home / leiderschapsontwikkeling / communicatie leidinggevende / voortgangsgesprek

Het voortgangsgesprek

Een voortgangsgesprek is een gesprek waarin leidinggevende en medewerker bespreken hoe het gaat met eerder gemaakte afspraken, doelen en ontwikkeling. Deze pagina valt onder het thema communicatie voor leidinggevenden. Het voortgangsgesprek volgt vaak op een planningsgesprek of doelstellingsgesprek en maakt daarmee deel uit van de ontwikkel- en beoordelingscyclus van een medewerker. Het doel is niet om nog een verplicht gesprek aan de kalender toe te voegen, maar om tijdig te bespreken of doelen haalbaar zijn, afspraken worden nagekomen en ondersteuning of bijsturing nodig is.

Wat bespreek je tijdens een voortgangsgesprek?

De kern van het gesprek is eenvoudig: wat hebben we afgesproken, waar staan we nu en wat is er nodig om verder te komen? Je grijpt terug op de doelen en afspraken uit het planningsgesprek of doelstellingsgesprek. Daarbij kijk je niet alleen naar de medewerker. Ook afspraken die jij als leidinggevende hebt gemaakt horen op tafel. Wanneer jij ondersteuning, middelen, informatie of een besluit hebt toegezegd, mag de medewerker jou daar net zo goed op aanspreken.

Een goed voortgangsgesprek gaat daarom niet alleen over de vraag of iemand op schema ligt. Je bespreekt ook wat goed gaat, waar knelpunten ontstaan, welke omstandigheden zijn veranderd en of een doel nog realistisch is. Soms moet de medewerker bijsturen. Soms moet jij als leidinggevende iets organiseren. En soms blijkt dat een eerder afgesproken doel simpelweg moet worden aangepast omdat de werkelijkheid ondertussen veranderd is.

Wat is het verschil met een bilateraal overleg?

Het verschil tussen een voortgangsgesprek en een bilateraal overleg zit vooral in het karakter en het doel. Een bilateraal overleg is meestal regelmatiger en praktischer. Je bespreekt lopende zaken, actuele problemen en wat er op korte termijn moet gebeuren. Een voortgangsgesprek heeft doorgaans een formeler karakter en kijkt nadrukkelijk terug naar eerder afgesproken doelen, ontwikkeling en functioneren.

Van een voortgangsgesprek maak je daarom vaak een kort verslag of leg je de belangrijkste afspraken vast. Daar kun je tijdens een later functioneringsgesprek of beoordelingsgesprek weer op terugkomen. Dat voorkomt ook de bekende verrassing aan het einde van het jaar: een medewerker die ineens hoort dat iets al maanden niet goed zou gaan terwijl daar tussentijds nauwelijks over gesproken is.

Hoe vaak voer je een voortgangsgesprek?

Er bestaat geen wettelijk of magisch aantal voortgangsgesprekken dat je per jaar moet voeren. De frequentie hangt af van de medewerker, de doelen en de situatie. Bij een ervaren medewerker die zelfstandig werkt en keurig op koers ligt, kan één tussentijds gesprek voldoende zijn. Bij een nieuwe medewerker, een lastig doel of zorgen over het functioneren kan veel vaker overleg nodig zijn.

Mijn uitgangspunt is eenvoudig: voer het gesprek wanneer het iets toevoegt. Wacht niet maanden omdat het officiële voortgangsgesprek pas in oktober op de kalender staat wanneer je in juni al ziet dat afspraken niet worden gehaald. Andersom hoef je ook niet iedere paar weken een formeel gesprek te organiseren wanneer daar geen aanleiding voor is.

