Overzicht op taken
Ben jij het overzicht op jouw taken vaak kwijt? Je hebt een dag gewerkt, je was van plan om van alles te doen en aan het eind van de dag heb je de gestelde doelen (weer) niet bereikt.
Soms overvalt je dat machteloze gevoel. Alsof je overspoeld wordt. Je dreigt de grip op de situatie te verliezen. Ik druk het weleens zo uit: ‘je hebt het gevoel dat je de stuurknuppel niet meer in handen hebt’.
Jouw omgeving, de telefoon, de stapels op jouw bureau, de email, de post of de dagelijkse onderbrekingen bepalen wat je doet. Daardoor ben je passagier geworden. Jouw leerdoel is om de regie te pakken en te houden en je eigen tijd in te delen.
Training timemanagement
Wil je een training timemanagement volgen? Dat kan individueel en in de groep! Bekijk alvast de leerdoelen timemanagement!
Doe de test!
Wil je snel jouw leerdoelen ontdekken wanneer het over effectief tijdbeheer gaat? Doe de online test en je krijgt gratis een rapport in jouw mailbox. Wil je direct van start gaan? Klik dan op onderstaande link!
E-book: hoe ga je met jouw tijd om?
Wil je echt anders met je tijd omgaan? Ben je bereid om fundamentele keuzes te maken? Wil je leren om stress of uitputting te voorkomen? Dan is dit een selfmade boek die je daarbij kan ondersteunen.
Overzicht en rust in je hoofd (ROT-moment)
Wil je meer overzicht en rust creëren in je hoofd? Dan is het belangrijk om iedere dag een ROT-moment te creëren. Dat staat voor Rust, Overzicht en Tijd. Misschien heb je wel twee of drie ROT-momenten nodig per dag. Ordenen, structureren, herordenen. Oftewel: creëer een stapel stenen die je per dag wilt leggen. Zorg dat je het overzicht niet kwijtraakt.
Iemand schreef na afloop van de training timemanagement: ‘dat ROT-moment is een geweldige uitvinding! Ik geniet er elke dag van. Op het werk en thuis. Het voelt heerlijk als ik alles op mijn lijstje heb kunnen afstrepen in de loop van de dag. Als dat niet is gelukt, maak ik een nieuw lijstje en verscheur ik de oude. Als het lijstje te lang is en ik er nerveus van wordt, maak ik er twee lijstjes van en plak de tweede in mijn agenda op de dag van morgen. Wat mij ook erg helpt bij het behouden van overzicht is een papieren agenda. Mijn lijstjes schrijf ik op memoplakkers. Op die manier gaat wijzigen en schuiven veel makkelijker dan in een digitale agenda of takenlijst. Voor mij althans. Want dat is ook een dingetje: de methode is heel persoonlijk. Wat voor de één werkt, hoeft nog niet handig te zijn voor een ander’.
Het overzicht kwijtraken: overspoeld door informatie
Iemand vertelde: ‘Ik had de taak gekregen om een bedrijfsenquête te coördineren. Mensen reageerden op papier of per email. Deze taak moest ik doen naast mijn reguliere taken. Echter: Men leverde te pas en te onpas de formulieren bij mij in. Overal werd wat neergelegd, de mails vlogen binnen en ik werd continu gestoord in mijn dagelijkse werkzaamheden. Daarnaast had ik geen overzicht meer in de formulieren die waren ingeleverd:
- Waar ligt wat?
- Van wie heb ik nu wat?'
Gevolgen
In dit voorbeeld waren de gevolgen niet te overzien. De deelnemer verwoordde het als volgt: 'de eigen handelingsstrategie en planning werden doorbroken en ik had geen enkel overzicht meer. En verder?
- Geen goede coördinatie van het inlevergebeuren: misschien had er aangegeven dienen te worden dat de formulieren of per mail of in een bepaald bakje gedeponeerd dienen te worden (en niet op het bureau)
- Verstoring van de dagelijkse werkzaamheden waardoor zowel de dagelijkse taken als deze coördinatietaak niet naar behoren gedaan konden worden
- Er werd half werk door mij afgeleverd en dat gaf geen goed gevoel
- Mensen overspoelden mij met informatie die ik niet meer kon overzien'
Stappen
- Stap 1: maak een actielijst en noteer al jouw taken.
