home / persoonlijke ontwikkeling / communicatie / duidelijk communiceren

Duidelijk en helder zijn in de communicatie

Duidelijk en helder zijn in de communicatie: wil je dat leren?  Ben je soms onduidelijk in de communicatie of niet duidelijk genoeg? In dit artikel ga ik in op wat duidelijke communicatie is en wat daarbij komt kijken!

Zeggen en bedoelen

Duidelijke communicatie is: je zegt wat je bedoelt en je bedoelt wat je zegt. Het klinkt zo eenvoudig maar de praktijk is weerbarstig. Want wat zeg je en wat bedoel je? Ik probeer je het verschil te laten zien:

• Zeggen wat je bedoelt

  Zeggen wat je bedoelt, is niet altijd zo gemakkelijk. Ik noem hierna een voorbeeld van Marianne die iets anders zegt dan ze bedoelt.

  • Marianne vroeg aan haar moeder: ‘waarom mag Robert dit weekend wél een logé?’ terwijl ze bedoelde: ‘waarom mag ík geen logé?’. Als de moeder niet aanvoelt wat Marianne bedoelt gaat ze uitleggen waarom Robert nu wel een logé mag terwijl de eigenlijke vraag anders is. Om over te brengen wat je precies bedoelt, is dus geen gemakkelijke opgave.

• Bedoelen wat je zegt.........

  Bedoel jij altijd wat je zegt? En zeg je altijd wat je bedoelt? Ik laat je nog wat voorbeeldjes zien:

  • Jaap is accountmanager en hoewel hij het erg druk heeft met zijn baan wil het hem niet lukken om de juiste omzettargets te halen. Dat zit hem dwars. Hij voelt iedere dag de druk van omzetcijfers en hij weet er maar moeilijk mee om te gaan. Jaap komt thuis van zijn werk en merkt dat zijn vrouw het eten alweer niet klaar heeft om half 6. Dat is de laatste druppel. Jaap reageert zeer geïrriteerd. Gaat het ten diepste om aardappels? Nee, Jaap zou eigenlijk aan zijn vrouw moeten vertellen dat hij gefrustreerd is omdat het werk niet loopt zoals hij zou willen.
  • ik zeg: ‘heb jij het vanmiddag druk?’ maar ik bedoel ‘kun je mij vanmiddag misschien even helpen?’.
  • cynisme: je zegt ‘zo joh je zult het wel weer druk hebben volgende week’ maar je bedoelt ‘je hebt waarschijnlijk niet zoveel te doen’
  • sarcasme: sarcasme is hatelijker dan cynisme: 'nou, als jij met dit fantastische rapport geen promotie maakt dan weet ik het niet meer' maar je bedoelt 'wat een blunder heb jij begaan'
  • verwijten maken: je zegt: 'ik zie je ook nooit meer, vroeger kwam je nog wel eens spontaan' en je bedoelt 'ik zou zo graag eens met je praten'
  • Jouw boodschap kracht proberen bij te zetten door te overdrijven: chargeren, veralgemeniseren, dramatiseren, aandikken of opsmukken.
  • Afzwakken van de boodschap door: voorbij te gaan aan eigen gevoelens, afzwakwoorden te gebruiken of wollig taalgebruik te hanteren
  • Persoonlijke valkuilen zoals: te direct, te stellig of te bot

• Ook als je niets zegt, zeg je iets (communicatie zonder woorden)

  Wanneer je vertelt dat je alle tijd hebt voor een gesprek, moet dat blijken uit jouw houding. Zeg je dat of is het zo? Kijk je regelmatig op jouw horloge wanneer je het druk hebt? Ga je regelmatig verzitten omdat jij je gejaagd voelt? Dan klopt de boodschap die je uitdraagt niet met de woorden die je uitspreekt. Dat zwakt in feite jouw boodschap af wellicht zonder dat je dat door hebt. Bewustwording is dus noodzakelijk. En daarna ervaring opdoen in de praktijk. Wees je ervan bewust dat non-verbale signalen doorgaans sterker overkomen dan je woorden. Als die twee zaken tegenstrijdig zijn, dan zal men eerder afgaan op de non-verbale communicatie (je hebt geen tijd voor een gesprek ook al zeg je van wel).

• Gevoelens spelen een grote rol

  Ook jouw gevoelens spelen een grote rol bij communicatie. Je zegt: 'dit lijkt me een goed voorstel', maar je voelt enige aarzeling en twijfel. Je zegt: 'laten we dit maar gaan doen', maar je voelt enige weerstand bij jezelf. Duidelijk communiceren is dus:

  • je zegt wat je bedoelt en je bedoelt wat je zegt
  • je zegt wat je voelt en je voelt wat je zegt
  • non-verbaal ondersteun je wat je zegt en wat je voelt

Waarover moet je duidelijkheid verschaffen?

Je moet duidelijk zijn bijvoorbeeld:

• over de behoeften die je hebt
• over de richting waar je naar toe wilt
• over verwachtingen
• over grenzen en wensen
• over jouw zienswijze (mening geven is een vorm van duidelijkheid verschaffen)

Welke training past hierbij?

De vraag is of je door oefenen kunt leren om duidelijker te worden in jouw communicatie. Dat is een te gemakkelijke veronderstelling. Namelijk dat wie niet duidelijk genoeg is in zijn communicatie een bepaald gebrek aan vaardigheden heeft. Want vaardigheden zijn te oefenen. In dit geval gaat het verder en begint het bij bewustwording en inzicht:

• Weten wat je wilt

  Duidelijkheid begint bij weten wat je wilt. Weten waar je naar toe wilt. Weten wat je ergens van vindt of wat jouw standpunt of mening is over iets of iemand. Zie je ook dat dit niets met vaardigheid heeft te maken? Als je niet weet wat je wilt, waar je voor staat, wat jouw mening of zienswijze is: hoe zou je het uit kunnen leggen aan een ander?

• Durven

  Het tweede aspect wat een grote rol speelt is: duidelijk durven zijn. Veel mensen durven niet duidelijk te zijn omdat ze:

  • de ander niet willen teleurstellen of voor het hoofd stoten
  • de regie uit handen geven en het maar overlaten aan de ander
  • geen keuzes durven maken
  • het moeilijk vinden om een afwijkende mening te hebben: bang voor afwijzing of bang dat de ander een andere mening heeft

• Praktijkvoorbeeld

  Tijdens een intakegesprek vroeg ik aan een deelnemer of hij altijd onduidelijk was. Het antwoord was ‘nee in bepaalde situaties’.  Toen ik doorvroeg kwam er een opsomming met situaties waarin hij onduidelijk was. Hij zei: 'Meestal ben ik wel duidelijk maar soms neig ik naar onduidelijkheid bijvoorbeeld:

  • wanneer ik onvoldoende tijd neem om mijn eigen koers uit te stippelen, mijn standpunt te bepalen of me in te lezen op een onderwerp
  • wanneer ik onvoldoende voorbereid ben op een bespreking
  • wanneer ik het overzicht verlies
  • wanneer ik achter iedere bal aan ren en reactief bezig ben'.