home / carriere / verbetertraject / disfunctioneren / past niet in functie

De medewerker past niet in de functie

Een medewerker kan onvoldoende functioneren omdat de functie niet of niet meer goed bij hem past. Dat wordt alleen nogal snel gezegd. Want wat past er dan precies niet? Ontbreekt kennis of ervaring? Kan de medewerker bepaalde vaardigheden niet voldoende ontwikkelen? Is hij overgekwalificeerd, mist hij affiniteit met het vak of vraagt de functie eigenschappen die onvoldoende bij hem passen? Pas wanneer je dat onderscheid maakt, kun je beoordelen of een verbetertraject zinvol is of dat je eigenlijk met een functiemismatch te maken hebt.

Hoe stel je vast wat er precies niet past?

Begin bij de functie. Wat moet iemand daarin werkelijk kunnen en welke resultaten, kennis, vaardigheden en eigenschappen zijn nodig? Een goede functieomschrijving helpt om dat concreet te maken. Vervolgens kijk je naar de medewerker. Wat heeft hij in huis, waar liggen zijn kwaliteiten en waar ontstaat het verschil? Pas dan kun je zeggen of het probleem zit in kennis, vaardigheden, ervaring, motivatie, persoonskenmerken of een combinatie daarvan.

Gaat het om niet kunnen, niet willen of niet passen?

Dat onderscheid is cruciaal. Het model kunnen, willen en zijn helpt daarbij. Bij kunnen onderzoek je kennis, vaardigheden en ervaring. Bij willen kijk je naar motivatie, interesse en bereidheid. Bij zijn gaat het meer over persoonlijke eigenschappen, kwaliteiten en wat werkelijk bij iemand past. Iemand die iets nog niet kan maar het wel kan leren, vraagt een andere aanpak dan iemand die het werk niet meer wil. En iemand bij wie de aard van de functie fundamenteel niet past, help je niet automatisch met meer training.

Wat als de medewerker te weinig kennis heeft?

Dan kan gerichte scholing een goede oplossing zijn. Benoem wel precies welke kennis ontbreekt en welke kennis de functie vraagt. Het gaat niet om iemand zomaar naar een opleiding sturen, maar om een concreet verschil dat kan worden overbrugd. Wanneer verouderde kennis een rol speelt, sluit dat aan bij de vraag of de medewerker onvoldoende is geschoold of bijgeschoold.

Wat als de medewerker te weinig vaardigheden heeft?

Ook vaardigheden kunnen vaak worden ontwikkeld door training, coaching, begeleiding en ervaring in de praktijk. Het kan gaan om vaktechnische vaardigheden, maar ook om bijvoorbeeld communiceren, plannen, adviseren of leidinggeven. De belangrijke vraag is niet alleen welke vaardigheid ontbreekt, maar ook of de medewerker die vaardigheid voldoende kan ontwikkelen voor het niveau dat de functie vraagt. Wanneer essentiële vaardigheden structureel buiten bereik blijven, kom je dichter bij de vraag of iemand voldoende competent is voor de functie.

Wat als de functie in de loop der jaren is veranderd?

Dan kan iemand ooit uitstekend bij de functie hebben gepast en later de aansluiting verliezen. Nieuwe technieken, complexere werkzaamheden, digitalisering of zwaardere verantwoordelijkheden kunnen ervoor zorgen dat de functie iets anders vraagt dan tien of twintig jaar geleden. In dat geval is het beter om te onderzoeken of de medewerker onvoldoende is meegegroeid met de functie. Dat is iets anders dan concluderen dat iemand altijd al ongeschikt was.

Kan een medewerker overgekwalificeerd zijn voor de functie?

Ja. Niet passen betekent niet automatisch dat iemand te weinig in huis heeft. Het kan ook zijn dat de medewerker juist veel meer kan dan de functie vraagt. Het werk biedt te weinig uitdaging, belangrijke kwaliteiten worden nauwelijks aangesproken en iemand gaat steeds meer op de automatische piloot werken. Dan kan het functioneren uiteindelijk achteruitgaan, terwijl extra training voor dezelfde functie weinig oplost. De vraag verschuift dan eerder naar een goede match tussen medewerker en functie.

Wat als de medewerker geen affiniteit heeft met het werk?

