home / leiderschapsontwikkeling / functioneren / beoordelingsgesprekken / negatieve beoordeling

Negatieve beoordeling medewerker: hoe breng je de boodschap?

Soms ontkom je er als leidinggevende niet aan: je moet een medewerker een negatieve beoordeling geven. Dan kun je de boodschap mooier proberen te maken dan zij is, maar daar schiet uiteindelijk niemand iets mee op. Als het functioneren onvoldoende is, moet je dat kunnen zeggen. De kunst zit in de combinatie van duidelijkheid, zorgvuldigheid en respect voor de medewerker. Een negatieve beoordeling mag stevig zijn, maar mag nooit uit de lucht komen vallen of gebaseerd zijn op een verzameling vage indrukken. Deze pagina hoort bij beoordelingsgesprekken voor leidinggevenden.

Wordt de medewerker verrast door jouw negatieve beoordeling?

Dat is een van de belangrijkste vragen die je jezelf vooraf kunt stellen. Hoort de medewerker tijdens het beoordelingsgesprek voor het eerst dat jij al maanden grote problemen ziet? Dan moet je ook kritisch naar jouw eigen leidinggeven kijken. Wanneer iemand onvoldoende functioneert, hoort dat gedurende het jaar besproken te worden. Een beoordelingsgesprek is geen moment om kritiek uit de afgelopen twaalf maanden eindelijk eens uit de kast te trekken.

De medewerker hoeft het niet eens te zijn met jouw oordeel, maar de inhoud zou in grote lijnen herkenbaar moeten zijn. Als je eerder hebt besproken dat resultaten achterblijven, afspraken niet worden nagekomen of bepaald gedrag moet veranderen, ontstaat er een logische lijn naar de beoordeling. Heeft de medewerker nooit gehoord dat jij ontevreden was, dan heb je mogelijk niet alleen een beoordelingsprobleem maar ook een communicatieprobleem.

Heeft de medewerker voldoende kans gehad om te verbeteren?

Een negatieve beoordeling roept ook de vraag op wat je gedurende de periode hebt gedaan toen je merkte dat het functioneren achterbleef. Heb je duidelijk gemaakt wat je verwachtte? Heb je feedback gegeven? Heb je concrete afspraken gemaakt? Was voldoende kennis, ondersteuning of begeleiding beschikbaar? En heeft de medewerker daadwerkelijk tijd en gelegenheid gehad om iets met jouw feedback te doen?

Dat neemt de eigen verantwoordelijkheid van de medewerker niet weg. Iemand kan prima weten wat er verwacht wordt en desondanks onvoldoende functioneren. Maar als leidinggevende moet je wel kunnen uitleggen wat je hebt gedaan toen je merkte dat verbetering nodig was. Goed beoordelen begint niet op de dag van het beoordelingsgesprek.

Als je overtuigd bent, moet je ook duidelijk zijn

Wanneer je na een zorgvuldige voorbereiding overtuigd bent dat de beoordeling onvoldoende moet zijn, draai er dan tijdens het gesprek niet eindeloos omheen. Medewerkers voelen meestal toch wel dat er iets aankomt en worden van een kwartier inleidend taalgebruik zelden rustiger. Benoem het oordeel en leg vervolgens uit waarop het is gebaseerd.

Pamperen van medewerkers helpt hier niet. Evenmin helpt het om uit angst voor de reactie allerlei verzachtende woorden toe te voegen waardoor uiteindelijk niemand meer weet of de beoordeling nu voldoende of onvoldoende was. Tact en duidelijkheid zijn geen tegenpolen. Je kunt een stevige boodschap op een fatsoenlijke manier brengen.

Hoe breng je een negatieve beoordeling?

Begin bij de hoofdboodschap. Vertel duidelijk wat jouw beoordeling is en maak vervolgens concreet waarop die beoordeling is gebaseerd. Gebruik geen enorme verzameling voorbeelden om jouw gelijk te bewijzen, maar kies de voorbeelden die werkelijk laten zien waar het probleem zit. Houd het bij functioneren, gedrag en resultaten. "Jij bent gewoon niet professioneel" helpt weinig. "We hebben afgesproken dat offertes binnen twee werkdagen worden verstuurd en dat is de afgelopen twee maanden bij negen offertes niet gebeurd" geeft tenminste iets om over te spreken.

