home / carriere / verbetertraject / verbetertraject of ontwikkeltraject

Verbetertraject, functioneringstraject of ontwikkeltraject?

Verbetertraject, functioneringstraject en ontwikkeltraject: de woorden worden in organisaties nogal eens door elkaar gebruikt. Om een einde te maken aan die Babylonische spraakverwarring is vooral één vraag belangrijk: wordt het traject gestart vanwege onvoldoende functioneren of niet? Het woord verbetertraject op zichzelf zegt namelijk nog niet genoeg. Een leidinggevende kan daarmee ook bedoelen dat een medewerker zich verder moet ontwikkelen. Maar zodra de organisatie zegt dat er een verbetertraject of functioneringstraject wordt gestart vanwege onvoldoende functioneren, verandert de betekenis. Dan staat het functioneren ter discussie, wordt aantoonbare verbetering verwacht en is het traject niet vrijblijvend. Gaat het vooral om groei en ontwikkeling zonder dat onvoldoende functioneren het vertrekpunt is? Noem het dan liever een ontwikkeltraject.

Wat is een verbetertraject?

Het woord verbetertraject wordt niet overal op precies dezelfde manier gebruikt. Daarom moet een leidinggevende altijd uitleggen wat ermee wordt bedoeld. Je kunt bijvoorbeeld zeggen: we starten een verbetertraject, maar niet omdat je onvoldoende functioneert. We willen je ondersteunen bij een aantal ontwikkelpunten en jouw ontwikkeling versterken. Feitelijk heeft zo'n traject dan vooral het karakter van een ontwikkeltraject. Wordt een verbetertraject echter gestart omdat de organisatie vindt dat de medewerker onvoldoende functioneert, dan is de situatie anders. Er wordt concreet gemaakt wat onvoldoende is, wat moet verbeteren, welke ondersteuning wordt geboden en binnen welke periode verbetering zichtbaar moet worden. Er zijn evaluatiemomenten en uiteindelijk wordt beoordeeld of het functioneren voldoende is verbeterd.

Is een functioneringstraject hetzelfde als een verbetertraject?

Wanneer beide trajecten worden ingezet vanwege onvoldoende functioneren, liggen functioneringstraject en verbetertraject in de praktijk heel dicht bij elkaar. In beide gevallen staat het functioneren ter discussie en moet de medewerker gelegenheid krijgen om dat functioneren aantoonbaar te verbeteren. Het woord verbetertraject kan echter ook losser worden gebruikt voor ontwikkeling. Daarom is niet alleen het etiket bepalend. De doorslaggevende vraag is: zegt de organisatie dat de medewerker onvoldoende functioneert en dat dit functioneren moet verbeteren? Als het antwoord ja is, gaat het om een serieus en niet-vrijblijvend traject rond het functioneren.

Wat is een ontwikkeltraject?

Een ontwikkeltraject heeft een ander vertrekpunt. De medewerker hoeft helemaal niet onvoldoende te functioneren. Er kunnen ontwikkelpunten zijn op het gebied van communicatie, samenwerking, leiderschap, vakkennis of persoonlijke effectiviteit. Je wilt iemand verder helpen, bepaalde kwaliteiten versterken of ondersteunen bij veranderingen in de functie of organisatie. Natuurlijk kunnen ook in een ontwikkeltraject doelen en afspraken worden gemaakt, maar de boodschap is niet dat het huidige functioneren onvoldoende is en binnen een bepaalde periode op niveau moet worden gebracht.

Waarom is het verschil zo belangrijk?

Omdat de woorden die je gebruikt verwachtingen oproepen. Bij een ontwikkeltraject is de kern: hoe kunnen we jou verder helpen in jouw ontwikkeling? Bij een verbetertraject vanwege onvoldoende functioneren is de kern: op deze onderdelen vinden wij jouw functioneren onvoldoende en daar moet aantoonbare verbetering in komen. Dat zijn wezenlijk verschillende boodschappen. Wil je als leidinggevende een medewerker begeleiden bij ontwikkeling, zeg dat dan ook. Vind je werkelijk dat sprake is van onvoldoende functioneren, wees daar eveneens helder over en verschuil je niet achter een zachter woord.

