home / leiderschapsontwikkeling / communicatie leidinggevende / gespreksvaardigheden personeelsgesprekken

Gespreksvaardigheid bij personeelsgesprekken

Functioneren en beoordelen binnen organisaties

Binnen de cyclus van functioneren en beoordelen treffen we een aantal gesprekken vaak aangeduid als de gesprekscyclus binnen organisaties:

• Het selectiegesprek: Tijdens het sollicitatie- of selectiegesprek bepaal je of probeer je in te schatten in welke mate een medewerker zou passen binnen een bepaalde functie. Dat is een zeer belangrijk punt en in mijn ogen een zeer onderschat punt door veel leidinggevenden.
• Het aanstellingsgesprek:  Een formeel moment nadat je de keuze hebt gemaakt voor een bepaalde kandidaat en waarop je alle zaken verder regelt: de arbeidsovereenkomst, het pensioen etc.
• Het plannings- of doelstellingsgesprek als eerste gesprek in de ontwikkel- en beoordelingscyclus. In dit gesprek maak je duidelijk wat van de medewerker wordt verwacht en stel je de doelen voor het komende jaar.
• Het voortgangsgesprek om de voortgang van de gemaakte afspraken en doelstellingen te bespreken en te bewaken.
• Het functioneringsgesprek: is erop gericht om samen met jouw medewerker te bepalen in wat voor mate er in wederzijdse behoeften wordt voorzien. Ook om te bekijken welke ontwikkeling gewenst c.q. verwacht wordt als het gaat om functie en persoon.
• Het beoordelingsgesprek: is een eenzijdige zaak waarop je als leiding vaststelt hoe de medewerker functioneert. Vaak komen hier zaken aan de orde zoals salaris en arbeidsvoorwaarden die direct aan het functioneren gekoppeld zijn.
• Het ziekteverzuimgesprek: iedere leidinggevende krijgt te maken met verzuim op zijn/haar afdeling. Het ziekteverzuimgesprek is erop gericht om verzuim binnen jouw organisatie te minimaliseren en beïnvloedbaar verzuim te voorkomen.
• Het verbetergesprek: het verbetergesprek kan soms hand-in-hand gaan met het disciplinaire gesprek maar dat hoeft niet altijd zo te zijn. Het verbetergesprek zet je in wanneer jouw medewerker niet functioneert of niet gemotiveerd lijkt te zijn.
• Het slecht-nieuws-gesprek: het slecht-nieuws-gesprek kan plaatsvinden bij de aankondiging van een reorganisatie, faillissement maar ook wanneer er disciplinaire maatregelen worden opgelegd of wanneer er sprake is van onvoldoende functioneren.
• Het disciplinaire gesprek: disciplinaire gesprekken voer je wanneer je van mening bent dat de medewerker gedrag vertoont dat niet acceptabel is voor jouw organisatie of wanneer de medewerker naar jouw oordeel onvoldoende functioneert.
• Het persoonlijk ontwikkelgesprek:  Het POP gesprek heeft als doel om de ontwikkelmogelijkheden van de medewerker gestructureerd te bespreken. In de meeste gevallen leidt dit tot een persoonlijk ontwikkelplan.
• Het aanzeggesprek (ontslaggesprek): Een gesprek om ontslag aan te zeggen en de arbeidsrelatie te beëindigen.
• Het exit-gesprek: Het allerlaatste gesprek wat je met de medewerker voert om nog eens samen een terugblik te doen op de loopbaan van de medewerker bij jouw bedrijf.

Communicatie bij het personeelsgesprek

Van een leidinggevende vraagt de gesprekkencyclus met jouw medewerkers inzicht en vaardigheid. Het begint al bij het selectiegesprek, het aanstellingsgesprek als basis voor het functioneren en beoordelen van jouw medewerkers.  Maar het geldt ook voor het voortgangsgesprek, het functioneringsgesprek, het beoordelingsgesprek, het disciplinaire gesprek tot het aanzeggesprek (ontslaggesprek).

• Functioneringsgesprek en beoordelingsgesprek

  Wanneer ik mijn orderportefeuille van de afgelopen 15 jaar eens goed doorkijk, merk ik dat de meeste vraag is naar de training functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken. Toch is dat ietwat onterecht want op basis van ervaring weet ik dat 80% van deze training gaat over moeilijke situaties bij dit type gesprek.

  • Leidinggevenden voelen zich voldoende vaardig om promotie en salarisverhoging toe te kennen

    Positieve functionering- en beoordelingsgesprekken vragen niet de aandacht tijdens een training. Functioneert de medewerker goed? Geen probleem! Wordt er promotie gemaakt? Moet er een extra bonus toegekend worden? Heeft de medewerker recht op salarisverhoging? Kan er doorgroei plaatsvinden naar de volgende salarisschaal? Geen probleem! De training bonusverstrekking of salarisverhoging aanzeggen, heb ik nog nooit uitgevoerd.