Geef daarna de medewerker ruimte om te reageren. Dat betekent niet dat jij jouw beoordeling onmiddellijk moet intrekken zodra de medewerker het ermee oneens is. Het betekent wel dat je bereid bent om te luisteren naar relevante informatie. Misschien mis je iets, misschien kijkt de medewerker anders tegen dezelfde gebeurtenissen aan of misschien blijft er gewoon een verschil van inzicht bestaan. Ook dat laatste kan.

Beoordeel het functioneren en niet de persoon

Een negatieve beoordeling wordt snel persoonlijk wanneer taal niet zorgvuldig wordt gebruikt. "Jij bent slordig", "jij bent ongemotiveerd" of "jij bent niet betrokken" klinkt als een oordeel over de medewerker zelf. Beter is het om te beschrijven welk gedrag of welke resultaten onvoldoende zijn en wat er anders moet.

Dat sluit ook aan op zo objectief mogelijk beoordelen. Zeker wanneer de beoordeling negatief is, moet je opletten dat persoonlijke voorkeur, recente incidenten of een eenmaal gevormd beeld niet te zwaar gaan meewegen. Een negatieve beoordeling vraagt niet om minder zorgvuldigheid omdat je al overtuigd bent. Juist dan moet je jouw eigen oordeel nog eens tegen het licht houden.

Wees voorzichtig met een oordeel over motivatie

Ik hoor bij een negatieve beoordeling nogal eens: "hij is gewoon niet gemotiveerd". Daar zou ik terughoudend mee zijn. Je kunt zien dat een medewerker afspraken niet nakomt, weinig initiatief toont of resultaten niet haalt. Maar daarmee heb je nog niet automatisch vastgesteld wat iemand vanbinnen motiveert of demotiveert.

Wanneer motivatie volgens jou een rol speelt, benoem dan eerst wat je werkelijk waarneemt en onderzoek wat daarachter zit. Op de pagina over motivatie beoordelen ga ik daar uitgebreider op in. Soms blijkt een vermeend motivatieprobleem iets anders te zijn, bijvoorbeeld onduidelijke verwachtingen, onvoldoende uitdaging of een verkeerde aansturing.

Geef ruimte voor de reactie van de medewerker

Een medewerker kan stilvallen, boos worden, teleurgesteld reageren of direct in discussie gaan. Dat is niet vreemd. Een negatieve beoordeling raakt iemand vaak harder dan de leidinggevende vooraf inschat. Laat daarom ruimte voor een eerste reactie en probeer niet ieder bezwaar onmiddellijk te weerleggen. Eerst luisteren kan verstandig zijn.

Maar ook hier geldt: ruimte geven is iets anders dan vaag worden. Wanneer jouw beoordeling na het horen van de reactie nog steeds staat, mag je dat ook zeggen. Een volwassen gesprek betekent niet dat beide partijen uiteindelijk dezelfde mening moeten hebben. Het betekent dat de medewerker zijn visie kan geven en dat jij als leidinggevende verantwoordelijkheid neemt voor jouw oordeel.

Wat als de medewerker het er niet mee eens is?

Dan is het belangrijk om eerst te onderzoeken waar het verschil precies zit. Zijn jullie het oneens over feiten? Over de verwachtingen die vooraf zijn afgesproken? Over de interpretatie van gedrag? Of vindt de medewerker dat omstandigheden onvoldoende zijn meegewogen? Dat maakt nogal verschil voor het vervolg.

Een medewerker kan het oneens blijven met de beoordeling. Op de pagina oneens met een beoordeling ga ik verder in op die situatie. Het feit dat iemand bezwaar maakt betekent niet automatisch dat jouw beoordeling verkeerd is, maar bezwaar verdient wel een serieuze inhoudelijke reactie.

Wat als de medewerker de beoordeling niet wil tekenen?

Ook dat kan gebeuren. Een medewerker kan denken dat een handtekening automatisch betekent dat hij het eens is met de inhoud of kan om andere redenen weigeren te tekenen. Wat een handtekening precies betekent en welke procedure geldt, hangt af van de afspraken en documenten die de organisatie gebruikt. Maak daar dus vooraf geen eigen juridische waarheid van.

