Duidelijk en helder zijn in de communicatie
Duidelijk en helder zijn in de communicatie: wil je dat leren? Ben je soms onduidelijk in de communicatie of niet duidelijk genoeg? In dit artikel ga ik in op wat duidelijke communicatie is en wat daarbij komt kijken!
Wat is duidelijke communicatie?
Duidelijke communicatie heeft te maken met duiden of aanduiden. Dat betekent aanwijzen of richting wijzen, uitleggen of verklaren. Duiden kan ook een instructie zijn waarbij je vertelt hoe iets plaats moet vinden.
Duidelijk zijn in de communicatie betekent dat:
- Het helder is voor jou en voor de ander.
- De ander begrijpt wat je bedoelt: de boodschap is dus ook begrijpelijk en verstaanbaar.
- Jouw boodschap, opdracht of instructie voor slechts één uitleg vatbaar is en geen twijfel oproept.
- De ander weet waar hij/zij aan toe is en jij weet het ook.
Kortom: we bedoelen hetzelfde, we hebben dezelfde beeldvorming en perceptie wanneer het over dit onderwerp gaat. Duidelijk communiceren heeft tal van aspecten. Ik noem er een aantal.
Doe de communicatietest!
Bij De Steven kun je een communicatietest doen om inzicht te krijgen in jouw sterke punten en valkuilen, wanneer het over communicatie gaat.
Zo krijg je inzicht in jouw communicatie-ontwikkeldoelen!
Communicatietraining
Wil je een training volgen om jouw communicatievaardigheden te ontwikkelen?
- individuele communicatietraining
- teamtraining communicatie verbeteren
Het juiste stemvolume of de juiste articulatie
Ik vroeg pas: ‘wanneer ben je duidelijk in je communicatie?’ Iemand zei: 'wanneer je duidelijk spreekt, goed articuleert, je stem gebruikt op de goede manier etc.' Dat klopt helemaal. Articulatie speelt een rol. Dat gaat over de wijze van uitspreken. Natuurlijk speelt een rol hoe het stemvolume is. Spreek je hard genoeg? Ben je te verstaan? Praat je binnensmonds of doe je de mond goed open?
Zeggen en bedoelen
Duidelijke communicatie is: je zegt wat je bedoelt en je bedoelt wat je zegt. Het klinkt zo eenvoudig maar de praktijk is weerbarstig. Want wat zeg je en wat bedoel je? Ik probeer je het verschil te laten zien:
-
Zeggen wat je bedoelt
Zeggen wat je bedoelt, is niet altijd zo gemakkelijk. Ik noem hierna een voorbeeld van Marianne die iets anders zegt dan ze bedoelt.
-
Marianne vroeg aan haar moeder: ‘waarom mag Robert dit weekend wél een logé?’ terwijl ze bedoelde: ‘waarom mag ík geen logé?’. Als de moeder niet aanvoelt wat Marianne bedoelt gaat ze uitleggen waarom Robert nu wel een logé mag terwijl de eigenlijke vraag anders is. Om overbrengen wat je precies bedoelt, is dus geen gemakkelijke opgave.
-
-
Bedoelen wat je zegt.........
Bedoel jij altijd wat je zegt? En zeg je altijd wat je bedoelt? Ik laat je nog wat voorbeeldjes zien:
- Jaap is accountmanager en hoewel hij het erg druk heeft met zijn baan wil het hem niet lukken om de juiste omzettargets te halen. Dat zit hem dwars. Hij voelt iedere dag de druk van omzetcijfers en hij weet er maar moeilijk mee om te gaan. Jaap komt thuis van zijn werk en merkt dat zijn vrouw het eten alweer niet klaar heeft om half 6. Dat is de laatste druppel. Jaap reageert zeer geïrriteerd. Gaat het ten diepste om aardappels? Nee, Jaap zou eigenlijk aan zijn vrouw moeten vertellen dat hij gefrustreerd is omdat het werk niet loopt zoals hij zou willen.
- Ik zeg: ‘heb jij het vanmiddag druk?’ maar ik bedoel ‘kun je mij vanmiddag misschien even helpen?’.
- Cynisme: je zegt ‘zo joh je zult het wel weer druk hebben volgende week’ maar je bedoelt ‘je hebt waarschijnlijk niet zoveel te doen’
- Sarcasme: sarcasme is hatelijker dan cynisme: 'nou, als jij met dit fantastische rapport geen promotie maakt dan weet ik het niet meer' maar je bedoelt 'wat een blunder heb jij begaan'
- Verwijten maken: je zegt: 'ik zie je ook nooit meer, vroeger kwam je nog wel eens spontaan' en je bedoelt 'ik zou zo graag eens met je praten'
- Jouw boodschap kracht proberen bij te zetten door te overdrijven: chargeren, veralgemeniseren, dramatiseren, aandikken of opsmukken.
