Vrijblijvend adviesgesprek
Contact opnemen
Google+ Facebook Twitter Linkedin YouTube
Direct informatie? 0528 23 60 30
Of mail naar: info@desteven.nl
zoeken

Interne communicatie ontwikkelen in zes stappen

Interne communicatie verbeteren en ontwikkelen in 6 stappen. Binnen iedere organisatie geldt: de interne communicatie kan beter! We hebben nog geen organisatie ontmoet waar de interne communicatie 100% was. Daarom spreken we bij voorkeur over het ontwikkelen en doorontwikkelen van de interne communicatie. Waar staat u nu? Hoe zou het moeten zijn? Welke stappen ontwikkelt u om daar te komen?

Welke stappen zijn noodzakelijk?

Opzetten interne communicatie

Interne communicatie verbeteren in zes stappenDe Steven ondersteunt organisaties bij het verbeteren van de interne communicatie. Een onderdeel daarvan is het opzetten van de juiste communicatiestructuren.

 

Harde factoren bij interne communicatie

Interne communicatie: harde en zachte factoren verbeterenEr is een aantal harde factoren bij de interne communicatie te benoemen zoals:

  • Stap 1: ontwikkeling en opzetten informatiesystemen

    Bij informatiesystemen kunt u denken aan het personeelsinformatiesysteem, een financieel administratief systeem, management informatiesystemen, rapportagesystemen voor managementinformatie, verkoopinformatiesystemen, CRM etc. U begrijpt een zeer belangrijke basis voor de informatievoorziening binnen uw organisatie. Zijn deze systemen gebrekkig of verouderd of voldoen ze niet meer aan de informatiebehoefte van uw bedrijf? Dan heeft dit als eerste aandacht nodig!

  • Stap 2: ontwikkeling en opzetten communicatiestructuren binnen de organisatie

    Een tweede harde factor bij de ontwikkeling van interne communicatie zijn de communicatiestructuren. We noemen een drietal aspecten namelijk:

    • een organigram met bijbehorend organisatiemodel: functiebeschrijvingen, taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden als basis voor de interne organisatiestructuur
    • de structuur van de gesprekscyclus voor personeelsgesprekken in het kader van functioneren en beoordelen van medewerkers.
    • de structuur van overlegvormen binnen uw organisatie: van afdelingsoverleg, de managementvergadering, het werkoverleg tot het bilaterale gesprek tussen de leidinggevende en de medewerker

    Ook mogelijke competentieprofielen horen bij de harde factoren binnen de organisatie.

    Opzetten communicatiestructuren

    • opzetten overlegvormen zoals het werkoverleg, afdelingsoverleg, managementvergadering
    • opzetten personeelsgesprekken
    • opzetten organisatiemodel

    Communicatiestructuur opzetten

Zachte factoren bij interne communicatie

Wanneer er nog van alles ontbreekt aan de harde factoren van de interne communicatie dan hoeft u aan de doorontwikkeling van de zachte factoren niet te denken omdat het weinig of geen resultaat zal brengen.
We noemen een aantal zachte factoren:

  • Stap 3: ontwikkeling communicatieve skills van leidinggevenden en medewerkers

    Als eerste zachte factor (stap 3) noemen we de communicatieve skills (vaardigheden) van zowel leidinggevenden, directie, managers en medewerkers. De bandbreedte van deze vaardigheden is bijzonder groot en kan variëren van:

    • persoonlijke ontwikkelpunten: de één is soms te direct en de ander niet direct genoeg in zijn communicatie, tot de kern komen in gesprekken, open communicatie, feedback en kritiek geven en ontvangen, inzicht in de eigen communicatiestijl en bewustwording van de eigen stijl van invloed.
    • communicatieve ontwikkelpunten voor leidinggevenden zoals: hoe zit ik het werkoverleg voor, hoe geef ik leiding aan de managementvergadering, hoe voer ik functioneringsgesprekken of beoordelingsgesprekken, hoe neem ik de medewerkers overtuigend mee in de visie en strategie?
    • competentie ontwikkeling

    Communicatieve vaardigheden van uw medewerkers en leidinggevenden

  • stap 4: ontwikkelen organisatiecultuur en attitude medewerkers

    Een tweede aspect (stap 4) is de ontwikkeling van de organisatiecultuur en attitude van medewerkers binnen de organisatie. Daarmee doelen we op zaken als: bewustwording van de kracht van de eigen bedrijfscultuur, bewustwording van de valkuilen van de cultuur, bewustwording en inzicht in de kernkwaliteiten van de organisatie.

    Cultuurverandering en cultuurontwikkeling

    Een 4e stap is de ontwikkeling van uw bedrijfscultuur. Bewustwording van de kracht van uw bedrijfscultuur maar ook van de valkuilen.

    Organisatiecultuur veranderen

  • stap 5: ontwikkeling managementstijl of leiderschapsstijl

    De managementstijl binnen uw organisatie is direct verbonden aan de cultuur van de organisatie maar een zeer bepalende factor. Wat voor leiderschapsstijl is er aanwezig binnen uw organisatie en voorziet dat nog in de behoefte? Is het management zich bewust van de aanwezige managementstijl en de bijbehorende valkuilen? Hebt u een informele stijl van leidinggeven? Wordt er sterk top-down en hiërarchisch gestuurd binnen uw organisatie?

