home / team organisatie / effectief vergaderen / brainstormsessie

Brainstormen met jouw team

Een brainstormsessie met jouw team kan soms nieuwe input en doorbloeding geven. Wanneer kies je voor een brainstormsessie? Wat wil je ermee bereiken en wat levert het op? Binnen werkoverleg en overlegvormen is brainstormen een bijzondere vorm van overleg. Je komt niet bij elkaar om meteen besluiten te nemen of de planning door te spreken, maar om nieuwe ideeën en mogelijkheden boven tafel te krijgen. Zeker wanneer het gewone overleg structureel weinig nieuwe input oplevert, kan een brainstormsessie helpen om een vast patroon te doorbreken.

Wanneer kies je voor een brainstormsessie?

Een brainstormsessie is vooral zinvol wanneer je nieuwe mogelijkheden wilt onderzoeken en het bestaande denkpatroon onvoldoende oplevert. Dat kan gaan om een hardnekkig probleem, een nieuw product, een andere aanpak of een vraagstuk waarvoor je de kennis en creativiteit van meerdere mensen wilt benutten. Gebruik brainstormen niet als kunstgreep omdat een gewone vergadering saai is. Kijk bij structurele problemen met overleg ook naar knelpunten bij overlegvormen en vergaderingen.

• Bepaalde vraagstukken binnen de organisatie worden maar niet opgelost.
• Er is nieuwe input nodig bij planning, logistiek, verkoop, inkoop, financiën of andere bedrijfsprocessen.
• Een nieuwe strategie of werkwijze moet worden onderzocht.
• Je wilt de betrokkenheid en inbreng van medewerkers vergroten.
• Er moet een nieuw product of een andere marktbenadering ontwikkeld worden.
• Je wilt met het team mogelijkheden onderzoeken voor verbetering of innovatie.
• Je wilt een SWOT-analyse maken of gezamenlijk nadenken over toekomstige ontwikkelingen.

Wat is het doel van een brainstormsessie?

Het primaire doel is zoveel mogelijk bruikbare denkrichtingen verzamelen zonder ze meteen dood te analyseren. In een gewone vergadering gebeurt dat nogal eens wel. Iemand doet een voorstel en nog voordat de zin goed en wel is uitgesproken, weet een ander al waarom het niet kan. Te duur. Hebben we eerder geprobeerd. Geen tijd. Werkt bij ons niet. Weg idee. Bij brainstormen stel je die beoordeling bewust uit. Eerst mogelijkheden creëren, daarna pas selecteren, beoordelen en besluiten.

Welke vraag stel je tijdens een brainstorm?

Een brainstorm begint met een goede vraag. 'Hoe kunnen we alles beter doen?' is zo breed dat deelnemers alle kanten op kunnen. 'Hoe kunnen we de levertijd met twee dagen verkorten zonder dat de kwaliteit afneemt?' geeft veel meer richting. Formuleer de vraag open genoeg om verschillende ideeën mogelijk te maken, maar concreet genoeg om te weten waarover je brainstormt. Als deelnemers ieder een ander probleem proberen op te lossen, krijg je misschien veel ideeën maar weinig bruikbare opbrengst.

Welke spelregels helpen bij brainstormen?

De belangrijkste spelregel is dat ideeën in de eerste fase niet onmiddellijk beoordeeld worden. Deelnemers moeten kunnen voortbouwen op wat een ander zegt, vreemde gedachten mogen uitspreken en combinaties kunnen maken die in een gewone discussie misschien te snel worden afgewezen. Dat betekent niet dat uiteindelijk alles een goed idee is. Het betekent alleen dat bedenken en beoordelen twee verschillende fasen zijn.

• Stel één duidelijk vraagstuk centraal.
• Geef deelnemers ruimte om vrij ideeën te opperen.
• Stel kritiek en beoordeling tijdens de eerste fase uit.
• Bouw voort op ideeën van anderen.
• Noteer alle relevante ideeën zichtbaar.
• Voorkom dat één deelnemer de brainstorm domineert.
• Geef ook mensen die minder snel het woord nemen ruimte voor inbreng.
• Scheid het verzamelen van ideeën van het selecteren en beoordelen ervan.

Hoe zorg je voor voldoende inbreng van het hele team?

Een brainstormsessie mislukt wanneer drie mensen enthousiast ideeën roepen en de rest toekijkt. Niet iedereen denkt of reageert op dezelfde manier. De één heeft onmiddellijk tien ideeën en de ander wil eerst een minuut nadenken. Geef die ruimte. Laat deelnemers bijvoorbeeld eerst individueel ideeën noteren en ga daarna pas gezamenlijk verzamelen. Zo voorkom je dat de eerste uitgesproken gedachte meteen de richting van de hele groep bepaalt en vergroot je de kans dat ook stillere deelnemers met hun ideeën komen.

Waarom moet je tijdens brainstormen niet te snel oordelen?

