Verzuimgesprekken voeren
Soms wordt het nog een ziekteverzuimgesprek genoemd maar meestal wordt het ingekort door de benaming: verzuimgesprek. Een verzuimgesprek kun je voeren wanneer de medewerker zich ziek meldt maar ook wanneer de medewerker regelmatig kortdurend verzuimt of bepaalde klachten heeft waarbij arbeidsuitval op termijn dreigt.
Training verzuimgesprekken
Jouw leidinggevenden kunnen wij trainen in het voeren van professionele ziekteverzuimgesprekken. Het goed voeren van deze gesprekken kan het ziekteverzuim verkorten en daarmee kosten besparen. Daarnaast is het belangrijk de eisen die worden gesteld door de wet aan de hierbij behorende procedures nauwgezet op te volgen. Alle voor de gesprekken en de procedures belangrijke zaken komen in deze training aan de orde. Bekijk de training Verzuim en inzetbaarheid.
Training duurzame inzetbaarheid
Bekijk de mogelijkheden voor de training duurzame inzetbaarheid.
Training verzuim en inzetbaarheid
Bekijk de mogelijkheden voor de training verzuimmanagement.
Doel verzuimgesprekken
Het woord verzuimgesprek kan onjuiste associaties oproepen. Beter zou zijn: aanwezigheidsgesprek of inzetbaarheidsgesprek. Want uiteraard is het doel van een verzuimgesprek niet om verzuim te bevorderen maar juist om inzetbaarheid te stimuleren en te bevorderen. Kortom: wat is het doel van een verzuimgesprek?
- je wilt herstel en zo nodig re-integratie bevorderen
- indien het werkgerelateerde vraagstukken zijn, wil je over de juiste informatie beschikken en hier iets mee doen
- je wilt frequent ziekteverzuim aanpakken en toekomstig ziekteverzuim voorkomen
- je wilt onterechte verzuimmeldingen voorkomen
- je wilt de afstand van de zieke werknemer tot de organisatie beperken
Wat vraag je wel en wat vraag je niet bij een verzuimgesprek?
Als een medewerker zich ziek meldt weten leidinggevenden soms niet zo goed wat ze mogen vragen en hoe ze dat gesprek moeten voeren. In onze verzuimtrainingen is dit vaak een onderwerp waar veel aandacht voor gevraagd wordt. Onderstaand tref je een leidraad aan voor het eerste gesprek; ‘de ziekmelding’ of zoals we het tegenwoordig liever noemen ‘de aanvraag ziekteverlof’.
Net als alle andere gesprekken is het verzuimgesprek een vorm van communicatie tussen 2 personen. In elke communicatie communiceren mensen vanuit hun eigen idee over wat er aan de hand is. De wijze waarop je naar ziekte en verzuim kijkt en wat je van ziekte en verzuim vindt, bepaalt dus wat je ziet en wat je communiceert.
Globaal zijn er vier perspectieven (brillen) om naar verzuim te kijken:
- De medische bril
- De belasting-belastbaarheid-bril
- De 'gedrag-is-een-keuze-bril'
- De toekomstig-werkvermogen-bril
Geen van deze brillen is goed of fout maar bepaalt wel wat je ziet en vanuit welk paradigma je communiceert. Welke bril je ook opzet, het is belangrijk dat jouw kijk op verzuim bekend is bij jouw medewerkers. Medewerkers weten dan welke vragen ze kunnen verwachten als ze zich onverhoopt moeten ziekmelden.
Een goed verzuimgesprek voeren begint met praten over verzuim als mensen gezond aan het werk zijn. Vertel dat je bij een ziekmelding informatie nodig hebt om vast te stellen of verzuim verlof verleend kan worden. Maak een lijstje met vragen die een medewerker door moet nemen voordat hij zich ziekmeldt.
Voorbereiding
Een goede voorbereiding kan bijdragen aan een goed verloop van het verzuimgesprek.
- Zorg dat je de verzuimgegevens van de medewerker bij de hand hebt
- Neem tijd of maak tijd om een zorgvuldige intake te doen
- Geef de medewerker aandacht
- Zoek een rustige plek op
Als dit niet lukt, maak dan een afspraak om later op de dag opnieuw contact te leggen. Het eerste gesprek is belangrijk.
