home / leiderschapsontwikkeling / communicatie leidinggevende / gesprekkencyclus

De cyclus van personeelsgesprekken

Wil je de interne communicatie optimaliseren dan is het van belang om aandacht te geven aan de cyclus van personeelsgesprekken binnen jouw organisatie. Personeelsgesprekken bevorderen de communicatie met jouw medewerkers.

Soorten personeelsgesprekken

Meerdere vormen en typen personeelsgesprekken zijn denkbaar. Belangrijk is dat je een structuur kiest die past bij jouw organisatie.

• het selectiegesprek
• het aanstellingsgesprek
• het functioneringsgesprek
• het beoordelingsgesprek
• ontslaggesprek of aanzeggesprek
• het exitgesprek
• het ziekteverzuimgesprek
• het verbetergesprek
• het slecht nieuwsgesprek
• het persoonlijk ontwikkelgesprek

Functieomschrijving en organisatiemodel: basis voor functioneren en beoordelen

Het ontwikkelen van een organisatiemodel met alle functiebeschrijvingen, verantwoordelijkheden en bevoegdheden is de basis voor alle personeelsgesprekken. Het is één van de onderdelen die aanwezig moeten zijn bij het optimaliseren van de interne communicatie.

Het verloop van personeelsgesprekken c.q. verslaglegging

Wat moet er aan de orde komen tijdens de personeelsgesprekken? Hoe moet de leidinggevende een personeelsgesprek voeren? Wil je daarvoor een soort van format voor ontwikkelen als leidraad voor de gesprekken? Hoe moet de verslaglegging plaatsvinden? Moet er eenduidigheid bestaan binnen jouw organisatie?

• Voorbereiding

  De voorbereiding van het sollicitatiegesprek is voor jouw organisatie zeer belangrijk. De voorbereiding begint met het benoemen van wegingsfactoren aan de hand van het functieprofiel. Dat bepaalt namelijk de vragen die je stelt tijdens het gesprek en de informatie die je nodig hebt.

  Je kunt op basis van het profiel en het CV van de kandidaat formuleren welke vragen je gaat stellen. Belangrijk is dat de vragen onderbouwd zijn.

  • Gebruik open vragen die ingaan op specifieke voorbeelden van vroeger gedrag. Je zoekt iemand die ambitieus is en doortastend. Waaruit blijkt dat de kandidaat die tegenover je zit ambitieus en doortastend is? Kan hij/zij dat aan jou duidelijk maken aan de hand van bijvoorbeeld eerdere functies?
  • Stel gerichte vragen en stel vragen die ‘ertoe doen’ en probeer niet alleen de capaciteiten van de kandidaat maar vooral ook de behoeften van de kandidaat vast te stellen.

• Structuur opzetten voor het selectiegesprek

  Voor de verbetering van de selectiegesprekken is het belangrijk een format te ontwikkelen ter ondersteuning van de leidinggevenden of HRM-professionals die het selectiegesprek voeren.

Het aanstellingsgesprek

Het aanstellingsgesprek vindt plaats zodra je een kandidaat hebt geselecteerd waar je mee verder wilt. In dit gesprek bied je de arbeidsovereenkomst aan en maak je concrete afspraken over wanneer jouw nieuwe medewerker kan beginnen en wat er van hem/haar verwacht wordt. In feite is het aanstellingsgesprek essentieel en een goede basis voor de daaropvolgende functionerings- en beoordelingsgesprekken.

• Wat moet je doen?

  • Je deelt de indrukken van het selectiegesprek met jouw nieuwe medewerker.  Je benoemt waarom je voor deze medewerker hebt gekozen en ook waar mogelijke twijfels bij jou ontstonden of waar je zaken als matig hebt ingeschat.
  • Je maakt duidelijke afspraken over het functioneren en beoordelen van de medewerker.
  • Je spreekt een inwerkprogramma af: Je spreekt een duidelijke weg af hoe je denkt dat de medewerker per taak zich naar delegatieniveau BEKWAAM kan ontwikkelen.
  • Je benoemt waarom je denkt dat de medewerker in de organisatiebehoeften kan voorzien en hoe de medewerker daarvoor kan zorgen.
  • Je benoemt waarom je denkt dat de organisatie in de behoeften van de medewerker kan voorzien en hoe je daar als organisatie voor kunt zorgen.
  • Je benoemt hoe je denkt dat je als leidinggevende de medewerker kunt faciliteren om ervoor te zorgen dat de medewerker in de organisatiebehoeften kan voorzien.
  • Je maakt meteen duidelijke afspraken hoe en wanneer je het functioneren van de medewerker gaat beoordelen.
  • Je zorgt voor de juiste verslaglegging en je voegt dit toe aan jouw personeelsdossier.

