home / team organisatie / effectief vergaderen / deelnemers vergadering

Deelnemers aan vergaderingen: hoe ga je ermee om?

Deelnemers aan vergaderingen zijn niet altijd gemotiveerd. Hoe ga je daarmee om? Wellicht proberen ze de vergadering zelfs te verstoren. En dan? Anders gezegd: hoe ga je als voorzitter om met gedrag, weerstand en non-verbale signalen? Bij het thema voorbereiding, rollen en verslaglegging gaat het niet alleen om de vraag wie je uitnodigt. Deelnemers hebben ook een eigen rol en verantwoordelijkheid voor het verloop en resultaat van de vergadering.

Met welke typen deelnemers krijg je tijdens vergaderingen te maken?

Als voorzitter heb je te maken met verschillende typen deelnemers. Je zult nooit alleen gemotiveerde mensen aan tafel hebben. Aan jou als voorzitter de taak om deelnemers betrokken te krijgen en te houden, maar maak jezelf ook niet verantwoordelijk voor alles. Deelnemers hebben zelf een verantwoordelijkheid voor voorbereiding, gedrag en inbreng. Als je als voorzitter niets doet wanneer iemand de vergadering voortdurend domineert of verstoort, kunnen uiteindelijk zelfs de meest gemotiveerde deelnemers afhaken.

Hoe herken je de gemotiveerde deelnemer?

De eerste is de gemotiveerde deelnemer. Dat is de meest ideale deelnemer die je je kunt bedenken. Deze persoon bereidt zich goed voor, is actief in de vergadering en is bereid te helpen. De deelnemer is coöperatief, open en transparant, brengt relevante informatie in en neemt verantwoordelijkheid voor afspraken. Let er wel op dat je deze mensen niet automatisch met alle taken opzadelt omdat zij toch altijd ja zeggen. Dan komt de daadwerkelijke uitvoering uiteindelijk weer bij dezelfde mensen terecht.

Hoe ga je om met de ogenschijnlijk ongemotiveerde deelnemer?

De tweede deelnemer noemen wij de ongemotiveerde deelnemer. Deze deelnemer laat opvallend merken dat hij wel aanwezig is, maar zijn tijd beter denkt te kunnen besteden. Denk aan ongeïnteresseerd kijken, zuchten, steeds met de telefoon bezig zijn, ogen opslaan als er iets besproken wordt of steun zoeken door oogcontact te maken met andere negatieve deelnemers. Ze lijken heel negatief. Ik zeg met opzet lijken, omdat zij in werkelijkheid best heel betrokken kunnen zijn. Misschien is er in het verleden iets gebeurd, voelt iemand zich niet gehoord of ziet de deelnemer weinig nut meer in het overleg.

Ga dus niet meteen psychologiseren op basis van een zucht of een paar rollende ogen. Je ziet gedrag, maar je weet nog niet waarom iemand dat gedrag vertoont. Vraag ernaar. Tegelijkertijd mag je storend gedrag wel begrenzen wanneer het de vergadering belemmert. Een deelnemer kan een uitstekend verhaal hebben over zijn onvrede en toch verantwoordelijk blijven voor de manier waarop hij zich tijdens het overleg gedraagt.

Wat doe je met een dominante deelnemer?

Een ongemotiveerde of kritische deelnemer kan tegelijkertijd heel dominant zijn en steeds weer het woord nemen om vooral zijn eigen visie te delen. Aan jou als voorzitter de taak om ervoor te zorgen dat ook anderen ruimte krijgen. De beste manier is vaak vriendelijk te vragen of je even mag onderbreken. Helpt dit niet, geef dan duidelijk aan dat je nu iemand anders het woord wilt geven. Je kunt de laatste zin van de dominante spreker ook gebruiken als bruggetje naar een andere deelnemer. Kijk vervolgens bewust de groep in en niet steeds terug naar degene die het gesprek telkens weer naar zich toe trekt.

