home / team organisatie / effectief vergaderen / secretaris vergadering

De secretaris van de vergadering

Bij veel vergaderingen speelt de secretaris een belangrijke rol. De secretaris is nauw verbonden met de voorzitter en samen moeten ze een goed team vormen om een vergadering in goede banen te leiden. Bij het thema voorbereiding, rollen en verslaglegging gaat het daarom ook over de vraag wat de secretaris vóór, tijdens en na de vergadering doet. In een ver verleden had de secretaris, of in veel gevallen de secretaresse, vooral tot taak de vergadering te notuleren en voor de koffie te zorgen. Tegenwoordig komt er bij het goed uitvoeren van deze rol wel heel wat meer kijken.

Hoe werken voorzitter en secretaris samen?

Voorzitter en secretaris moeten vooraf goed afstemmen. Wat staat er op de agenda? Welke stukken ontbreken nog? Welke onderwerpen vragen extra voorbereiding? Wie bewaakt tijdens de vergadering de tijd, wie legt besluiten vast en wie houdt na afloop de actiepunten bij? Wanneer voorzitter en secretaris ieder aannemen dat de ander iets regelt, ontstaat precies het soort verwarring dat een goede voorbereiding had moeten voorkomen. De voorzitter richt zich vooral op het verloop van de vergadering en de secretaris zorgt dat informatie, afspraken en besluiten goed worden georganiseerd en vastgelegd.

Hoe bereid je als secretaris een vergadering voor?

Een goede secretaris begint niet pas met werken wanneer de voorzitter de vergadering opent. Controleer vooraf de agenda, verzamel stukken, kijk welke acties uit de vorige vergadering nog openstaan en zorg dat deelnemers tijdig beschikken over de informatie die zij nodig hebben. Stem met de voorzitter af welke onderwerpen een besluit vragen en waar bijzondere aandacht nodig is. Juist door die voorbereiding hoeft tijdens de vergadering minder te worden uitgezocht.

Hoe maak je goede notulen van een vergadering?

Het notuleren van een vergadering is nog niet zo eenvoudig. Zeker als je net begint als secretaris zul je je eerst het jargon en taalgebruik van de organisatie of het vakgebied eigen moeten maken. Voor goede notulen moet je bovendien onderscheid kunnen maken tussen hoofd- en bijzaken. In een discussie hoef je niet ieder woord van iedere deelnemer vast te leggen. Belangrijk is dat de essentie van het gesprek, relevante argumenten, besluiten en gemaakte afspraken herkenbaar terugkomen.

Wat leg je vast in een besluitenlijst of actiepuntenlijst?

In de verslaglegging moeten afspraken en besluiten zo duidelijk staan dat deelnemers later niet opnieuw hoeven te discussiëren over wat er eigenlijk bedoeld was. Vaak wordt aan de notulen een actiepuntenlijst gekoppeld. Daarin staat welke actie nodig is, wie daarvoor verantwoordelijk is en wanneer er iets moet gebeuren. Tijdens de volgende vergadering kan vervolgens worden bekeken welke acties zijn uitgevoerd en welke nog openstaan. Meer hierover lees je bij verslaglegging van werkoverleg en vergaderingen.

Moet een secretaris alles opschrijven wat tijdens de vergadering wordt gezegd?

Nee. Dat is juist een belangrijke valkuil. Een verslag is geen uitgeschreven geluidsopname. Wanneer een discussie twintig minuten duurt, moet de secretaris kunnen bepalen wat daarvan relevant is voor het uiteindelijke verslag. Wat was het onderwerp? Welke belangrijke gezichtspunten speelden mee? Wat is geconcludeerd of besloten? Welke afspraken zijn gemaakt? Wie probeert ieder uitgesproken woord te vangen, loopt het risico dat de essentie juist verdwijnt in een enorme hoeveelheid tekst.

Wat is een ambtelijk secretaris van de ondernemingsraad?

Bij ondernemingsraden kan een ambtelijk secretaris worden ingezet voor professionele ondersteuning. Deze functionaris is geen gekozen OR-lid, maar ondersteunt de medezeggenschap bijvoorbeeld bij organisatie, procedures, voorbereiding, verslaglegging en beleidsmatige of adviserende werkzaamheden. De precieze invulling verschilt per organisatie en functie. Er bestaat ook een beroepsvereniging voor ambtelijk secretarissen: VASMO, de Vereniging Ambtelijk Secretarissen Medezeggenschapsorganen.

Welke taken kan een ambtelijk secretaris hebben?

Het werk van de ambtelijk secretaris kan veel verder gaan dan agenda's versturen en notuleren. Denk aan secretariële, administratieve en coördinerende werkzaamheden, beleidsvoorbereiding en advisering van de medezeggenschap. Daarmee kan de ambtelijk secretaris een belangrijke schakel worden tussen inhoud, procedures en organisatie. Juist daarom moet duidelijk zijn welke verantwoordelijkheid bij de OR zelf blijft en welke ondersteuning van de ambtelijk secretaris wordt verwacht.

Wat leert het voorbeeld van Henk over de verantwoordelijkheid van een secretaris?

