Loading ...

Direct informatie? 0528 23 60 30

Of mail naar planning@desteven.nl

Communicatiestructuur doorslaggevend bij interne communicatie

Voorwaarde voor de interne communicatie is een duidelijke, heldere, transparante communicatiestructuur met bevoegdheden, taken, verantwoordelijkheden, functiebeschrijvingen.

Communicatiestructuren opzetten

Organisaties die de interne communicatie willen verbeteren moeten allereerst zorgen dat de structuren voor de interne communicatie helder en transparant zijn. Communicatieproblemen kunnen ontstaan door een onduidelijke communicatiestructuur waardoor medewerkers structureel informatie missen of zich onvoldoende betrokken voelen. Duidelijk moet zijn wie waar verantwoordelijk voor is, welke taken je toekent aan medewerkers en welke bevoegdheden daarbij horen.  Een stap bij de verbetering van de interne communicatie is het opzetten van de interne communicatiestructuren:

  • Organigram en organisatiemodel
  • Personeelsgesprekken
  • Overlegvormen

Communicatie structuren opzetten

Doe de leiderschapstest

Wil je inzicht in jouw natuurlijke stijl van leidinggeven (online test)? Wil je weten waar jouw individuele leiderschapskwaliteiten liggen?

Wil je jouw persoonlijke ontwikkeldoelen leren kennen?

Meer informatie

Communicatietraining voor leidinggevenden

Wil je een training volgen om jouw communicatievaardigheden te ontwikkelen?

  • individuele communicatietraining
  • teamtraining communicatie verbeteren

Communicatietraining voor leidinggevenden

  • Doelstellingen van overlegstructuren

    (Ik formuleer een drietal essentiële doelstellingen voor het opzetten van overlegstructuren:

     

    • informeren en geïnformeerd zijn

      Een medewerker moet alle informatie ontvangen die uit hoofde van zijn functie van belang is. Anders gezegd: een medewerker moet alle informatie ontvangen om zijn taken goed uit te kunnen voeren en zijn verantwoordelijkheden en bevoegdheden op de juiste manier in te kunnen vullen. Meer is niet nodig. Met minder kan het niet.

    • duidelijkheid

      Medewerkers hebben behoefte aan duidelijkheid. Bijvoorbeeld over:

      • de visie en richting van de organisatie, over de strategie, doelstellingen.
      • verantwoordelijkheden en bevoegdheden
      • beloningsstructuren
      • wat er van hun verwacht wordt
      • andere zaken als: aan wie leg je verantwoording af, aan wie rapporteer je, hoe moet je rapporteren en informeren, waar worden beslissingen genomen, wie neemt beslissingen?
    • betrokkenheid en commitment

      Uiteindelijk wil je betrokkenheid en commitment creëren binnen de organisatie. Overigens zijn dat de zachte factoren wanneer het gaat over de interne communicatie.

  • Wat voor communicatiestructuren?

    Communicatiestructuren reken ik onder de harde factoren van de interne communicatie. Dit is een basisstap bij de verbetering van de interne communicatie. Ik verdeel dit in drie punten:

    • het organigram, organisatiemodel met functiebeschrijvingen
    • opzetten van personeelsgesprekken rond het functioneren en beoordelen van medewerkers
    • opzetten van overlegstructuren en overlegvormen
  • Organigram, organisatiemodel: functie en taakomschrijvingen

    Een organisatiemodel geeft duidelijkheid over hoe jouw organisatie in elkaar zit en omvat in ieder geval:

    • een organogram als schematische voorstelling van de organisatie
    • beschrijving van alle afdelingen met taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden
    • functieprofielen als beschrijving van alle aanwezige functies met taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden
    • beschrijving van alle overlegvormen met vermelding wie bij welke overlegvorm aanwezig moet zijn, waar en hoe besluitvorming plaatsvindt binnen de organisatie.
  • Organisatiemodel: basis functioneren en beoordelen

    Een organisatiemodel is de basis voor het gehele proces van functioneren en beoordelen en de basis bij selectieprocedures, aannamebeleid, functioneringsgesprekken, beoordelingsgesprekken en zelfs bij onvoldoende functioneren of reorganisatie voor verbetertrajecten of ontslaggesprekken.

