Vrijblijvend adviesgesprek
Contact opnemen
Google+ Facebook Twitter Linkedin YouTube
Direct informatie? 0528 23 60 30
Of mail naar: info@desteven.nl
zoeken

Vergaderen en samenwerken in de vergadering

Samenwerking tijdens de vergadering

Vergaderen staat of valt met een goede samenwerking onderling. Ieder doet zijn of haar taak zoals is afgesproken. De vergadering is zinvol en interessant. Kortom: alles gaat van een leien dakje. Dat is natuurlijk een utopie. De praktijk leert dat dat meestal heel anders gaat en dat, hoe groot de vergadering ook is, de daadwerkelijke uitvoering neerkomt op heel vaak dezelfde mensen. In vergaderland is dit een heel grote ergernis. Belangrijk is om vooral open te communiceren. Vraag wat de reden is dat iemand minder betrokken is. Er kunnen verschillende oorzaken aan ten grondslag liggen zoals:

  • Teveel tijdsbelasting
  • Geen interessante onderwerpen
  • Vergadering is vooral saai
  • Er spelen conflicten

Wat te doen bij gebrek aan samenwerking?

Wat de oorzaak ook is, maak het vooral bespreekbaar. En betrek iedereen  bij de vergadering. Zorg dat iedere mening als waardevol wordt gezien, maar spreek elkaar ook aan op verantwoordelijkheid. En als iemand zich stelselmatig stil houdt, stel dan eens rechtstreeks een vraag aan deze persoon. Wat vindt hij ervan?

Werk vooral aan het opbouwen van vertrouwen in elkaar. Want zonder vertrouwen bereik je niets. Ook van belang is resultaten terug te koppelen naar de vergadering. Uiteindelijk is dit het doel: het bereiken van resultaten. Het geeft een gevoel van voldoening. Met het delen van resultaten geef je iedereen het gevoel: dit hebben wij samen toch maar mooi bereikt. Het zal meer samenhang creëren. En op zijn Hollands gezegd: “het geeft een WIJ gevoel”.

En zet het functioneren van de vergadering eens op de agenda. Misschien moet de agenda dan eens alleen dit punt bevatten. Ga open en eerlijk de discussie aan. Wat gaat er goed en wat gaat er misschien wat minder? Door regelmatig kritisch te kijken naar de vergadering hou je de mensen scherp en betrokken. Maar geef vooral positieve feedback. Het is niet de bedoeling mensen af te branden of te beschadigen. Het is van groot belang dat een ieder zich gehoord voelt. Het geeft het gevoel dat een ieders mening van belang is.

Vergaderen en samenwerken in de OR

De samenwerking van de OR tijdens de vergadering is niet wezenlijk anders dan bij gewone vergaderingen. Het voorgaande is ook van toepassing op de OR. Maar de OR heeft behalve de interne samenwerking nog een belangrijk samenwerkingsverband, namelijk met de bestuurder.

De DB van de OR en samenwerking met de bestuurder

Dit betekent in de praktijk dat de samenwerking  goed moet lopen met de bestuurder. Aangezien de OR alleen een adviesfunctie heeft, is het belangrijk dat de samenwerking tussen OR en bestuurder soepel verloopt. Het is goed om te onthouden dat de OR de belangen van het personeel vertegenwoordigd, maar dat ook het belang van de onderneming niet uit het oog moet worden verloren. Dat geldt natuurlijk omgekeerd ook voor de bestuurder. Natuurlijk zijn de belangen van het bedrijf of organisatie belangrijk. Maar ook de belangen van het personeel kan deze niet zomaar opzij schuiven. Een goede relatie tussen OR en bestuurder zal de organisatie verder brengen. Een verstoorde relatie zal de samenwerking danig in de weg staan en zal onvrede geven. Sterker nog: het kan ontaarden in een conflictsituatie en een verdeling in kampen te weeg brengen.

Wie is de bestuurder?

De bestuurder is degene die namens de organisatie het overleg voert met het Dagelijks Bestuur(DB) van de OR. Die bestuurder kan de algemeen directeur zijn of de gemeentesecretaris, een secretaris generaal  bij een departement of een griffier bij provinciale staten of een lid van de raad van bestuur.

In overlegvergaderingen komen deze partijen bij elkaar. Als DB van een OR is het belangrijk dat je een goed beeld van de bestuurder hebt. Wie is hij als persoon? Heeft de bestuurder een dominante persoonlijkheid? Luistert hij goed? Of is hij alleen maar zelf aan het woord. Een goed beeld van de bestuurder kan helpen bij het overleg. Je kunt anticiperen op de persoonlijkheid van de bestuurder en hierdoor het overleg soepeler laten verlopen.

Tips voor de DB van de OR voor het overleg met de bestuurder

Ken je bestuurder. Probeer je een goed beeld van hem te vormen. Het helpt enorm als je weet met wie je te maken hebt.
Bereid een overlegvergadering goed voor. Dit houdt in dat de agendapunten van tevoren bekend moeten zijn. Ook die van de bestuurder. Je komt dan niet voor verrassingen te staan en kun je de vergadering ook goed inhoudelijk voorbereiden.
Het komt nogal eens voor dat er tegen de bestuurder wordt opgekeken. Daar is niets mis mee, maar wel als je daardoor als OR niet tegen hem in durft te gaan. Durf op een nette manier te onderbreken. Zeker als de bestuurder lang van stof is en zelf graag aan het woord is. Je kunt bijvoorbeeld zijn visie wat proberen te samenvatten bij een onderbreking van de bestuurder. Hierdoor blijft het begrijpelijk en krijg je zelf ook de kans met inhoudelijke argumenten komen.

