home / leiderschapsontwikkeling / directie ondernemers / managementinformatie

Managementinformatie

Managementinformatie is een onderdeel van de interne communicatie. Het geeft informatie over jouw management, over de besturing van jouw organisatie. Maar wat is managementinformatie nu precies? Daarover gaat dit artikel.

Wat voor informatie heb je nodig?

Ik kom soms een overload aan managementinformatie tegen. Stapels rapporten waar niks mee gedaan wordt en waar je weinig aan hebt. Anderzijds kom ik regelmatig tegen dat de juiste managementinformatie ontbreekt of dat er te weinig stuurinformatie voorhanden is. Dus die woordjes even op rij. Waar je niks aan hebt is:

• Te veel
• Onjuist
• Te weinig

Het is dus nog niet zo gemakkelijk om vast te stellen welke managementinformatie je nodig hebt. Vraag is: hoe bepaal je welke managementinformatie belangrijk is? Ik denk dat dit per bedrijf verschilt en daarnaast ook nog afhangt van de situatie waarin het bedrijf verkeert. Een sterk groeiende onderneming heeft andere managementinformatie nodig dan een onderneming die stabiliseert qua groei. Wanneer je behoorlijk geïnvesteerd hebt en daardoor wellicht minder liquide middelen voorhanden hebt, is er andere informatie nodig dan wanneer je een enorme financiële buffer hebt opgebouwd.

Financiële informatie

Wanneer ik wat financiële managementinformatie aanreik denk ik aan:

• Omzet per dag, per week of per maand
• Winst of verlies per dag, per week of per maand
• Liquiditeitscijfers
• Gefactureerde omzet of te factureren omzet
• Nog openstaande facturen

In veel bedrijven wordt dit ook bijgehouden omdat de afdeling financiën met het verwerken van de verkoopgegevens (inkomsten) en inkoop (uitgaven) plus salarisverwerking (personeelskosten) de meest basale informatie levert; dat is de motor waar de organisatie op draait.
Maar managementinformatie kan vanuit alle bedrijfsonderdelen gemaakt worden:

Marketing en sales:

• Websitebezoekers
• Conversie via de website
• Bounce rate op de website

Personeel en organisatie

• Personeelsverloop
• Verzuimcijfers
• Resultaten van medewerkerstevredenheidsonderzoeken
• Informatie uit exitgesprekken

Veiligheid

• Ongevallen
• Resultaten van keuringen en inspecties
• Verbeterpunten en gewenste investeringen
• Knelpunten
• Noodzakelijke beleids- of procesaanpassingen

Kwaliteit

• Klachten
• Afwijkende producten
• Resultaten van audits

Informatie is mooi: het gaat om de interpretatie

Cijfers zijn prachtig. Meten is weten immers. Maar: hoe zorg je ervoor dat je de juiste informatie verzamelt en hoe zorg je ervoor dat je die informatie bij elkaar krijgt? En wat gebeurt er als je de verkeerde informatie gebruikt?

Je moet informatie ook kunnen lezen en begrijpen. Als het verzuim erg hoog is binnen de organisatie dan kan er een probleem zijn. Bijvoorbeeld omdat er onderling strijd is, ontevredenheid of gezeur. Een andere reden kan zijn dat de werkdruk hoog is en de taakbelasting te zwaar. Dan is er verzuim met een vraagstuk. Dan dient de leiding in actie te komen, door in te grijpen, door bij te sturen, door beslissingen te nemen of op z'n minst te onderzoeken wat er aan de hand is en welke aanpassingen mogelijk zijn. Maar als er wit verzuim is waar jij geen invloed op hebt, dan is het wel vervelend, maar zit er geen organisatievraagstuk achter.

Het is dus belangrijk dat je de cijfers goed interpreteert, om de juiste keuzes te kunnen maken.

Managementinformatie is nooit statisch

Managementinformatie is nooit een vast gegeven. Het ontwikkelt zich mee met jouw organisatie. Maar ik denk dat het aandacht vraagt. Vaak zie ik dat er wel doelen worden gesteld en dat er doelstellingen worden geformuleerd. En dat dit punt vaak niet wordt meegenomen bij de jaarlijkse bezinning over: wat willen we volgend jaar bereiken? Een aanvullende vraag kan zijn: is mijn managementinformatie nog op orde? En hoe zorg ik ervoor dat dit op orde blijft? Hoe zorg je ervoor dat je in (bijna) één oogopslag kunt zien hoe jouw organisatie ervoor staat?