Wat kan er gebeuren als een leidinggevende het verkeerde woord gebruikt?

Ik maakte een situatie mee waarin een leidinggevende een medewerker externe begeleiding wilde aanbieden. Er waren aandachtspunten rond communicatie, spanning en afstemming. De organisatie was gegroeid en ook de samenwerking en werkwijze waren veranderd. De leidinggevende wilde vooral dat de medewerker ondersteuning kreeg om zich daarin verder te ontwikkelen. Toch gebruikte zij het woord verbetertraject.

De medewerker schrok en vroeg onmiddellijk wat daarmee werd bedoeld. Vond de organisatie dat zij onvoldoende functioneerde en ging het om een formeel traject waarin haar functioneren ter discussie stond? Of bedoelde de leidinggevende vooral begeleiding en ontwikkeling? De leidinggevende voelde zich aanvankelijk aangevallen door die vraag. Later werd duidelijk dat zij met verbetertraject eigenlijk bedoelde wat ik een ontwikkeltraject zou noemen. De medewerker had het woord juist opgevat als een verbetertraject vanwege onvoldoende functioneren. Beiden gebruikten hetzelfde woord, maar bedoelden iets totaal anders. Met één duidelijke zin aan het begin had veel onrust voorkomen kunnen worden: we starten dit traject niet omdat je onvoldoende functioneert, maar omdat we jouw ontwikkeling willen ondersteunen.

Mag een medewerker vragen wat voor traject wordt gestart?

Natuurlijk. Sterker nog: dat is een terechte vraag. Een leidinggevende moet kunnen uitleggen waarom een traject wordt gestart, of de organisatie vindt dat sprake is van onvoldoende functioneren en wat er van de medewerker wordt verwacht. Word daar niet boos om. Als je zelf het woord verbetertraject gebruikt, moet je ook kunnen uitleggen welke betekenis je eraan geeft. Goed leidinggeven aan functioneren vraagt juist dat je hierover zorgvuldig en ondubbelzinnig communiceert.

Wanneer gebruik je welk woord?

Kijk eerst naar de aanleiding en kies daarna het woord. Daarmee voorkom je dat werkgever en medewerker ieder een andere betekenis geven aan hetzelfde traject.

• Ontwikkeltraject: De medewerker functioneert niet per definitie onvoldoende. Groei, ontwikkeling en verdere professionalisering staan centraal.
• Verbetertraject zonder onvoldoende functioneren: Het woord kan worden gebruikt voor het verbeteren of ontwikkelen van bepaalde punten, maar leg dan nadrukkelijk uit dat onvoldoende functioneren niet de aanleiding is. Vaak is ontwikkeltraject dan een duidelijker woord.
• Verbetertraject vanwege onvoldoende functioneren: De organisatie vindt bepaalde onderdelen van het functioneren onvoldoende en verlangt aantoonbare verbetering. Het traject is niet vrijblijvend.
• Functioneringstraject vanwege onvoldoende functioneren: Heeft in de praktijk dezelfde kern. Het functioneren staat ter discussie en moet aantoonbaar verbeteren.
• Coaching: Is een vorm van begeleiding en kan zowel binnen een ontwikkeltraject als binnen een verbetertraject worden ingezet.

Wat hoort bij een serieus verbetertraject vanwege onvoldoende functioneren?

Wanneer werkelijk sprake is van onvoldoende functioneren, moet voor de medewerker helder zijn waar het over gaat. Alleen zeggen dat iemand beter moet functioneren is onvoldoende. Benoem concrete verbeterpunten en leg in een verbeterplan vast wat wordt verwacht, welke ondersteuning wordt aangeboden en wanneer de voortgang wordt geëvalueerd. Tijdens het traject bespreek je de ontwikkeling en aan het einde moet duidelijk worden of de afgesproken verbetering voldoende is gerealiseerd.

Wat gebeurt er wanneer zo'n verbetertraject niet slaagt?