Omdat een eerste reactie gemakkelijk de creativiteit van de groep afremt. Wanneer ieder voorstel onmiddellijk wordt voorzien van een ja-maar, leren deelnemers snel dat alleen veilige en voorspelbare ideeën welkom zijn. Dan heb je binnen tien minuten weer precies dezelfde oplossingen waar je daarvoor ook al mee rondliep. Een onmogelijk idee kan bovendien aanleiding zijn voor een tweede idee dat wél bruikbaar blijkt. De vrijheid zit dus niet in het feit dat ieder idee uiteindelijk uitgevoerd moet worden, maar in de ruimte om eerst te denken voordat we gaan schiften.

Hoe ga je van ideeën naar bruikbare oplossingen?

Na de creatieve fase moet er natuurlijk wel iets gebeuren. Orden de ideeën, voeg vergelijkbare voorstellen samen en spreek criteria af waarmee je ze gaat beoordelen. Wat sluit aan bij het doel? Wat is haalbaar? Wat vraagt veel tijd of geld? Welke ideeën kunnen snel worden getest? Zo voorkom je dat een brainstorm eindigt met een muur vol kleurrijke briefjes waar vervolgens nooit iemand meer naar kijkt. De ideeënfontein aanzetten is mooi, maar uiteindelijk moet iemand ook bepalen welk water we gaan gebruiken.

Wie begeleidt een brainstormsessie?

De leidinggevende kan de brainstormsessie begeleiden, maar daar zit een valkuil. Als inhoudelijk deskundige of beslisser kan hij of zij een belang hebben en daardoor onbedoeld de richting bepalen. Deelnemers gaan bovendien gemakkelijk raden welk antwoord de leidinggevende graag wil horen. In dat geval kan iemand anders de sessie begeleiden. Dat kan een collega zijn die minder inhoudelijk betrokken is of een externe facilitator. De begeleider bewaakt vooral de vraag, de spelregels, de inbreng en de verschillende fasen van het proces.

Wanneer is een brainstormsessie geslaagd?

Niet wanneer er alleen heel veel ideeën zijn verzameld. Een goede brainstorm levert nieuwe denkrichtingen op en maakt duidelijk wat daarna met die ideeën gebeurt. Welke voorstellen worden verder onderzocht? Wie gaat ermee aan de slag? Wanneer komt de groep erop terug? En welke ideeën vallen af? Zonder zo'n vervolg wordt brainstormen al snel een leuke bijeenkomst waar iedereen enthousiast vandaan komt, waarna de dagelijkse praktijk gewoon verdergaat alsof er niets gebeurd is.

Veelgestelde vragen over brainstormen met jouw team

Brainstormen lijkt eenvoudig: zet mensen bij elkaar en vraag om ideeën. In de praktijk bepalen de vraagstelling, begeleiding en manier van beoordelen sterk hoeveel er werkelijk uitkomt. De volgende vragen helpen om de brainstorm doelgericht te houden.

Hoeveel mensen heb je nodig voor een brainstormsessie?

Daar is geen vast aantal voor. Met een kleine groep kan iedereen gemakkelijker bijdragen, terwijl een grotere groep meer verschillende perspectieven kan opleveren. Wordt de groep groot, werk dan eventueel tijdelijk in kleinere groepen zodat niet steeds dezelfde deelnemers aan het woord zijn.

Mag de leidinggevende zelf ideeën aandragen?

Ja, maar wees je bewust van jouw positie. Wanneer de leidinggevende als eerste enthousiast een oplossing presenteert, kunnen medewerkers denken dat de uitkomst eigenlijk al vaststaat. Soms is het daarom slimmer om anderen eerst ruimte te geven en jouw eigen ideeën later in te brengen.

Wat doe je met een idee dat duidelijk onhaalbaar is?

Tijdens de eerste brainstormfase hoef je het niet onmiddellijk af te schieten. Noteer het en kijk of het andere gedachten oproept. In de beoordelingsfase kun je vervolgens vaststellen dat het idee niet haalbaar is of onderzoeken welk onderdeel ervan wel bruikbaar is.

Moet een brainstormsessie altijd leiden tot een besluit?

Nee. Het eerste doel is ideeën genereren. Maar spreek wel af wat daarna gebeurt. Misschien volgt eerst nader onderzoek of werkt een kleinere groep enkele mogelijkheden uit. Zonder vervolgstap blijft de opbrengst gemakkelijk op papier staan.

Kan brainstormen helpen als medewerkers weinig inbreng hebben?

Dat kan, zeker wanneer je verschillende werkvormen gebruikt en medewerkers voldoende ruimte geeft om eerst zelf na te denken. Maar structureel weinig inbreng kan ook andere oorzaken hebben, zoals onvoldoende betrokkenheid, voorbereiding of ruimte om een afwijkende mening te geven. Dan moet je verder kijken dan alleen de werkvorm.