home / persoonlijke ontwikkeling / timemanagement / planning taken

Planning van taken en werkzaamheden

Planning van taken en werkzaamheden kun je leren. Wil jij planmatiger werken? Of effectiever leren plannen? Dat kan. Ik onderscheid een aantal stappen wanneer het over plannen van taken en werkzaamheden gaat:

• Je hebt overzicht nodig van alle taken.
• Daarna kun je prioriteiten stellen.
• En dan komt de planning.

Heb je geen overzicht en geen inzicht in de taken die moeten gebeuren? Dan wordt een effectieve planning lastig. Vind je prioriteren moeilijk? Dan loop je het risico dat je vooral plant wat dringend lijkt en niet wat werkelijk belangrijk is.

Waarom geeft een goede planning rust en overzicht?

Veel mensen maken zich druk om alles wat nog moet, terwijl ze weten dat ze het vandaag niet allemaal kunnen doen. Dat geeft stress. Ze kunnen niet over de berg stenen heen kijken, zo hoog is die berg. Gebrek aan overzicht geeft onrust, omdat inzicht en uitzicht ontbreken.

Het principe is: maak je druk om de dingen die je vandaag wel kunt doen en maak je niet druk om taken die vandaag niet kunnen. Dat betekent niet dat je die andere taken vergeet. Je geeft ze een andere plek in jouw planning.

Hoe zet je een actielijst om in een planning?

Wanneer je overgaat tot de daadwerkelijke planning van taken en activiteiten, moet je eerst overzicht hebben over alle taken. Bovendien moet je prioriteiten hebben toegekend. Heb je dat niet gedaan, dan is plannen zinloos. Een actielijst maakt zichtbaar wat er moet gebeuren. De agenda bepaalt wanneer je het doet. De lijst en de agenda hebben dus een verschillende functie.

In iedere agenda zit al structuur. Je hebt bijvoorbeeld iedere maandagochtend werkoverleg tussen 9.00 en 11.00 uur. Op dinsdagmiddag heb je een MT-vergadering en op vrijdag bezoek je klanten. Zie je het patroon van terugkerende activiteiten? Dan zie je ook hoeveel ruimte werkelijk overblijft voor aanvullende taken.

Hoeveel tijd heb je werkelijk beschikbaar?

Veel mensen plannen op basis van een lege werkweek die in werkelijkheid niet bestaat. Ze vergeten overleg, reistijd, telefoontjes, voorbereiding, administratie en onverwachte vragen. Daardoor plannen ze meer werk dan in de beschikbare uren past.

Begin daarom bij de echte capaciteit:

• Hoeveel werkuren zijn deze week beschikbaar?
• Welke afspraken staan al vast?
• Welke terugkerende werkzaamheden moeten doorgaan?
• Hoeveel tijd gaat op aan reactieve taken?
• Welke ruimte blijft werkelijk over voor planbare werkzaamheden?

Een planning waarin twintig uur beschikbaar is en dertig uur werk wordt gezet, is geen ambitieus plan. Het is een onhaalbare rekensom.

Hoe bepaal je wat eerst moet?

Niet alles kan tegelijk. Daarom moet je na het inventariseren prioriteiten stellen. Welke taak draagt het meest bij aan jouw resultaat? Welke taak heeft een echte termijn? Welke actie voorkomt later problemen? Welke taak lijkt alleen dringend omdat iemand haar hard roept?

Plan eerst de taken die belangrijk zijn en niet vanzelf aandacht krijgen. Kleine en eenvoudige taken vullen jouw dag vanzelf wel. Juist het grotere werk moet je beschermen.

Hoe organiseer je taken, tijd en middelen?

Plannen gaat niet alleen over uren in een agenda zetten. Je moet ook zorgen dat de voorwaarden geregeld zijn. Is alle informatie beschikbaar? Weet iedereen wat er moet gebeuren? Zijn de juiste mensen en middelen aanwezig? Zijn verantwoordelijkheden duidelijk?