Soorten overlegvormen

Onderstaand tref je een paar voorbeelden van mogelijke overlegvormen:

  • werkoverleg
  • afdelingsoverleg
  • managementvergadering
  • personeelsbijeenkomst
  • bilateraal overleg
  • brainstormsessie

Personeelsgesprekken: functioneren en beoordelen

Een belangrijke bijdrage aan de interne communicatie zijn de zogeheten personeelsgesprekken. Daarbij kun je denken aan;

  • het selectiegesprek
  • het aanstellingsgesprek
  • het plannings- of doelstellingsgesprek
  • het voortgangsgesprek
  • het functioneringsgesprek
  • het beoordelingsgesprek
  • het ziekteverzuimgesprek
  • het slecht nieuwsgesprek
  • het verbetergesprek
  • het disciplinaire gesprek
  • het aanzeggesprek (ontslaggesprek)
  • het ontwikkelgesprek

Waarom personeelsgesprekken belangrijk zijn?

Personeelsgesprekken opzetten heeft alles te maken met keuzes maken. Structuur is nodig voor de gesprekken, de verslaglegging, de follow-up etc. Personeelsgesprekken zijn er in alle soorten en maten. Belangrijk is om deze gesprekscyclus op te zetten binnen de organisatie.

  • Je verbetert de interne communicatie
  • Je krijgt zicht op het functioneren van medewerkers
  • Je verhoogt de kwaliteit van jouw personeel

Training communicatie en gesprekstechnieken

Wil je een training communicatie en gesprekstechnieken volgen?

Communicatietraining voor leidinggevenden

Testen, webinars en E-book

Bekijk onze webshop waar je tal van aanbiedingen treft zoals:

  • Webinar over persoonlijke communicatie
  • E-book over authentiek communiceren (in PDF)
  • Communicatietest

ebook communicatie

Webshop De Steven

Auteur

Dit artikel is geschreven door Jan Stevens.

Jan Stevens


Jezelf kwijtraken en jezelf hervinden

Bestel dit Ebook via de webshop! Titel: Jezelf kwijtraken & jezelf hervinden

Ebook jezelf kwijtraken

Meer informatie

Gratis webinar persoonlijke ontwikkeling

Persoonlijke ontwikkeling is zoveel meer dan het volgen van een cursus of opleiding. Het is ook bewustwording van wie jij bent, wat bij je past, waar jouw kracht ligt en wat je juist niet moet doen. De webinar persoonlijke ontwikkeling kun je gratis terugkijken.

Meer informatie

Bekijk alle e-books

  • Willen is minder moeten
  • Authentiek communiceren
  • Assertiviteit
  • Conflicthantering
  • Delegeren en loslaten
  • Jezelf kwijtraken en jezelf hervinden
  • Hoogsensitief: label of labiel?
  • Hoogbegaafd: probleemgeval of gave?
  • Luister en zie mij: het diagnostisch gesprek met hoogbegaafde kinderen!
  • Analysevaardigheden
  • Hoe ga je met je tijd om?
  • Leiderschap

Bekijk alle e-books

Webinars terugkijken?

Via de webshop kun je webinars terugkijken. Bekijk de volgende webinars:

  • Authentiek communiceren: hoe doe je dat?
  • Hoogbegaafdheid op de werkvloer
  • Zorg dat je loopbaan geen doodlopende weg wordt
  • Assertiever worden: hoe doe je dat?
  • Leerdoelen: hoe formuleer je die?
  • Kwaliteiten en persoonskenmerken
  • Is jouw kind hoogbegaafd?
  • Teamontwikkeling: van tobteam naar topteam
  • Verbetertraject bij disfunctioneren
  • Timemanagement
  • Delegeren en loslaten (voor leidinggevenden)
  • HSP en persoonlijk leiderschap
  • Functioneren en beoordelen (voor leidinggevenden)
  • Jezelf profileren: hoe doe je dat?
  • Omgaan met stress en verandering
  • 20xZ: zelfvertrouwen, je zelfverzekerd voelen, zelfaanvaarding

Bekijk alle webinars

Authentiek communiceren

Wil je werken aan jouw communicatie? E-book authentiek communiceren is te bestellen via de webshop!

ebook communicatie

Onze nieuwsbrief

Ben jij leer- en nieuwsgierig? Meld je dan aan voor onze nieuwsbrief!
Met jouw aanmelding ga je akkoord met onze privacyverklaring en het ontvangen van onze nieuwsbrief. Je kunt je natuurlijk op elk moment weer afmelden.

Telefonisch contact? Heb je vragen? Bel ons op 0528 23 60 30 en vraag naar Monique van Nuil.