home / persoonlijke ontwikkeling / timemanagement / to do list

To-do-list of actielijst: zin en onzin

Een to-do-list of actielijst maken: is dat nog zinnig in deze tijd? Of is dat compleet achterhaald? In dit artikel laat ik je het nut zien van de to-do-list. Binnen plannen, organiseren en uitvoeren is een actielijst een eenvoudig hulpmiddel om zichtbaar te maken wat je nog moet doen.

Kun je jouw taken niet gewoon onthouden?

Vaak zeggen mensen: ‘Ik onthoud het zo wel. Dat hoef ik niet op te schrijven.’ En dan komen ze ’s avonds thuis en opeens hoor je: ‘Shit, dit had ik ook nog moeten doen’ of: ‘Die klant had ik nog moeten terugbellen.’ Vergeten dus.

• Het is weekend en je bent vrij. Opeens realiseer jij je dat je voor de volgende werkbespreking nog een taak moet uitvoeren.
• Je stapt ’s avonds in bed en opeens flitst het door je heen: ‘O, ik had Karin ook nog moeten bellen.’
• Je bent met iets anders bezig en probeert ondertussen drie losse actiepunten in jouw hoofd vast te houden.
• Je weet dat je nog iets moest doen, maar niet meer precies wat.

Een kernpunt voor timemanagement is: ‘Wanneer ik werk, dan werk ik. Wanneer ik vrij ben, ben ik vrij.’ Dat lukt beter wanneer jouw hoofd niet voortdurend als opslagplaats voor onafgeronde taken hoeft te functioneren.

Wat is een goede actielijst?

Een actielijst is een overzicht van concrete handelingen die jij nog moet uitvoeren. Het is geen verzameling goede voornemens, losse onderwerpen of complete projecten. Op de lijst staat niet alleen waarover je moet nadenken, maar vooral wat je daadwerkelijk gaat doen.

‘Beleidsplan’ is bijvoorbeeld nog geen duidelijke actie. ‘Eerste opzet van het beleidsplan schrijven’ is dat wel. Hoe concreter je de taak formuleert, hoe kleiner de kans dat je er iedere keer opnieuw over moet nadenken.

Wat registreer je op jouw actielijst?

Je registreert alles wat jou aanzet tot een concrete actie. Dus alles wat je moet doen. Bijvoorbeeld:

• Beleidsplan schrijven over thuiswerken.
• Karin bellen over de offerte.
• Werkoverleg voorbereiden.
• Presentatie voor de klant afronden.
• Factuur controleren en doorsturen.
• Informatie opvragen bij de leverancier.

Een goede actie begint meestal met een werkwoord. Bellen, schrijven, controleren, bespreken, reserveren, aanvragen of versturen. Daardoor zie je meteen wat de eerstvolgende handeling is.

Wat registreer je niet op jouw actielijst?

• Vergaderingen en bijeenkomsten die al in jouw agenda staan.
• De tijd waarop je naar een afspraak moet vertrekken.
• Algemene onderwerpen zonder concrete actie.
• Iedere e-mail die nog in jouw inbox staat.
• Dat je de hond nog moet uitlaten.
• Dat je jouw partner een knuffel moet geven voordat je naar het werk gaat.

De acties die met een vergadering samenhangen zet je wel op jouw actielijst. Denk aan een presentatie maken, stukken voorbereiden, acties uit het vorige overleg uitvoeren of een zaal reserveren. Houd het praktisch.

Wat is het verschil tussen een agenda en een actielijst?

In jouw agenda staan afspraken en werkzaamheden die op een bepaalde dag of een bepaald tijdstip moeten plaatsvinden. Op de actielijst staan handelingen die nog uitgevoerd moeten worden. De vergadering van dinsdag om tien uur staat dus in de agenda. De stukken lezen en de presentatie voorbereiden staan op de actielijst.

Een taak met een vaste einddatum heeft daarnaast een deadline. Noteer dan niet alleen de uiterste datum, maar ook wanneer je moet beginnen en welke tussenstappen nodig zijn.

Wat is het verschil tussen een taak en een project?

Een taak kun je meestal in één handeling of werksessie uitvoeren. Een project bestaat uit meerdere acties. ‘Nieuwe website maken’ is geen taak die je eenvoudig kunt afvinken. Daaronder vallen bijvoorbeeld teksten verzamelen, een ontwerp beoordelen, afbeeldingen selecteren en pagina’s testen.

Zet daarom niet het complete project als één onduidelijk blok op jouw actielijst. Noteer de eerstvolgende concrete actie. Zodra die is uitgevoerd, bepaal je de volgende stap.

Waar registreer je jouw acties?

