat in werkelijkheid zij best heel betrokken zijn. Vaak is er in het verleden iets gebeurd waardoor ze zich zo negatief opstellen. Deze deelnemer kan erg dominant zijn in de vergadering en steeds weer het woord nemen om vooral zijn visie te delen. Aan jou, als voorzitter, de taak om deze mensen toch weer op een goede manier betrokken te krijgen. Maar hoe doe je dat?
- De beste manier is vriendelijk te vragen of je even mag onderbreken. Vaak helpt dit. Helpt dit niet, dan kun je zeggen dat je nu een ander het woord wilt geven.
- Onderbreek deze spreker en verleg de aandacht naar de andere deelnemers. Kijk bewust niet meer naar de dominante spreker.
- Gebruik de laatste zin van de dominante spreker als bruggetje om naar een ander te gaan.
De onrustzaaier
De deelnemer die de vergadering bewust verstoort. Deze deelnemer lijkt veel op type 2. Ook deze deelnemer heeft meestal een verhaal maar de oorzaak heeft ook te maken met de persoonlijkheid van deze deelnemer. Dit type heeft moeite met veranderingen. Een verandering in structuur van een vergadering kan al aanleiding geven tot heftige discussies. Deze bewust verstorende deelnemer kent alle procedures op zijn duimpje of denkt deze te kennen, en zal dit ook uitvoerig etaleren. De andere deelnemers kijken vaak tegen deze storende factor op en houden zich er bewust buiten. Deze deelnemer neemt heel veel tijd en energie in beslag. Ook als dit type niet aan het woord is, zal deze door gedrag laten merken dat hij aanwezig is. Door extreem te ritselen met papieren bijvoorbeeld of door tikken met een pen op de tafel.
Type 2 en 3 zijn lastig mee om te gaan in een vergadering. Vaak is er in het verleden iets gebeurd, wat geleid heeft tot dit gedrag. Je merkt aan de lichaamstaal van deze deelnemers dat zij niet gemotiveerd zijn voor jouw vergadering en je voelt hun weerstand.
Omgaan met weerstand
Hoe kun je als voorzitter omgaan met weerstand?
- Je kunt weerstand zien als kans. Een kans om er iets moois van te maken. Zie deze deelnemers niet als onwelwillend.
- Vraag de deelnemer om uitleg. Vraag hem wat anders kan of waar verbetering mogelijk is. Geef het gevoel dat er naar hem/haar geluisterd wordt.
- Geef deze deelnemer complimentjes over zijn bijdrage. Niets werkt beter dan belonen.
Ook buiten de vergadering kun je proberen de houding van type 2 en 3 te beïnvloeden.
- Ga een gesprek aan over wat er speelt uit het verleden. Geef de deelnemer de kans in alle rust zijn verhaal te doen. Wat kan jij, als voorzitter, hierin betekenen?
- Betrek deze deelnemer meer in jouw vergadering. Geef deze een rol in de vergadering, zodat deze zich gehoord en nuttig voelt.
Training vergadertechnieken
De Steven verzorgt de training effectief vergaderen.
Training doelgericht vergaderen
De Steven verzorgt de training doelgericht vergaderen voor deelnemers en voorzitters van vergaderingen.