• Aanstelling is begin van de arbeidsrelatie

  De aanstelling van de medewerker is het begin van de formele arbeidsrelatie. Enkele tips:

  • Zorg dat jouw arbeidsovereenkomsten juridisch in orde zijn (en voldoen aan de huidige wetgeving)
  • Verzamel de eerste gegevens voor jouw personeelsdossier: diploma's, kopie ID kaart etc.
  • Bespreek het inwerkprogramma met jouw medewerker
  • Verstrek alle gegevens aan de medewerker zoals het organigram, organisatiemodel, functie- en taakomschrijving, het personeelshandboek en laat de medewerker tekenen voor ontvangst
  • Maak duidelijke afspraken over de eerste werkdag
  • Maak een actielijst met punten die je voor de eerste werkdag nog moet regelen: telefoon, PC, werkplek, auto etc.

• Tweezijdig

  Genoemde kenmerken maken het gesprek tweezijdig. Om meteen maar een misverstand uit de weg te nemen: de medewerker hoeft jouw functioneren niet te beoordelen (dat doet jouw leidinggevende wel), de medewerker moet aangeven of je voldoende en op de juiste wijze ondersteunt en faciliteert bij de toegekende taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden.

• Voorwaarden voor het functioneringsgesprek

  Wil een functioneringsgesprek zinvol zijn dan moet voldaan worden aan de volgende voorwaarden:

  • Je communiceert regelmatig met jouw medewerker over de wijze waarop taken worden uitgevoerd en waarop in behoeften wordt voorzien.
  • Het gesprek vindt plaats vanuit een duidelijke functieomschrijving
  • Je hebt tijdens het aanstellingsgesprek een duidelijke routing bepaald hoe de medewerker zijn taken op delegatieniveau BEKWAAM kan leren uitvoeren.
  • Je hebt samen met de medewerker doelstellingen en verwachte prestaties afgesproken.
  • Je hebt jezelf een beeld gevormd over het functioneren van de medewerker en je gaat niet af op geruchten van anderen
  • Centraal staan de behoeften van de organisatie en van de medewerker en niet of je de medewerker graag mag of niet
  • Je zorgt voor de juiste verslaglegging en je voegt dit toe aan jouw personeelsdossier

• Beoordelen of veroordelen?

  Beoordelen wil nog weleens ontaarden in veroordelen, zo merken wij in de dagelijkse praktijk. Wanneer een beoordelingsgesprek ontaardt in een veroordelingsgesprek dan zal dat een negatieve invloed kunnen hebben op de motivatie van jouw medewerker. Wat is het verschil?

  • Beoordelen op basis van gedrag: 'ik merk dat de afspraak om een offerte binnen 24 uur de deur uit te doen in 40% van de situaties niet wordt gehaald'.
  • Veroordelen: 'ik vind dat je nogal gemakzuchtig bent ingesteld omdat offertes in 40% van de situaties niet op tijd de deur uitgaan'.

• Tips voor het beoordelingsgesprek

  • Baseer je op feiten en laat je niet leiden door gevoelens en emoties. Ook niet door de gevoelens en emoties van de medewerker.
  • Begrijp dat een beoordelingsgesprek ook een gesprek is. Laat de medewerker zijn/haar verhaal vertellen waarom iets heel goed ging of juist waarom iets niet gelukt is
  • Weet dat je het niet met elkaar eens hoeft te zijn. Belangrijk is dat je de medewerker kunt uitleggen waarom je tot deze beoordeling gekomen bent.
  • Begin het gesprek met de samenvatting of de eindbeoordeling en haal de spanning daardoor uit het gesprek
  • Wees eerlijk en duidelijk in jouw communicatie: draai niet om de hete brij heen!
  • Maak heldere afspraken over de consequenties van de beoordeling en zorg voor de juiste verslaglegging ten behoeve van jouw personeelsdossier.
  • Begrijp dat een beoordelingsgesprek voor jouw medewerker spannend kan zijn: toon begrip wanneer er een slechte beoordeling is.