Henk was nog niet zo lang benoemd als ambtelijk secretaris van een medische faculteit. Hij werkte drie dagen per week bij deze organisatie en daarnaast twee dagen bij een ideële organisatie als ambtelijk secretaris. In het begin ging alles prima. Maar na een aantal maanden viel op hoe Henk taken die hij minder interessant vond steeds voor zich uitschoof. Eerst werd dat nog geaccepteerd omdat gedacht werd dat hij nog niet thuis was in de materie. Na verloop van tijd begon het vooral de voorzitter te irriteren en zij werd hierdoor gehinderd in de uitvoering van haar eigen taken. Met als gevolg dat zij werkzaamheden van de secretaris ging overnemen. In een traject met de voorzitter kwam zij tot het besef dat deze taken helemaal niet bij haar hoorden. Stilzwijgend waren ze in haar takenpakket terechtgekomen terwijl ze al tot over haar oren in het werk zat. Ze heeft geprobeerd met Henk te praten en hem te helpen, maar er veranderde niets. Uiteindelijk is besloten de samenwerking te beëindigen. Op een secretaris moet je als voorzitter kunnen rekenen. Op hem of haar aan kunnen. Jammer genoeg lukte dat met Henk niet.

Welke competenties heeft een goede secretaris nodig?

Ik noem het voorbeeld van Henk omdat een secretaris ook de eigen werkzaamheden effectief moet kunnen bewaken en controleren. Niet alleen achter de actiepunten van anderen aanlopen, maar ook zelf leveren wat is afgesproken. Daarnaast moet een goede secretaris kunnen plannen en organiseren, aandacht hebben voor details, hoofd- en bijzaken onderscheiden, zorgvuldig communiceren en flexibel kunnen omgaan met wat tijdens een vergadering gebeurt. Voor een ambtelijk secretaris komt daar bij dat hij of zij voldoende inzicht moet hebben in de organisatie, medezeggenschap en belangen die spelen.

• Goed kunnen plannen en organiseren.
• Aandacht hebben voor details zonder de hoofdlijn kwijt te raken.
• Hoofd- en bijzaken kunnen onderscheiden.
• Afspraken en besluiten helder kunnen vastleggen.
• Procedures, termijnen en actiepunten kunnen bewaken.
• Goed kunnen samenwerken met voorzitter en deelnemers.
• Zorgvuldig en duidelijk kunnen communiceren.
• De eigen werkzaamheden en afspraken bewaken.

Wat is het verschil tussen de rol van voorzitter en secretaris?

De rollen liggen dicht bij elkaar, maar zijn niet hetzelfde. De voorzitter leidt het overleg, bewaakt het proces, geeft deelnemers ruimte en stuurt waar nodig richting een conclusie of besluit. De secretaris ondersteunt het proces door voorbereiding, informatie, verslaglegging en opvolging goed te organiseren. Sommige competenties overlappen. Zowel voorzitter als secretaris moeten goed kunnen samenwerken, communiceren, organiseren en resultaatgericht handelen. Maar de voorzitter moet niet stilzwijgend het werk van de secretaris gaan overnemen en andersom evenmin.

Veelgestelde vragen over de secretaris van een vergadering

De precieze rol van de secretaris verschilt per overleg en organisatie. De kern blijft dat voorbereiding, verslaglegging en opvolging zo worden georganiseerd dat voorzitter en deelnemers weten waar zij aan toe zijn.

Moet iedere vergadering een secretaris hebben?

Nee. Bij een kort en praktisch overleg kan de voorzitter of een deelnemer soms zelf de besluiten en acties vastleggen. Naarmate een vergadering formeler, groter of ingewikkelder wordt, kan een aparte secretaris veel waarde toevoegen.

Is de secretaris verantwoordelijk voor de agenda?

De secretaris kan de agenda voorbereiden en agendapunten verzamelen, maar de voorzitter blijft meestal nauw betrokken bij de inhoud en volgorde. Maak vooraf duidelijke afspraken over wie waarvoor verantwoordelijk is.

Moet een secretaris uitgebreide notulen maken?

Niet altijd. Soms is een besluiten- en actielijst voldoende. Bij andere vergaderingen is een uitgebreider verslag nodig. Kies de vorm die past bij het doel, de formele eisen en de behoefte om later te kunnen reconstrueren wat besproken en besloten is.

Wie bewaakt de actiepunten na de vergadering?

De secretaris kan de actiepuntenlijst beheren en signaleren welke afspraken nog openstaan. Dat betekent niet dat de secretaris verantwoordelijk wordt voor de uitvoering van alle acties. De persoon aan wie een actie is toegewezen blijft zelf verantwoordelijk voor uitvoering.

Wat maakt voorzitter en secretaris tot een goed team?

Duidelijke taakverdeling, goede afstemming en op elkaar kunnen rekenen. Beiden moeten weten wat de ander doet en waar hun eigen verantwoordelijkheid begint en eindigt. Wanneer voorzitter en secretaris elkaar goed aanvullen, ontstaat meer rust vóór, tijdens en na de vergadering.