• Onderbreek vriendelijk wanneer het punt voldoende duidelijk is.
• Vat de kern samen zodat de deelnemer weet dat zijn bijdrage gehoord is.
• Geef vervolgens bewust iemand anders het woord.
• Laat dezelfde argumenten niet eindeloos terugkomen.
• Voorkom dat één deelnemer de beschikbare vergadertijd opeist.

Hoe ga je om met een onrustzaaier tijdens de vergadering?

Dan is er de deelnemer die de vergadering bewust lijkt te verstoren. Deze deelnemer lijkt op het voorgaande type, maar kan nog nadrukkelijker aanwezig zijn. Een wijziging in structuur of werkwijze kan al aanleiding geven tot een stevige discussie. Dit type kent alle procedures op zijn duimpje of denkt deze te kennen en zal dit ook uitvoerig etaleren. Andere deelnemers kunnen tegen deze persoon opzien en zich er bewust buiten houden. Ook wanneer deze deelnemer niet aan het woord is, kan hij door gedrag laten merken dat hij aanwezig is, bijvoorbeeld door nadrukkelijk met papieren te ritselen of met een pen op tafel te tikken.

Ook hier geldt dat je niet te snel moet invullen waarom iemand dit doet. Misschien is er weerstand, irritatie of een oud conflict. Maar de vergadering is niet de plek waar één deelnemer onbeperkt tijd en energie mag opeisen. Benoem het gedrag wanneer dat nodig is, vraag wat er speelt en maak duidelijk welke grenzen er tijdens het overleg gelden.

Wat zeggen non-verbale signalen van deelnemers?

Non-verbale signalen kunnen je als voorzitter veel vertellen. Iemand kijkt weg, zit onderuitgezakt, zucht, trekt een gezicht of maakt voortdurend contact met een andere deelnemer. Dat zijn signalen die je kunt waarnemen. Maar een waarneming is nog geen verklaring. Misschien is iemand het oneens, verveeld, vermoeid, onzeker of met iets heel anders bezig. Maak dus verschil tussen wat je ziet en wat jij denkt dat het betekent. Als het gedrag relevant wordt voor de vergadering, kun je beter een vraag stellen dan jouw interpretatie voor waarheid aannemen.

Hoe ga je als voorzitter om met weerstand?

Type twee en drie kunnen lastig zijn om mee om te gaan. Vaak voel je weerstand en merk je aan de lichaamstaal dat er iets speelt. Zie weerstand niet alleen als tegenwerking. Het kan ook informatie zijn. Vraag de deelnemer om uitleg: wat zit hem dwars, wat zou anders kunnen en waar ziet hij verbetering? Geef iemand het gevoel dat er werkelijk geluisterd wordt, maar maak tegelijkertijd duidelijk dat kritiek ook een bijdrage aan het gesprek moet worden. Alleen zuchten, mopperen of dwarsliggen helpt de groep niet verder.

• Zie weerstand ook als informatie en niet alleen als lastig gedrag.
• Vraag wat er precies speelt voordat je conclusies trekt.
• Luister naar de inhoud achter de reactie.
• Geef waardering wanneer iemand op een constructieve manier bijdraagt.
• Begrens gedrag dat de vergadering structureel verstoort.
• Bespreek onderliggende problemen buiten de vergadering wanneer ze daar beter thuishoren.

Wat kun je buiten de vergadering met een lastige deelnemer bespreken?

Niet alles hoeft tijdens het werkoverleg opgelost te worden. Wanneer je merkt dat een deelnemer structureel negatief, teruggetrokken of verstorend reageert, kan een afzonderlijk gesprek veel meer opleveren. Vraag wat er speelt en geef de deelnemer de kans om in alle rust zijn verhaal te doen. Misschien ligt er iets uit het verleden, is een afspraak niet nagekomen of voelt iemand zich structureel niet serieus genomen. Vraag ook wat jij als voorzitter of leidinggevende hierin kunt betekenen. Je kunt iemand daarnaast meer bij de vergadering betrekken door een duidelijke rol of verantwoordelijkheid te geven, maar doe dat niet als trucje om iemand stil te krijgen.

