Vrijblijvend adviesgesprek
Contact opnemen
Google+ Facebook Twitter Linkedin YouTube
Direct informatie? 0528 23 60 30
Of mail naar: info@desteven.nl
zoeken

De cyclus van personeelsgesprekken

Wilt u de interne communicatie optimaliseren dan is het van belang om aandacht te geven aan de cyclus van personeelsgesprekken binnen uw organisatie. Personeelsgesprekken bevorderen de communicatie met uw medewerkers.

Opzetten gesprekscyclus personeelsgesprekken

Communicatie structuren opzettenDe gesprekscyclus voor personeelsgesprekken opzetten, is een onderdeel van tweede stap voor de verbetering van de interne communicatie namelijk: communicatiestructuren opzetten. Het opzetten van personeelsgesprekken is in feite vormgeven aan het proces van functioneren. Een voortdurend proces dat in ieder geval aan de kerntaken van de leidinggevende mag worden toegeschreven. Iedere dag, iedere week en iedere maand gaat het binnen uw organisatie over ‘functioneren en beoordelen’.

Communicatiestructuren opzetten

Soorten personeelsgesprekken

Meerdere vormen en typen personeelsgesprekken zijn denkbaar. Belangrijk is dat u een structuur kiest die past bij uw organisatie.

Functieomschrijving en organisatiemodel: basis voor functioneren en beoordelen

Het ontwikkelen van een organisatiemodel met alle functiebeschrijvingen, verantwoordelijkheden en bevoegdheden is de basis voor alle personeelsgesprekken. Het is één van de onderdelen die aanwezig moeten zijn bij het optimaliseren van de interne communicatie.

Het verloop van personeelsgesprekken c.q. verslaglegging

Wat moet er aan de orde komen tijdens de personeelsgesprekken? Hoe moet de leidinggevende een personeelsgesprek voeren? Wilt u daarvoor een soort van format voor ontwikkelen als leidraad voor de gesprekken? Hoe moet de verslaglegging plaatsvinden? Moet er eenduidigheid ontstaat binnen uw organisatie?

Het selectiegesprek

Selectiegesprek gesprekscyclus organisatiesHet selectiegesprek wordt naar onze mening sterk onderschat in de gesprekkencyclus rond het functioneren en beoordelen van uw medewerker. Als u ergens geld kunt verdienen of geld kunt besparen is het door het trainen van uw leidinggevenden bij het voeren van effectieve selectiegesprekken.

  • Voorbereiding

    De voorbereiding van het sollicitatiegesprek is voor uw organisatie zeer belangrijk. De voorbereiding begint met het benoemen van wegingsfactoren aan de hand van het functieprofiel. Dat bepaalt namelijk de vragen die u stelt tijdens het gesprek en de informatie die u nodig hebt.

    U kunt op basis van het profiel en de CV van de kandidaat formuleren welke vragen u gaat stellen. Belangrijk is dat de vragen onderbouwd zijn.

    • Gebruik open vragen die ingaan op specifieke voorbeelden van vroeger gedrag. U zoekt iemand die ambitieus is en doortastend. Waaruit blijkt dat de kandidaat die tegenover u zit ambitieus en doortastend is? Kan hij/zij dat aan u duidelijk maken aan de hand van bijvoorbeeld eerdere functies?
    • Stel gerichte vragen en stel vragen die ‘ertoe doen’ en probeer niet alleen de capaciteiten van de kandidaat maar vooral ook de behoeften van de kandidaat vast te stellen.
  • Structuur opzetten voor het selectiegesprek

    Voor de verbetering van de selektiegesprekken is het belangrijk een format te ontwikkelen ter ondersteuning van de leidinggevenden of HRM professionals die het selectiegesprek voeren.

  • Training selectiegesprekken voeren

    De Steven heeft een training selectiegesprekken voeren ontwikkeld voor leidinggevenden, managers, directies en HRM professionals.