• Wat is beoordelen?

  Heel eenvoudig: je hebt afspraken gemaakt met jouw medewerker over wat er van hem/haar verwacht wordt. Tijdens het beoordelingsgesprek bepaal je welke afgesproken resultaten wel en niet zijn behaald.

• Structuur bij beoordelingsgesprekken

  Structuur bij het voeren van beoordelingsgesprekken is voor de meeste leidinggevenden van belang. Echter: handvatten voor leidinggevenden bij het beoordelen van medewerkers is ook erg wenselijk (voor de meeste leidinggevenden).

Het exitgesprek

Een exitgesprek is het laatste gesprek dat je voert met de medewerker bij het einde van het dienstverband. Het gesprek is bedoeld als terugblik op de loopbaan van de medewerker bij jouw organisatie.

• Waarom een exitgesprek?

  Exitgesprekken kunnen nuttige informatie opleveren voor jouw organisatie. Je kunt nog eens een terugblik geven op hoe de medewerker het ervaren heeft bij jouw bedrijf:

  • Hoe heeft de medewerker de werkomstandigheden ervaren?
  • Hoe heeft de medewerker de leiding ervaren of het management?
  • Hoe kijkt de medewerker naar de arbeidsvoorwaarden van het bedrijf?
  • Hoe ervaart de medewerker de ontwikkelingsmogelijkheden binnen jouw organisatie: scholing en opleiding?
  • Hoe heeft de medewerker de samenwerking ervaren met collega's?
  • Ziet jouw medewerker verbeterpunten voor jouw organisatie?

• Wat doe je met de uitkomsten van het exitgesprek?

  Exitgesprekken voeren en het verslag in de kast leggen is niet voldoende. Wellicht kun je verbeterpunten concretiseren en binnen het management bespreken. Het is aan te raden van tijd tot tijd de verslaglegging van meerdere exitgesprekken nog eens terug te lezen. Valt er ook een rode lijn te ontwaren in de verbeterpunten die men aanreikt?

• Wie moet het gesprek voeren?

  Mijn voorkeur zou zijn om een HRM-functionaris het gesprek te laten voeren en het bewust buiten de lijn (dus niet met de direct leidinggevende) te laten plaatsvinden.

• Waarom een verbetergesprek?

  Het verbetergesprek geven wij een bijzondere plaats binnen de gesprekkencyclus van organisaties. Reden: er is nog zoveel meer te halen wanneer je het goed aanpakt. Voor de helderheid: een verbetergesprek is wat anders dan een disciplinair gesprek. En hoewel een verbetergesprek kan leiden tot een verbetertraject is dat niet per se noodzakelijk. Verbetergesprekken zijn heel eenvoudig bedoeld om het functioneren te verbeteren van de medewerker.

• Wie gaat het doen?

  Wanneer de analyse is gemaakt, is een plan van aanpak noodzakelijk. Belangrijk punt is: wie gaat de verbetergesprekken voeren? Ga je dat zelf doen als leidinggevende? Of zet je een HRM-functionaris in die werkzaam is binnen jouw organisatie? Soms is het raadzaam te kiezen voor een externe partij. Zie: coaching en begeleiding bij het verbetertraject.

• Verrassende resultaten

  Wanneer je onbevooroordeeld de gesprekken aangaat zal je zien dat er soms verrassende resultaten te boeken zijn. Vaak ligt verbetering in kleine aspecten die in de waan van alledag over het hoofd gezien worden.