- Afzwakken van de boodschap door: voorbij te gaan aan eigen gevoelens, afzwakwoorden te gebruiken of wollig taalgebruik te hanteren
- Persoonlijke valkuilen zoals: te direct, te stellig of te bot
-
Ook als je niets zegt, zeg je iets (communicatie zonder woorden)
Wanneer je vertelt dat je alle tijd hebt voor een gesprek, moet dat blijken uit jouw houding. Zeg je dat of is het zo? Kijk je regelmatig op jouw horloge wanneer je het druk hebt? Ga je regelmatig verzitten omdat jij je gejaagd voelt? Dan klopt de boodschap die je uitdraagt niet met de woorden die je uitspreekt. Dat zwakt in feite jouw boodschap af zonder dat je dat wellicht doorhebt. Bewustwording is dus noodzakelijk. En daarna ervaring opdoen in de praktijk. Wees je ervan bewust dat non-verbale signalen doorgaans sterker overkomen dan je woorden. Als die twee zaken tegenstrijdig zijn, dan zal men eerder afgaan op de non-verbale communicatie (je hebt geen tijd voor een gesprek ook al zeg je van wel).
Adresseren
Duidelijk zijn in de communicatie gaat ook over de adressering van de boodschap. Hoe vaak sturen we een boodschap weg die geadresseerd is aan iedereen, niemand of allemaal! Ik maak er gekheid van en zeg: stuur nooit een brief aan iedereen, aan niemand of aan allemaal! Want de postbode weet echt niet waar die brief bezorgd moet worden. Dus je bent niet duidelijk als je zegt:
- Dat alle klanten dreigen af te haken als het zo doorgaat.
- Dat iedereen op de afdeling ontevreden is over de manager (terwijl je dat niet zeker weet).
Zie je wat er gebeurt? Als iedereen verantwoordelijk is voor orde en netheid in de kantine is niemand verantwoordelijk. Wanneer je googelt op iedereen ga je net zoveel hits vinden als wanneer je googelt op niemand.
Dat geldt ook voor tijdsaanduiding als nooit of altijd. Wees zuinig met deze woorden.
CD: creëer duidelijkheid
Een aandachtspunt is dat duidelijkheid creëren een continu proces is. Dat geldt binnen elke organisatie. Dat geldt ook voor organisaties zelf.
- Is duidelijk wat je moet doen?
- Is duidelijk waar we naar toe gaan?
- Is duidelijk wat de visie en richting is?
- Ben je geïnformeerd en informeren we elkaar voldoende?
- Zijn verwachtingen duidelijk?
Wat vandaag duidelijk is, kan morgen anders zijn. Maar verduidelijken is ook een proces. Stel je belt een aannemer en je vertelt dat je een woning wilt laten bouwen. Dat is dan duidelijk. Maar wat voor woning wil jij laten bouwen? Wat gebeurt er? Er komt een tekening, een calculatie, een offerte. Dan is er al veel meer duidelijk. En zo verduidelijk je elke dag bepaalde zaken.
Halen en brengen
Duidelijkheid is een kwestie van halen en brengen. Pas deed ik een onderzoek binnen een bedrijf en wat me opviel is dat een behoorlijk aantal medewerkers klaagde over gebrek aan duidelijkheid, terwijl anderen daar helemaal geen last van hadden. De groep die klaagde, kwam op mij passief over. Ze verwachtten blijkbaar dat anderen altijd duidelijkheid komen brengen. Maar als iets niet duidelijk is, dan kun je het ook halen. Je hoeft niet altijd te verwachten dat de leiding of jouw directe collega’s wel duidelijkheid komen brengen. Je kunt ook verhelderingsvragen stellen, zelf initiatief nemen.
Wees specifiek
Specificeren van de boodschap is van belang. Stel je voor dat je een spreekbeurt voor 10 personen moet houden over groente. Zodra je het woord uitgesproken hebt, kunnen alle 10 personen een andere groente in hun hoofd hebben. De één denkt aan spruitjes, de ander aan sla en weer een ander aan witlof.
Het is niet concreet genoeg dus. Wanneer je een spreekbeurt houdt over witlof, dan ben je duidelijk. Stel je gaat naar de markt en je vraagt de marktkoopman om voor € 10,- aan groente in de tas te doen. Dan ben je niet duidelijk. Wanneer je vraagt om voor € 10,- spruitjes in de tas te doen, dan ben je duidelijk.
Specifiek zijn is dus concretisering. Ga niet vertellen dat je:
- Aan het professionaliseren bent maar vertel dat je het proces van aanvraag tot offerte wilt versnellen.
- Aan het verduurzamen bent maar vertel dat je zonnepanelen aanschaft voor jouw woning.