    Uw managementstijl ontwikkelen

    Wilt u uw management- en leiderschapsstijl ontwikkelen?

    Rol van de leiding bij de interne communicatie

  • stap 6: ontwikkeling identiteit en (gedeelde) kernwaarden

    Een vierde aspect (stap 6) raakt het hart van de organisatie in optima forma. De shared values binnen uw organisatie oftewel: gedeelde waarden. Dit vormt de identiteit van uw bedrijf samen met de organisatiecultuur. Bewustwording en inzicht van deze gedeelde waarden is van groot belang en bepalend bij veel facetten, ook andere aspecten dan de interne communicatie zoals:

    • de basis voor uw marketing en externe communicatie
    • de reden dat medewerkers zich thuis voelen bij uw organisatie (boeien en binden)
    • uw onderscheidende positie als organisatie op de markt

    Wat zijn de gedeelde waarden (shared values) binnen uw organisatie?

    Wat zijn de gedeelde waarden binnen uw organisatie? Wat is de identiteit van uw organisatie? Wat voor organisatiecultuur heeft uw bedrijf?

    Identiteit, kernwaarden en cultuur

Wat is belangrijker? Harde of zachte factoren?

Wat is nu belangrijker bij het verbeteren van de interne communicatie? Zijn dat de harde factoren of de zachte factoren? Een paar aspecten zijn van belang:

  • Als de harde factoren niet optimaal zijn, hoeven we over de zachte factoren niet te praten. Kortom: in basis zijn er binnen uw organisatie heldere en transparante communicatielijnen en communicatiestructuren nodig. 
  • Anderzijds: het opzetten van harde communicatiestructuren is wel een heel karwei maar niet het moeilijkste onderdeel van verbeterklus. Het gaat om het opzetten van structuren: het werkoverleg, vergaderingen, personeelsgesprekken. Maar het kan ook gaan over informatiesystemen zoals het personeelsinformatiesysteem, management informatiesystemen of bepaalde informatiesystemen op financieel terrein.

Zachte factoren komen aan de orde als de harde factoren helder en transparant zijn. We zullen het duiden met een voorbeeld.

  • Voorbeeld van harde en zachte factoren bij interne communicatie

    Systemen zijn te koop. Een voorbeeld is de urenverantwoording (voorbeeld van een harde factor) wat bijdraagt aan de managementinformatie die noodzakelijk is om bepaalde keuzes te maken. Er komt best wat bij kijken om een systeem voor urenverantwoording te implementeren. Dat zullen we niet ontkennen. Maar de zachte factoren zijn vaak lastiger:

    • bereidheid van de medewerker om de urenverantwoording bij te werken
    • bereidheid van de medewerker om de urenverantwoording tijdig bij te werken
    • bereidheid van de medewerker om de urenverantwoording op de juiste wijze bij te werken

Optimalisatie begint met verantwoordelijkheid nemen

communicatie intern verbeteren: zachte factorenSoms praat men in de derde persoon over de interne communicatie alsof het een ander betreft. Anders geformuleerd: men praat over de interne communicatie alsof men er zelf niet bij hoort. Daarom vragen wij vaak: mogen wij de interne communicatie even spreken? Is dat een aparte afdeling bij uw bedrijf?

Onlangs werden wij uitgenodigd bij een organisatie waar men een vraag had inzake een organisatieontwikkeltraject. De directie verwoordde het als volgt: ‘we willen de interne communicatie verbeteren binnen onze organisatie’. Men had een drietal trainingsbureaus uitgenodigd om te offreren op dit traject. Men wilde graag inzicht hoe wij dit zouden aanpakken, hoe lang een dergelijk traject zou duren en wat de kosten waren.

  • Wie is de interne communicatie?

    Onze vraag aan de directie was: ‘mogen wij een keer met de interne communicatie spreken? Hebt u ook een telefoonnummer van deze man of vrouw?‘. Men reageerde hierop verbaasd. De verwachting was dat wij de aktetas zou openen en een plan van aanpak zou presenteren. In ieder geval onze werkwijze. Graag had men wat tools gezien of medicijnen. Dat is tenminste concreet. Meestal gaat het op deze wijze. De directie heeft een probleem of knelpunt geconstateerd, daarna heeft men een mogelijke oplossing bedacht en tot slot wordt er een trainingbureau gevraagd wat dit dansje kost en hoe lang de act duurt. Vaak maken we mee dat het moeilijk blijkt te zijn om nu precies te benoemen waar het om te doen is. Terwijl dat juist zo belangrijk is aan de voorkant van een dergelijk project. Of we krijgen een beleidsstuk mee van 35 pagina’s waarbij we direct al kunnen voorspellen dat dit keukenwerkstuk over de hoofden van de medewerkers heen zal gaan.

  • De interne communicatie? Dat bent uzelf……….. toch?

