home / persoonlijke ontwikkeling / kernkwaliteiten / controleren bewaken

Controleren en bewaken: kwaliteit of vaardigheid?

Is controleren en bewaken eigenlijk wel een kernkwaliteit?

Ik denk dat daar enige nuance nodig is. Gericht zijn op controle, beheersbaarheid, grip en regie kan sterk bij jouw aard passen. Je laat niet graag iets aan het toeval over en hebt van nature behoefte om te weten of iets klopt en volgens plan verloopt. Maar controleren zelf zie ik eerder als een vaardigheid. Sommige mensen ontwikkelen die vaardigheid heel gemakkelijk omdat ze beschikken over een set van kwaliteiten die uitstekend bij controleren en bewaken past. In die zin kan talent voor controle dus wel degelijk onderdeel zijn van jouw persoonlijke kwaliteitenprofiel, zonder dat controleren op zichzelf één afzonderlijke eigenschap hoeft te zijn.

Welke kwaliteiten heb je nodig om goed te kunnen controleren?

Goed controleren vraagt meer dan ergens naar kijken en constateren dat het wel goed zal zijn. Je moet afwijkingen kunnen zien, een norm kunnen hanteren en systematisch nagaan of iets daarmee overeenkomt. Daarom vermoed ik dat mensen die goed zijn in controleren vaak een combinatie van verschillende kwaliteiten hebben:

• Je hebt oog voor belangrijke details en ziet daardoor fouten en afwijkingen die een ander gemakkelijk mist.
• Je bent accuraat en nauwkeurig en wilt precies weten of iets klopt.
• Je bent consequent in jouw werkwijze en past een norm niet vandaag anders toe dan morgen.
• Je kunt systematisch en gestructureerd werken.
• Je houdt overzicht en ziet niet alleen losse onderdelen.
• Je bent alert op afwijkingen, risico’s en veranderingen.
• Je kunt analyseren wat een afwijking betekent en waardoor deze ontstaat.
• Je voelt verantwoordelijkheid om iets met jouw bevindingen te doen.

Juist de combinatie is belangrijk. Oog voor details zonder overzicht kan ertoe leiden dat je alleen op kleine dingen let. Nauwkeurigheid zonder consequentheid kan alsnog willekeur opleveren. En alleen constateren dat iets niet klopt is onvoldoende wanneer je vervolgens niet begrijpt wat de afwijking betekent of wat ermee moet gebeuren.

Wat doe je wanneer je controleert en bewaakt?

Als deze set van kwaliteiten bij jou past, is controleren waarschijnlijk een vaardigheid die je gemakkelijk ontwikkelt. Controleren betekent dan onder andere dat je kijkt of zaken kloppen, systematisch inspecteert, toetst aan een norm en nagaat of iets volgens afspraak of planning verloopt. Je bewaakt afwijkingen, volgt de voortgang en stelt een planning of proces bij wanneer dat nodig is. Ook zorg je dat je voldoende geïnformeerd bent over zaken als kwaliteit, voortgang en veiligheid. Bewaken gaat daarmee nog iets verder dan controleren alleen: je kijkt niet één keer of iets klopt, maar blijft volgen of het ook goed blijft verlopen.

Controleren en bewaken geeft organisaties houvast

Controleren en bewaken is in organisaties een veelgevraagd vermogen. Sommige mensen hebben er zelfs hun beroep van gemaakt. Denk aan de financial controller, business controller, kwaliteitscontroleur of veiligheidsinspecteur. Zij kunnen zich bezighouden met kwaliteitscontrole, voortgangscontrole, interne controle, audits, planningscontrole of procescontrole. Dat zijn geen overbodige werkzaamheden. Wanneer een bedrijf geen zicht meer heeft op financiën, veiligheid, kwaliteit of belangrijke processen, kan dat grote gevolgen hebben.

Is controleren achterhaald?

Controleren is soms een beladen woord geworden, alsof controle automatisch ouderwets of ongewenst is. Dat komt waarschijnlijk doordat veel mensen ervaring hebben met overmatige controledrang. Ouders kunnen het leven van hun kinderen voortdurend proberen te regisseren en leidinggevenden kunnen verslaafd raken aan toezicht. Maar ik wil er duidelijk over zijn: gebrek aan controle is evenzeer een drama. Wanneer een organisatie of team de controle op basiszaken kwijtraakt, kan dat leiden tot zeer ongewenste en zelfs gevaarlijke situaties. De vraag is dus niet of controle goed of fout is, maar wat je controleert, waarom je dat controleert en hoeveel controle werkelijk nodig is.

Controleren en bewaken vraagt inzicht

Het is prima om grip te willen hebben op bedrijfsprocessen, veiligheid, kwaliteit of financiën. Wanneer je daar totaal geen zicht op hebt, dreigt er op enig moment anarchie. Maar niet alles wat je kunt proberen te controleren, behoort ook onder jouw controle te vallen. Het wordt problematisch wanneer je het leven van een ander wilt beheersen, normen en waarden wilt dicteren, jouw overtuigingen probeert op te leggen of denkt dat alles in het leven maakbaar en bestuurbaar is. Ook bezieling, motivatie, vertrouwen en passie laten zich niet simpelweg afdwingen via een controlesysteem.

Wanneer wordt controle een valkuil?

De duidelijke valkuil is overmatige controle. Je wilt dan niet alleen weten of belangrijke zaken goed verlopen, maar steeds meer grip krijgen op alles wat onzeker voelt. Dat kan voortkomen uit angst voor fouten, verlies of vervelende verrassingen. Eerlijk gezegd zijn we allemaal weleens een beetje controlefreak. We willen beschermen wat we hebben en proberen pijn of verlies te voorkomen. Maar wanneer controleren een voortdurende behoefte wordt om iedere onzekerheid uit te sluiten, verandert een nuttig vermogen in een probleem.

