Deadlines stellen en halen
Deadlines stellen en halen is een belangrijk onderwerp in de bedrijfsvoering. Wat is een deadline? Een deadline is een limiet of termijn waarop bepaalde werkzaamheden afgerond moeten zijn. Deadlines en tijdslimieten kunnen een behoorlijke impact hebben op jouw agenda en tijd. Wil je leren omgaan met tijdslimieten en deadlines? De Steven is specialist in training en coaching op het terrein van timemanagement.
Wat is een deadline?
Wat is een deadline eigenlijk? Oorspronkelijk komt het van ‘een lijn des doods’. Vroeger werd het gebruikt in de gevangenis. Er werd een lijn des doods getrokken. Ging je daar als gevangene overheen dan werd je doodgeschoten. Dat klinkt dus niet zo aardig.
Een deadline is een limiet of tijdslimiet. Zeg maar een uiterste datum of uiterste termijn waarop iets klaar moet zijn.
Een deadline kun je afspreken met elkaar. In dat geval heb je je gecommitteerd. Maar er zijn ook wel situaties waarin een deadline wordt opgelegd. Soms zelfs op straffe van…… wanneer je het niet haalt. Je kunt er dus ook op afgerekend worden in dat geval.
Training timemanagement
Wil je een training timemanagement volgen? Dat kan individueel en in de groep! Bekijk alvast de leerdoelen timemanagement!
Doe de test!
Wil je snel jouw leerdoelen ontdekken wanneer het over effectief tijdbeheer gaat? Doe de online test en je krijgt gratis een rapport in jouw mailbox. Wil je direct van start gaan? Klik dan op onderstaande link!
E-book: hoe ga je met jouw tijd om?
Wil je echt anders met je tijd omgaan? Ben je bereid om fundamentele keuzes te maken? Wil je leren om stress of uitputting te voorkomen? Dan is dit een selfmade boek die je daarbij kan ondersteunen.
Waarom?
Waarom stellen we deadlines? Wat voor voordelen heeft het stellen van deadlines? Ik noem er een paar:
- Het geeft duidelijkheid binnen jouw organisatie of afdeling
- Je hebt afspraken gemaakt met externe partijen waaraan je moet voldoen
- Er ontstaat een gezamenlijk doel waar je met jouw medewerkers naar toe werkt
- Deadlines zetten aan tot hogere werkprestaties
- Het voorkomt dat je te vrijblijvend bent binnen jouw organisatie
Ik denk toch wel dat de hoofdreden duidelijkheid is. Een deadline voorkomt open eindjes en vrijblijvendheid.
Voorwaarden voor deadlines
Net als bij het stellen van doelen, vind ik wel dat je de meetlat over de deadline moet leggen. Een methode is ook hier om ze SMART te maken. Wanneer je een deadline stelt, is het belangrijk dat het:
- Specifiek is: wat moet er klaar zijn op de afgesproken datum?
- Meetbaar: is het meetbaar wat er op de datum van de deadline klaar moet zijn?
- Aanvaardbaar: belangrijk is dat de deadline acceptabel is en dat ieder ermee instemt.
- Realistisch: de deadline moet haalbaar zijn.
- Tijdgebonden: een deadline is tijdgebonden, dus in dit geval gaat dat vanzelf.
Planning is noodzakelijk
Een deadline halen is nog een ander vak dan een deadline stellen. Het is dus belangrijk om de werkzaamheden zodanig in te richten dat je ook de gelegenheid hebt om de deadlines te kunnen halen.
Dat vraagt enerzijds timemanagement en anderzijds taakmanagement of zelfmanagement.
Een effectieve planning is van belang.
Stressbron
Deadlines kunnen binnen teams en organisaties een stressbron zijn. Ze veroorzaken soms grote druk op het team of de individuele medewerker. Hoe dat komt?
- De deadline wordt een soort wurggreep waaraan niemand ontkomt
- De medewerker heeft geen invloed op de uiterste datum maar is er wel verantwoordelijk voor dat de tijdslimiet wordt gehanteerd
- De deadline wordt wel gesteld maar de weg ernaartoe wordt niet benoemd
Gevolgen: de medewerker ervaart stress, neemt werk mee naar huis, ervaart druk druk druk en uiteindelijk heeft dit alles een negatieve invloed op de prestaties. Omgaan met stress is in dat geval een leerdoel.