Wanneer een medewerker ondanks een serieus verbetertraject onvoldoende op het vereiste niveau komt, moet worden bekeken wat nog wel mogelijk is. Misschien past ander werk binnen de organisatie beter. Wanneer dat niet mogelijk is, kan begeleiding naar ander werk via outplacement aan de orde komen. Werkgever en medewerker kunnen ook met elkaar afspraken maken over vertrek, bijvoorbeeld via een vaststellingsovereenkomst. Juist vanwege die mogelijke gevolgen moet een leidinggevende vanaf het begin duidelijk maken of het werkelijk gaat om een verbetertraject vanwege onvoldoende functioneren of om een ontwikkeltraject.

Wat is de kern van het verschil?

De woorden alleen zijn niet doorslaggevend. De woorden onvoldoende functioneren maken het verschil. Zegt een leidinggevende: we starten een verbetertraject om jouw ontwikkeling verder te versterken, terwijl onvoldoende functioneren niet aan de orde is? Dan heeft het traject vooral het karakter van een ontwikkeltraject. Zegt de organisatie: we starten een verbetertraject of functioneringstraject omdat jouw functioneren onvoldoende is? Dan staat het functioneren ter discussie, moet aantoonbare verbetering plaatsvinden en is het traject niet vrijblijvend. Zeg als leidinggevende daarom altijd waarom je het traject start. Dan weet de medewerker vanaf het begin waar hij aan toe is.

Veelgestelde vragen

Om een einde te maken aan de Babylonische spraakverwarring is vooral de aanleiding van het traject bepalend. Het woord verbetertraject alleen zegt nog niet genoeg. Zodra een werkgever zegt dat een verbetertraject of functioneringstraject wordt gestart vanwege onvoldoende functioneren, staat het functioneren ter discussie en is het traject niet vrijblijvend. Is onvoldoende functioneren niet de aanleiding en gaat het vooral om verdere ontwikkeling? Dan past de term ontwikkeltraject beter.

Is een verbetertraject vrijblijvend?

Dat hangt af van wat ermee wordt bedoeld. Het woord verbetertraject op zichzelf zegt nog niet dat sprake is van onvoldoende functioneren. Wordt het traject echter expliciet gestart vanwege onvoldoende functioneren, dan is het niet vrijblijvend. Er worden concrete verbeterpunten afgesproken en er wordt geëvalueerd of voldoende verbetering optreedt.

Zijn verbetertraject en functioneringstraject hetzelfde?

Wanneer beide worden gestart vanwege onvoldoende functioneren, hebben ze in de praktijk grotendeels dezelfde betekenis: het functioneren staat ter discussie en de medewerker moet gelegenheid krijgen om dat aantoonbaar te verbeteren. Een verbetertraject kan als woord echter ook losser worden gebruikt. Daarom moet de leidinggevende altijd zeggen waarom het traject wordt gestart.

Kun je een verbetertraject starten zonder dat sprake is van onvoldoende functioneren?

Ja. Een leidinggevende kan het woord verbetertraject gebruiken terwijl vooral verdere ontwikkeling wordt bedoeld. Zeg dat er dan nadrukkelijk bij: we starten dit traject niet omdat je onvoldoende functioneert, maar omdat we jouw ontwikkeling willen versterken. Zelf zou ik in zo'n situatie liever spreken over een ontwikkeltraject, omdat dat minder ruimte laat voor misverstanden.

Is een ontwikkeltraject ook bedoeld voor iemand die goed functioneert?

Ja. Een medewerker kan prima functioneren en toch begeleiding krijgen om zich verder te ontwikkelen in bijvoorbeeld communicatie, samenwerking, vakkennis of een veranderende functie. Onvoldoende functioneren hoeft bij een ontwikkeltraject helemaal niet aan de orde te zijn.

Wat moet een leidinggevende vooraf duidelijk maken?

Zeg allereerst of onvoldoende functioneren de aanleiding voor het traject is. Leg daarna uit welke punten centraal staan, wat er van de medewerker wordt verwacht, welke ondersteuning wordt aangeboden en hoe de voortgang wordt besproken. Vooral die eerste duidelijkheid voorkomt dat werkgever en medewerker met hetzelfde woord twee totaal verschillende trajecten voor ogen hebben.