home / training coaching vraagbaak / competenties / organiseren planning

Organiseren en plannen: competentie

Organiseren en plannen is een competentie. Leidinggevenden die goed kunnen organiseren hebben de zaak onder controle. Ze zetten hun medewerkers effectief in maar weten ook op de juiste wijze met middelen om te gaan. De werkprocessen of werkprocedures hebben ze scherp op het netvlies staan. Weten HOE er gewerkt wordt is belangrijk. Vooraf hebben ze heldere doelen geformuleerd en alle acties zijn erop gericht om deze doelen te halen. Voor de coördinatie en uitvoering voelen ze zich verantwoordelijk en zullen daarnaar handelen.  De competentie organiseren voor leidinggevenden heeft alles te maken met het stellen van afdelingsdoelen, werken vanuit doelstellingen en resultaat behalen.

Vaardigheden

Welke vaardigheden horen bij planning en organiseren?

• formuleert heldere doelstellingen voor zichzelf en zijn team
• het eigen werk of timemanagement op orde hebben
• werkt ordelijk en systematisch
• houdt goed overzicht en weet de vinger aan de pols te houden: voortgangsbewaking
• kan taken en bevoegdheden delegeren
• weet hoofd en bijzaken te scheiden (verschil belangrijk en urgent)
• kan doelstellingen vertalen naar taken en activiteiten
• kan projecten opdelen in fasen
• stelt hulpvragen aan anderen waar nodig
• weet uitdagende plannen te maken maar ook realistisch
• stelt vast welk resultaat gewenst c.q. vereist is
• ziet scherp vooruit, is proactief en kan anticiperen
• kan snel schakelen bij onverwachte omstandigheden
• kan deadlines stellen en halen

Planning heeft direct te maken met Resultaat

Planning en organiseren heeft direct verwantschap met het gewenste c.q. vereiste resultaat dat uw organisatie voor ogen heeft. Een goede planning is vooral de weg ernaar toe om het resultaat te kunnen bereiken.

Wat gaat er mis?

Het gaat mis wanneer de leidinggevende het overzicht kwijt raakt en niet meer goed weet waar hij/zij mee bezig is. Gebrek aan inzicht en overzicht zorgt ervoor dat werkzaamheden niet goed worden verdeeld, dat er geen prioriteiten worden gesteld, dat deadlines niet worden gehaald en dat informatie te laat wordt afgeleverd.

Bovendien kunnen op dat moment niet de juiste keuzes worden gemaakt, zaken worden op zijn beloop gelaten en men blijft achter de feiten aanlopen. Het gevaar is dat de waan van de dag gaat regeren.

Beeldorganisator

Beeldorganisator: is dat een talent wat bij u past? Bent u goed in organiseren en doet u dat graag? Ziet u direct voor u hoe het allemaal geregeld moet worden? In dit artikel gaan we in op de kracht en de valkuil van de beeldorganisator.

• Betekenis en definitie

  Aan de hand van de beschrijving van gedragscriteria komen we tot een soort van definitie. Wanneer u een beeldorganisator bent dan:

  • mag u graag iets organiseren of regelen
  • ziet u in één oogopslag wat er moet gebeuren
  • bent u goed in het bedenken van wat er allemaal moet en evenzeer in het bedenken van wat er fout zou kunnen gaan
  • kunt u doelen stellen voor uzelf en bent u in staat om strak op de klok te werken
  • kunt u snel schakelen
  • kunt u meerdere ballen tegelijk in de lucht houden en houdt u met diverse zaken rekening
  • mag u graag iets bedenken, ontwerpen of maken
  • bent u creatief in het bedenken van oplossingen: u bent niet gauw van uw stuk te brengen
  • bent u een aanpakker en doorpakker
  • haalt u voldoening uit het feit wanneer het allemaal weer gelukt is
  • is een project of evenement organiseren voor u net als een film: u ziet in één keer de film voorbijgaan en u weet wat er moet gebeuren om de film zo te laten verlopen
  • regisseert u de film, schrijft u zelf het script en maakt u de beelden die nodig zijn

• Herkent u het?

  Herkent u zich in dit talent? Heeft uw leidinggevende dit ook al opgemerkt? Wordt uw talent al benut? Dat is belangrijk want ontwerpen en uitdenken geeft u voldoening en haalt het beste in u naar boven. Voorwaarde is wel dat men u ruimte geeft en vrijheid om het binnen bepaalde kaders naar eigen beeld te kunnen invullen.

• Waar ligt uw kracht?

  Wanneer het talent beeldorganisator bij u past, beschikt u waarschijnlijk over een aantal kwaliteiten. We noemen een paar voorbeelden:

  • u kunt goed anticiperen op bepaalde zaken en u laat het er beslist niet op aankomen
  • u denkt niet in problemen maar u bent creatief in het bedenken van oplossingen
  • u bent een doener, u bent praktisch en oplossingsgericht
  • u bent flexibel
  • u hebt oog voor details
  • u kunt snel schakelen
  • u geeft niet snel op maar u bent volhardend

• Wat is uw aandachtspunt?

  Waar uw kracht ligt, daar ligt ook uw zwakte of uw persoonlijke vraagstuk. Valkuilen die bij het talent beeldorganisator horen zijn:

  • soms gaat u te snel in de ogen van anderen
  • soms begrijpen anderen niet waar u heen wilt en hebt u meer tijd nodig om het hun uit te leggen
  • soms bent u ongeduldig en wilt u zelf te snel
  • soms raakt u overbetrokken of voelt u zich oververantwoordelijk
  • soms trekt u teveel werk naar uzelf toe en neemt u teveel hooi op de vork