  • De training gaat over moeilijke en lastige situaties

    De training functioneren en beoordelen gaat dus grotendeels over de lastige situaties zoals: de medewerker functioneert onvoldoende, de medewerker is onvoldoende gemotiveerd, de medewerker stelt zich negatief op tijdens functionering- of beoordelingsgesprekken.

  • Functioneren en beoordelen gaat verder dan gespreksvaardigheid

    De training functioneren en beoordelen gaat verder dan het oefenen van gespreksvaardigheid. Immers de gesprekken duren 1 á 2 uur per jaar: daar hoeven we toch geen 80% aandacht aan te besteden, terwijl het proces van functioneren en beoordelen 365 dagen per jaar duurt?

• Selectiegesprekken

  Van de 100 aanvragen die wij binnenkrijgen over functioneren en beoordelen, gaan er 98 over het functioneringsgesprek of het beoordelingsgesprek terwijl er 2 aanvragen bij zitten voor het voeren van selectiegesprekken. Ik plaats dit in het vakje: onbewust onbekwaam. Veel leidinggevenden menen dus voldoende vaardig te zijn in het voeren van selectiegesprekken terwijl daar voor organisaties bakken met geld te verdienen is. Reken uit wat een onjuiste selectieprocedure kost, het aanstellen van de verkeerde medewerker, de tijd en het geld dat ermee gemoeid is etc. Reden voor ons om de training selectiegesprekken afzonderlijk aan te bieden. Juist dit type gesprek vraagt heel veel vaardigheden maar ook inzicht van leidinggevenden en managers te vinden onder leerdoelen voor de training selektiegesprekken.

• Slecht-nieuws-gesprekken

  Het slecht nieuwsgesprek vraagt veel gespreksvaardigheid van de leidinggevende. Het slecht-nieuws-gesprek is een breed begrip maar om wat voorbeelden te noemen:

  • het correctiegesprek of het disciplinaire gesprek
  • het aanzeggesprek of het ontslaggesprek
  • het gesprek om slecht functioneren bespreekbaar te maken

  Toch ligt de nadruk wat ons betreft teveel op de vaardigheden voor dit gesprekstype terwijl het vraagstuk ergens anders zit. Het gaat er namelijk niet alleen omdat leidinggevenden vaardig zijn in het voeren van slecht-nieuws-gesprekken. Het probleem is dat ze er tegenop zien, te betrokken zijn bij de medewerker, zich te verantwoordelijk voelen voor de impact van het slecht-nieuws-gesprek etc. Lees verder: gespreksvaardigheden bij het slecht nieuws gesprek.

• Verbetergesprekken en ontwikkelgesprekken

  Een belangrijk onderwerp bij gespreksvaardigheid voor leidinggevenden is het verbetergesprek.

  Verbetergesprekken bij het verbetertraject

  • Een voorbeeld bij het verbetergesprek is het verbetertraject wanneer de medewerker bijvoorbeeld onvoldoende functioneert.  Hoe breng je dit als leidinggevende over op de medewerker? Hoe ga je de gewenste ontwikkeling die de medewerker moet doormaken benoemen op een zodanige wijze dat het voor eenduidige uitleg vatbaar is? Hoe voorkom je dat je in algemeenheden belandt en te weinig specifiek bent bij het benoemen van ontwikkelpunten voor de medewerker?
  • Een ander voorbeeld is: het gesprek over verbeteringen binnen de organisatie, de processen. Of verbeteringen die je ziet binnen het team. Hoe breng je dit nu zo over op de medewerker dat men zich niet aangevallen voelt, begrijpt wat je bedoelt en dat men er voor open staat dat men aan deze verbeterprocessen wil meewerken?

• Ontwikkelgesprekken: afspreken en bespreken

  Ontwikkelgesprekken voeren we tijdens ieder type van de reeks personeelsgesprekken. Dus tijdens het functioneringsgesprek of beoordelingsgesprek kun je als leidinggevende bezig zijn met het voeren van een ontwikkelgesprek. Ook hier is geld te verdienen binnen organisaties wanneer er voldoende aandacht voor is. Mogelijke leerdoelen:

  • net als bij het verbetergesprek: hoe benoem je de gewenste of vereiste ontwikkelpunten bij de medewerker?
  • hoe maak je duidelijke ontwikkelafspraken?
  • hoe specificeer je de gewenste ontwikkeling?

• Lees verder: verbetergesprek en ontwikkelgesprek.