Organiseren en plannen: competentie
Organiseren en plannen is een competentie die vaak wordt toegedicht aan leidinggevenden. Ik vind dat onterecht. Er zijn heel veel andere functies waar je ook goed moet kunnen organiseren en plannen. Denk eens aan medewerkers op een bedrijfsbureau. Of aan medewerkers die de zorgafspraken bij de huisarts inplannen. Denk aan transportplanners of aan logistiek medewerkers.
En ik wil toevoegen: iedereen moet zijn eigen werk organiseren en plannen. Kun jij dat goed?
Voor leidinggevenden
Leidinggevenden die goed kunnen organiseren hebben de zaak onder controle. Ze zetten hun medewerkers effectief in maar weten ook op de juiste wijze met middelen om te gaan. De werkprocessen of werkprocedures hebben ze scherp op het netvlies staan. Weten HOE er gewerkt wordt is belangrijk. Vooraf hebben ze heldere doelen geformuleerd en alle acties zijn erop gericht om deze doelen te halen. Voor de coördinatie en uitvoering voelen ze zich verantwoordelijk en ze zullen daarnaar handelen. De competentie organiseren voor leidinggevenden heeft alles te maken met het stellen van afdelingsdoelen, werken vanuit doelstellingen en resultaat behalen.
Training timemanagement
Wil je een training timemanagement volgen? Dat kan individueel en in de groep! Bekijk alvast de leerdoelen timemanagement!
Doe de test!
Wil je snel jouw leerdoelen ontdekken wanneer het over effectief tijdbeheer gaat? Doe de online test en je krijgt gratis een rapport in jouw mailbox. Wil je direct van start gaan? Klik dan op onderstaande link!
E-book: hoe ga je met jouw tijd om?
Wil je echt anders met je tijd omgaan? Ben je bereid om fundamentele keuzes te maken? Wil je leren om stress of uitputting te voorkomen? Dan is dit een selfmade boek die je daarbij kan ondersteunen.
Vaardigheden
Welke vaardigheden horen bij planning en organiseren?
Algemene vaardigheden
Onder algemene vaardigheden versta ik die vaardigheden die iedereen nodig heeft. Voorbeelden:
- het eigen werk of timemanagement op orde hebben
- werkt ordelijk en systematisch
- stelt hulpvragen aan anderen waar nodig
- weet uitdagende plannen te maken maar ook realistisch
- kan doelstellingen vertalen naar taken en activiteiten
- formuleert heldere doelstellingen voor zichzelf
- ziet scherp vooruit, is proactief en kan anticiperen
- kan snel schakelen bij onverwachte omstandigheden
- weet hoofd- en bijzaken te scheiden (verschil belangrijk en urgent)
- kan deadlines stellen en halen
- prioriteiten kunnen stellen
- zelfregie hebben en houden
- effectief kunnen werken
- overzicht hebben en houden
- energiebalans op orde houden
- werk en privé in balans houden
Voor leidinggevenden
Welke vaardigheden horen bij een leidinggevende functie wanneer het over organiseren en plannen gaat? Naast de algemene vaardigheden noem ik wat voorbeelden die typisch bij een leidinggevende functie horen:
- houdt goed overzicht en weet de vinger aan de pols te houden: voortgangsbewaking
- kan taken en bevoegdheden delegeren
- kan projecten opdelen in fasen
- stelt vast welk resultaat gewenst c.q. vereist is
- formuleert heldere doelstellingen voor zichzelf en zijn team
- kan organisatiedoelstellingen vertalen naar de afdeling en de individuele medewerker
- weet pro activiteit te bevorderen binnen eigen team of organisatie
- kan keuzes maken op organisatie- of afdelingsniveau
- kan medewerkers begeleiden en coachen bij het realiseren van hun eigen planning
- weet flexibiliteit te organiseren binnen het team
- is geïnformeerd over de voortgang van taken en activiteiten binnen het team
- weet grip te houden op projecten, tijd en middelen
- kan effectief werken en het proces efficiënt inrichten
Training en coaching
Leren om de planning en organisatie op orde te krijgen? De Steven is specialist in training en coaching voor leidinggevenden en managers. De training timemanagement voeren wij uit voor leidinggevenden als groepstraining en individueel coachingstraject.
Planning heeft direct te maken met Resultaat
Planning en organiseren heeft direct verwantschap met het gewenste c.q. vereiste resultaat dat je voor ogen hebt. Een goede planning is vooral de weg ernaar toe om het resultaat te kunnen bereiken. Dat geldt op individueel niveau, op teamniveau en op organisatieniveau.
Wat gaat er mis?