    Training selectiegesprekken voeren

Het aanstellingsgesprek

Het aanstellingsgesprek vindt plaats zodra u een kandidaat hebt geselecteerd waar u mee verder wilt. In dit gesprek biedt u de arbeidsovereenkomst aan en maakt u concrete afspraken over wanneer uw nieuwe medewerker kan beginnen en wat er van hem/haar verwacht wordt. In feite is het aanstellingsgesprek essentieel en een goede basis voor de daaropvolgende functionering- en beoordelingsgesprekken.

  • Wat moet u doen?

    • U deelt de indrukken van het selectiegesprek met uw nieuwe medewerker.  U benoemt waarom u voor deze medewerker hebt gekozen en ook waar mogelijke twijfels bij u ontstonden of waar u zaken als matig hebt ingeschat.
    • u maakt duidelijke afspraken over het functioneren en beoordelen van de medewerker.
    • u spreekt een inwerkprogramma af: U spreekt een duidelijke weg af hoe u denkt dat de medewerker per taak zich naar delegatieniveau BEKWAAM kan ontwikkelen.
    • u benoemt waarom u denkt dat de medewerker in de organisatiebehoeften kan voorzien en hoe de medewerker daarvoor kan zorgen.
    • u benoemt waarom u denkt dat de organisatie in de behoeften van de medewerker kan voorzien en hoe u daar als organisatie voor kunt zorgen.
    • u benoemt hoe u denkt dat u als leidinggevende de medewerker kunt faciliteren om ervoor te zorgen dat de medewerker in de organisatiebehoeften kan voorzien.
    • u maakt meteen duidelijke afspraken hoe en wanneer u het functioneren van de medewerker gaat beoordelen.
    • u zorgt voor de juiste verslaglegging en u voegt dit toe aan uw personeelsdossier.
  • Aanstelling is begin van de arbeidsrelatie

    De aanstelling van de medewerker is het begin van de formele arbeidsrelatie. Enkele tips:

    • zorg dat uw arbeidsovereenkomsten juridisch in orde zijn (en voldoen aan de huidige wetgeving)
    • verzamel de eerste gegevens voor uw personeelsdossier: diploma's, kopie ID kaart etc.
    • bespreek het inwerkprogramma met uw medewerker
    • verstrek alle gegevens aan de medewerker zoals het organigram, organisatiemodel, functie- en taakomschrijving, het personeelshandboek en laat de medewerker tekenen voor ontvangst
    • maak duidelijke afspraken over de eerste werkdag
    • maak een actielijst met punten die u voor de eerste werkdag nog moet regelen: telefoon, PC, werkplek, auto etc.

Planningsgesprek, doelstellingsgesprek en voortgangsgesprek

In sommige organisaties wordt gewerkt met het zogenaamde plannings of doelstellingsgesprek als eerste gesprek in de ontwikkel- en beoordelingscyclus. In dit gesprek maakt u duidelijk wat van de medewerker wordt verwacht en stelt u de doelen voor het komende jaar.

Het voortgangsgesprek  is bedoeld om de voortgang van de gemaakte afspraken en doelstellingen te bespreken en te bewaken.

Gespreksvaardigheden voor leidinggevenden

Zijn uw leidinggevenden voldoende gespreksvaardig in het voeren van personeelsgesprekken?

Gespreksvaardig in het voeren van personeelsgesprekken

Het functioneringsgesprek

FunctioneringsgesprekkenHet functioneringsgesprek is er op gericht om vast te stellen in wat voor mate wederzijdse behoeften (kunnen) worden vervuld. De kern voor het functioneringsgesprek is tweeledig:

  • u stelt samen met de medewerker vast in wat voor mate de medewerker in de organisatiebehoeften voorziet
  • u stelt samen met de medewerker vast in wat voor mate de organisatie in de behoeften van de medewerker voorziet
  • Tweezijdig

    Genoemde kenmerken maken het gesprek tweezijdig. Om meteen maar een misverstand uit de weg te nemen: de medewerker hoeft uw functioneren niet te beoordelen (dat doet uw leidinggevende wel), de medewerker moet aangeven of u voldoende en op de juiste wijze ondersteunt en faciliteert bij de toegekende taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden.

