Open eindjes in de communicatie
Open eindjes heb je in de communicatie vaak sneller te pakken dan je doorhebt. En dat draagt in geen geval bij aan duidelijkheid. In dit artikel ga ik in op open eindjes in de communicatie en hoe je dat zou kunnen verbeteren.
Wat is een open eindje?
Een open eindje duid ik als een niet afgebakend geheel, een onduidelijke afspraak of communicatie zonder adressering. En communicatie met open eindjes leidt tot vrijblijvendheid en dus tot onduidelijke afspraken.
Doe de communicatietest!
Bij De Steven kun je een communicatietest doen om inzicht te krijgen in jouw sterke punten en valkuilen, wanneer het over communicatie gaat.
Zo krijg je inzicht in jouw communicatie-ontwikkeldoelen!
Communicatietraining
Wil je een training volgen om jouw communicatievaardigheden te ontwikkelen?
- individuele communicatietraining
- teamtraining communicatie verbeteren
Voorbeelden
Ik duid het met een aantal voorbeelden:
- We moeten zien dat we de zaak financieel op orde krijgen (vraag is: wat moeten we op orde krijgen?)
- We zouden nog een keer iets met functioneringsgesprekken moeten doen
- We moeten meer mankracht zien te krijgen
- De interne communicatie moet beter
- We gaan er zo spoedig mogelijk mee aan de slag
- Je hoort van mij
- Ik kom er bij jou op terug
- Dat gaat bij ons altijd mis
- Iedereen is er zich van bewust dat er wat moet gebeuren
- Niemand trekt zich iets van de procedures aan
- Vertellen wat er moet gebeuren maar niet hoe
- Pappen en nathouden
- Je zegt niks: je laat het in het midden!
- Rol leidinggevende: geen standpunt (durven) innemen)
Kenmerken
Een kenmerk van open eindjes in de communicatie is dat het niet geadresseerd is. Dat zit in woorden als iedereen en niemand. Soms is het overdrijven zoals: ‘alle klanten lopen weg als we zo doorgaan’ of ‘niemand kan zich hierin vinden’. Woorden als iedereen en niemand leiden snel tot een open eindje. Wat hier ontbreekt is de W van wie gaat het doen, over wie gaat het of wie is hier verantwoordelijk voor?
Een tweede kenmerk is het ontbreken van een tijdspad of tijdduiding. We zouden nog een keer, of laten we dat eens op de agenda zetten. Ook zinnetjes als ‘ik kom er bij jou op terug’, zonder te vertellen wanneer ik erop terug kom dragen bij aan open eindjes. Wat hier ontbreekt is de W van Wanneer. Wanneer gaan we dit doen, moet dit klaar zijn of wanneer starten we ermee?
Een derde kenmerk gaat over de W van Wat. Als je zegt dat de interne communicatie beter moet, vertel dan wat er beter moet. Het wordt al duidelijker wanneer je vertelt dat de interne communicatie verbeterd gaat worden wanneer je om de 14 dagen werkoverleg houdt samen. Ook zinnen als ‘dat gaat bij ons altijd mis’, zijn niet duidelijk. Wat gaat er dan mis?
Een vierde kenmerk gaat over de W van Waar. Waar doet het probleem zich voor? Dus niet: ik merk dat het verzuim de laatste maanden enorm is gestegen maar liever ‘op de afdeling logistiek van onze vestiging te Gorinchem is het verzuim de laatste 3 maand van 2 naar 15% gestegen’.
Afzwakken
Ik noemde overdrijven al als kans voor open eindjes maar dat geldt ook voor afzwakwoorden als ‘best wel’ of ‘eigenlijk’. ‘Eigenlijk vind ik wel dat je een punt hebt’ of ‘dit hadden we wellicht anders moeten doen’. Woorden als misschien of wellicht dragen niet altijd bij aan duidelijkheid.
Concretisering gaat jou helpen
Concretisering in jouw taalgebruik kan jou helpen om duidelijk te zijn en open eindjes te vermijden. Een mooi handvat zijn de 6 W’s.
- Wat is er aan de hand?
- Wanneer is het?
- Waar doet het zich voor?
- Wie gaat ermee aan de slag?
- Waarom doen we dit?
- Waardoor is het ontstaan?
- En ik voeg er nog graag de H aan toe van hoe! Hoe gaan we dit doen?
Afspraken
Voorkom open eindjes in de afspraken. Waarom? Dit is wat je wilt bereiken:
- We spreken met elkaar en we maken afspraken
- We spreken elkaar aan wanneer we niet helder afspreken
- We spreken ons uit wanneer we afspraken niet nakomen
- We spreken elkaar uitsluitend aan op afspraken die zijn gemaakt
- Wanneer we een afspraak niet kunnen nakomen, trekken we aan de bel
Hier wil je vanaf:
- Iets bespreken en ergens over praten zonder dat dit in een afspraak resulteert (vrijblijvendheid)
- Onduidelijke afspraken
- Ons uitspreken over tal van zaken waar we geen afspraken over hebben gemaakt
- Ons uitspreken bij personen waar we de afspraak niet mee hebben gemaakt (wandelgangen)
- We spreken ons niet uit en we spreken elkaar niet aan (en we blijven er mee rondlopen)
Training communicatie en gesprekstechnieken
Wil je een training communicatie en gesprekstechnieken volgen?
- boek snel effect door onze training communicatie en gesprekstechnieken die zelfs individueel te volgen is
- bekijk de training effectief beïnvloeden
- wij hebben een training communicatie voor leidinggevenden voor het hoger en middenkader ontwikkeld
- bekijk de training communicatie voor technici
Testen, webinars en E-book
Bekijk onze webshop waar je tal van aanbiedingen treft zoals:
- Webinar over persoonlijke communicatie
- E-book over authentiek communiceren (in PDF)
- Communicatietest
Auteur
Dit artikel is geschreven door Jan Stevens. Jan Stevens is eigenaar en oprichter van De Steven training & coaching (www.desteven.nl). Op deze website tref je meer dan 2000 blogs over persoonlijke ontwikkeling, loopbaan, leiderschap, teamontwikkeling, hoogsensitiviteit en hoogbegaafdheid.
