home / team organisatie / effectief vergaderen / vergadering samenwerken

Samenwerken tijdens vergaderingen

Vergaderen staat of valt met een goede samenwerking onderling. Ieder doet zijn of haar taak zoals is afgesproken, de vergadering is zinvol en interessant en alles gaat van een leien dakje. Dat is natuurlijk een utopie. De praktijk leert dat het meestal heel anders gaat en dat, hoe groot de vergadering ook is, de daadwerkelijke uitvoering heel vaak neerkomt op dezelfde mensen. Binnen vergadercultuur en vergaderkwaliteit is dat een bekend probleem: deelnemers zijn wel aanwezig, maar dat betekent nog niet dat er ook werkelijk wordt samengewerkt.

Wat doe je bij gebrek aan samenwerking tijdens een vergadering?

Wat de oorzaak ook is, maak het vooral bespreekbaar en betrek iedereen bij de vergadering. Zorg dat iedere mening als waardevol wordt gezien, maar spreek elkaar ook aan op verantwoordelijkheid. Als iemand zich stelselmatig stilhoudt, stel dan eens rechtstreeks een vraag: wat vind jij ervan? Werk vooral aan het opbouwen van vertrouwen in elkaar, want zonder vertrouwen bereik je weinig. Dat betekent niet dat iedereen het voortdurend met elkaar eens moet zijn. Juist verschil van mening kan een vergadering verder helpen, zolang mensen bereid zijn naar elkaar te luisteren en samen naar een resultaat toe te werken.

Waarom zijn verantwoordelijkheid en afspraken belangrijk voor samenwerking?

Samenwerken houdt niet op zodra de vergadering afgelopen is. Tijdens het overleg worden besluiten genomen, taken verdeeld en afspraken gemaakt. Als vervolgens steeds dezelfde mensen het werk uitvoeren terwijl anderen hun afspraken laten liggen, ontstaat vanzelf irritatie. Spreek daarom duidelijk af wie wat doet en kom daarop terug. Een deelnemer die tijdens de vergadering enthousiast instemt maar daarna nooit iets uitvoert, levert uiteindelijk weinig bijdrage aan het gezamenlijke resultaat. Goed samenwerken betekent ook verantwoordelijkheid nemen voor wat je hebt toegezegd.

Hoe vergroot je het wij-gevoel tijdens vergaderingen?

Van belang is om resultaten terug te koppelen naar de vergadering. Uiteindelijk is dit het doel: resultaten bereiken. Het geeft voldoening wanneer je kunt laten zien wat er dankzij het overleg daadwerkelijk is gebeurd. Met het delen van resultaten geef je iedereen het gevoel: dit hebben wij samen toch maar mooi bereikt. Het zal meer samenhang creëren en, op zijn Hollands gezegd, een wij-gevoel geven. Mensen raken gemakkelijker betrokken wanneer zij zien dat hun overleg niet alleen woorden oplevert, maar ook werkelijk iets in beweging zet.

Waarom moet je het functioneren van de vergadering zelf bespreken?

Zet het functioneren van de vergadering eens op de agenda. Misschien moet de agenda dan zelfs een keer alleen dit punt bevatten. Ga open en eerlijk de discussie aan: wat gaat er goed en wat gaat er minder? Krijgt iedereen voldoende ruimte? Worden afspraken nagekomen? Zijn de juiste mensen aanwezig? Door regelmatig kritisch naar de vergadering te kijken, houd je mensen scherp en betrokken. Geef daarbij ook positieve feedback. Het is niet de bedoeling mensen af te branden of te beschadigen. Het is van groot belang dat iedereen zich gehoord voelt en ervaart dat zijn of haar bijdrage ertoe doet.

Welke rol speelt communicatie bij samenwerken tijdens vergaderingen?

Goede communicatieve vaardigheden zijn onontbeerlijk in vergaderland en essentieel voor een goede samenwerking. Je moet kunnen luisteren, argumenteren, vragen stellen en reageren op een andere mening zonder onmiddellijk op de persoon te spelen. Ook als je niets zegt, communiceer je. Iemand die onderuitgezakt zit en verveeld met de telefoon bezig is, geeft eveneens een boodschap af. Meer hierover lees je bij communicatie tijdens vergaderingen.

• Luister actief naar wat een ander zegt.
• Laat iemand uitpraten, ook wanneer je het niet met diegene eens bent.
• Stel vragen wanneer je iets niet begrijpt.
• Argumenteer inhoudelijk en geef ruimte aan tegenargumenten.
• Speel niet op de persoon maar houd je bij het onderwerp.
• Let op non-verbale signalen tijdens het overleg.
• Vat samen wanneer dat helpt om duidelijkheid te krijgen.
• Spreek elkaar aan op verantwoordelijkheid en gemaakte afspraken.

Wat betekent samenwerken tijdens vergaderingen van de ondernemingsraad?

De samenwerking binnen de OR tijdens de vergadering is niet wezenlijk anders dan bij andere vergaderingen. Ook daar gaat het om voorbereiding, luisteren, argumenteren, verantwoordelijkheid nemen en afspraken nakomen. Maar de ondernemingsraad heeft daarnaast een belangrijk samenwerkingsverband met de bestuurder. Binnen ondernemingsraad en personeelsvertegenwoordiging heeft dat overleg een eigen dynamiek. De OR behartigt de belangen van medewerkers en heeft verschillende medezeggenschapsrechten, terwijl de bestuurder verantwoordelijkheid draagt voor de organisatie. Juist daarom is een werkbare relatie belangrijk. Een verstoorde verhouding kan de samenwerking danig in de weg staan en uiteindelijk leiden tot kampen, wantrouwen en conflict.

Hoe werk je als OR samen met de bestuurder?