- Stap 2: Stel prioriteiten.
- Stap 3: Ga plannen!
Overzicht creëren
Je krijgt GRIP op jouw werkzaamheden door eerst te inventariseren wat jouw taken zijn. Taken analyseren is van belang om een goed inzicht in jouw tijdgebruik te krijgen. Wat voor soort taken heb je? Ik heb het over een drietal taaksoorten: reactieve taken, onderhoudstaken, proactieve taken
-
Reactieve taken
Een reactieve taak wordt op jouw bord gelegd. Je krijgt telefoon, er komt een e-mail binnen die beantwoord moet worden, jouw leidinggevende geeft jou een klusje, er komt een informatieaanvraag binnen via de website, er moet een brief beantwoord worden die per post binnenkomt of er komt een email binnen die om antwoord vraagt. De mate van reactiviteit wordt bepaald door jouw functie. Wanneer je werkt in de winkel bepaalt de klant voor een groot deel jouw dag. Dat geldt ook voor de helpdeskmedewerker, transportplanner etc. Voorbeelden:
- de telefoon
- post
- een collega die iets vraagt
- een klant
- jouw leidinggevende
- maak dit rijtje maar af in jouw situatie………
-
Onderhoudstaken
Een onderhoudstaak is bijvoorbeeld de urenregistratie of de declaratie van jouw reiskosten. Voor een onderhoudsmonteur is dat het correct invullen van de bonnen ten aanzien van de facturering (gebruikte materialen, bestede uren). Een accountant moet zijn uren verantwoorden, eveneens voor de facturering. Een secretaresse moet de post wekelijks archiveren.
-
Proactieve taken
Bij proactieve taken hebt je het heft zelf in de hand. Je hebt bijvoorbeeld bedacht dat jouw pand aan een schilderbeurt toe is en je vraagt drie offertes aan. Er gebeurt iets doordat je zelf actie onderneemt. Of je wilt de afdeling verkoop optimaliseren door een nieuw verkoopinformatiesysteem te ontwikkelen. Wellicht wil je een ISO-certificering behalen of nog eens een boek schrijven.
Doelstellingen zijn leidend: je pakt de stuurknuppel in de hand
Doordat je jouw doelstellingen formuleert krijgt je de regie in de hand. Je trekt als het ware het initiatief naar je toe. Het overkomt je niet meer maar je gaat zelf bepalen wat er gebeurt. Je krijgt dus overzicht en inzicht in de werkzaamheden die gedaan moeten worden.
Meer dan 50% van jouw tijd moet proactief zijn!
Reactieve taken en onderhoudstaken geven vaak het gevoel dat we overspoeld worden. Dat komt omdat je zelf op dat moment geen keuze hebt om jouw tijd in te delen zoals je het wilt. Een ander bepaalt voor een deel wat je moet doen. Wanneer je dit herkent is het belangrijk om jouw werkzaamheden zoveel mogelijk om te buigen naar een proactieve houding. Je hebt hiermee al een begin gemaakt door de vorige opdrachten uit te voeren.
De actielijst
Veel mensen noteren hun acties niet met als gevolg dat ze bepaalde taken vergeten, over het hoofd zien, te laat uitvoeren etc. Het onthouden van actiepunten in je hoofd kost heel veel energie of zo je wilt opslagcapaciteit. Eigenlijk onthoud je zaken die je niet eens hoeft te onthouden als jij je maar aanwent om het te noteren. Dat voorkomt reactief handelen! Belangrijk is dat jij de baas bent over jouw tijd en niet de telefoon, jouw collega, de stapel papier op jouw bureau, de e-mail, de bestanden op jouw computer.
Training timemanagement
Wij bieden coaching & training gericht op timemanagement voor iedereen die effectiever met zijn tijd wil omgaan.
