home / persoonlijke ontwikkeling / timemanagement / prioriteiten

Prioriteiten stellen of leren prioriteren

Vind je prioriteiten stellen moeilijk? Misschien kan ik je met dit artikel wat verder helpen. Prioriteren kun je leren, zeg ik vaak. Binnen de serie artikelen over grip, overzicht en regie over jouw werk is prioriteiten stellen onmisbaar. Sterker nog: je doet het al de hele dag. Wie geen prioriteiten stelt, stelt ook prioriteiten. En bovendien: je vergeet jouw zonnebril eerder dan jouw autosleutels, denk ik. Waarom? Je weet dat je zonder autosleutels niet ver komt. Dus ook onbewust prioriteer je al. De vraag is alleen of je dat ook bewust doet bij jouw werk en taken.

Prioriteer je de hele dag al onbewust?

Ik zei al dat je altijd prioriteert. Wanneer je de dag begint met het schrijven van een offerte, dan doe je op dat moment niet iets anders. Blijkbaar vind je die offerte het belangrijkst. Onbewust heb je er al prioriteit aan gegeven. Is dat verkeerd? Daarover oordeel ik niet. Dat weet je zelf. Punt is: heb je die vraag ook aan jouw klant gesteld? Welke vraag? Wanneer de klant de offerte uiterlijk nodig heeft. Verwacht de klant vandaag antwoord of pas over drie dagen? Prioriteren is dus eigenlijk: de juiste dingen op het juiste moment doen. Maar wat is juist? Jij bent degene die dat moet beoordelen, eventueel samen met de eisen die jouw organisatie, functie, klanten of leidinggevende aan jou stellen.

Waarom is prioriteiten stellen moeilijk?

Ik stel die vraag vaak aan deelnemers van de training timemanagement: waarom is het voor jou moeilijk om prioriteiten te stellen? Antwoorden die ik krijg:

• Ik wil altijd alles tegelijk doen.
• Ik meen dat alles direct moet.
• Ik kan moeilijk onderscheiden wat belangrijk is en wat minder belangrijk is.
• Ik heb geen overzicht op wat er moet gebeuren.
• Ik gun mezelf er geen tijd voor en dus begin ik maar ergens.

Het gevolg is duidelijk: het is te veel, te groots en er komt niets van terecht. Je begint wel, maar je kiest niet. Daardoor bepaalt vaak de eerste vraag, de hardste roeper of de nieuwste e-mail wat jij gaat doen.

Hoe bepaal je wat belangrijk is?

De vraag wat belangrijk is, is de belangrijkste vraag die je kunt stellen bij het bepalen van prioriteiten. Als alles belangrijk is, is niks belangrijk. Als alles eerst moet, kun je alles ook wel het laatst doen. Maar wanneer is iets belangrijk? Ik noem een paar kenmerken:

• De taak hoort bij jouw kerntaken en is essentieel voor jouw functioneren.
• De taak draagt rechtstreeks bij aan een belangrijk doel of resultaat.
• Er ontstaat schade of een serieus probleem wanneer je de taak niet uitvoert.
• De taak heeft duidelijke gevolgen voor klanten, collega’s of de organisatie.
• De taak helpt jou om problemen of tijdsdruk later te voorkomen.

Vind je het lastig om onderscheid te maken? Dan helpt het om eerst te bepalen wat hoofdzaak is en wat bijzaak. Lees daarover verder in het artikel over hoofd- en bijzaken onderscheiden.

Wat is urgent?

Een tweede wegingsfactor is urgentie. De vraag is dus: moet het nu of hoe dringend is het? Ik zie dat daarvoor meerdere definities worden gebruikt. De een zegt: urgent betekent dat het vandaag klaar moet. De ander stelt het wat ruimer en zegt dat het deze week klaar moet zijn. Urgentie gaat in elk geval over tijdsdruk. Er zit een deadline aan vast of er ontstaat snel een probleem wanneer je niet in actie komt. Let wel: iets kan dringend zijn zonder dat het voor jou werkelijk belangrijk is. De haast van een ander maakt een taak niet automatisch tot jouw hoogste prioriteit.

Hoe werkt de Eisenhowermatrix?

