To-do-list of actielijst: zin en onzin
Een to-do-list of actielijst maken: is dat nog zinnig in deze tijd? Of is dat compleet achterhaald? In dit artikel laat ik je het nut zien van de to-do-list.
Bezwaren
Wanneer ik het onderwerp to-do-lijst aansnijd, in de training timemanagement, komen er tal van bezwaren doorgaans:
- Geen tijd voor
- We hebben het al zo druk
- Dat werkt bij ons niet
- Kom ik niet aan toe
- Moet ik er dat ook nog bij doen
- Heb ik nog meer werk
Training timemanagement
Wil je een training timemanagement volgen? Dat kan individueel en in de groep! Bekijk alvast de leerdoelen timemanagement!
Doe de test!
Wil je snel jouw leerdoelen ontdekken wanneer het over effectief tijdbeheer gaat? Doe de online test en je krijgt gratis een rapport in jouw mailbox. Wil je direct van start gaan? Klik dan op onderstaande link!
E-book: hoe ga je met jouw tijd om?
Wil je echt anders met je tijd omgaan? Ben je bereid om fundamentele keuzes te maken? Wil je leren om stress of uitputting te voorkomen? Dan is dit een selfmade boek die je daarbij kan ondersteunen.
Ja maar, ik kan het allemaal wel onthouden
Vaak zeggen mensen: 'ik onthoud het zo wel. Dat hoef ik niet op te schrijven'. En dan komen ze ’s avonds thuis en opeens hoor je: ‘shit, dit had ik ook nog moeten doen’ of ‘die klant had ik nog moeten terugbellen’. Vergeten dus!
- Het is weekend en je bent vrij. Opeens realiseer jij je dat je voor de volgende werkbespreking nog een taak zou moeten uitvoeren. Kernpunt voor timemanagement is: ‘wanneer ik werk dan werk ik, wanneer ik vrij ben, ben ik vrij’.
- Je stapt ’s avonds in bed en opeens flitst het door je heen: ‘O ik had Karin ook nog moeten bellen’
100 bezwaren en zes voordelen
Kortom: er zijn 100 bezwaren tegen de actielijst. Te ingewikkeld, duurt te lang, te veel werk, is onhandig etc. Echter er zijn zes voordelen:
- Wat je opschrijft hoef je niet te onthouden
- Wat je opschrijft, kun je niet vergeten
- Zonder een goede activiteitenlijst is prioriteren onmogelijk
- Het draagt bij aan inzicht in wat er nog moet gebeuren
- Je kunt plannen wanneer je een to-do-list hebt
- Afvinken geeft voldoening: je krijgt ook inzicht in wat er allemaal al gedaan is
Wat registreer je?
Je registreert alles wat jou aanzet tot actie. Dus alles wat je moet doen. Bijvoorbeeld:
- Beleidsplan schrijven inzake thuiswerken
- Karin bellen
- Werkoverleg voorbereiden
Wat registreer je niet?
- Alles wat je in de agenda hebt staan: vergaderingen of bijeenkomsten maar wel de acties die daarmee samenhangen, bijvoorbeeld presentatie maken, stukken voorbereiden, acties uit de vorige vergadering, zaal reserveren e.d
- Dat je de hond nog moet uitlaten
- Dat je je partner een knuffel moet geven voor je naar je werk gaat
- Elke email die je moet beantwoorden: beter is een moment te nemen waarop je e-mails beantwoordt.
Kortom: hou het praktisch!
Waar registreer je?
Een vraag die ik vaak krijg: moet ik alles in mijn takenlijst van Outlook registreren of moet ik een lijst maken in Excel? Antwoord: je moet doen wat bij je past. Het gaat niet om het systeem, maar zonder systeem gaat het niet. Het probleem zit ook niet in de systematiek maar in het niet onderhouden van het systeem. Dus of het nu in Excel is, een notitieblokje, Outlook of achterop de sigarendoos: bekijk wat bij jou past.
Training timemanagement
Wij bieden coaching & training gericht op timemanagement voor iedereen die effectiever met zijn tijd wil omgaan.
Auteur
Dit artikel is geschreven door Jan Stevens. Jan Stevens is eigenaar en oprichter van De Steven training & coaching (www.desteven.nl). Op deze website tref je meer dan 2000 blogs over persoonlijke ontwikkeling, loopbaan, leiderschap, teamontwikkeling, hoogsensitiviteit en hoogbegaafdheid.