Mogelijke oorzaken verzuim
Verzuim is veelal gedrag en daarmee beïnvloedbaar. Er zijn naast ziekte ook andere oorzaken waardoor een medewerker denkt te moeten verzuimen. Veelal ligt dit veel meer aan de omstandigheden waarin iemand thuis of op het werk verkeert. Mogelijke oorzaken zijn:
-
Werkgerelateerd
- arbeidsomstandigheden die de medewerker niet als optimaal ervaart
- interne communicatie: zich buitengesloten voelen, zich niet gehoord voelen
- relatie tot de functie: zich niet zeker voelen in zijn/haar werk: boven of onder het niveau werken of werkzaamheden uitvoeren die niet passend zijn
- druk die men ervaart: druk in de planning, omzetdruk, perfectionisme
- onvoldoende personeelsbeleid: zaken zijn binnen de organisatie niet helder of duidelijk
- relatie met collega's: soms teamconflicten of een minder goede relatie met de leidinggevende
-
Privé-gerelateerd
- de medewerker heeft relatieproblemen
- de medewerker heeft financiële problemen
- de medewerker worstelt met persoonlijke vraagstukken: verlies en rouw, depressie, ziekte
Het gesprek vormgeven
Onderstaand tref je tips voor de vormgeving van een verzuimgesprek:
-
Leid het gesprek in
- Toon belangstelling zonder te oordelen en stel de medewerker op zijn/haar gemak: vermijd discussie over wel of niet ziek
- Benoem het gezamenlijke belang, gezondheid medewerker, gezondheid organisatie.
-
Informatie verwerving
Let op dat nergens gevraagd wordt naar de ziekte zelf! De informatie verwerving gaat over de gevolgen van de ziekte. Probeer informatie te krijgen over de volgende onderwerpen:
- Is de medewerker zelf ziek?
- Welke belemmeringen voor het eigen werk brengt de ziekte voort?
- Wat is de verwachte duur van de belemmeringen?
- Bespreek welke mogelijkheden er nog wel zijn
- Breng eventueel in kaart wat iemand thuis doet
- Vraag wat medewerker gaat doen aan herstel
- Vraag naar zaken in het werk die blijven liggen, welke zaken zijn dringend, welke hebben aandacht nodig van collega’s? kan medewerker dat zelf regelen?
- Vraag naar relevante financiële aspecten zoals recht op regres of UWV uitkering
- Kan medewerker zelf collega’s en klanten informeren over de afwezigheid?
-
Sluit het gesprek af
- Verleen ziekteverlof of spreek een andere vorm van verlof af.
- Bespreek het percentage arbeidsgeschiktheid,
- Bespreek hoe het passende werk te organiseren,
- Maak afspraken voor vervolg contact
- Vraag hoe de medewerker bereikbaar is, (adres en telefoonnummer)
- Wens sterkte en beterschap!
-
Nazorg
- Leg de informatie uit het gesprek vast.
Tips voor het verzuimgesprek
Een aantal tips voor het verzuimgesprek:
- ga als leidinggevende niet de psycholoog uithangen
- Zeker bij frequent verzuim is het belangrijk om dit bespreekbaar te maken. Veel leidinggevenden vinden dit lastig omdat ze het gevoel hebben dat dit inmenging is in de privé-situatie van de medewerker. Toch is het belangrijk dat je achterhaalt waarom de medewerker zo vaak ziek is en of dit wellicht werkgerelateerd is.
- u bent geen dokter of bedrijfsarts: ga niet op hun stoel zitten
- zorg dat het gesprek vertrouwelijk is en blijft
- oordeel niet meteen maar luister en neem waar
- maak geen vergelijkingen met jezelf of andere medewerkers (hou je bij de feiten)
- verplaats je in de medewerker en hoe hij/zij de zaken ervaart en voelt
- stel open vragen: LSD = Luisteren, Samenvatten en Doorvragen
- maak heldere afspraken
- houd je aan het verzuimreglement of verzuimprotocol van jouw organisatie
- bedenk dat ziek zijn wat anders is dan ongeschikt zijn om te werken: bedenk alternatieven
Inhoud van de training
De inhoud van de training verzuimgesprekken varieert per organisatie. De vraag is hoever je bent met jouw verzuimbeleid maar vooral ook: hoe ver is de bewustwording bij leidinggevenden rond ziekte en verzuim? Begrijpen zij hun eigen rol en verantwoordelijkheid in dit geheel? Zijn ze op de hoogte van tal van weetjes, feitjes en regels? Of zijn ze al zover dat ze bezig zijn met gespreksrondes om bewustwording bij medewerker te creëren rond dit onderwerp? Kortom: zijn ze gericht op het naleven van regels om ziekteverzuim te voorkomen of zijn ze al in de fase dat ze bezig zijn om gezondheid te bevorderen? Wij stemmen het graag op maat met je af!