Een vraag die ik vaak krijg: moet ik alles in mijn takenlijst van Outlook registreren of moet ik een lijst maken in Excel? Mijn antwoord is nog steeds: je moet doen wat bij je past. Het gaat niet om het systeem, maar zonder systeem gaat het niet. Het probleem zit meestal niet in de systematiek, maar in het niet onderhouden van het systeem.

Ik kom nog uit de tijd dat we een notitieblokje hadden en daar wat actiepunten in schreven. En bij wijze van spreken kon het ook achter op de sigarenkist. Dat kon toen nog. We leven natuurlijk inmiddels in een heel andere tijd. We hebben Outlook, takenapps, digitale agenda’s en gezamenlijke planborden. Maar het uitgangspunt is precies hetzelfde gebleven: leg vast wat je moet doen en zorg dat je het terug kunt vinden.

Welke digitale actielijsten zijn er?

Je kunt jouw acties tegenwoordig op allerlei manieren digitaal vastleggen. Denk aan Outlook, Microsoft To Do, Microsoft Planner, Google Tasks, Apple Herinneringen of een andere takenapp die bij jou en jouw werkomgeving past. Sommige programma’s zijn vooral geschikt voor persoonlijke acties, andere juist voor gedeelde taken binnen een team.

Laat je niet verleiden om ieder programma tegelijk te gebruiken. Een eenvoudige toepassing die je consequent gebruikt, is beter dan een prachtig systeem dat je na twee weken niet meer opent. Het gaat niet om het systeem, maar zonder systeem gaat het niet.

Is een papieren actielijst nog steeds bruikbaar?

Jazeker. Papier kan snel, eenvoudig en overzichtelijk zijn. Je hoeft geen programma te openen en kunt een taak direct opschrijven. Sommige mensen onthouden bovendien beter wat zij met de hand noteren.

Het nadeel is dat een papieren lijst minder gemakkelijk te doorzoeken, verplaatsen of delen is. Ook kun je losse briefjes kwijtraken. Maar wanneer jij iedere dag hetzelfde notitieboek gebruikt en jouw lijst goed onderhoudt, is daar weinig mis mee. Achter op de sigarenkist mag van mij ook, zolang je maar weet waar die kist staat.

Hoe kies je een systeem dat bij jou past?

Stel jezelf niet eerst de vraag welke toepassing de meeste functies heeft. Vraag welk systeem jij werkelijk wilt gebruiken. Let daarbij op het volgende:

• Je kunt een nieuwe taak snel vastleggen.
• Je kunt alle persoonlijke acties op één plaats terugvinden.
• Je kunt deadlines en belangrijke datums zichtbaar maken.
• Je kunt afgeronde en verouderde taken eenvoudig verwijderen.
• Je begrijpt het systeem zonder uitgebreide handleiding.
• Je kunt de lijst dagelijks bekijken en bijwerken.
• Je gebruikt een aparte oplossing voor gezamenlijke teamtaken wanneer dat nodig is.

Gebruik dus niet tegelijk losse notities, gemarkeerde e-mails, een Excelbestand, WhatsApp-berichten, Outlook-taken en drie papieren lijstjes. Dat is geen modern takensysteem. Dat is moderne chaos.

Hoe voorkom je dat jouw actielijst te lang wordt?

Een actielijst kan zelf ook een bron van onrust worden. Er staan dan honderd taken op waarvan de helft niet meer relevant is. Sommige acties zijn maanden geleden toegevoegd en andere zijn zo vaag dat je niet meer weet wat je ermee bedoelde.

• Verwijder taken die niet meer relevant zijn.
• Schrap werkzaamheden die je toch niet gaat uitvoeren.
• Delegeer taken die niet bij jou horen.
• Splits grote projecten op in concrete acties.
• Verplaats afspraken met een vast tijdstip naar de agenda.
• Markeer welke taken deze week werkelijk aandacht krijgen.
• Bewaar ideeën apart van concrete acties.

Een actielijst is geen archief van alles wat je ooit nog eens zou kunnen doen. Zij moet jou helpen om te kiezen en uit te voeren.

Hoe koppel je de actielijst aan jouw planning?

Een lijst vertelt wat je moet doen. Een planning vertelt wanneer je het gaat doen. Bekijk daarom jouw actielijst en bepaal welke werkzaamheden werkelijk tijd in jouw agenda nodig hebben. Zeker voor grotere of belangrijke taken is alleen noteren onvoldoende.

Op de pagina over organiseren en plannen lees je hoe je werkzaamheden een realistische plek geeft. Plan niet de hele actielijst vol in één dag. Kijk hoeveel tijd beschikbaar is en maak keuzes.

Wanneer voer je een taak uit?

Niet iedere taak vraagt hetzelfde concentratieniveau. Een ingewikkeld rapport schrijf je waarschijnlijk niet op het moment waarop jouw energie vrijwel op is. Houd daarom rekening met jouw primetime: de uren waarop je het scherpst en meest productief bent.