  • Voorwaarden voor het functioneringsgesprek

    Wil een functioneringsgesprek zinvol zijn dan moet voldaan worden aan de volgende voorwaarden:

    • u communiceert regelmatig met uw medewerker over de wijze waarop taken worden uitgevoerd en waarop in behoeften wordt voorzien.
    • het gesprek vindt plaats vanuit een duidelijke functieomschrijving
    • u hebt tijdens het aanstellingsgesprek een duidelijke routing bepaald hoe de medewerker zijn taken op delegatieniveau BEKWAAM kan leren uitvoeren.
    • u hebt samen met de medewerker doelstellingen en verwachte prestaties afgesproken.
    • u hebt zichzelf een beeld gevormd over het functioneren van de medewerker en u gaat niet af op geruchten van anderen
    • centraal staat de behoeften van de organisatie en van de medewerker en niet of u de medewerker graag mag of niet
    • u zorgt voor de juiste verslaglegging en u voegt dit toe aan uw personeelsdossier.

    Training functioneringsgesprekken

    De Steven verzorgt de training functioneringsgesprekken opmaat voor leidinggevenden.

    Training functioneringsgesprekken

Het beoordelingsgesprek

training cursus beoordelingsgesprekkenHet beoordelingsgesprek is een ander type gesprek dan het functioneringsgesprek. Waar het functioneringsgesprek gericht is op de toekomt daar wordt tijdens het beoordelingsgesprek het functioneren van de medewerker tijdens het afgelopen jaar beoordeeld en besproken.

  • Beoordelen of veroordelen?

    Beoordelen wil nog wel eens ontaarden in veroordelen, zo merken wij in de dagelijkse praktijk. Wanneer een beoordelingsgesprek ontaardt in een veroordelingsgesprek dan zal dat een negatieve invloed kunnen hebben op de motivatie van uw medewerker. Wat is het verschil?

    • Beoordelen op basis van gedrag: 'ik merk dat de afspraak om een offerte binnen 24 uur de deur uit te doen in 40% van de situaties niet wordt gehaald'.
    • Veroordelen: 'ik vind dat je nogal gemakzuchtig bent ingesteld omdat offertes in 40% van de situaties niet op tijd de deur uitgaan'.
  • Tips voor het Beoordelingsgesprek

    • Baseer u op feiten en laat u niet leiden door gevoelens en emoties. Ook niet door de gevoelens en emoties van de medewerker.
    • Begrijp dat een beoordelingsgesprek ook een gesprek is. Laat de medewerker zijn verhaal vertellen waarom iets heel goed ging of juist waarom iets niet gelukt is
    • Weet dat u het niet met elkaar eens hoeft te zijn. Belangrijk is dat u de medewerker kunt uitleggen waarom u tot deze beoordeling gekomen bent.
    • Begin het gesprek met de samenvatting of de eindbeoordeling en haal de spanning daardoor uit het gesprek
    • Wees eerlijk en duidelijk in uw communicatie: draai niet om de hete brij heen!
    • Maak heldere afspraken over de consequenties van de beoordeling en zorg voor de juiste verslaglegging ten behoeve van uw personeelsdossier.
    • Begrijp dat een beoordelingsgesprek voor uw medewerker spannend kan zijn: toon begrip wanneer er een slechte beoordeling is.
  • Wat is beoordelen?

    Heel eenvoudig: u hebt afspraken gemaakt met uw medewerker over wat er van hem/haar verwacht wordt. Tijdens het beoordelingsgesprek  bepaalt u welke afgesproken resultaten wel en niet zijn behaald.

  • Structuur bij beoordelingsgesprekken

    Structuur bij het voeren van beoordelingsgesprekken is voor de meeste leidinggeven van belang. Echter: handvatten voor leidinggevenden bij het beoordelen van medewerkers is ook erg wenselijk (voor de meeste leidinggevenden).

    Training beoordelingsgesprekken

    Bekijk onze training beoordelingsgesprekken.

    Training beoordelingsgesprekken

    Leerdoelen beoordelingsgesprekken

    Bekijk onze leerdoelen voor leidinggevenden over beoordelingsgesprekken. Bekijk: vraagbaak beoordelen van medewerkers.