Ook open eindjes spelen een rol bij onduidelijke communicatie. Lees mijn artikelen over:
Gevoelens spelen een grote rol
Ook jouw gevoelens spelen een grote rol bij communicatie. Je zegt: 'dit lijkt me een goed voorstel', maar je voelt enige aarzeling en twijfel. Je zegt: 'laten we dit maar gaan doen', maar je voelt enige weerstand bij jezelf. De kunst is om uit te spreken wat je voelt. Je voelt verwarring of je voelt je onzeker over dat idee, maar je zegt het niet. Dat is incongruent. De kans is groot dat de ander jouw non-verbale signalen wel onbewust oppikt maar niet kan benoemen. Dat kan bij de ander verwarring veroorzaken. Duidelijk communiceren is dus:
- Je zegt wat je bedoelt en je bedoelt wat je zegt.
- Je zegt wat je voelt en je voelt wat je zegt.
- Non-verbaal ondersteun je wat je zegt en wat je voelt.
Vertel wat je wel wilt
Veel mensen vertellen wat ze niet willen of wat ze niet meer willen. Ze vertellen niet dat ze graag willen dat de kamer opgeruimd is maar ze vertellen dat ze geen troep meer in de kamer willen. Ze vertellen niet waar ze over 3 jaar willen staan, maar ze vertellen wat ze beslist niet willen.
Vertellen wat je wilt draagt bij aan duidelijkheid. Bovendien neem je anderen op een positieve manier mee in jouw boodschap. Een voetbaltrainer vertelde me: ‘wij hebben de kampioenwedstrijd verloren omdat ik steeds vertelde aan het team wat ze niet moesten doen’.
Of zoals iemand me onlangs wees op een bordje in Burgers Zoo met de tekst: ‘dieren voeren, dat mogen alleen onze dierverzorgers’. In plaats van het bordje: verboden dieren te voeren’.
Weten wat je wilt
Duidelijkheid begint bij weten wat je wilt. Weten waar je naar toe wilt. Weten wat je ergens van vindt of wat jouw standpunt of mening is over iets of iemand. Zie je ook dat dit niets met vaardigheid te maken heeft? Als je niet weet wat je wilt, waar je voor staat, wat jouw mening of zienswijze is: hoe zou je het uit kunnen leggen aan een ander?
Waarover moet je duidelijkheid verschaffen?
Je moet duidelijk zijn bijvoorbeeld over:
- De behoeften die je hebt.
- De richting waar je naar toe wilt.
- Verwachtingen.
- Grenzen en wensen.
- Jouw zienswijze (mening geven is een vorm van duidelijkheid verschaffen).
Lees ook: roepende in de woestijn.
Welke training past hierbij?
De vraag is of je door oefenen kunt leren om duidelijker te worden in jouw communicatie. Dat kan! Maar het gaat ook om andere zaken dan alleen vaardigheden. Ik noem wat voorbeelden.
-
Duidelijk durven zijn
Een aspect wat een grote rol speelt is: duidelijk durven zijn. Veel mensen durven niet duidelijk te zijn omdat ze:
- De ander niet willen teleurstellen of voor het hoofd stoten.
- De regie uit handen geven en het maar overlaten aan de ander.
- Geen keuzes durven maken.
- Het moeilijk vinden om een afwijkende mening te hebben: bang voor afwijzing of bang dat de ander een andere mening heeft.
-
Praktijkvoorbeeld
Tijdens een intakegesprek vroeg ik aan een deelnemer of hij altijd onduidelijk was. Het antwoord was ‘nee alleen in bepaalde situaties’. Toen ik doorvroeg kwam er een opsomming met situaties waarin hij onduidelijk was. Hij zei: 'Meestal ben ik wel duidelijk maar soms neig ik naar onduidelijkheid bijvoorbeeld:
- Wanneer ik onvoldoende tijd neem om mijn eigen koers uit te stippelen, mijn standpunt te bepalen of me in te lezen op een onderwerp.
- Wanneer ik onvoldoende voorbereid ben op een bespreking.
- Wanneer ik het overzicht verlies.
- Wanneer ik achter iedere bal aan ren en reactief bezig ben'.
Training communicatie en gesprekstechnieken
Wil je een training communicatie en gesprekstechnieken volgen?
- boek snel effect door onze training communicatie en gesprekstechnieken die zelfs individueel te volgen is
- bekijk de training effectief beïnvloeden
- wij hebben een training communicatie voor leidinggevenden voor het hoger en middenkader ontwikkeld
- bekijk de training communicatie voor technici
Testen, webinars en E-book
Bekijk onze webshop waar je tal van aanbiedingen treft zoals:
- Webinar over persoonlijke communicatie
- E-book over authentiek communiceren (in PDF)
- Communicatietest
Auteur
Dit artikel is geschreven door Jan Stevens. Jan Stevens is eigenaar en oprichter van De Steven training & coaching (www.desteven.nl). Op deze website tref je meer dan 2000 blogs over persoonlijke ontwikkeling, loopbaan, leiderschap, teamontwikkeling, hoogsensitiviteit en hoogbegaafdheid.
