home / persoonlijke ontwikkeling / timemanagement / prioriteiten

Prioriteiten stellen of leren prioriteren

Vind je prioriteiten stellen moeilijk? Misschien kan ik je wat verder helpen door dit artikel. Prioriteren kun je leren, zeg ik vaak. Sterker nog: je doet het al de hele dag. Wie geen prioriteiten stelt, stelt ook prioriteiten. En bovendien: je vergeet je zonnebril eerder dan je autosleutels denk ik. Waarom? Je weet wel dat je zonder autosleutels niet ver komt. Dus onbewust prioriteer je vaak ook al.

Je doet het onbewust al

Ik zei al dat je altijd prioriteert. Wanneer je de dag begint met het schrijven van een offerte, dan doe je niet iets anders. Dus blijkbaar vind je die offerte het meest belangrijk. Onbewust heb je er al prioriteit aan gegeven. Is dat verkeerd dan? Daarover oordeel ik niet. Dat weet je zelf namelijk. Punt is: heb je die vraag ook gesteld aan jouw klant? Welke vraag? De vraag wanneer de klant de offerte uiterlijk nodig heeft. Verwacht de klant vandaag antwoord of verwacht de klant de offerte pas over drie dagen?

Prioriteren is dus eigenlijk: ‘de juiste dingen op het juiste moment doen’. Maar wat is juist? Jij bent de enige die dat kan beoordelen eventueel samen met de eisen die de organisatie aan jou stelt.

Wat is belangrijk?

De vraag wat belangrijk is, is de belangrijkste vraag die je kunt stellen bij het stellen van prioriteiten. Als alles belangrijk is, is niks belangrijk namelijk. Als alles eerst moet, kun je alles ook wel het laatst doen. Maar wanneer is iets belangrijk? Ik noem een paar kenmerken:
Het is een taak die hoort bij jouw kerntaken: het is dus essentieel voor jouw functioneren dat dit gebeurt
Het is belangrijk voor jouw organisatie: er ontstaat schade of er ontstaat een probleem wanneer je het niet doet

Wat is urgent?

Een tweede wegingsfactor is urgentie. De vraag is dus: moet het nu of hoe dringend is het? Ik zie dat er meerdere definities worden gebruikt. De een zegt: urgent is, dat het vandaag klaar moet. De ander stelt het wat ruimer: urgent is, dat het deze week klaar moet zijn.

Eisenhowermatrix: urgent en belangrijk

Een handig hulpmiddel is de tool die verwijst naar de Amerikaanse president Eisenhower. Ik weet eerlijk gezegd niet eens of hij deze tool heeft ontworpen. Maar ik heb weleens uitspraken van Dwight Eisenhower gelezen in de trant van: ‘ik heb twee soorten problemen, urgente en belangrijke. De belangrijke zijn nooit urgent en de urgente zijn niet belangrijk’. Prioriteren begint met een actielijst maken waarop je alle taken inventariseert. Daarna kun je het Eisenhowerschema hanteren. Ik maak dan onderscheid tussen belangrijk en urgent. Samengevat:

• Belangrijk: Het moet afgerond worden, als je het niet doet, ontstaan er problemen. Belangrijke taken horen vaak bij de kern van jouw functie.
• Onbelangrijk: Het heeft geen ernstige gevolgen wanneer je deze actie niet uitvoert.
• Urgent: Het moet vandaag, c.q. deze week gebeuren.
• Niet urgent: Het maakt niet uit wanneer je de taak uitvoert

Moet ik dit nu doen?

Wanneer jou de matrix weinig aanspreekt, kun je ook nog een andere methode gebruiken. Aan de hand van een aantal vragen kun je ook prioriteiten stellen namelijk. Ik leg het uit:

• MOET ik dit nu doen?

  Is deze actie of taak zo belangrijk dat het moet gebeuren? Dan is het dus belangrijk. Er hangt blijkbaar wat vanaf. Ik leg het ook weleens uit met de vraag: ‘Wil ik dit?’.

• Moet IK dit nu doen?

  Ben jij diegene die het moet doen? Of kun je de taak uitbesteden? Kun je de taak delegeren?

• Moet ik DIT nu doen?

  Nu ligt de klemtoon op DIT. Omschrijf eens wat DIT is! Dat kan je helpen. Je maakt de taak dan specifieker. Als ik zeg dat ik de tuin wil renoveren dan ben ik redelijk algemeen qua bewoordingen. Maar specificeer de lijst maar eens. Dan krijg je bijvoorbeeld:

  • Oriënteren op geschikte hovenier
  • Tuinontwerp laten maken
  • Beplanting uitzoeken
  • Groeischema en bloeischema maken

• Moet ik dit NU doen?

  De klemtoon ligt op NU. Als het nu moet dan is er urgentie dus.

• Moet ik dit nu DOEN?

  Ja die laatste klemtoon ligt op DOEN. Ondeugend heb ik de neiging om het te veranderen in: moet ik dit nu doen of moet ik het nu laten? Of aangescherpt: moet ik dit nu DOEN of moet ik dit LATEN DOEN? Dus: moet je het delegeren?

Samenvattend

De vraag ‘moet ik dit nu doen’ kan je helpen bij het stellen van prioriteiten. Ik zet het even voor je onder elkaar.

• MOET ik dit nu doen? Is het antwoord JA? Dan moet het echt gebeuren dus en is het belangrijk blijkbaar! Als het antwoord JA is, kom ik bij de tweede vraag.
• Moet het NU? Is jouw antwoord dat het NU moet gebeuren? Dan is het dus ook URGENT. En dat brengt me naar vraag 3.
• Moet JIJ het doen? Is het onvermijdelijk dat jij het moet doen? Kun je het niet uitbesteden, delegeren of aan een ander overlaten? Als het antwoord is: NEE dat kan niet, dan weet je wat je te doen staat.

De planning

Wanneer je de lijst met prioriteiten klaar hebt, kun je overgaan tot de planning van taken. Eerder niet! Plannen betekent: je probeert de taken weg te zetten in de tijd!

Van reactief naar proactief

Wanneer je alle taken hebt geprioriteerd, heb je inzicht hoe je er werkelijk voor staat. Eerder niet!

• Hoeveel taken heb je in de categorie 1 (prio 1)?
• Hoeveel taken heb je in de categorie 2 (prio 2)?
• Hoeveel taken heb je in de categorie 3 (prio 3)?
• Hoeveel taken heb je in de categorie 9 (prio 9)?

Hoe meer taken je hebt in categorie 1 (hoogste prioriteit) hoe reactiever je bent. Of je hebt het te druk: dat kan ook! Wanneer je proactief bent, krijg je de meeste taken in categorie 2. Ze zijn wel belangrijk, maar niet urgent. Je werkt namelijk vooruit.