Ontslaggesprek of Aanzeggesprek

Het aanzeggesprek is voor leidinggevenden niet de leukste taak. Zeker niet wanneer u de medewerker goed kent en een jarenlange relatie hebt opgebouwd. Hoe leuk u het ook kunt brengen, hoe aardig u ook bent: op het moment dat u iemand ontslag geeft, krijgt u zelden applaus.

  • AanzeggesprekkenBedreiging in behoeften

    De medewerker die ontslag krijgt, wordt bedreigd in zijn behoeftepatroon en dit zal heel veel emoties en dus verwijten kunnen oproepen. Onderschat vooral niet wat het met uzelf kan doen. Ook u kunt emotioneel behoorlijk geraakt worden door deze situatie.

  • Voorbereiding

    • zorg dat u goed voorbereid bent en zeker weet dat u juridisch de juiste stappen neemt
    • beperkt u tot de feiten en laat u niet meesleuren in de emoties
  • Tips voor het gesprek

    • Draai er niet omheen maar deel meteen de klap uit en vertel dat u tot de beslissing bent gekomen om de arbeidsovereenkomst te beëindigen
    • Vang daarna de klap op en kijk en luister wat dit met de medewerker doet.
    • Wees duidelijk hoe het vervolg eruit ziet: voorkom afspraken in het grijze gebied.
    • vertel wanneer het ontslag ingaat
    • maak duidelijk of de medewerker morgen nog gewoon moet werken of dat hij meteen naar huis mag
    • maak een lijstje van alle zaken die geregeld moet worden: inlevering van spullen, beëindigen pensioen etc.
    • Draai uw beslissing nooit terug.
    • Toon uw betrokkenheid maar laat uw eigen emoties daarbuiten.
    • Probeer het gesprek te voeren waarbij iemand anders u ondersteunt.
    • Ga niet in op verwijten of aantijgingen die de medewerker in zijn emotie opvoert.
    • Voer een aanzeggesprek altijd vanuit de volwassenrol.

Ontslag krijgen is slecht nieuws

Zelden dat een ontslag goed nieuws is voor de medewerker. De impact van ontslag op de medewerker wordt nog wel eens uit het oog verloren door leidinggevenden. Daarom is het zo van belang dat uw leidinggevenden ook competent zijn in het voeren van slecht nieuwsgesprekken.

Voeren van slecht nieuwsgesprekken.

Tips bij het ontslaggesprek

  • Bepaalde urgente en bijzondere situaties daargelaten: ontslag moet voor de medewerker eigenlijk geen verrassing zijn!
  • Leidinggevenden dienen communicatief vaardig te zijn wanneer zij ontslaggesprekken of aanzeggesprekken moeten voeren. Toch worden zij zelden hierop getraind wanneer het over aanzeggesprekken gaat, terwijl dit gesprekstype niet eenvoudig is.
  • Geef uw leidinggevenden handvatten mee voor het voeren van ontslaggesprekken. U kunt daarmee veel problemen en soms nawerk voorkomen en besparen.

Het exit gesprek

Een exit-gesprek is het laatste gesprek dat u voert met de medewerker bij het einde van het dienstverband. Het gesprek is bedoeld als terugblik op de loopbaan van de medewerker bij uw organisatie.

  • Waarom een exit-gesprek?

    Exit-gesprekken kunnen nuttige informatie opleveren voor uw organisatie. U kunt nog eens een terugblik geven op hoe de medewerker het ervaren heeft bij uw bedrijf:

    • hoe heeft de medewerker de werkomstandigheden ervaren?
    • hoe heeft de medewerker de leiding ervaren of het management?
    • hoe kijkt de medewerker naar de arbeidsvoorwaarden van het bedrijf?
    • hoe ervaart de medewerker de ontwikkelingsmogelijkheden binnen uw organisatie: scholing en opleiding?
    • hoe heeft de medewerker de samenwerking ervaren met collega's
    • ziet uw medewerker verbeterpunten voor uw organisatie?
  • Wat doet u met de uitkomsten van het exit-gesprek?

