Planning van taken en werkzaamheden
Planning van taken en werkzaamheden kun je leren. Wil jij planmatiger werken? Of effectiever leren plannen? Dat kan! Ik onderscheid een aantal stappen wanneer het over plannen van taken en werkzaamheden gaat:
- Je hebt overzicht nodig van alle taken
- Daarna kun je prioriteren
- En dan komt de planning
Heb je geen overzicht? Geen inzicht in de taken die moeten gebeuren? Dan wordt een effectieve planning lastig. Vind je prioriteren moeilijk? We helpen je graag.
Waarom is het zo belangrijk?
- Veel mensen maken zich druk om alles wat nog moet maar waarvan ze weten dat ze het vandaag niet kunnen doen (dat geeft stress)
- Veel mensen kunnen niet over de berg stenen heen kijken (zo hoog is de berg!): gebrek aan overzicht geeft onrust (als gevolg van gebrek aan inzicht en uitzicht)
Het principe is: maak je druk om die dingen die je vandaag wel kunt doen en maak je niet druk om de taken die je niet kunt doen vandaag.
Training timemanagement
Wil je een training timemanagement volgen? Dat kan individueel en in de groep! Bekijk alvast de leerdoelen timemanagement!
Doe de test!
Wil je snel jouw leerdoelen ontdekken wanneer het over effectief tijdbeheer gaat? Doe de online test en je krijgt gratis een rapport in jouw mailbox. Wil je direct van start gaan? Klik dan op onderstaande link!
E-book: hoe ga je met jouw tijd om?
Wil je echt anders met je tijd omgaan? Ben je bereid om fundamentele keuzes te maken? Wil je leren om stress of uitputting te voorkomen? Dan is dit een selfmade boek die je daarbij kan ondersteunen.
De basis
De basisgedachte voor een effectieve planning is: je legt stenen klaar per dag die verwerkt moeten worden. Op die dag maak jij je druk om de stenen die je zelf hebt klaargelegd. Maar je maakt je niet druk om de stenen die klaarliggen voor de volgende dag.
“Bij een stratenmakersbedrijf voerden we dit timemanagementprincipe door in alle gelederen. Voorheen werden alle stenen ineens neergelegd bij een nieuwe klus. Maar op het moment dat je 7000 vierkante meter straatstenen moet leggen, krijg je het gevoel dat er geen doorkomen aan is. In het nieuwe principe werden er stenen per dag gebracht die op die dag gelegd moesten worden. Was dat klaar dan mochten de straatmakers naar huis. Dat resulteerde in een betere werksfeer, meer arbeidsvreugde (het gevoel dat ze over de berg stenen heen konden kijken) en hogere prestaties (er werden meer stenen per dag gelegd)”. Dit basisprincipe is van groot belang ook bij jouw planning.
De actielijst omzetten naar planning
Wanneer je overgaat tot de daadwerkelijke planning van taken en activiteiten, moet je overzicht aangebracht hebben op alle taken. Bovendien moet je prioriteiten toegekend hebben aan jouw taken. Heb je dat niet gedaan dan is plannen zinloos. Jouw activiteiten moeten ingepland worden. Daarvoor heb je de agenda nodig. In iedere agenda zit structuur. Je hebt bijvoorbeeld iedere maandagochtend werkoverleg tussen 9.00 en 11.00 uur. Op dinsdagmiddag heb je MT-vergadering en op vrijdag bezoek je jouw klanten. Zie je het patroon van terugkerende activiteiten? Is er ruimte voor de taken die je aanvullend hebt? Nee? Dan wordt het tijd om ruimte te reserveren.
Primetime: wanneer heb je de meeste energie?
Een belangrijk punt is nu wanneer je de meeste energie hebt. Is dat 's ochtends wanneer je binnenkomt? Of kom je langzaam op gang en is dat moment tussen 10.00 en 12.00 uur? Essentieel is dat je daarmee rekening houdt bij de planning van activiteiten. Je moet de moeilijke klussen (bijvoorbeeld een beleidsstuk schrijven) vooral doen op momenten waarop je de meeste energie hebt. Daarna neemt de concentratie af.
Je kunt dan bijvoorbeeld wat andere klussen doen uit de categorie 2 (wel urgent, niet belangrijk). Zo wissel je de dag wat af en de productie gaat omhoog.
Stapsgewijze aanpak
- Reserveer iedere week een aantal blokken waarin je proactief aan de slag kunt met jouw activiteiten. Houd daarbij rekening met jouw primetime (voer besprekingen zo min mogelijk op primetime-momenten)
- Reserveer ruimte voor reactieve taken (de telefoon, post etc.): je moet er namelijk wel zijn voor collega’s of klanten
- Stel vast welke activiteiten je per blok gaat uitvoeren: uiteraard eerst de prioriteiten 1 en 2, daarna 3
- Stel de planning dagelijks bij, het is een voortdurend proces
- Maak er een eigen systeem van: jouw manier is de beste (het gaat niet om het systeem maar zonder systeem gaat het niet)
- Gebruik wekelijks een moment van sorteren om de actielijst door te nemen en de planning voor de komende weken klaar te maken c.q. bij te stellen
Voor leidinggevenden
Planning en organisatie kan voor leidinggevenden om andere accenten vragen. Lees ook het artikel over:
- Anticiperen en proactief zijn
- Grip op projecten, tijd en middelen
- Effectief werken is het proces inrichten
Vooruitzien
Iedere administrateur weet dat de jaarafsluiting plaatsvindt en kan voorbereidingen treffen voor het financieel jaarverslag. In alle functies zitten bepaalde werkzaamheden die jaarlijks terugkomen. Benoem deze taken in jouw functie. Optimale proactiviteit is te bereiken door al deze acties te inventariseren op een aparte lijst en ze vervolgens weg te zetten op de weeklijsten.
Planningsvaardigheden kun je leren
In het begin zal de planning tijd kosten. Hoe vaker je het doet, hoe sneller het gaat. Je zult zien dat veel zaken automatisch gaan op den duur. De wekelijkse sorteermomenten worden steeds korter: prioriteren en het verwerken van de activiteitenlijst gaat sneller. Het gaat net als met autorijden: eerst moet je erbij nadenken, op den duur wordt het een gewoonte. Je zult momenten krijgen dat je terugvalt in oud gedrag. Laat je niet ontmoedigen. Gewoon weer opnieuw beginnen!
Training timemanagement
Wij bieden coaching & training gericht op timemanagement voor iedereen die effectiever met zijn tijd wil omgaan.