Problemen en vraagstukken
Waarom worden deadlines niet gehaald binnen organisaties? Ik noem een aantal problemen en vraagstukken zoals:
- De deadline is niet goed gesteld: onrealistisch of te optimistisch
- De medewerker wordt overvraagd: er zijn te veel projecten binnen hetzelfde tijdsbestek en overal zit een deadline op
- De deadline wordt opgelegd en de medewerker voelt zich er te weinig verantwoordelijk voor
- De medewerker accepteert de deadline wel maar onderschat de hoeveelheid aan werkzaamheden
- Er is onvoldoende voortgangsbewaking op gestelde deadlines
- Er is uitstelgedrag binnen de organisatie of er zijn te veel tijdverspillers
- De medewerkers zijn te weinig proactief en laten de zaak te veel op zijn beloop waardoor de afhankelijkheid van externe partijen toeneemt
Vaak wordt onder deadlines stellen verstaan dat er een einddatum wordt afgesproken waarop een bepaalde taak, activiteit of project moet zijn afgerond. Maar dat zou te gemakkelijk zijn en ook te onduidelijk. Een deadline stellen heeft ook alles te maken met het proces inrichten. Wat is er voor nodig om de deadline te halen? Hoe zet je de mensen en middelen in?
Voortgang bewaken: leerdoel voor leidinggevenden
Een leerdoel voor leidinggevenden en managers kan zijn: voortgangsbewaking en voortgangscontrole bij het halen van deadlines en doelstellingen. Dit is een leerdoel voor de training plannen en organiseren.
- Hoe stuur je als leidinggevende de medewerkers zo aan dat ze hun verantwoordelijkheid inderdaad nemen?
- Hoe geef je zo leiding dat er heldere afspraken worden gemaakt en hoe zorg je dat medewerkers zich aan de afspraken houden?
- Hoe zorg je ervoor dat medewerkers jou blijven informeren over de voortgang zonder dat je deze informatie voortdurend moet halen?
Wat is voortgangsbewaking?
Voortgangsbewaking is regelmatig een taak van de manager of leidinggevende en is een belangrijk onderdeel bij het stellen en halen van deadlines. Het stellen van goede deadlines is een kunst maar het behalen van deadlines staat of valt met de voortgangsbewaking. Wat houdt voortgangsbewaking in?
- Het is de taak van de leidinggevende om bespreekbaar te maken en te controleren of de werkzaamheden en taken nog op de juiste koers liggen qua tijdsbesteding
- Controle en goed geïnformeerd zijn over de voortgang, afwijkingen, knelpunten en bijzondere situaties is nodig om tijdig te kunnen bijsturen en maatregelen te nemen om problemen op te lossen, zodat de deadline alsnog gehaald wordt
Voortgang onvoldoende bewaakt: gevolgen!
Wat zijn de gevolgen wanneer de voortgang onvoldoende wordt bewaakt?
- De werkzaamheden zijn te vrijblijvend voor veel medewerkers
- Eventuele afspraken kunnen anders ingevuld worden dan oorspronkelijk de bedoeling was
- Afwijkingen en knelpunten worden te laat gesignaleerd
- De werkzaamheden lopen niet op schema en je komt daar te laat achter zodat je het nog moeilijk kunt bijstellen
Daar ligt nu precies jouw taak als leidinggevende.
-
Ja maar............
- Ja maar, wanneer je afspraken maakt over deadlines dan mag je er toch van uitgaan dat iedereen zich daaraan zal houden?
- Ja maar, ik ben geen schoolmeester
- Ja maar, medewerkers moeten toch zelf hun verantwoordelijkheid ook nemen en kennen
- Ja maar, ..................
Inderdaad, als iedereen hetzelfde verstaat onder de afspraken en iedereen hanteert dezelfde doelstellingen, dan zal het wel lukken. Maar medewerkers hebben soms andere belangen dan de doelstellingen die de leiding nastreeft, en er kunnen op de achtergrond veel misverstanden, persoonlijke leerpunten of verborgen processen aanwezig zijn waardoor men niet op één lijn zit. Daarom is het zaak dat je als leidinggevende de vinger aan de pols houdt en bijstuurt waar nodig. Vind je dat moeilijk? Wij kunnen je helpen.
Training timemanagement
Wij bieden coaching & training gericht op timemanagement voor iedereen die effectiever met zijn tijd wil omgaan.