    Exit gesprekken voeren en het verslag in de kast leggen is niet voldoende. Wellicht kunt u verbeterpunten concretiseren en binnen het management bespreken. Het is aan te raden van tijd tot tijd de verslaglegging van meerdere exit-gesprekken nog eens terug te lezen. Valt er ook een rode lijn te ontwaren in de verbeterpunten die men aanreikt?

  • Wie moet het gesprek voeren?

    Onze voorkeur zou zijn om een HRM functionaris het gesprek te laten voeren en het bewust buiten de lijn te laten plaatsvinden

Het verbetergesprek

VerbetergesprekkenHet verbetergesprek kunt u voeren om reden dat de medewerker functioneert onvoldoende of lijkt niet voldoende gemotiveerd te zijn voor de functie. Het doel is verbetering aanbrengen in het functioneren.

  • Waarom een verbetergesprek?

    Het verbetergesprek geven wij een bijzondere plaats binnen de gesprekkencyclus van organisaties. Reden: er is nog zoveel meer te halen wanneer u het goed aanpakt. Voor de helderheid: een verbetergesprek is wat anders dan een disciplinair gesprek. En hoewel een verbetergesprek kan leiden tot een verbetertraject is dat niet persé noodzakelijk. Verbetergesprekken zijn heel eenvoudig bedoeld om het functioneren te verbeteren van de medewerker.

  • Wie gaat het doen?

    Wanneer de analyse is gemaakt, is een plan van aanpak noodzakelijk. Belangrijk punt is: wie gaat de verbetergesprekken voeren. Gaat u dat zelf doen als leidinggevende? Of zet u een HRM-functionaris in die werkzaam is binnen uw organisatie? Soms is het raadzaam te kiezen voor een externe partij. Zie: coaching en begeleiding bij het verbetertraject.

  • Verrassende resultaten

    Wanneer u onbevooroordeeld de gesprekken aangaat zult u zien dat er soms verrassende resultaten te boeken zijn. Vaak ligt verbetering in kleine aspecten die in de waan van alledag over het hoofd gezien worden.

  • Tips

    • Wees zo objectief mogelijk en onbevooroordeeld in gesprekken. Laat OMA thuis!
    • Stel u open op en luister, observeer en analyseer
    • Neem er de tijd voor
    • Zoek eens een plek buiten de organisatie waar u niet gestoord wordt
  • Analyse van de verbeterpunten

    Er kunnen tal van redenen zijn waarom een medewerker niet het gewenste functioneren brengt wat de organisatie zou wensen c.q. eisen. Zie ook: mijn medewerker functioneert niet of mijn medewerker is gedemotiveerd. Voorzichtigheid is geboden. Er kunnen tal van factoren binnen de organisatie zijn waardoor de medewerker niet het gewenste gedrag vertoont zoals:

    • de aansturing van de leiding
    • factoren binnen het team of de samenwerking met collega's
    • arbeidsomstandigheden
    • de medewerker werkt onder of boven zijn niveau

    Kenmerk van een verbetergesprek

    Een verbetergesprek werkt alleen wanneer de medewerker zelf inziet wat u bedoelt met de kritische noten omtrent zijn/haar functioneren.  En derhalve bereid mee te werken aan zijn eigen doorontwikkeling.

     Gespreksvaardigheden verbetergesprekken voor leidinggevenden

Slecht nieuws gesprekken voeren

Soms moet u als leidinggevende of manager een slecht nieuws gesprek voeren. Dat kan bijvoorbeeld wanneer u ontslag moet aanzeggen door reorganisatie of wegens slecht functioneren van de medewerker.

  • Correctiegesprek of disciplinaire gesprekSlecht nieuws gesprekken zijn lastig en moeilijk

    Veel leidinggevenden vinden het moeilijk om slecht nieuwsgesprekken te voeren: het is een mengeling tussen verstand (ik weet dat het beter is zo) en gevoel (ik vind het vervelend voor je). Toch ontkomt u er niet aan in een leidinggevende functie.

  • Wanneer slecht nieuws?