Voor de leidinggevende is vooral belangrijk dat een weigering niet het hele gesprek gaat overnemen. Leg rustig uit wat volgens jullie procedure de bedoeling van de handtekening is en geef ruimte voor een reactie van de medewerker. Meer hierover lees je bij een beoordeling weigeren of niet ondertekenen.

De toon van het gesprek doet ertoe

Duidelijkheid zit niet alleen in de woorden die je kiest. Toon, tempo en ondertoon bepalen mede hoe de boodschap wordt ontvangen. Je kunt inhoudelijk een correcte beoordeling geven en die toch brengen alsof je eindelijk de kans hebt gekregen om af te rekenen met iemand. Dan moet je niet verbaasd zijn wanneer het gesprek escaleert.

Andersom kun je zo voorzichtig spreken dat de medewerker de ernst van de situatie nauwelijks begrijpt. Een volwassen toon betekent voor mij: rustig, concreet en zonder omhaal. Je hoeft iemand niet klein te maken en je hoeft jezelf ook niet kleiner te maken. Jij hebt als leidinggevende de taak om het functioneren te beoordelen. Doe dat behoorlijk.

Duidelijkheid over wat beter moet

Een negatieve beoordeling heeft weinig waarde wanneer de medewerker na afloop alleen weet dat het niet goed was. Wat moet precies veranderen? Welk resultaat moet worden gehaald? Welk gedrag verwacht je? Wanneer moet verbetering zichtbaar zijn? Welke ondersteuning is beschikbaar en hoe gaan jullie de voortgang volgen?

Hoe concreter je daarover bent, hoe bruikbaarder de beoordeling wordt. Een medewerker kan weinig met "je moet professioneler worden". Hij kan meer met een duidelijke afspraak over bereikbaarheid, kwaliteit, planning, samenwerking of een specifieke taak. De beoordeling beschrijft wat onvoldoende was. Het vervolg moet duidelijk maken wat voldoende functioneren dan wel betekent.

Een negatieve beoordeling is geen eindpunt

Met de mededeling dat een medewerker onvoldoende functioneert ben je niet klaar. Eigenlijk begint het dan pas. Wanneer verbetering mogelijk en nodig is, moet duidelijk worden hoe die verbetering eruitziet en hoe jullie de voortgang gaan volgen. Soms kunnen een paar heldere afspraken en intensievere begeleiding voldoende zijn. In andere situaties is meer nodig.

Wanneer sprake is van structureel onvoldoende functioneren, kan een verbetertraject nodig zijn. Dat is niet hetzelfde als simpelweg een slechte beoordeling geven en vervolgens zeggen: succes ermee. Verwachtingen, verbeterpunten, ondersteuning en voortgang moeten dan zorgvuldig worden uitgewerkt.

Onderschat de impact van een negatieve beoordeling niet

Een leidinggevende kan een negatieve beoordeling zien als een zakelijke vaststelling: dit onderdeel is onvoldoende, daar moeten we mee aan de slag. De medewerker kan op hetzelfde moment denken dat zijn baan, inkomen, loopbaan of professionele eigenwaarde onder druk staat. Daardoor kan dezelfde boodschap aan beide kanten heel anders worden beleefd.

Die impact is geen reden om een noodzakelijke beoordeling achterwege te laten. Het is wel een reden om zorgvuldig met de boodschap om te gaan. Op de pagina over de impact van een negatieve beoordeling ga ik uitgebreider in op boosheid, onzekerheid, twijfel en angst die zo'n oordeel kan oproepen.

Duidelijkheid is uiteindelijk ook eerlijkheid

Een leidinggevende die jarenlang om problemen heen draait en uiteindelijk ineens een negatieve beoordeling geeft, is niet duidelijk geweest. Maar een leidinggevende die alles ziet, alles bespreekt en vervolgens uit ongemak toch een voldoende invult, is evenmin eerlijk. Medewerkers hebben recht op een realistisch beeld van hun functioneren.

Dat betekent dat je tijdig moet zeggen wat goed gaat, wat beter kan en wat beter moet. Wanneer het functioneren ondanks eerdere gesprekken onvoldoende blijft, kan een negatieve beoordeling de logische uitkomst zijn. De boodschap is dan misschien niet prettig, maar wel begrijpelijk. Goed functioneren begint met verwachtingen verduidelijken en goed beoordelen begint met niet wachten tot het formulier voor je ligt.

Wat is belangrijk bij een negatieve beoordeling?

