Loading ...

Direct informatie? 0528 23 60 30

Of mail naar planning@desteven.nl

De secretaris van de vergadering

Een vergadering kan niet zonder een secretaris. De secretaris is onlosmakelijk verbonden met de voorzitter. Samen moeten ze een goed team vormen om een vergadering in goede banen te laten verlopen. In een ver verleden had de secretaris, of in de meeste gevallen was het een dame: de secretaresse dus, vooral tot taak de vergadering te notuleren en voor de koffie te zorgen. Tegenwoordig komt er bij het goed uitvoeren van de taken van een secretaris wel heel wat meer kijken.

Taken van een secretaris

Een aantal taken van een secretaris zijn:

  • uitnodigen van de deelnemers.
  • agenda voorbereiden
  • notuleren van de vergadering
  • toesturen van agendastukken
  • de correspondentie verzorgen
  • verslaglegging
  • bewaken procedures
  • bewaken en vastleggen actiepunten

Secretaris van de vergadering

Training vergadertechnieken

De Steven verzorgt de training effectief vergaderen.

Training effectief vergaderen

Training doelgericht vergaderen

De Steven verzorgt de training doelgericht vergaderen voor deelnemers en voorzitters van vergaderingen.

Notuleren van een vergadering

Het notuleren van een vergadering is nog niet zo eenvoudig. Zeker als je net begint als secretaris zul je je eerst het jargon en taalgebruik moeten eigen maken. Ieder vakgebied heeft zijn eigen vakjargon. Daar moet je als secretaris eerst aan wennen.

In de notulen moeten alle afspraken die in de vergadering zijn gemaakt worden vastgelegd. Vaak wordt hieraan een actiepuntenlijst gekoppeld. Iedere deelnemer kan dan zien wanneer en welke actie moet worden genomen. In de volgende vergadering wordt dan weer gekeken welk actiepunt is afgedaan die kan worden verwijderd van de actiepuntenlijst.

Voor goede notulen is noodzakelijk dat de secretaris een goed onderscheid kan maken tussen hoofd- en bijzaken. Dit houdt in dat je moet weten wat er wel en niet moet worden vastgelegd. In discussies bijvoorbeeld is van belang dat de essentie van de discussie wordt weergegeven en niet wat ieder individu aan de discussie heeft bijgedragen.

De secretaris van de OR/ de ambtelijk secretaris

In grote organisaties is het gebruikelijk dat er voor de OR een ambtelijk secretaris wordt benoemd. Deze wordt vaak benoemd als er te weinig vakbekwame kennis is of als er simpelweg te weinig tijd beschikbaar is om de functie goed te kunnen uitoefenen.

Deze secretaris wordt dus niet gekozen maar wordt benoemd. Vandaar ook de toevoeging “ambtelijk”. Dit toevoegde OR-lid heeft geen stemrecht en officieel ook geen spreekrecht.

Het takenpakket van de ambtelijk secretaris

Er bestaat een landelijke beroepsorganisatie voor ambtelijk secretarissen: VASMO (de Vereniging Ambtelijk Secretarissen Medezeggenschapsorganen). De vereniging zet zich in voor professionalisering van ambtelijke secretarissen en heeft op dit moment zo’n 550 leden.

Deze VASMO onderscheidt 3 taakcategorieën voor de ambtelijk secretaris:

  • De secretariële, administratieve en coördinerende taken.
  • Beleidsvoorbereidende taken: de ambtelijke secretaris houdt zich ook bezig met beleidsmatige taken.
  • Adviserende taken: je kunt de ambtelijk secretaris zien als de beleidsmedewerker van de OR

Het zijn met name de taken uit categorie 2 en 3 waarmee de ambtelijk secretaris zich onderscheidt van de “gewone ”secretaris.

Henk is nog niet zo lang geleden benoemd als ambtelijk secretaris van een medische faculteit. Henk is 3 dagen per week benoemd bij deze organisatie en hij werkt ook 2 dagen bij een ideële organisatie als ambtelijk secretaris. In het begin gaat alles prima. Maar na een aantal maanden valt op hoe Henk taken die hij niet zo interessant vindt, steeds voor zich uitschuift. In het begin wordt het nog geaccepteerd, omdat er gedacht wordt dat hij nog niet thuis is in de materie. Echter na verloop van tijd begint het vooral de voorzitter te irriteren. Zij wordt hierdoor gehinderd in de uitvoering van haar taken. Met als gevolg dat zij taken van de secretaris gaat overnemen. In een traject dat ik had met de voorzitter kwam zij tot het besef dat deze taken niet bij haar horen maar bij de secretaris. Stilzwijgend was dit tot haar takenpakket gaan behoren. En dat terwijl ze al tot over haar oren in het werk zat. Ze heeft geprobeerd met Henk te praten, hem te helpen, maar er veranderde niets. Uiteindelijk is besloten de samenwerking met de secretaris te beëindigen. Op een secretaris moet je als voorzitter kunnen rekenen. Op hem aan kunnen. Jammer genoeg lukte dit met Henk niet.