    Wanneer hebben we het over slecht nieuwsgesprekken? We noemen een aantal voorbeelden:

    • het disciplinaire gesprek of correctiegesprek is een voorbeeld van een slecht-nieuwsgesprek. U voert dit gesprek bijvoorbeeld wanneer de medewerker zich niet aan de voorschriften houdt ondanks herhaalde waarschuwing en het kan ertoe leiden dat er disciplinaire maatregelen worden opgelegd
    • het ontslaggesprek of aanzeggesprek wanneer u de medewerker om welke reden ook ontslag moet aanzeggen
    • wanneer er sprake is van onvoldoende of slecht functioneren van de medewerker en u een verbetertraject wilt starten: verbetergesprek
    • wanneer er sprake is van onvoldoende of slecht functioneren en u de medewerker in functie terug moet / wilt zetten
    • het aankondigen van de reorganisatie door inkrimping
    • het aankondigen van faillissement
  • Slecht nieuws is geen goed nieuws

    Toen we de aanvraag binnenkregen voor de training slecht nieuwsgesprekken zeiden we: we kunnen het ook wel mailen. Want hoe mooi en goed u het ook wilt doen of hoe verantwoordelijk u zich ook voelt als manager of leidinggevende: slecht nieuws is geen goed nieuws. Uw medewerker zal na afloop niet zeggen: goh wat kun jij goed slecht nieuws brengen.

Het Persoonlijk Ontwikkelgesprek

Het Persoonlijk Ontwikkelgesprek ook ook wel loopbaangesprek genoemd is bedoeld om de ontwikkeling van de medewerker in het kader van de loopbaan te bespreken. Het moet leiden tot een persoonlijk ontwikkelplan.

  • De blik vooruit

    Tijdens een POP-gesprek is het van belang dat de blik vooruit gaat richting de toekomst. Terwijl in het functioneringsgesprek ook nog plaats is om eens terug te kijken op de afgelopen periode is een POP-gesprek vooral bedoeld om richting toekomst te kijken.

  • Wie moet erbij zijn?

    Vaak worden POP-gesprekken in de lijn gevoerd rechtstreeks met de direct leidinggevende. Dat heeft een aantal voordelen o.a. het feit dat de leiding zicht heeft op de kwaliteiten van de medewerker. En dat is tevens het nadeel: de leidinggevende heeft een bepaalde blik op het functioneren en de kwaliteiten van de medewerker: echter dat kan er ook toe leiden dat de leiding bepaalde talenten over het hoofd ziet.  Het heeft onze voorkeur om POP-gesprekken buiten de lijn te voeren. De HRM afdeling kan daarbij een rol vervullen of indien aanwezig interne loopbaancoaches of het mobiliteitscentrum. In een aantal gevallen voeren wij als externe partij de POP-gesprekken met de medewerker.

  • Voorkom herhaling van zetten

    Wat in ieder geval voorkomen moet worden is dat het POP-gesprek een herhaling wordt van het functioneringsgesprek. Het is juist zo van belang om de ontwikkeling van de medewerker eens los te zien van het dagelijks functioneren, zeker wanneer u het maximale eruit wilt halen. Een POP-gesprek zou moeten leiden tot een persoonlijk ontwikkelplan.

  • Loopbaanreflectie en loopbaanevaluatie

    POP gesprekken dienen als loopbaanevaluatie ingezet te worden. Maar het ontaardt veelal in FOP-gesprekken. Dat zijn functiegerichte ontwikkelingsplannen. En daarmee is de basis vaak te smal.

Interne communicatie

De Steven ondersteunt organisaties bij het verbeteren van de interne communicatie. Een onderdeel daarvan is het opzetten van de juiste communicatiestructuren zoals personeelsgesprekken en overlegstructuren

interne communicatie

Overlegvormen binnen organisaties

Bekijk de diverse overlegvormen die aanwezig kunnen zijn binnen organisaties

Overlegvormen organisaties

Personeelsgesprekken

Bekijk de cyclus van personeelsgesprekken binnen organisaties

Cyclus personeelsgesprekken