Slecht nieuws gesprekken voeren
Slechtnieuwsgesprekken voeren vraagt kennis, inzicht en ook gespreksvaardigheid of communicatieve vaardigheid van iedere leidinggevende of manager. Als leidinggevende of manager moet je weleens een slecht nieuws gesprek voeren. Dat kan voorkomen in diverse omstandigheden:
- Je wilt de arbeidsovereenkomst van jouw medewerker niet verlengen
- Je vindt dat de medewerker niet goed functioneert
- Je zegt de medewerker ontslag aan
- Je moet aankondigen dat er een reorganisatie op komst is
- Je wilt een medewerker terugzetten van een leidinggevende naar een uitvoerende functie
- Je moet een correctiegesprek voeren of disciplinaire maatregelen opleggen
Doe de leiderschapstest
Wil je inzicht in jouw natuurlijke stijl van leidinggeven (online test)? Wil je weten waar jouw individuele leiderschapskwaliteiten liggen?
Wil je jouw persoonlijke ontwikkeldoelen leren kennen?
Communicatietraining voor leidinggevenden
Wil je een training volgen om jouw communicatievaardigheden te ontwikkelen?
- individuele communicatietraining
- teamtraining communicatie verbeteren
Voorbeelden en leerdoelen
Ik noem een paar voorbeelden van slechtnieuwsgesprekken:
Gespreksvaardigheden
Een slechtnieuwsgesprek vraagt dus communicatieve vaardigheden en gespreksvaardigheden van jou als leidinggevende. Het is niet onbelangrijk hoe je de boodschap overbrengt. Jouw boodschap moet duidelijk zijn en mag maar voor één uitleg vatbaar zijn. Anderzijds mag er best enige empathie zijn voor de ontvanger van de boodschap (en begrip voor de impact van jouw boodschap op de ontvanger). Toch zit het vraagstuk bij slecht-nieuws-gesprekken niet zozeer in de vaardigheden. Het is niet alleen techniek of een kunstje. Het vraagstuk zit ergens anders: veel leidinggevenden zien er namelijk tegenop (begrijpelijk overigens!).
Waarom zien we er tegenop?
Wanneer ik een greep doe in de coachingstrajecten of trainingen die ik op dit vlak heb uitgevoerd dan kan ik je een breed scala weergeven van redenen waarom leidinggevenden tegen slecht-nieuws-gesprekken opzien. Je ziet dat dit soort belemmeringen niets te maken hebben met gespreksvaardigheden maar vooral met de persoonlijke ontwikkeling van de leidinggevende. Ik noem er een aantal. De leidinggevende:
- voelt zich betrokken bij het wel en wee van de medewerker en is bang voor de negatieve impact die het slechte nieuws op de medewerker heeft
- staat niet achter het slechte nieuws (bijvoorbeeld de reorganisatie) en vindt het moeilijk om dit nieuws te verkopen
- twijfelt over de eigen rol en is bang dat hij daarop kritiek krijgt van de ontvanger van het nieuws
- is bang voor een emotionele uitbarsting van de medewerker
- wil graag aardig gevonden worden en slecht nieuws brengen is erg onaardig (bonussen uitdelen is leuker!)
Het gesprek bij een negatieve beoordeling of slecht functioneren
Een negatieve beoordeling of de mededeling dat de organisatie ontevreden is over het functioneren van de medewerker is slecht nieuws. Negatieve beoordelingen hebben impact op de medewerker. Op dit punt zouden veel leidinggevenden en managers winst kunnen behalen. Immers: een negatieve beoordeling leidt als het goed is tot beter functioneren (mocht dit niet het doel zijn dan is er nog één weg en dat is het ontslaggesprek). Een negatieve beoordeling of een gesprek over slecht functioneren is dus een verbetergesprek. Wanneer dit door de leiding niet goed wordt aangepakt, kan juist het tegendeel bereikt worden en verliest een medewerker zijn/haar motivatie, vertrouwen in de organisatie of vertrouwen in eigen kunnen en mogelijkheden (zelfvertrouwen).
Valkuilen voor de leidinggevende
Vanuit de belemmeringen die leidinggevenden ervaren, ontstaan er een aantal valkuilen. Ik noem er een paar:
- De leidinggevende draait een uur lang om de hete brij heen (terwijl de medewerker al lang aanvoelt dat er wat aan de hand is)
- Uit zelfbescherming is de leidinggevende opeens erg afstandelijk in zijn communicatie en gedraagt hij/zij zich alsof hij nieuwslezer is en het hem/haar zelf niet aangaat. Gevolg is dat de leidinggevende als bot, koud of onverschillig wordt ervaren
- De leidinggevende gaat zich verantwoorden en legt 10x uit hoe het allemaal zo gekomen is
- De leidinggevende stelt de slecht nieuws boodschap uit
- De leidinggevende zoekt commitment en steun bij teamleden om zijn slecht nieuws boodschap te rechtvaardigen
Hoe pak je het aan?
Een aantal tips voor het voeren van een slecht-nieuwsgesprek:
- Draai er niet omheen maar vertel ineens waar het om te doen is
- Beperk jezelf tot de feiten: we hebben geconstateerd dat........, er is vastgesteld dat.............., uit evaluatie is gebleken dat ...............
- Houd rekening met de gevoelens van de medewerker (ik zie dat het je raakt) en gun de medewerker de tijd om zijn/haar gevoelens te verwerken
- Houd het gesprek kort en krachtig
- Je bent als leidinggevende verantwoordelijk hoe je de boodschap brengt: je bent niet verantwoordelijk hoe de ander de boodschap ontvangt
- Laat je niet meesleuren in de emotie en gevoelens van de medewerker (je helpt de medewerker er niet mee!)