Ik noem dit voorbeeld omdat een van de leidinggevende competenties van een secretaris is het effectief bewaken en controleren van de eigen werkzaamheden. Dus niet alleen van de OR-leden, maar ook van zichzelf. Helaas voldeed Henk hier niet aan.

Andere leidinggevende competenties van de ambtelijk secretaris zijn:

  • Hij/zij moet goed kunnen plannen en organiseren
  • Hij/zij moet aandacht voor details hebben
  • Hij/zij moet oog en oor hebben voor de wensen van de achterban en van daaruit handelen.
  • Hij/zij moet flexibel zijn om zijn/haar gedrag bij te stellen om een doel te behalen

De competenties van de OR-secretaris zijn niet veel anders dan de competenties van de voorzitter. Deze liggen vooral op het vlak van samenwerken, communicatie, organisatiebreed denken en resultaatgerichtheid.

Training vergadertechnieken

De Steven verzorgt de training effectief vergaderen.

Training effectief vergaderen

Training doelgericht vergaderen

De Steven verzorgt de training doelgericht vergaderen voor deelnemers en voorzitters van vergaderingen.

Auteur

Dit artikel is geschreven door Gea van der Veen.

Gea van der Veen: presentatietrainer, spreekcoach, verliesexpert


Bekijk alle e-books

e-books

  • Analysevaardigheden
  • Authentiek communiceren
  • Burn-out: een error in je lijf!
  • Conflicthantering
  • De kwaliteitenbibliotheek: 163 kwaliteiten uitgebreid beschreven
  • Delegeren en loslaten
  • Hoe ga je met je tijd om?
  • Hoogbegaafd: probleemgeval of gave?
  • Hoogsensitief: label of labiel?
  • Jezelf kwijtraken en jezelf hervinden
  • Leiderschap in ontwikkeling
  • Luister en zie mij: het diagnostisch gesprek met hoogbegaafde kinderen!
  • Persoonlijike ontwikkeling dat doe jezelf
  • Talenten en kwaliteiten: jouw houvast en zekerheid!
  • Verbeterplan bij disfunctioneren
  • Willen is minder moeten
  • Word assertief: doorbreek de vicieuze cirkel!
  • Zelfdoding: van heilige huisjes naar veilige huisjes
  • Zelfvertrouwen: mag ik er twee kilo bij?

Bekijk alle e-books

Jezelf kwijtraken en jezelf hervinden

Bestel dit e-book (PDF) via de webshop! Titel: Jezelf kwijtraken & jezelf hervinden.

Ebook jezelf kwijtraken

Meer informatie

Bekijk de podcastserie 'reis of bestemming'

Je kunt de volgende 4 podcast's al terugkijken.

  • Podcast 1: podcast met mijn kinderen: Opgroeien in een ondernemersgezin   
  • Podcast 2: podcast met Martin Dirks, de directeur die me 35 jaar geleden in dienst nam
  • Podcast 3: podcast met mijn kinderen: Acquisitie of inquisitie, vroeger en nu!   
  • Podcast 4: Groeien met de riemen die je hebt

Podcast beluisteren of bekijken?

Alfred Echten

Podcast: meegaan met de tijd of tegen de stroom in?

Donderdag a.s.  publiceren wij de vijfde podcast in de serie ‘Reis of bestemming’, die deze keer gaat over ‘meegaan met de tijd of tegen de stroom in’. Gast is Alfred Echten (algemeen directeur bij de Bork Groep (sloopwerken, sanering en duurzaamheid). We gaan in gesprek over de vraag: moet je nu meegaan met de tijd of moet je tegen de stroom ingaan? Ook hier zijn er sleutelwoorden: ondernemen en de noodzaak tot verandering, innovatie, vernieuwing.
Deze podcast gaat over leiderschap, organisatieontwikkeling, de harde en de zachte kant binnen  organisaties. 

Schrijf je (gratis) in op de wachtlijst en ontvang als eerste een mailtje zodra de podcast online staat!

Onze nieuwsbrief

Ben jij leer- en nieuwsgierig? Meld je dan aan voor onze nieuwsbrief!
Met jouw aanmelding ga je akkoord met onze privacyverklaring en het ontvangen van onze nieuwsbrief. Je kunt je natuurlijk op elk moment weer afmelden.

Telefonisch contact? Heb je vragen? Bel ons op 0528 23 60 30 en vraag naar Monique van Nuil.