home / leiderschapsontwikkeling / communicatie leidinggevende / disciplinair

Disciplinair gesprek of correctiegesprek

Een disciplinair gesprek of correctiegesprek is een belangrijk instrument voor leidinggevenden om ongewenst gedrag of het negeren van afspraken binnen de organisatie aan te pakken. Het gaat hierbij niet om kleine irritaties of futiliteiten, maar om gedrag of overtredingen die de werkcultuur, veiligheid of het functioneren van het team en de organisatie negatief beïnvloeden.

Afspraken negeren

Voorbeelden van mogelijke afspraken die consequent worden genegeerd:

• Een schoonmaakbedrijf waar het de regel is dat de bedrijfsauto wekelijks wordt gewassen als zijnde het visitekaartje van het bedrijf. Ondanks het feit dat de medewerker er diverse malen op aangesproken is, hield de medewerker zich niet aan de bedrijfsregels.
• Een accountantskantoor waar verwacht werd dat de medewerker zich representatief zou kleden en waar men in korte broek naar de klant ging terwijl er al meerdere malen iets van gezegd is.
• Negatieve uitlatingen over jouw organisatie op social media terwijl de regel is binnen jouw bedrijf dat medewerkers zich professioneel en positief zullen uiten over jouw organisatie.
• Een installatiebedrijf waar het de regel is dat monteurs op vrijdagmiddag om 17.00 uur hun uren inleveren voor de facturering en waar dit niet gebeurde ondanks dat de medewerker er herhaaldelijk op is aangesproken.
• Ziekmeldingen terwijl je op twitter leest dat de medewerker is gaan winkelen (en dit is vaker voorgekomen en je hebt er meerdere malen over gesproken).
• Het onjuist gebruik van de zakelijke mobiele telefoon terwijl de afspraak bekend is binnen jouw organisatie dat er niet privé zal worden gebeld met de mobiele telefoon.
• Een transportbedrijf waar het verplicht is om dagelijks een controlelijst van het voertuig in te vullen voordat men op pad gaat. Ondanks herhaalde waarschuwingen bleef een chauffeur dit structureel nalaten, met risico's voor de veiligheid.
• Een restaurant waar medewerkers verplicht zijn om hygiënische werkkleding te dragen. Een medewerker bleef herhaaldelijk zonder voorschriftelijke haarnetje of schort de keuken betreden, ondanks duidelijke afspraken.
• Een IT-bedrijf waar het strikt verboden is om onbevoegden toegang te geven tot werkplekken. Een medewerker liet herhaaldelijk vrienden of familieleden de werkruimte betreden, ondanks herhaalde correcties.
• Een bouwbedrijf waar het verplicht is om beschermende uitrusting, zoals een helm en veiligheidsschoenen, te dragen. Een medewerker bleef dit weigeren, ondanks meerdere waarschuwingen en de veiligheidsvoorschriften.
• Een verkooporganisatie waar het niet toegestaan is om klanten buiten werktijd persoonlijk te benaderen. Een medewerker deed dit toch meerdere malen, wat tot klachten leidde.
• Een administratiekantoor waar verwacht wordt dat medewerkers geen vertrouwelijke gegevens op onbeveiligde apparaten opslaan. Een medewerker bleef dit doen, ondanks dat de risico’s en de afspraken duidelijk waren.
• Een zorginstelling waar het verplicht is om patiëntendossiers correct en volledig bij te werken. Een medewerker negeerde deze regel herhaaldelijk, wat tot problemen in de zorgverlening leidde.
• Een marketingbedrijf waar medewerkers niet zonder toestemming freelance werk mogen aannemen. Een medewerker bleef dit doen, ondanks eerdere gesprekken over belangenverstrengeling.
• Een organisatie waar het verplicht is om bedrijfseigendommen, zoals laptops en auto’s, netjes te onderhouden. Een medewerker bleef zijn zakelijke laptop onzorgvuldig behandelen, wat resulteerde in schade, ondanks meerdere waarschuwingen.

Hoe voer je een disciplinair gesprek?

1. Een vriendelijk, verkennend gesprek

Als het om een eerste overtreding gaat, start je met een informeel en vriendelijk gesprek:

• Concreet beschrijven: Leg uit wat je hebt waargenomen en waarom dit niet acceptabel is.
• Vragen stellen: Begrijp de oorzaak van het gedrag en bespreek eventuele problemen.
• Duidelijk verzoek: Vraag vriendelijk, maar helder om gedragsverandering.