Als dagelijks bestuur van een OR is het belangrijk dat je een goed beeld van de bestuurder hebt. Wie is hij of zij als persoon? Heeft de bestuurder een dominante persoonlijkheid? Luistert de bestuurder goed of is die vooral zelf aan het woord? Een goed beeld kan helpen bij het overleg. Je kunt beter anticiperen op de communicatiestijl van de bestuurder zonder jezelf daarbij weg te cijferen. Bereid een overlegvergadering goed voor, zorg dat de agendapunten vooraf bekend zijn en weet als OR wat je wilt bereiken. Kijk niet zo tegen de bestuurder op dat je niet meer durft tegen te spreken. Durf op een nette manier te onderbreken, vat een lang betoog samen en kom vervolgens met jouw eigen inhoudelijke argumenten.

Wat leert het voorbeeld van de OR en de rector magnificus?

Bij een universiteit hadden ze een zeer dominante rector magnificus. De OR had het idee dat er niets bereikt werd en dat ze eigenlijk niets in te brengen hadden. Dat leek niet alleen zo, maar dat was ook zo. De energie bij de OR stond op een zeer laag pitje en de animo om zitting te nemen in de OR was minimaal. Tot er een nieuwe voorzitter kwam. Zij wilde de schouders eronder zetten en echt iets bereiken met de OR. Door een goede profielbeschrijving van de rector hebben we gekeken wat haar strategie kon zijn. Ze keek bewust naar haar eigen communicatie ten opzichte van de communicatie van de rector en maakte daardoor stappen.

Door te durven onderbreken, regelmatig samen te vatten en de vergaderingen niet meer van de rector af te laten hangen maar zelf initiatieven te nemen, werd ze iemand om rekening mee te houden. Langzaam maar zeker veranderde de houding van de rector ten opzichte van de OR. Hij begreep dat dit een orgaan was waar hij rekening mee diende te houden. De verhoudingen werden beter doordat er nu echt sprake was van communicatie naar beide kanten in plaats van eenrichtingsverkeer. Hierdoor werden ook resultaten behaald en raakte de OR weer geïnspireerd.

Hoe communiceert de OR met de achterban?

Bij de OR speelt niet alleen de samenwerking aan de vergadertafel. Ook de communicatie met medewerkers is van belang. Welke signalen haal je op? Wat vertel je terug? En weten medewerkers eigenlijk waarmee de OR bezig is? De OR kan intern uitstekend samenwerken en toch het contact met de achterban kwijtraken. Daarom hoort ook communicatie met de achterban bij goed functioneren van de medezeggenschap.

Welke vragen helpen om samenwerking tijdens vergaderingen te verbeteren?

Kijk eens kritisch naar je eigen vergaderingen. Zijn ze zinvol? Zou de frequentie hoger moeten of juist lager? Zijn er verbeterpunten? Hoe is jouw eigen rol? Breng je voldoende in en hoe communiceer je? Worden er voldoende besluiten genomen of wordt er heel veel doorgeschoven? Goed en zinvol vergaderen is nog best lastig. Hoewel de wereld om ons heen in snel tempo verandert, is onze manier van vergaderen vaak hetzelfde gebleven. Door eens te kijken of het anders, beter, efficiënter en effectiever kan, worden vaak verrassende resultaten behaald. Een goede samenwerking brengt je nog een stap verder. Het houdt je scherp, betrokken en creëert een teamgevoel. We doen het samen!

Veelgestelde vragen over samenwerken tijdens vergaderingen

Goede samenwerking tijdens een vergadering ontstaat niet vanzelf. De voorzitter heeft invloed op het proces, maar deelnemers dragen zelf verantwoordelijkheid voor hun voorbereiding, inbreng, gedrag en de uitvoering van afspraken.

Wat doe je als steeds dezelfde mensen het werk uitvoeren?

Maak zichtbaar welke afspraken zijn gemaakt en wie waarvoor verantwoordelijk is. Bespreek het wanneer taken structureel bij dezelfde mensen terechtkomen of wanneer deelnemers hun toezeggingen niet nakomen. Anders wordt samenwerken al snel een systeem waarin een paar mensen trekken en de rest toekijkt.

Hoe krijg je stille deelnemers meer betrokken?

Vraag eerst waarom iemand weinig inbrengt. Stel vervolgens gerichte vragen en geef ruimte om te antwoorden. Niet iedereen hoeft evenveel te praten, maar wanneer iemand structureel nauwelijks deelneemt terwijl zijn of haar kennis wel nodig is, moet je dat bespreekbaar maken.

Moet iedereen het met elkaar eens zijn om goed samen te werken?

Nee. Verschil van mening hoort bij samenwerking en kan de kwaliteit van besluiten juist vergroten. Het gaat erom dat deelnemers inhoudelijk met verschillen kunnen omgaan, naar elkaars argumenten luisteren en na besluitvorming weten hoe zij verdergaan.

Wat doe je als conflicten de samenwerking tijdens de vergadering verstoren?

Maak onderscheid tussen een inhoudelijk verschil en een conflict dat de vergadering begint te beheersen. Geef ruimte aan een stevige discussie, maar grijp in wanneer mensen op de persoon spelen of oude spanningen ieder onderwerp overnemen. Dan kan het nodig zijn het conflict apart te bespreken.

Waarom helpt het om resultaten terug te koppelen?

Omdat deelnemers dan zien waarvoor zij het allemaal doen. Wanneer afspraken, ideeën en besluiten tot zichtbaar resultaat leiden, versterkt dat betrokkenheid en het gevoel van gezamenlijke verantwoordelijkheid. Dit hebben wij samen toch maar mooi bereikt. Daar ontstaat het wij-gevoel van.