- Geef de medewerker geen valse hoop of strohalmen die er niet zijn: wees eerlijk en beslist
- Begrijp dat je het behoeftenpatroon van de medewerker raakt: dit kan niet zonder emoties (zelfs niet al toont de medewerker deze emoties niet)
Gespreksvaardigheden ontwikkelen
Wil je jouw communicatieve vaardigheden ontwikkelen bij het voeren van slecht-nieuws-gesprekken? De Steven is specialist in training en coaching voor leidinggevenden en managers. De training communicatie voor leidinggevenden voeren wij uit als groepstraining en individueel coachingstraject.
Bewustwording voor de brenger van slecht nieuws
Nog meer dan vaardigheid is bewustwording en inzicht nodig bij de brenger van het slechte nieuws. Ik noem de volgende zaken:
- Uitgaande van de ontvanger van het slechte nieuws kun je het als leidinggevende nooit goed doen
- Je bent verantwoordelijk voor de wijze waarop je de boodschap overbrengt maar je bent er niet verantwoordelijk voor hoe de boodschap ontvangen wordt
- Ieder is verantwoordelijk voor zijn/haar eigen (negatieve) gevoelens: ook de ontvanger van de slecht nieuws boodschap
- Omgaan met afstand en nabijheid is belangrijk voor jou als leidinggevende
- Deel meteen de klap uit zo lezen we op veel websites. Doet ons denken aan: op de markt is jouw gulden een daalder waard. Wat ermee bedoeld wordt is: kom meteen ter zake! Dus niet: goh Yvonne hoe was je vakantie, heb je het leuk gehad (en Yvonne praat een half uur over haar vakantie om daarna te horen dat er een einde komt aan de arbeidsovereenkomst). Ter zake komen is: Yvonne ik heb je uitgenodigd voor dit gesprek omdat ik de arbeidsovereenkomst wil beëindigen.
- De belangrijkste tip: begrijp dat het slecht nieuws gesprek een bedreiging van behoeften is bij de medewerker. Bedreiging van behoeften roept negatieve gevoelens en emoties op bij de medewerker. Dat is begrijpelijk en kan niet anders! De kunst is om dit als leidinggevende enerzijds wel te begrijpen maar anderzijds om te zorgen dat je niet verstrengeld raakt in deze emotionele kluwen.
Negatieve reacties van de ontvanger zeggen niets over jou
Hoe mooi de boodschap van het slechte nieuws ook verpakt wordt: goed doen kun je het als leidinggevende nooit. Een stukje cadeaupapier met een strikje helpt dus niet. Wees maar rechtstreeks en zeg ineens waar het om gaat. Ook al heb je honderden trainingen en workshops gevolgd: jouw medewerker zal niet zeggen 'goh wat kun jij op een leuke manier slecht-nieuws gesprekken voeren. Andere reacties liggen eerder voor de hand:
- de medewerker herkent niet wat je vertelt
- waarom vertel je dit nu op dit moment of had je dit niet eerder kunnen zeggen (waarom net zo'n gesprek voor de vakantie of voor het weekend of waarom moet dit gesprek plaatsvinden net na mijn vakantie)
- de wijze waarop je de boodschap verwoordt wordt als vervelend ervaren (medewerker zegt: wat hij mij vertelt begrijp ik wel maar de manier waarop..............)
Kortom: slecht nieuws komt nooit uit!
Verbetergesprekken en ontwikkelgesprekken
Lees ook: gespreksvaardigheden zijn erg belangrijk bij verbetergesprekken en ontwikkelgesprekken.
Verbetertraject starten
Wanneer de medewerker onvoldoende functioneert is het raadzaam een verbetertraject te starten. Als organisatie moet je er alles aan doen om te zorgen dat de medewerker de kans krijgt het eigen functioneren te verbeteren.
Eerlijk en voor één uitleg vatbaar
- Als leidinggevende ontkom je niet aan het voeren van slecht-nieuws-gesprekken. Ook al ben je gediplomeerd, gecertificeerd en afgestudeerd in het voeren van slecht-nieuws-gesprekken: je zult er weinig waardering mee oogsten.
- Belangrijk is om eerlijk te zijn in jouw rol als leidinggevende
- Zorg dat de informatie voor één uitleg vatbaar is
- Begrijp dat de medewerker zich bedreigd voelt in zijn behoeften en vanuit deze negatieve emoties en gevoelens kan reageren.
Hoe reageren mensen op slecht nieuws?
Mensen reageren heel verschillend op slecht nieuws. Toch is de reactie vaak primair:
- de een wordt boos en agressief (leidinggevenden ervaren dit vaak als moeilijk en vervelend)
- de tweede reageert gelaten of klapt dicht (dit is overigens ook vervelend)
- de derde schiet in de verdediging
- soms dringt de boodschap niet door op dat moment
Training communicatie en gesprekstechnieken
Wil je een training communicatie en gesprekstechnieken volgen?
- boek snel effect door onze training communicatie en gesprekstechnieken die zelfs individueel te volgen is
- bekijk de training effectief beïnvloeden
- bekijk de training communicatie voor technici
- bekijk de leerdoelen communicatie voor leidinggevenden
Testen, webinars en E-book
Bekijk onze webshop waar je tal van aanbiedingen treft zoals:
- Webinar over persoonlijke communicatie
- E-book over authentiek communiceren (in PDF)
- Communicatietest