Aandachtspunten voor een goed voortgangsgesprek

Een voortgangsgesprek werkt vooral wanneer het open genoeg is om werkelijk te bespreken wat er speelt en concreet genoeg is om daarna te weten wat er moet gebeuren. Houd daarom rekening met de volgende aandachtspunten:

• Sluit aan bij doelen en afspraken uit het eerdere planningsgesprek.
• Bespreek wat er sinds het vorige gesprek daadwerkelijk is gebeurd.
• Kijk naar afspraken van zowel medewerker als leidinggevende.
• Onderzoek oorzaken wanneer de voortgang achterblijft voordat je conclusies trekt.
• Stel doelen bij wanneer omstandigheden aantoonbaar zijn veranderd.
• Maak nieuwe afspraken concreet en leg vast wie wat doet.
• Geef ruimte om samen na te denken over oplossingen en alternatieven.
• Spreek af wanneer jullie opnieuw naar de voortgang kijken.

Voortgang bewaken is iets anders dan voortdurend controleren

Een voortgangsgesprek kan gemakkelijk ontaarden in een controlegesprek. Dat gebeurt wanneer je vooral wilt horen of alles precies volgens jouw planning verloopt. Voortgang bewaken is breder. Je wilt weten of het afgesproken resultaat haalbaar blijft, of er knelpunten zijn en of de medewerker voldoende ruimte, duidelijkheid en ondersteuning heeft om zijn verantwoordelijkheid te nemen.

Dat vraagt ook dat je vragen stelt in plaats van meteen oplossingen aan te dragen. Wat gaat goed? Waar loop je tegenaan? Wat heb je al geprobeerd? Wat heb je van mij nodig? Welke afspraak moeten we aanpassen? Daarmee blijft de verantwoordelijkheid waar die hoort en voorkom je dat jij na ieder voortgangsgesprek met een nieuwe stapel werkzaamheden naar buiten loopt.

Wat als de voortgang onvoldoende is?

Wanneer doelen structureel niet worden gehaald, moet je onderzoeken waarom. Misschien waren de verwachtingen niet duidelijk, ontbraken middelen of bevoegdheden, veranderden de omstandigheden of heeft de medewerker ondersteuning nodig. Het kan ook zijn dat afspraken simpelweg niet worden nagekomen of dat het functioneren achterblijft. Dan moet je daar duidelijk over zijn.

Een voortgangsgesprek is daarmee geen beoordelingsgesprek, maar het is ook geen vrijblijvend koffiemoment. Wanneer iets niet goed gaat, benoem je dat tijdig. Dat is eerlijker voor de medewerker en verstandiger voor de organisatie dan problemen opsparen tot een later formeel gesprek.

Veelgestelde vragen over het voortgangsgesprek

Hieronder vind je vijf veelgestelde vragen over het doel, de inhoud en de aanpak van een voortgangsgesprek.

Wat is het doel van een voortgangsgesprek?

Het doel is om tussentijds te bespreken hoe het staat met afgesproken doelen, resultaten en ontwikkeling. Je kijkt wat goed gaat, waar bijsturing nodig is en welke ondersteuning of nieuwe afspraken nodig zijn om verder te komen.

Is een voortgangsgesprek verplicht?

Nee, niet automatisch. Een voortgangsgesprek moet een duidelijke functie hebben binnen de manier waarop jouw organisatie medewerkers begeleidt en doelen bewaakt. Een gesprek voeren alleen omdat het formulier of de jaarplanning dat voorschrijft, voegt weinig toe.

Wat is het verschil tussen een voortgangsgesprek en een functioneringsgesprek?

Een voortgangsgesprek richt zich vooral op de stand van zaken rond concrete doelen en afspraken. Een functioneringsgesprek kijkt doorgaans breder naar het functioneren, de samenwerking, ontwikkeling en werksituatie van de medewerker.

Moet je een verslag maken van een voortgangsgesprek?

Een uitgebreid verslag is niet altijd nodig, maar het is verstandig om belangrijke afspraken, gewijzigde doelen en actiepunten vast te leggen. Zo weten leidinggevende en medewerker waar zij aan toe zijn en kun je daar tijdens een volgend gesprek op terugkomen.

Hoe vaak moet je een voortgangsgesprek voeren?

Daar bestaat geen vaste frequentie voor. Het hangt af van de medewerker, de doelen en de omstandigheden. Voer het gesprek zo vaak als nodig is om tijdig bij te sturen, maar maak er geen ritueel van wanneer er niets te bespreken valt.