    Onze vraag had een diepere betekenis. Want ‘de interne communicatie’ in de derde persoon bestaat immers niet. U bent toch ZELF de interne communicatie en u bent toch ZELF de cultuur van uw organisatie. De interne communicatie begint toch bij u als directie? Dat betekent dus dat uzelf wilt veranderen als leiding wanneer u de interne communicatie wilt verbeteren.

  • Oorzaken gebrekkige interne communicatie

    We noemen een aantal oorzaken voor een gebrekkige interne communicatie:

    • informatiesystemen zijn niet duidelijk
    • onduidelijke overlegstructuren of overlegvormen zoals het werkoverleg, afdelingsoverleg, personeelsgesprekken
    • onduidelijke organisatiestructuur: taken en verantwoordelijk onduidelijk, bevoegdheden niet inzichtelijk, het proces van besluitvorming niet transparant
    • een bedrijfscultuur die veelal tegen de zwakke kanten en valkuilen aanloopt
    • houding en attitude van het personeel
    • gebrek aan communicatieve vaardigheden bij leidinggevenden en medewerkers
    • een managementstijl van directie of MT die niet aansluit bij de behoefte
  • Veel gehoorde klachten

    U hoort vast ook vaak roepen dat de interne communicatie beter moet. Het is echter zo’n containerbegrip waarin alles ligt besloten wat verkeerd kan gaan in een bedrijf. Ook vaak als excuus om bepaalde verantwoordelijkheden te ontwijken. Wat wordt er precies mee bedoeld? 

    • We praten wel en we spreken wel maar we spreken niet af.
    • We spreken wel af maar onze afspraken zijn niet duidelijk.
    • We denken dat we wat afgesproken hebben.
    • We maken wel heldere afspraken maar we spreken ons niet uit wanneer men zich niet aan gemaakte afspraken houdt
    • We vinden het moeilijk om mensen op gemaakte afspraken aan te spreken
    • We spreken mensen aan op afspraken die niet gemaakt zijn
    • We spreken ons uit bij personen waarmee afspraken niet zijn gemaakt (praten in de wandelgangen)
    • We spreken ons niet uit en we spreken elkaar niet aan 
    • we werken bij elkaar langs en afdelingen werken op eilandjes
    • we voelen ons niet verantwoordelijk wat er bij een andere afdeling afspeelt
    • als er iets misgaat willen wij daar niet op aangesproken worden en dus zeggen we: dat ligt aan de interne communicatie
    • communicatiestructuren zijn niet duidelijk binnen onze organisatie
    • verborgen agenda's en diplomatieke spelletjes binnen de organisatie
    • informele macht en gebrek aan openheid en transparantie
    • vult u het lijstje aan?
    • er is teveel afstand tussen management en medewerkers
  • Voorwaarden voor de verbetering van interne communicatie

    Wil een organisatietraject slagen dan is er een aantal voorwaarden:

    • Ons recept bij gedragsverandering krijgen medewerkers niet mee: dat gaan ze zelf schrijven
    • Mensen willen wel veranderen maar niet veranderd worden (men wil geen verandering opgelegd krijgen van bovenaf)
    • je kunt voor € 80.000,- een extern bureau inhuren (de wonderdokter) maar je moet het zelf doen.
    • iedereen knikte ‘ja en amen’ en men deed een plas en alles bleef zoals het was.
    • een traject moet leiden tot daden en concrete acties. Anders gezegd: twee heidesessies brengen u niets naar onze overtuiging. Het volgen van de training ‘stoppen met roken’ leidt nog niet tot het gewenste resultaat dat iemand ook daadwerkelijk gestopt is.
    • wanneer je een verhaal schrijft over een gewenste organisatieverandering en de conciërge of de schoonmaakster heeft het niet begrepen dan is het project mislukt.
  • Schakel ons op tijd in

    Wij hebben een aantal organisatieprojecten met succes mogen afronden. Belangrijk is het volgende:

    • Betrek ons in een vroeg stadium bij de analyse en formulering van het project.
    • Betrek uw medewerkers bij een dergelijk traject in de analysefase en laat ze meedenken bij het formuleren van doelstellingen. Of nog liever: laat ons dat doen!
    • Daarna stellen we gezamenlijk doelen en bepalen we samen hoe een mogelijk traject eruit zou kunnen zien. 
    • Samen onderweg! Daarna gaan we samen onderweg. En onderweg zal blijken dat we nog heel andere dingen tegenkomen dan wij aan de voorkant hadden kunnen bedenken.

Organisatieontwikkeling

  • De Steven begeleidt bedrijven en organisaties bij organisatieverandering, organisatieverbetering.
  • Een aantal leerdoelen voor organisaties hebben we voor u uitgewerkt!

Organisatieontwikkeling

Vraagbaak training en coaching

Bekijk onze vraagbaak over interne communicatie.

Vraagbaak training en coaching

 

Neem meteen contact op!

Wilt u uw organisatie doorontwikkelen of zoekt u begeleiding en adviies bij verandering van de organisatie of trajecten gericht op organisatieverbetering?  Aarzel niet langer maar neem meteen contact met ons op. U kunt uw vraag ook per email stellen via ons contactformulier.

Ontvang onze aanbieding