De OR en de Rector Magnificus

Bij een universiteit hadden ze een zeer dominante rector magnificus. De OR had het idee dat er niets bereikt werd en dat ze eigenlijk niets in te brengen hadden. Dat leek niet alleen zo, maar dat was ook zo. De energie bij de OR stond op een zeer laag pitje. De animo om zitting te nemen in de OR was minimaal.

Tot er een nieuwe voorzitter kwam. Zij wilde de schouders er onder zetten en echt iets bereiken met de OR. Door een goede profielbeschrijving van de rector hebben we gekeken hoe haar strategie zou kunnen zijn. Door heel bewust te kijken naar haar eigen communicatie ten opzichte van de communicatie van de rector heeft zij stappen gemaakt. Door te durven onderbreken, door regelmatig samen te vatten en de vergaderingen niet meer van de rector af te laten hangen, maar zelf initiatieven te nemen, werd ze iemand om rekening mee te houden. Langzaam maar zeker veranderde de houding van de rector ten opzichte van de OR. Hij begreep dat dit een orgaan was waar hij rekening mee diende te houden. De verhoudingen verliepen steeds beter doordat er nu echt sprake was van communicatie naar beide kanten in plaats van eenrichtingsverkeer. Hierdoor werden ook resultaten behaald en werd de OR weer geïnspireerd. Het zal mij niet verbazen als hierdoor zich ook weer makkelijker nieuwe kandidaten melden voor de OR.

Welke vaardigheden heb je nodig bij vergaderingen/OR

Goede communicatieve vaardigheden zijn onontbeerlijk in vergaderland en ook essentieel voor een goede samenwerking. Ik zet er een aantal voor je op een rijtje:

  • Goed kunnen luisteren. Actief luisteren in een vergadering kan echt een openbaring zijn. Je “hoort ”echt wat er gezegd wordt, maar je hoort ook wat er niet gezegd wordt.
  • Je laat iemand uitpraten. Dat is niet altijd makkelijk, want je bent heel erg geneigd om er tegenin te gaan als je het niet met de spreker eens bent. Toch loont wachten de moeite. Je kunt dan vast tegenargumenten bedenken.
  • Goed kunnen argumenteren. Daar hoort ook bij de tegenargumenten weg te kunnen redeneren. Argumenteren hoort bij discussiëren, maar ook bij debatteren. Sterke argumenten zijn noodzakelijk voor een goede inhoudelijke discussie.
  • Speel niet op de man, maar hou je bij het onderwerp. Een discussie als: “ja, maar jij….” Of “jij vind altijd….”zal je nooit verder brengen. Respectvol met elkaar om gaan is een belangrijk uitgangspunt bij vergaderingen.
  • Ook als je niets zegt, communiceer je wel degelijk. Iemand die onderuit gezakt zit en verveeld met zijn telefoon zit te spelen, vind de vergadering blijkbaar niet interessant genoeg. Let dus op non verbale signalen.

Uiteraard zijn dit slechts een klein aantal voorbeelden. Maar wees je ervan bewust dat communicatie heel erg belangrijk is bij vergaderingen.

Bij de OR speelt ook nog de communicatie naar buiten toe een rol. Hoe communiceer je met je achterban? Hoe communiceer je met de bestuurder? Kijk eens kritisch naar je eigen vergaderingen.

  • Zijn de vergaderingen zinvol?
  • Zou de frequentie hoger moeten of juist lager?
  • Zijn er verbeterpunten?
  • Hoe is mijn eigen rol? Breng ik voldoende in en hoe communiceer ik?
  • Worden er voldoende besluiten genomen of wordt er heel veel doorgeschoven?

Goed en zinvol vergaderen is nog best lastig. Hoewel de wereld om ons heen in snel tempo verandert is onze manier van vergaderen vaak hetzelfde gebleven. Door eens te kijken of het anders kan of beter, efficiënter en effectiever kunnen vaak verrassende resultaten worden behaald. Een goede samenwerking brengt je nog een stap verder. Het houdt je scherp, betrokken en creëert een teamgevoel. We doen het samen!

 Overigens wil ik hierbij nog aan toevoegen dat “hij” in het artikel ook vervangen kan worden door “zij”. Wilt u meer weten over communiceren in OR/vergaderingen/ medezeggenschapsraad, effectiever en efficiënter OR/vergaderen/medezeggenschapsraad? Of wilt u iets anders op het gebied van vergaderen, maar wat hier niet genoemd wordt?

Training vergadertechnieken

De Steven verzorgt de training effectief vergaderen.

Training effectief vergaderen

Training doelgericht vergaderen

De Steven verzorgt de training doelgericht vergaderen voor deelnemers en voorzitters van vergaderingen.

Auteur

Dit artikel is geschreven door Gea van der Veen.

Gea van der Veen: presentatietrainer, spreekcoach, verliesexpert