Dan moet je onderzoeken of het vakgebied, het soort werkzaamheden of de omgeving nog voldoende bij de medewerker aansluit. Iemand kan ergens best goed in zijn en er toch nauwelijks energie of belangstelling voor hebben. Dat hoeft niet onmiddellijk disfunctioneren te zijn, maar langdurig gebrek aan affiniteit kan wel gevolgen krijgen voor motivatie, ontwikkeling en uiteindelijk het functioneren. Zeker wanneer iemand zelf aangeeft dat hij eigenlijk niets meer met het werk heeft, moet je niet alleen vragen hoe het functioneren verbeterd kan worden, maar ook of deze functie nog wel passend is.

Wat als de persoonskenmerken niet aansluiten bij de functie?

Ook dat komt voor. Een functie kan bijvoorbeeld voortdurend vragen om snel schakelen, stevig optreden, commercieel handelen of juist heel nauwkeurig en gestructureerd werken. Mensen verschillen in eigenschappen en kwaliteiten. Natuurlijk kunnen we ons gedrag ontwikkelen en leren omgaan met situaties die minder vanzelfsprekend zijn, maar je verandert iemands persoonlijkheid niet omdat een functie dat toevallig vraagt. De vraag is daarom hoeveel aanpassing redelijk en haalbaar is en wanneer je moet erkennen dat bepaalde eigenschappen en persoonskenmerken onvoldoende aansluiten bij wat de functie structureel vraagt.

Is niet passen in de functie hetzelfde als onvoldoende functioneren?

Nee. Een functiemismatch kan tot onvoldoende functioneren leiden, maar het zijn niet precies dezelfde begrippen. Bij onvoldoende functioneren kijk je naar het resultaat of gedrag dat niet aan de verwachtingen voldoet. Bij niet passen in de functie kijk je een laag dieper naar de aansluiting tussen medewerker en werk. Iemand kan bijvoorbeeld nog behoorlijk functioneren terwijl het werk hem structureel uitput en weinig aansluit bij zijn kwaliteiten. Andersom kan iemand onvoldoende functioneren doordat een bepaalde ontwikkelbare vaardigheid ontbreekt, zonder dat de functie als geheel verkeerd past.

Moet de leidinggevende ook naar de functie en aansturing kijken?

Ja. Voordat je concludeert dat een medewerker niet past, moet je ook onderzoeken of de functie zelf duidelijk is en of de medewerker behoorlijk is aangestuurd en begeleid. Zijn verwachtingen helder? Is er voldoende ruimte om verantwoordelijkheden uit te voeren? Is de functie misschien ongemerkt veranderd? Binnen leidinggeven aan functioneren hoort ook dat je niet te snel een oordeel over de medewerker velt terwijl de functie-eisen, begeleiding of werkomstandigheden onvoldoende helder zijn.

Heeft een verbetertraject zin wanneer de functie niet past?

Dat hangt ervan af wat er niet past. Wanneer er een concreet en ontwikkelbaar verschil is, bijvoorbeeld ontbrekende kennis of een vaardigheid die met training kan worden ontwikkeld, kan een verbetertraject zinvol zijn. Wanneer de analyse echter uitwijst dat de functie fundamenteel niet aansluit bij de mogelijkheden of eigenschappen van de medewerker, moet je je afvragen wat je precies denkt te gaan verbeteren. Een verbetertraject of ontwikkeltraject heeft alleen zin wanneer er werkelijk ontwikkelruimte is.

Hoe onderzoek je of verbetering nog haalbaar is?

Maak eerst concreet waar het verschil zit en hoe groot dat verschil is. Kijk vervolgens wat eerder is geprobeerd, hoe de medewerker zich ontwikkelt en of de gewenste verandering realistisch is. Soms kan een assessment aanvullende informatie geven over kwaliteiten en ontwikkelmogelijkheden. Uiteindelijk moet je antwoord krijgen op een eenvoudige vraag: kan deze medewerker met passende ondersteuning voldoende naar het vereiste niveau groeien, of proberen we iemand passend te maken voor een functie die eigenlijk niet bij hem hoort?

Wat als de medewerker wel kan functioneren maar de functie niet meer wil?

Dan ligt het vraagstuk waarschijnlijk minder bij geschiktheid en meer bij motivatie en loopbaan. Iemand kan alle kennis en vaardigheden hebben en toch volledig zijn uitgekeken op het werk. Het heeft dan weinig zin om het probleem als competentietekort te behandelen. Onderzoek waarom de motivatie is verdwenen en of ander werk, meer uitdaging of een andere richting beter aansluit. Niet kunnen en niet meer willen kunnen aan de buitenkant soms hetzelfde gedrag opleveren, maar vragen een totaal andere aanpak.