2. Een dringender gesprek bij herhaling

Als het gedrag zich herhaalt:

• Herinneren aan eerdere gesprekken: Verwijs naar het vorige gesprek en benadruk dat er geen verbetering is opgetreden.
• Strengere toon: Laat weten dat dit gedrag niet langer getolereerd wordt en dat herhaling zal leiden tot verdere stappen.
• Documenteren: Leg vast wat besproken is en stuur een samenvatting naar de medewerker.

3. Officiële waarschuwing

Bij een derde overtreding:

• Formeel gesprek: Geef een schriftelijke waarschuwing waarin het gedrag, de eerdere gesprekken en de verwachte verandering duidelijk worden beschreven.
• Gevolgen benoemen: Maak duidelijk wat de consequenties zijn als het gedrag opnieuw voorkomt.

4. Laatste waarschuwing

Bij aanhoudend gedrag geef je een laatste officiële waarschuwing:

• Finale kans: Benoem dat dit de allerlaatste kans is om gedrag te verbeteren.
• Schriftelijk vastleggen: Laat de medewerker de waarschuwing ondertekenen en bewaar een kopie in het personeelsdossier.

Als het gedrag blijft aanhouden, kun je overgaan tot strengere maatregelen, zoals het aanbieden van een vaststellingsovereenkomst. Zorg dat je hierbij de arbeidswetgeving volgt en eventueel juridisch advies inwint.

Tips voor een effectief disciplinair gesprek

• Wees professioneel: Blijf respectvol, maar duidelijk in je boodschap.
• Zorg voor de juiste verslaglegging t.b.v. jouw personeelsdossier of start tijdig een verbetertraject.
• Wees consistent: Zorg dat alle medewerkers gelijk worden behandeld.
• Bied ondersteuning: Onderzoek of er onderliggende problemen zijn en bied indien nodig hulp aan.
• Door een duidelijke en gestructureerde aanpak kun je ongewenst gedrag corrigeren en een veilige, professionele werkomgeving waarborgen.
• Pas op met disciplinaire maatregelen binnen TOB-teams (probleemteams): Meestal vererger je aanwezige indirecte weerstanden.
• Voer een disciplinair gesprek altijd vanuit de volwassenrol. Je keurt het gedrag van de medewerker af: niet de medewerker zelf.

Leerdoelen voor de leidinggevende

Een overzicht van mogelijke leerdoelen voor leidinggevenden. Je wilt:

• Jouw vaardigheid in het voeren van disciplinaire gesprekken vergroten.
• Inzicht krijgen in situaties waarin je het correctiegesprek moet inzetten.
• Inzicht en vaardigheid ontwikkelen in hoe je het slechtnieuwsgesprek gebruikt als middel om goed functioneren te bevorderen.
• Inzicht verkrijgen in het moment waarop je disciplinaire maatregelen moet opleggen.
• Zorgen voor een goede voorbereiding van het gesprek, maar ook voor een effectieve follow-up.
• Jouw personeelsdossier op orde brengen en goed onderhouden.
• Zoveel mogelijk toewerken naar een objectieve beoordeling en voorkomen dat je wordt beïnvloed door jouw eigen gevoelens en emoties.
• Komen tot duidelijke en aanvaardbare afspraken.
• Het ontwikkelen van actieve luistervaardigheden om de kern van het probleem bij de medewerker te begrijpen.
• Het aanleren van technieken om constructieve feedback te geven zonder de medewerker te demotiveren.
• Het vergroten van je conflicthanteringsvaardigheden, zodat je effectief kunt omgaan met weerstand of emotionele reacties.
• Het opbouwen van een heldere en respectvolle communicatiestijl, zelfs in moeilijke gesprekken.
• Het herkennen van signalen die wijzen op onderliggende problemen, zoals stress of persoonlijke omstandigheden, en hierop passend reageren.
• Het ontwikkelen van een professionele afstand, zodat je objectief blijft en niet te persoonlijk betrokken raakt.
• Het leren inzetten van positieve versterking om goed gedrag na een correctiegesprek te belonen en te stimuleren.
• Het inzicht krijgen in de juridische aspecten en arbeidsrechtelijke kaders, zodat disciplinaire maatregelen juridisch houdbaar zijn.
• Het creëren van een veilige en open cultuur waarin medewerkers eerder bereid zijn om zelf problemen te bespreken.