Een negatieve beoordeling vraagt dus meer dan alleen de moed om het woord onvoldoende uit te spreken. De kwaliteit zit in wat eraan voorafging, de onderbouwing van jouw oordeel, de manier waarop je de boodschap brengt en de duidelijkheid over het vervolg.

• Maak een negatieve beoordeling nooit onnodig verrassend.
• Onderbouw het oordeel met concrete feiten, resultaten en gedrag.
• Controleer jouw eigen voorkeuren, irritaties en interpretaties.
• Wees duidelijk over het oordeel en draai niet om de boodschap heen.
• Beoordeel functioneren en niet de waarde van de medewerker als persoon.
• Geef de medewerker ruimte om te reageren en informatie toe te voegen.
• Maak duidelijk wat onvoldoende is en wat beter moet.
• Bespreek welke verantwoordelijkheid bij de medewerker ligt.
• Maak duidelijk welke ondersteuning de leidinggevende of organisatie biedt.
• Spreek af wanneer en hoe jullie de voortgang opnieuw beoordelen.

Een negatieve beoordeling goed brengen betekent voor mij dus niet dat je de boodschap zacht maakt. Het betekent dat je haar zorgvuldig voorbereidt, concreet brengt en koppelt aan wat er daarna moet gebeuren. Tact zonder duidelijkheid helpt niet. Duidelijkheid zonder respect evenmin.

Veelgestelde vragen over een negatieve beoordeling

Een negatieve beoordeling vraagt om duidelijke communicatie, maar ook om een zorgvuldige voorbereiding en een bruikbaar vervolg. De medewerker hoeft het oordeel niet prettig te vinden en hoeft het er zelfs niet mee eens te zijn. Wel moet begrijpelijk zijn waarop de beoordeling is gebaseerd en wat er daarna wordt verwacht.

Hoe begin je een gesprek over een negatieve beoordeling?

Kom redelijk snel tot de kern en vertel duidelijk wat jouw beoordeling is. Geef daarna aan waarop het oordeel is gebaseerd en gebruik concrete voorbeelden. Een lange inleiding waarmee je vooral probeert de boodschap uit te stellen maakt het gesprek meestal niet gemakkelijker. Duidelijkheid aan het begin geeft de medewerker tenminste snel inzicht in waar het gesprek over gaat.

Mag een negatieve beoordeling een verrassing zijn?

Bij voorkeur niet. Wanneer een medewerker structureel onvoldoende functioneert, horen belangrijke knelpunten gedurende het jaar al besproken te zijn. Een formele beoordeling kan de ernst van het oordeel nadrukkelijker maken, maar de belangrijkste inhoud zou herkenbaar moeten zijn. Grote kritiek voor het eerst bewaren voor het beoordelingsgesprek wijst vaak op te late communicatie.

Wat doe je als de medewerker boos wordt?

Geef ruimte voor de eerste reactie en probeer te begrijpen waar de boosheid over gaat. Misschien is de medewerker het niet eens met feiten, voelt hij zich overvallen of vreest hij voor de gevolgen. Je hoeft jouw oordeel niet direct terug te nemen om naar die reactie te luisteren. Blijf rustig, houd het gesprek bij concrete inhoud en maak zo nodig een vervolgafspraak wanneer de emotie een inhoudelijk gesprek tijdelijk onmogelijk maakt.

Moet na iedere negatieve beoordeling een verbetertraject starten?

Nee. Dat hangt af van de ernst, duur en aard van het onvoldoende functioneren en van wat eerder al is besproken. Soms zijn duidelijke afspraken, extra begeleiding of scholing voldoende. Bij structureel onvoldoende functioneren kan een formeler verbetertraject nodig zijn. Het belangrijkste is dat een negatieve beoordeling niet zonder duidelijk vervolg blijft wanneer verbetering noodzakelijk is.

Wat als de medewerker het niet eens is met de beoordeling?

Onderzoek eerst waar het verschil precies over gaat en geef de medewerker ruimte om zijn visie toe te lichten. Soms levert dat nieuwe informatie op, soms blijft er een verschil van inzicht bestaan. De leidinggevende blijft uiteindelijk verantwoordelijk voor het formele oordeel, maar moet dat oordeel wel zorgvuldig kunnen onderbouwen en rekening houden met de procedure en afspraken die in de organisatie gelden.