• Tips

  • Wees zo objectief mogelijk en onbevooroordeeld in gesprekken. Laat OMA (oordelen, mening geven en aannames) thuis!
  • Stel je open op en luister, observeer en analyseer
  • Neem er de tijd voor
  • Zoek eens een plek buiten de organisatie waar je niet gestoord wordt

• Analyse van de verbeterpunten

  Er kunnen tal van redenen zijn waarom een medewerker niet het gewenste functioneren brengt wat de organisatie zou wensen c.q. eisen. Zie ook: mijn medewerker functioneert niet of mijn medewerker is gedemotiveerd. Voorzichtigheid is geboden. Er kunnen tal van factoren binnen de organisatie zijn waardoor de medewerker niet het gewenste gedrag vertoont zoals:

  • De aansturing van de leiding
  • Factoren binnen het team of de samenwerking met collega's
  • Arbeidsomstandigheden
  • De medewerker werkt onder of boven zijn/haar niveau
  • Daarnaast kunnen er ook tal van oorzaken buiten het werk zijn die een negatieve invloed hebben op het functioneren van de medewerker. Ook dat dien je als leidinggevende bespreekbaar te maken om te bezien of verbetering mogelijk is.

• Wanneer slecht nieuws?

  Wanneer hebben we het over slecht nieuwsgesprekken? We noemen een aantal voorbeelden:

  • Het disciplinaire gesprek of correctiegesprek is een voorbeeld van een slecht-nieuwsgesprek. Je voert dit gesprek bijvoorbeeld wanneer de medewerker zich niet aan de voorschriften houdt ondanks herhaalde waarschuwing en het kan ertoe leiden dat er disciplinaire maatregelen worden opgelegd
  • Het ontslaggesprek of aanzeggesprek wanneer je de medewerker om welke reden ook ontslag moet aanzeggen
  • Wanneer er sprake is van onvoldoende of slecht functioneren van de medewerker en je een verbetertraject wilt starten: verbetergesprek
  • Wanneer er sprake is van onvoldoende of slecht functioneren en je de medewerker in functie terug moet / wilt zetten
  • Het aankondigen van de reorganisatie door inkrimping
  • Het aankondigen van faillissement

• Slecht nieuws is geen goed nieuws

  Toen we de aanvraag binnenkregen voor de training slecht nieuwsgesprekken zeiden we: we kunnen het ook wel mailen. Want hoe mooi en goed je het ook wilt doen of hoe verantwoordelijk je je ook voelt als manager of leidinggevende: slecht nieuws is geen goed nieuws. Jouw medewerker zal na afloop niet zeggen: goh wat kun jij goed slecht nieuws brengen.

Het Persoonlijk Ontwikkelgesprek

Het Persoonlijk Ontwikkelgesprek ook wel loopbaangesprek genoemd is bedoeld om de ontwikkeling van de medewerker in het kader van de loopbaan te bespreken. Het moet leiden tot een persoonlijk ontwikkelplan.

• De blik vooruit

  Tijdens een POP-gesprek is het van belang dat de blik vooruit gaat richting de toekomst. Terwijl in het functioneringsgesprek ook nog plaats is om eens terug te kijken op de afgelopen periode is een POP-gesprek vooral bedoeld om richting toekomst te kijken.

• Wie moet erbij zijn?

  Vaak worden POP-gesprekken in de lijn gevoerd rechtstreeks met de direct leidinggevende. Dat heeft een aantal voordelen o.a. het feit dat de leiding zicht heeft op de kwaliteiten van de medewerker. En dat is tevens het nadeel: de leidinggevende heeft een bepaalde blik op het functioneren en de kwaliteiten van de medewerker: echter dat kan er ook toe leiden dat de leiding bepaalde talenten over het hoofd ziet.  Het heeft onze voorkeur om POP-gesprekken buiten de lijn te voeren. De HRM-afdeling kan daarbij een rol vervullen of indien aanwezig interne loopbaancoaches of het mobiliteitscentrum. In een aantal gevallen voeren wij als externe partij de POP-gesprekken met de medewerker.

• Voorkom herhaling van zetten

  Wat in ieder geval voorkomen moet worden is dat het POP-gesprek een herhaling wordt van het functioneringsgesprek. Het is juist zo van belang om de ontwikkeling van de medewerker eens los te zien van het dagelijks functioneren, zeker wanneer je het maximale eruit wilt halen. Een POP-gesprek zou moeten leiden tot een persoonlijk ontwikkelplan.

• Loopbaanreflectie en loopbaanevaluatie

  POP-gesprekken dienen als loopbaanevaluatie ingezet te worden. Maar het ontaardt veelal in FOP-gesprekken. Dat zijn functiegerichte ontwikkelingsplannen. En daarmee is de basis vaak te smal.