Op de pagina over organiseren en plannen als competentie lees je hoe je doelen vertaalt naar taken, verantwoordelijkheden, tijd en middelen.

Hoe werk je met deadlines?

Een taak met een vaste einddatum vraagt meer dan alleen een datum in de agenda. Je moet terugplannen vanaf het moment waarop het resultaat klaar moet zijn. Welke stappen zijn nodig? Wanneer moet je beginnen? Wanneer controleer je de voortgang?

Bij belangrijke deadlines plan je niet alleen de uitvoering, maar ook voorbereiding, controle, overleg en eventuele correcties.

• Bepaal wat op de einddatum precies klaar moet zijn.
• Verdeel het werk in tussenstappen.
• Plan terug vanaf de uiterste datum.
• Reserveer ruimte voor controle en verbetering.
• Bespreek tijdig wanneer de deadline niet meer haalbaar is.

Hoe maak je stap voor stap een werkbare planning?

1. Breng alle taken en afspraken bij elkaar.
2. Schrap taken die niet meer nodig zijn.
3. Bepaal welke taken werkelijk belangrijk zijn.
4. Schat per taak de benodigde tijd in.
5. Controleer hoeveel tijd werkelijk beschikbaar is.
6. Plan belangrijke taken op geschikte momenten.
7. Houd ruimte vrij voor reactieve werkzaamheden.
8. Koppel deadlines aan tussenstappen.
9. Controleer dagelijks of de planning nog klopt.
10. Stel de planning bij wanneer omstandigheden veranderen.

Maak er een eigen systeem van. Jouw manier is de beste wanneer zij voor jou werkt. Het gaat niet om het systeem, maar zonder systeem gaat het niet.

Waarom moet je de planning dagelijks bijstellen?

Een planning is geen stenen tafel waarin alles voor eeuwig is uitgehakt. Er komen nieuwe vragen, afspraken verschuiven en taken kosten soms meer tijd dan gedacht. Daarom is plannen een voortdurend proces.

Controleer dagelijks:

• Welke taken zijn afgerond?
• Welke taken lopen uit?
• Welke nieuwe werkzaamheden zijn erbij gekomen?
• Welke prioriteiten zijn veranderd?
• Welke taken moeten naar een ander moment?
• Welke afspraak of deadline vraagt nu aandacht?

Bijstellen is geen teken dat jouw planning mislukt. Het is juist een onderdeel van goed plannen.

Waarom is een wekelijks sorteermoment nodig?

Gebruik wekelijks een moment van sorteren om de actielijst door te nemen en de planning voor de komende weken klaar te maken of bij te stellen. Tijdens zo’n moment controleer je niet alleen wat deze week moet gebeuren, maar kijk je ook verder vooruit.

• Werk de actielijst bij.
• Controleer aankomende deadlines.
• Bekijk welke afspraken voorbereiding vragen.
• Plan tijd voor belangrijke taken.
• Verwijder verouderde acties.
• Controleer of de werkvoorraad nog haalbaar is.

Hoe plan je terugkerende werkzaamheden?

Iedere administrateur weet dat de jaarafsluiting plaatsvindt en kan voorbereidingen treffen voor het financieel jaarverslag. In vrijwel alle functies zitten werkzaamheden die dagelijks, wekelijks, maandelijks of jaarlijks terugkomen.

Benoem deze taken in jouw functie. Inventariseer ze op een aparte lijst en zet ze vervolgens tijdig op de weekplanning. Optimale proactiviteit ontstaat wanneer je niet telkens opnieuw verrast wordt door werk waarvan je allang wist dat het zou komen.

Wat doe je als je steeds te laat begint?

Sommige mensen plannen pas wanneer de druk al hoog is. Ze beginnen te laat, onderschatten de benodigde tijd of schuiven taken steeds door. Daardoor ontstaat werk op het laatste nippertje.