Welke verantwoordelijkheid hebben deelnemers zelf?

De voorzitter kan veel doen, maar deelnemers zijn geen publiek. Van hen mag worden verwacht dat zij zich voorbereiden, luisteren, hun mening geven wanneer dat nodig is en gemaakte afspraken uitvoeren. Ook een kritische deelnemer heeft verantwoordelijkheid. Kritiek kan buitengewoon waardevol zijn wanneer iemand duidelijk maakt wat er volgens hem niet klopt en meedenkt over een oplossing. Alleen maar laten merken dat je er geen zin in hebt, helpt weinig. Goed vergaderen is uiteindelijk een gezamenlijke verantwoordelijkheid.

Hoe houd je ook gemotiveerde deelnemers betrokken?

Een veelgemaakte fout is dat alle aandacht uitgaat naar de lastige deelnemers. Ondertussen zitten de mensen die zich goed voorbereiden en constructief bijdragen te wachten totdat het volgende conflict of betoog voorbij is. Bescherm daarom ook hun vergadertijd. Zorg voor structuur, geef verschillende mensen ruimte voor inbreng en laat merken dat goede voorbereiding en constructief gedrag ertoe doen. Wanneer een vergadering voortdurend wordt ingericht rond degene die het meeste kabaal maakt, leert de rest daar ook iets van.

Veelgestelde vragen over deelnemers aan vergaderingen

Gedrag tijdens vergaderingen is soms gemakkelijk te zien en moeilijker te verklaren. Een voorzitter moet daarom kunnen waarnemen, vragen stellen en begrenzen zonder iedere zucht of stilte meteen van een etiket te voorzien.

Wat doe je met een deelnemer die voortdurend op zijn telefoon zit?

Maak afspraken over telefoongebruik en spreek de deelnemer erop aan wanneer het gedrag storend wordt. Vul niet meteen in dat iemand ongeïnteresseerd is. Vraag wat er speelt wanneer daar aanleiding voor is, maar wees ook duidelijk dat deelnemen aan een vergadering aandacht vraagt.

Hoe krijg je een stille deelnemer meer aan het woord?

Stel een gerichte vraag en geef voldoende tijd om te reageren. Zet iemand niet publiekelijk te kijk omdat hij nog niets heeft gezegd. Niet iedereen denkt hardop of reageert even snel. Het gaat om relevante inbreng, niet om de eis dat iedereen precies evenveel spreekt.

Wat doe je als een deelnemer altijd negatief reageert?

Onderzoek eerst waar de negativiteit vandaan komt en vraag om concrete bezwaren. Maak vervolgens de stap naar wat er volgens de deelnemer anders moet. Negativiteit wordt bruikbaarder wanneer zij wordt vertaald naar een duidelijk probleem, argument of voorstel.

Moet je storend gedrag tijdens de vergadering direct benoemen?

Dat hangt af van de situatie. Wanneer het de groep of voortgang duidelijk belemmert, kan direct begrenzen nodig zijn. Gaat het om een onderliggende irritatie of persoonlijk probleem, dan is een gesprek na afloop soms verstandiger. Niet ieder probleem hoeft met de hele vergadering erbij uitgeplozen te worden.

Is een kritische deelnemer een lastige deelnemer?

Nee. Een kritische deelnemer kan juist bijzonder waardevol zijn. Het verschil zit in de manier waarop kritiek wordt ingebracht. Iemand die inhoudelijk tegenspel geeft, argumenteert en naar anderen luistert, draagt bij aan de kwaliteit van het overleg. Dat is iets anders dan structureel verstoren of alleen maar laten merken dat je het nergens mee eens bent.