Verschillende soorten gesprekken bij ziekmelding en herstelmelding
Sommige verzuimgesprekken zijn verplicht in het kader van de wet Poortwachter. Andere weliswaar niet hoewel we adviseren om die gesprekken ook te voeren. We onderkennen verschillende gesprekstypen tijdens het verzuimproces zoals: het verzuimgesprek en het herstelgesprek. Een derde gesprekstype wat hierbij komt noemen we het inzetbaarheidsgesprek. Maar dat gesprek wordt gevoerd met iedere medewerker ook als hij/zij niet ziek is.
-
Verzuimgesprekken en herstelgesprek
Bij verzuim spreken we over een tweetal gesprekken namelijk:
-
Verzuimgesprek
Een verzuimgesprek begint meestal bij de ziekmelding. Om de juiste acties in gang te zetten is het belangrijk dat je bij de ziekmelding de juiste vragen stelt. Als het verzuim langer dan een paar dagen duurt, heb je waarschijnlijk regelmatig een vervolggesprek. Dat is althans in de meeste gevallen te adviseren. In een vervolggesprek check je hoe het herstel vordert en of er al weer arbeidsmogelijkheden zijn. Als het verzuim langer duurt dan 6 weken moet je minimaal 1 maal per zes weken een re-integratie overleg voeren. Als het allemaal goed loopt meldt de medewerker dat hij op een gegeven moment weer aan de slag kan en handel je het ziekteverzuim af in het personeelsdossier.
-
Herstelgesprek
Een herstelgesprek is een soort van evaluatie van het ziekteverzuimproces en wordt vaak gevoerd als het verzuim afgerond is. Wellicht is zo’n gesprek minder belangrijk bij kortdurend verzuim, hoewel dat van de situatie afhangt.
Naast het feit dat ziekte vervelend is voor medewerker en organisatie is het ook een signaal. Een signaal dat er iets aan de hand is. Het kan een éénmalig incident zijn, een virus of toeval, maar het kan ook een uiting zijn van verstoring van de balans tussen wat van iemand gevraagd wordt en wat hij aan kan. Die balans kan verstoord worden door aspecten in het werk, in de persoon of in de interactie tussen werk en persoon. In een herstel gesprek zou dit besproken moeten worden. Vragen die aan de orde kunnen komen:
- Wat is goed gegaan en wat had anders of beter gekund?
- Had de ziekmelding te maken met het werk?
- Was uitval te voorkomen geweest?
- Hoe groot is de kans op herhaling?
- Zijn er maatregelen nodig om hernieuwde uitval te voorkomen?
- Zijn dat maatregelen in het werk of moet de medewerker zelf aan de slag?
-
Doel: verkleinen uitval
Vragen in het herstelgesprek zijn gericht op het verkleinen van de kans op herhaling van uitval. De samenvattende vraag wat een medewerker nodig heeft om niet weer met dezelfde klacht uit te vallen heeft echter een negatieve insteek. De vraag moet wel gesteld worden om belastende factoren in het werk of privé in kaart te brengen. Maar met het aanpakken van alleen belastende factoren heb je slechts de helft van de mogelijkheden te pakken.
Een herstelgesprek is dus belangrijk om te achterhalen wat er aan de hand zou kunnen zijn als mogelijke oorzaak van ziekteverzuim.
Inzetbaarheidsgesprek
Een inzetbaarheidsgesprek heeft als insteek om te achterhalen wat iemand nodig heeft om zijn belastbaarheid te vergroten. Onderwerpen die daarbij aan de orde kunnen komen:
- de eisen die het werk aan iemand stelt
- de inhoud van het werk
- de omstandigheden waaronder gewerkt wordt
- de verhoudingen tussen medewerkers onderling
- de voorwaarden waaronder gewerkt wordt
Samengevat: alles wat te maken heeft met de mogelijke belasting en belastbaarheid van de medewerker. Hulpbronnen in het werk en in de persoon zijn van invloed op de belastbaarheid.
Het kenmerk van een inzetbaarheidsgesprek is vooral dat die gesprekken worden gevoerd met iedere medewerker en dat ze losgekoppeld zijn van ziekmeldingen. Ook hier geldt dat het doel is om uitval te verkleinen en om de opgedane inzichten om te zetten in acties (en soms beleid). De inzetbaarheidsgesprekken gaan verder dan herstelgesprekken. Inzetbaarheid gesprekken gaan over het willen en kunnen inzetten van persoonlijke kwaliteiten en competenties waarmee een bijdrage wordt geleverd aan het organisatie doel. Het niet inzetten van kwaliteiten of het niet beschikken over voldoende kwaliteiten en competenties kan leiden tot verzuim en vormen een risico voor zowel medewerker als organisatie. Voor een overzicht van alle risico’s die van invloed zijn op inzetbaarheid zie ons artikel over risicomanagement.
