home / leiderschapsontwikkeling / communicatie leidinggevende / communicatiestructuur

Communicatiestructuur doorslaggevend bij interne communicatie

Voorwaarde voor de interne communicatie is een duidelijke, heldere, transparante communicatiestructuur met bevoegdheden, taken, verantwoordelijkheden, functiebeschrijvingen.

• Doelstellingen van overlegstructuren

  (Ik formuleer een drietal essentiële doelstellingen voor het opzetten van overlegstructuren:

   

  • informeren en geïnformeerd zijn

    Een medewerker moet alle informatie ontvangen die uit hoofde van zijn functie van belang is. Anders gezegd: een medewerker moet alle informatie ontvangen om zijn taken goed uit te kunnen voeren en zijn verantwoordelijkheden en bevoegdheden op de juiste manier in te kunnen vullen. Meer is niet nodig. Met minder kan het niet.

  • duidelijkheid

    Medewerkers hebben behoefte aan duidelijkheid. Bijvoorbeeld over:

    • de visie en richting van de organisatie, over de strategie, doelstellingen.
    • verantwoordelijkheden en bevoegdheden
    • beloningsstructuren
    • wat er van hun verwacht wordt
    • andere zaken als: aan wie leg je verantwoording af, aan wie rapporteer je, hoe moet je rapporteren en informeren, waar worden beslissingen genomen, wie neemt beslissingen?

  • betrokkenheid en commitment

    Uiteindelijk wil je betrokkenheid en commitment creëren binnen de organisatie. Overigens zijn dat de zachte factoren wanneer het gaat over de interne communicatie.

• Wat voor communicatiestructuren?

  Communicatiestructuren reken ik onder de harde factoren van de interne communicatie. Dit is een basisstap bij de verbetering van de interne communicatie. Ik verdeel dit in drie punten:

  • het organigram, organisatiemodel met functiebeschrijvingen
  • opzetten van personeelsgesprekken rond het functioneren en beoordelen van medewerkers
  • opzetten van overlegstructuren en overlegvormen

• Organigram, organisatiemodel: functie en taakomschrijvingen

  Een organisatiemodel geeft duidelijkheid over hoe jouw organisatie in elkaar zit en omvat in ieder geval:

  • een organogram als schematische voorstelling van de organisatie
  • beschrijving van alle afdelingen met taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden
  • functieprofielen als beschrijving van alle aanwezige functies met taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden
  • beschrijving van alle overlegvormen met vermelding wie bij welke overlegvorm aanwezig moet zijn, waar en hoe besluitvorming plaatsvindt binnen de organisatie.

• Organisatiemodel: basis functioneren en beoordelen

  Een organisatiemodel is de basis voor het gehele proces van functioneren en beoordelen en de basis bij selectieprocedures, aannamebeleid, functioneringsgesprekken, beoordelingsgesprekken en zelfs bij onvoldoende functioneren of reorganisatie voor verbetertrajecten of ontslaggesprekken.

Personeelsgesprekken: functioneren en beoordelen

Een belangrijke bijdrage aan de interne communicatie zijn de zogeheten personeelsgesprekken. Daarbij kun je denken aan;

• het selectiegesprek
• het aanstellingsgesprek
• het plannings- of doelstellingsgesprek
• het voortgangsgesprek
• het functioneringsgesprek
• het beoordelingsgesprek
• het ziekteverzuimgesprek
• het slecht nieuwsgesprek
• het verbetergesprek
• het disciplinaire gesprek
• het aanzeggesprek (ontslaggesprek)
• het ontwikkelgesprek

Waarom personeelsgesprekken belangrijk zijn?

Personeelsgesprekken opzetten heeft alles te maken met keuzes maken. Structuur is nodig voor de gesprekken, de verslaglegging, de follow-up etc. Personeelsgesprekken zijn er in alle soorten en maten. Belangrijk is om deze gesprekscyclus op te zetten binnen de organisatie.

• Je verbetert de interne communicatie
• Je krijgt zicht op het functioneren van medewerkers
• Je verhoogt de kwaliteit van jouw personeel