Lees ook het artikel over te laat komen en te laat zijn. Wie structureel te laat begint, heeft meestal niet alleen een tijdprobleem, maar ook een probleem met overzicht, voorbereiding of realistisch inschatten.

Wat gaat vaak mis bij het plannen?

• Je begint met plannen voordat alle taken zichtbaar zijn.
• Je behandelt alle taken alsof ze even belangrijk zijn.
• Je plant meer uren dan werkelijk beschikbaar zijn.
• Je houdt geen rekening met onderbrekingen en reactief werk.
• Je plant ingewikkeld werk op momenten waarop jouw energie laag is.
• Je noteert alleen de deadline en vergeet de tussenstappen.
• Je gebruikt een actielijst, maar onderhoudt haar niet.
• Je stelt de planning niet bij wanneer omstandigheden veranderen.
• Je laat terugkerende werkzaamheden telkens opnieuw als verrassing komen.

Kun je planningsvaardigheden leren?

Planningsvaardigheden kun je leren. In het begin kost plannen tijd. Hoe vaker je het doet, hoe sneller het gaat. Je zult zien dat veel zaken op den duur automatisch gaan. De wekelijkse sorteermomenten worden korter en het prioriteren en verwerken van de activiteitenlijst gaat sneller.

Het gaat net als met autorijden. Eerst moet je overal bewust bij nadenken. Op den duur wordt het een gewoonte. Je zult ook momenten krijgen waarop je terugvalt in oud gedrag. Laat je niet ontmoedigen. Gewoon weer opnieuw beginnen.

Hoe controleer je of jouw planning werkbaar is?

• Heb ik overzicht over alle belangrijke taken?
• Heb ik duidelijke prioriteiten gesteld?
• Past het geplande werk in de beschikbare tijd?
• Heb ik rekening gehouden met terugkerende afspraken?
• Is er ruimte voor reactief werk en onverwachte situaties?
• Heb ik ingewikkelde taken op geschikte momenten gepland?
• Zijn deadlines vertaald naar concrete tussenstappen?
• Weet ik wat vandaag werkelijk moet gebeuren?
• Kan ik de planning aanpassen als dat nodig is?

Een goede planning zorgt er niet voor dat alles altijd precies volgens schema verloopt. Zij zorgt ervoor dat je weet wat er moet gebeuren, waarom je iets doet en waar je moet bijsturen.

Veelgestelde vragen over planning van taken en werkzaamheden

Hieronder vind je antwoorden op veelgestelde vragen over taken plannen, beschikbare tijd, prioriteiten en het bijstellen van jouw agenda.

Wat is de juiste volgorde bij het plannen?

Begin met overzicht, stel daarna prioriteiten en maak vervolgens een planning. Zonder overzicht en keuzes is een agenda snel gevuld met de verkeerde taken.

Hoeveel van mijn werkdag moet ik volplannen?

Dat hangt af van jouw functie, maar plan niet alle beschikbare tijd vol. Houd ruimte voor onderbrekingen, onverwachte taken en werkzaamheden die uitlopen.

Wat is het verschil tussen een actielijst en een planning?

De actielijst laat zien wat er moet gebeuren. De planning bepaalt wanneer je de gekozen taken uitvoert.

Hoe vaak moet ik mijn planning aanpassen?

Controleer haar dagelijks kort en bekijk haar wekelijks uitgebreider. Pas de planning aan wanneer prioriteiten, capaciteit of omstandigheden veranderen.

Waarom lukt mijn planning nooit?

Waarschijnlijk plan je te optimistisch, houd je te weinig rekening met onderbrekingen of schat je taken te klein in. Ook onduidelijke prioriteiten kunnen een oorzaak zijn.

Hoe voorkom ik dat ik achter de feiten aanloop?

Kijk vooruit, plan terugkerende taken tijdig, begin eerder aan deadlines en houd dagelijks zicht op voortgang en afwijkingen.