Kan ander werk binnen de organisatie een betere oplossing zijn?

Ja. Als de huidige functie niet goed past, betekent dat niet dat de medewerker niet bij de organisatie past. Misschien zijn er andere werkzaamheden of een andere afdeling waar kennis, ervaring en kwaliteiten veel beter tot hun recht komen. Zeker bij een loyale medewerker met veel organisatiekennis is dat de moeite van het onderzoeken waard. Een goede oplossing hoeft dus niet altijd te zijn dat de medewerker alsnog passend wordt gemaakt voor de oorspronkelijke functie.

Wanneer komt loopbaanbegeleiding in beeld?

Wanneer de vraag niet meer alleen is hoe iemand beter kan functioneren, maar welk werk werkelijk bij hem past, kom je bij loopbaanbegeleiding. Dan onderzoek je kwaliteiten, motivatie, mogelijkheden en wat iemand nodig heeft in een functie. Dat kan leiden tot een andere plek binnen dezelfde organisatie, maar ook tot de conclusie dat de volgende stap buiten de organisatie ligt.

Wanneer kan outplacement passend zijn?

Wanneer voldoende duidelijk is dat de huidige functie niet passend wordt en er intern geen realistische andere mogelijkheid is, kan outplacement een passende vervolgstap zijn. Het uitgangspunt verandert dan. Je probeert niet langer koste wat het kost de huidige functie passend te maken, maar onderzoekt waar de medewerker met zijn kwaliteiten en mogelijkheden wel goed tot zijn recht kan komen.

Wat is de kern als een medewerker niet in de functie past?

Zeg niet te snel dat iemand niet past. Benoem eerst wat er precies niet aansluit. Gaat het om kennis, vaardigheden, ervaring, motivatie, affiniteit of persoonskenmerken? Is het verschil ontwikkelbaar of fundamenteel? En is de functie misschien zelf veranderd? Wanneer er een realistische ontwikkelmogelijkheid is, kan een verbetertraject helpen. Wanneer de functie structureel niet aansluit bij wat de medewerker kan, wil of kan brengen, is het eerlijker om ander passend werk te onderzoeken dan eindeloos te blijven verbeteren.

Veelgestelde vragen over een medewerker die niet in de functie past

Bij een functiemismatch is vooral belangrijk dat je niet te snel van een algemeen oordeel naar een verbetertraject springt. Eerst moet duidelijk zijn wat er precies niet past en of dat verschil nog voldoende ontwikkelbaar is.

Hoe weet je of een medewerker niet in de functie past?

Onderzoek wat de functie vraagt en vergelijk dat met de kennis, vaardigheden, ervaring, motivatie en eigenschappen van de medewerker. Benoem vervolgens concreet waar de aansluiting ontbreekt. Alleen zeggen dat iemand niet past is onvoldoende.

Is een functiemismatch hetzelfde als disfunctioneren?

Nee. Een slechte match kan onvoldoende functioneren veroorzaken, maar een medewerker kan ook onvoldoende functioneren door een tijdelijk of ontwikkelbaar probleem. Bij een functiemismatch onderzoek je vooral of medewerker en functie structureel voldoende bij elkaar aansluiten.

Kan scholing een functiemismatch oplossen?

Soms. Wanneer het verschil vooral bestaat uit ontbrekende kennis of ontwikkelbare vaardigheden kan scholing veel oplossen. Wanneer de aard van de functie fundamenteel niet aansluit bij de medewerker, heeft steeds meer scholing weinig zin.

Wanneer heeft een verbetertraject nog zin?

Wanneer concreet is vastgesteld wat moet verbeteren en er een realistische mogelijkheid bestaat dat de medewerker het vereiste niveau bereikt. Is die ontwikkelruimte er niet, dan moet je serieus naar een andere functie of andere route kijken.

Wat als er geen passende functie binnen de organisatie is?

Dan kan loopbaanbegeleiding of outplacement helpen om te onderzoeken welk werk buiten de organisatie beter aansluit. Daarmee verschuift de aandacht van herstellen wat niet past naar het vinden van een functie waarin de medewerker zijn kwaliteiten wel kan benutten.