Een handig hulpmiddel is de Eisenhowermatrix, vernoemd naar de Amerikaanse president Dwight Eisenhower. Ik weet eerlijk gezegd niet eens of hij deze tool zelf heeft ontworpen. Maar ik heb wel uitspraken van hem gelezen in de trant van: ik heb twee soorten problemen, urgente en belangrijke. De belangrijke zijn zelden urgent en de urgente zijn zelden belangrijk. Prioriteren begint met een actielijst waarop je alle taken inventariseert. Daarna kun je onderscheid maken tussen belangrijk en urgent. Samengevat:

• Belangrijk: de taak moet worden afgerond. Wanneer je haar niet uitvoert, ontstaan er problemen. Belangrijke taken horen vaak bij de kern van jouw functie.
• Niet belangrijk: het heeft geen ernstige gevolgen wanneer je deze actie niet uitvoert.
• Urgent: de taak moet vandaag of binnen korte tijd gebeuren.
• Niet urgent: de taak hoeft niet direct te worden uitgevoerd en kan worden ingepland.

Moet ik dit nu doen?

Wanneer de matrix jou weinig aanspreekt, kun je een andere methode gebruiken. Aan de hand van de vraag ‘Moet ik dit nu doen?’ kun je ook prioriteiten stellen. Door de klemtoon steeds op een ander woord te leggen, kijk je vanuit een ander perspectief naar de taak.

MOET ik dit nu doen?

Is deze actie of taak zo belangrijk dat ze werkelijk moet gebeuren? Dan is ze blijkbaar belangrijk. Er hangt iets vanaf. Ik leg het ook weleens uit met de vraag: wil ik dit?

Moet IK dit nu doen?

Ben jij degene die het moet doen? Of kun je de taak uitbesteden, delegeren of bij iemand anders laten? Een taak kan belangrijk zijn zonder dat jij degene bent die haar moet uitvoeren.

Moet ik DIT nu doen?

Nu ligt de klemtoon op DIT. Omschrijf eens wat DIT precies is. Dat helpt om een grote en vage taak kleiner en duidelijker te maken. Als ik zeg dat ik de tuin wil renoveren, ben ik redelijk algemeen. Wanneer ik dat specificeer, krijg ik bijvoorbeeld:

• Oriënteren op een geschikte hovenier.
• Een tuinontwerp laten maken.
• Beplanting uitzoeken.
• Een groei- en bloeischema maken.

Een concrete taak kun je beter wegen, plannen en uitvoeren dan een vaag voornemen.

Moet ik dit NU doen?

De klemtoon ligt op NU. Als het nu moet, is er urgentie. Maar controleer wel wie de deadline heeft bepaald en wat er werkelijk gebeurt wanneer de taak niet vandaag wordt uitgevoerd.

Moet ik dit nu DOEN?

De laatste klemtoon ligt op DOEN. Ondeugend heb ik de neiging om de vraag te veranderen in: moet ik dit nu doen of moet ik het laten? Of nog scherper: moet ik dit zelf doen of moet ik het laten doen? Kortom: kun je het delegeren?

Hoe vat je de vraag ‘Moet ik dit nu doen?’ samen?

De vraag ‘Moet ik dit nu doen?’ kan je helpen bij het stellen van prioriteiten. Ik zet het even voor je onder elkaar:

• MOET ik dit nu doen? Is het antwoord ja, dan moet het werkelijk gebeuren en is het blijkbaar belangrijk.
• Moet het NU? Moet het nu gebeuren, dan is het ook urgent.
• Moet IK het doen? Kun je het niet uitbesteden, delegeren of aan een ander overlaten?
• Moet ik DIT doen? Is de taak concreet en duidelijk genoeg omschreven?
• Moet ik dit nu DOEN? Of kun je de taak schrappen, uitstellen of laten uitvoeren?

Welke rol spelen doelstellingen bij prioriteiten?

Zonder doelstellingen wordt prioriteren lastig. Je kunt pas bepalen wat belangrijk is wanneer je weet waar je naartoe wilt. Een doel werkt als een meetlat. Draagt een taak bij aan het gewenste resultaat of leidt zij je er juist vanaf? Werk je amper vanuit doelstellingen, dan reageer je al snel op wat er toevallig langskomt. Lees daarom ook het artikel over doelstellingen bepalen voor jouw werk.

Hoe vertaal je prioriteiten naar een planning?

Wanneer je de lijst met prioriteiten klaar hebt, kun je overgaan tot de planning van taken. Eerder niet. Plannen betekent dat je de gekozen taken wegzet in de tijd. Een actielijst zonder planning blijft vaak een wensenlijst. Geef belangrijke taken daarom een concrete plek in jouw agenda. Kijk daarbij niet alleen naar deadlines, maar ook naar de tijd en aandacht die een taak vraagt. Houd bovendien ruimte vrij voor onverwachte zaken. Een planning waarin iedere minuut is volgezet, loopt bij de eerste onderbreking al vast.