Het gaat mis wanneer je het overzicht kwijtraakt en niet meer goed weet waar je mee bezig bent. Gebrek aan inzicht en overzicht zorgt ervoor dat werkzaamheden niet goed worden verdeeld, dat er geen prioriteiten worden gesteld, dat deadlines niet worden gehaald en dat informatie te laat wordt afgeleverd.
Bovendien kunnen op dat moment niet de juiste keuzes worden gemaakt, zaken worden op zijn beloop gelaten en je blijft achter de feiten aanlopen. Het gevaar is dat de waan van de dag gaat regeren.
De kunst van een goede organisatie
Weet je wat de moeilijkheid is bij plannen en organiseren? Enerzijds moet je de grote lijn zien, urgentie onderscheiden, belangrijkheid onder ogen zien en op basis daarvan keuzes maken. Anderzijds moet je soms zeer gedetailleerd zijn, punctueel, nauwkeurig en accuraat. Voortdurend balanceer je tussen de grote lijn en de details.
Sla je door in de grote lijn dan zie je de details over het hoofd. Sla je door in de details dan vergeet je de grote lijn.
Weet je waar jouw valkuil ligt? Dat is van belang! Daar ligt namelijk ook jouw kracht.
Beeldorganisator
Beeldorganisator: heb je daar weleens van gehoord? De beeldorganisator wordt geduid als talent. Ben je goed in organiseren en doe je dat graag? Zie je direct voor je hoe het allemaal geregeld moet worden? Wat is de kracht en de valkuil van de beeldorganisator?
-
Betekenis en definitie
Aan de hand van de beschrijving van gedragscriteria kom ik tot een soort van definitie. Wanneer je een beeldorganisator bent dan:
- mag je graag iets organiseren of regelen
- zie je in één oogopslag wat er moet gebeuren
- ben je goed in het bedenken van wat er allemaal moet en evenzeer in het bedenken van wat er fout zou kunnen gaan
- kun je doelen stellen voor jezelf en ben je in staat om strak op de klok te werken
- kun je snel schakelen
- kun je meerdere ballen tegelijk in de lucht houden en houd je met diverse zaken rekening
- mag je graag iets bedenken, ontwerpen of maken
- ben je creatief in het bedenken van oplossingen: je bent niet gauw van je stuk te brengen
- ben je een aanpakker en doorpakker
- haal je voldoening uit het feit wanneer het allemaal weer gelukt is
- is een project of evenement organiseren voor jou net als een film: je ziet in één keer de film voorbijgaan en je weet wat er moet gebeuren om de film zo te laten verlopen
- regisseer je de film, schrijf je zelf het script en maak je de beelden die nodig zijn
-
Herken je het?
Herken jij je in dit talent? Heeft jouw leidinggevende dit ook al opgemerkt? Wordt jouw talent al benut? Dat is belangrijk want ontwerpen en uitdenken geeft je voldoening en haalt het beste in jou naar boven. Voorwaarde is wel dat men jou ruimte geeft en vrijheid om het binnen bepaalde kaders naar eigen beeld te kunnen invullen.
-
Waar ligt jouw kracht?
Wanneer het talent beeldorganisator bij jou past, beschik je waarschijnlijk over een aantal kwaliteiten. Ik noem een paar voorbeelden:
- je kunt goed anticiperen op bepaalde zaken en je laat het er beslist niet op aankomen
- je denkt niet in problemen maar je bent creatief in het bedenken van oplossingen
- je bent een doener, je bent praktisch en oplossingsgericht
- je bent flexibel
- je hebt oog voor details
- je kunt snel schakelen
- je geeft niet snel op maar je bent volhardend
-
Wat is jouw aandachtspunt?
Waar jouw kracht ligt, daar ligt ook jouw zwakte of jouw persoonlijke vraagstuk. Valkuilen die bij het talent beeldorganisator horen zijn:
- soms ga je te snel in de ogen van anderen
- soms begrijpen anderen niet waar je heen wilt en heb je meer tijd nodig om het hun uit te leggen
- soms ben je ongeduldig en wil je zelf te snel
- soms raak je overbetrokken of voel je je oververantwoordelijk
- soms trek je teveel werk naar jezelf toe en neem je teveel hooi op de vork
Training timemanagement
Wij bieden coaching & training gericht op timemanagement voor iedereen die effectiever met zijn tijd wil omgaan.
Auteur
Dit artikel is geschreven door Jan Stevens. Jan Stevens is eigenaar en oprichter van De Steven training & coaching (www.desteven.nl). Op deze website tref je meer dan 2000 blogs over persoonlijke ontwikkeling, loopbaan, leiderschap, teamontwikkeling, hoogsensitiviteit en hoogbegaafdheid.