Gebruik die tijd voor werkzaamheden die aandacht, creativiteit of besluitvaardigheid vragen. Eenvoudige administratieve acties kunnen vaak op een moment waarop jouw energie lager is.

Hoe onderhoud je jouw actielijst?

Het systeem kiezen is niet zo moeilijk. Het systeem onderhouden is meestal het probleem. Bekijk jouw lijst daarom iedere werkdag kort en plan eenmaal per week een uitgebreider onderhoudsmoment.

Wat controleer je dagelijks?

• Welke taken moeten vandaag werkelijk gebeuren?
• Welke nieuwe acties moet ik vastleggen?
• Welke acties heb ik afgerond?
• Welke afspraak vraagt nog voorbereiding?
• Welke deadline komt dichterbij?

Wat controleer je wekelijks?

• Zijn alle taken nog relevant?
• Zijn de acties concreet genoeg geformuleerd?
• Welke taken blijven steeds terugkomen?
• Welke projecten vragen een volgende stap?
• Welke taken moet ik plannen, delegeren of schrappen?
• Is mijn werkvoorraad nog haalbaar?

Wat zijn veelgemaakte fouten bij een to-do-list?

• Je gebruikt verschillende lijsten naast elkaar.
• Je noteert complete projecten als één taak.
• Je zet vage onderwerpen op de lijst in plaats van concrete acties.
• Je geeft iedere taak een kunstmatige deadline.
• Je behandelt alle acties alsof ze even belangrijk zijn.
• Je blijft taken doorschuiven zonder een keuze te maken.
• Je ruimt afgeronde en verouderde taken niet op.
• Je verwart een volle lijst met een goede planning.
• Je besteedt meer tijd aan het systeem dan aan het uitvoeren van taken.

Hoe maak je vandaag een werkbare actielijst?

Begin eenvoudig. Verzamel alle losse taken uit jouw hoofd, mailbox, aantekeningen en briefjes. Zet ze op één plaats en formuleer iedere taak als een concrete handeling. Schrap daarna wat niet meer relevant is en kies welke acties deze week werkelijk aandacht krijgen.

1. Kies één centrale plaats voor jouw persoonlijke acties.
2. Verzamel alle losse taken.
3. Formuleer iedere taak als een concrete handeling.
4. Verwijder achterhaalde en overbodige acties.
5. Koppel alleen echte deadlines aan taken.
6. Bepaal welke taken in jouw agenda moeten worden gepland.
7. Kies wat vandaag werkelijk uitgevoerd moet worden.
8. Plan een vast moment om de lijst bij te houden.

Of het nu in Outlook, Microsoft To Do, Google Tasks, Apple Herinneringen, een notitieblokje of achter op de sigarenkist staat: kies iets wat bij jou past en houd het bij. Het gaat niet om het systeem, maar zonder systeem gaat het niet.

Veelgestelde vragen over de to-do-list of actielijst

Hieronder vind je antwoorden op veelgestelde vragen over het vastleggen, ordenen, plannen en onderhouden van jouw acties.

Is een papieren actielijst ouderwets?

Nee. Een papieren lijst kan uitstekend werken wanneer je haar dagelijks gebruikt en alle persoonlijke acties op één vaste plaats noteert.

Wat is het verschil tussen een agenda en een actielijst?

In de agenda staan afspraken en werkzaamheden die aan een dag of tijdstip zijn gekoppeld. Op de actielijst staan concrete handelingen die nog moeten worden uitgevoerd.

Moet ik iedere e-mail op mijn actielijst zetten?

Nee. Zet alleen e-mails op de lijst die een concrete vervolgactie vragen. Plan daarnaast vaste momenten om gewone e-mail te verwerken.

Welke takenapp is het beste?

De beste toepassing is de toepassing die je begrijpt, dagelijks gebruikt en goed onderhoudt. Meer functies maken een systeem niet automatisch beter.

Hoe vaak moet ik mijn actielijst bijwerken?

Bekijk haar dagelijks kort en voer wekelijks een uitgebreidere controle uit. Verwijder dan achterhaalde taken en bepaal de volgende acties voor lopende projecten.

Waarom wordt mijn to-do-list steeds langer?

Waarschijnlijk voeg je gemakkelijker taken toe dan dat je keuzes maakt. Schrap, delegeer en plan werkzaamheden en gebruik de lijst niet als archief voor alle mogelijke ideeën.

Moet ik persoonlijke en gezamenlijke taken op dezelfde lijst zetten?

Niet noodzakelijk. Gedeelde taken kunnen in een teamomgeving staan. Zorg er wel voor dat jij jouw eigen eerstvolgende acties op één betrouwbare plaats kunt terugvinden.