Hoe ga je van reactief naar proactief werken?

Wanneer je alle taken hebt geprioriteerd, krijg je inzicht in hoe je er werkelijk voor staat. Eerder niet.

• Hoeveel taken zijn belangrijk én urgent?
• Hoeveel taken zijn belangrijk maar nog niet urgent?
• Hoeveel taken zijn dringend maar voor jou niet belangrijk?
• Hoeveel taken zijn niet belangrijk en niet urgent?

Hoe meer taken je hebt in de hoogste categorie, hoe reactiever je waarschijnlijk bent. Of je hebt het te druk, dat kan ook. Wanneer je proactief werkt, bevinden de meeste taken zich in de categorie belangrijk maar niet urgent. Je werkt namelijk vooruit. Blijf je vooral reageren op wat vandaag binnenkomt, dan regeert al snel de waan van de dag. Prioriteren helpt je om daar niet volledig in mee te gaan.

Kunnen prioriteiten gedurende de dag veranderen?

Ja, natuurlijk. Er kan een storing ontstaan, een klant kan met een dringend probleem komen of een belangrijke afspraak kan worden verplaatst. Prioriteiten zijn geen betonblokken. Je mag ze aanpassen wanneer de omstandigheden veranderen. Maar verander ze bewust. Laat niet iedere nieuwe e-mail of vraag automatisch jouw planning omgooien. Vraag eerst: is dit werkelijk belangrijker en dringender dan waar ik nu mee bezig ben?

Hoe stel je praktisch prioriteiten?

Wil je het eenvoudig houden? Gebruik dan dit korte plan:

1. Maak eerst één overzicht van alle taken.
2. Bepaal per taak wat het belang en de urgentie zijn.
3. Controleer of de taak bij jouw doelen en kerntaken hoort.
4. Bepaal of jij de taak zelf moet uitvoeren.
5. Schrap wat niet nodig is.
6. Plan belangrijke taken die nog niet urgent zijn.
7. Voer urgente en belangrijke taken als eerste uit.
8. Beoordeel nieuwe verzoeken voordat je jouw planning aanpast.

Prioriteren hoeft niet ingewikkeld te zijn. Je moet alleen bereid zijn om keuzes te maken. En kiezen betekent soms ook dat je iets niet doet.

Veelgestelde vragen over prioriteiten stellen

Hieronder vind je antwoorden op veelgestelde vragen over belangrijk en urgent, keuzes maken en het vertalen van prioriteiten naar jouw planning.

Waarom vind ik prioriteiten stellen zo moeilijk?

Vaak ontbreekt het overzicht of is niet duidelijk wat werkelijk belangrijk is. Het kan ook zijn dat je alles direct wilt doen, niemand wilt teleurstellen of moeite hebt om taken te schrappen en te delegeren.

Wat is het verschil tussen belangrijk en urgent?

Belangrijk zegt iets over de waarde en de gevolgen van een taak. Urgent zegt iets over de tijdsdruk. Een taak kan belangrijk zijn zonder dat ze vandaag hoeft te gebeuren en dringend zijn zonder dat ze veel waarde heeft.

Wat moet je doen als alles belangrijk lijkt?

Kijk welke taken rechtstreeks bijdragen aan jouw kerntaken, doelen en resultaten. Vergelijk ook de gevolgen van wel of niet uitvoeren. Wanneer alles dezelfde prioriteit krijgt, heb je feitelijk nog geen keuze gemaakt.

Moet je altijd beginnen met de meest urgente taak?

Nee. Een urgente taak is niet automatisch belangrijk. Kijk eerst naar beide factoren. Is de taak belangrijk én urgent, dan verdient zij meestal directe aandacht.

Hoeveel prioriteiten kun je op één dag hebben?

Dat hangt af van de omvang van de taken, maar een beperkte selectie werkt beter dan een lange lijst waarop alles belangrijk heet. Kies een paar resultaten die je die dag werkelijk wilt afronden.

Hoe voorkom je dat belangrijke taken steeds urgent worden?

Plan belangrijke taken ruim voordat de deadline nadert. Werk vooruit, maak regelmatig een overzicht en reserveer tijd voor voorbereiding, onderhoud en ontwikkeling.