Wanneer je een controlefreak wordt

De echte doorgeschoten vorm wordt verder uitgewerkt bij de valkuil controlefreak. Dan wordt controle geen hulpmiddel meer, maar iets waar je steeds moeilijker zonder kunt. Je wilt situaties naar jouw hand zetten, hebt moeite met onzekerheid en kunt ook andere mensen steeds sterker gaan controleren.

Vertrouwen en controle horen bij elkaar

Misschien ken je de uitdrukking: ‘Vertrouwen is goed, controle is beter.’ Die hoor je nogal eens van de beheersmatige manager. Eigenlijk staat daar dat controle beter is dan vertrouwen en dat vind ik onjuist. Volgens mij horen vertrouwen en controle bij elkaar. Op de verdiepende pagina over vertrouwen en controle ga ik daar verder op in. Wat voor mij wel klopt: overmatige controle kan juist leiden tot wantrouwen en achterdocht. Wie voortdurend gecontroleerd wordt, kan het gevoel krijgen dat de ander er bij voorbaat vanuit gaat dat het zonder toezicht fout zal gaan.

Meten kan helpen, maar niet alles wat telt is meetbaar

Controlemechanismen kunnen nuttig zijn om grip te houden. Je kunt werken met scenario’s, risicoanalyses, begrotingen, prognoses, kwaliteitsmetingen en voortgangsrapportages. Ook het uitgangspunt meten is weten kan waardevol zijn wanneer een meting werkelijk informatie geeft die je nodig hebt. Maar meten kan ook schijnzekerheid opleveren. Niet alles wat belangrijk is laat zich gemakkelijk in cijfers vangen en een hoeveelheid rapportages zegt nog niet automatisch dat je werkelijk begrijpt wat er speelt.

Controleverlies kan de behoefte aan nog meer controle versterken

Controleverlies kan angst oproepen. Dat is ook de reden waarom menig manager juist in moeilijke situaties grijpt naar het instrument van nog meer controle en beheersbaarheid. Denk aan scenario’s, riskmanagement, prognoses en steeds uitgebreidere procedures. Angst is een slechte raadgever en overmatige controle kan dat ook zijn. Juist wanneer omstandigheden snel veranderen, heb je soms creativiteit, improvisatie, daadkracht en nieuwe wegen nodig. Wanneer alles vooraf dichtgeregeld moet worden, kan de behoefte aan beheersbaarheid precies die kwaliteiten blokkeren die nodig zijn om met het onverwachte om te gaan.

Voor sommige mensen is meer controle juist een leerdoel

We spreken bij controleren vaak over de uitdaging om meer los te laten, maar bij een ander mens kan precies het tegenovergestelde nodig zijn. Iemand kan van nature gemakkelijk vertrouwen, improviseren en denken: we zien wel hoe het loopt. Dat kan een prettige en ontspannen kwaliteit zijn. Maar wanneer dit doorschiet in laisser faire, worden afspraken niet gevolgd, risico’s niet tijdig gezien en processen nauwelijks bewaakt. Voor zo iemand kan juist beter leren controleren een ontwikkeldoel zijn: regelmatig nagaan of afspraken worden nagekomen, de voortgang volgen, risico’s signaleren en tijdig bijsturen. Loslaten is dus niet altijd de oplossing. Soms is het leerdoel juist meer grip organiseren.

Welke ontwikkeldoelen passen bij controleren en bewaken?

Wanneer controle en beheersbaarheid sterk bij jou passen, ligt de ontwikkeling meestal niet in stoppen met controleren. De kunst is onderscheid maken tussen noodzakelijke controle en de behoefte om onzekerheid volledig uit te bannen.

• Loslaten wat buiten jouw invloed ligt en aanvaarden dat niet alles maakbaar of voorspelbaar is.
• Bewust bepalen welke controle werkelijk nodig is en voorkomen dat toezicht een doel op zichzelf wordt.
• Vertrouwen geven waar dat verantwoord kan, zonder belangrijke risico’s, normen of afspraken uit het oog te verliezen.

Waar kun je je aan ergeren als controle belangrijk voor je is?

De allergie die bij controleren en bewaken past is laisser faire: laat de boel maar op zijn beloop. Je kunt je ergeren aan mensen die nauwelijks controleren, afspraken onvoldoende volgen of pas reageren wanneer iets al helemaal verkeerd is gegaan. Voor jou voelt dat misschien onverantwoordelijk. Toch zit ook daar een spiegel. Niet ieder gebrek aan zichtbare controle betekent dat iemand onzorgvuldig werkt. Sommige mensen hebben minder controlemechanismen nodig om toch verantwoordelijkheid te nemen. De kunst is dus niet maximale controle, maar passende controle.

Vragen over controleren en bewaken

Over controle en bewaken kunnen in de praktijk nog andere vragen ontstaan. Hieronder beantwoord ik vijf aanvullende vragen.

Wat is het verschil tussen controleren en bewaken?

Bij controleren kijk je of iets op een bepaald moment klopt of aan een norm voldoet. Bewaken heeft meer met volgen te maken. Je houdt bijvoorbeeld gedurende een periode zicht op de voortgang, kwaliteit, veiligheid of planning en grijpt in wanneer er een relevante afwijking ontstaat.

Kun je goed controleren zonder controlerend te zijn?

Ja. Goed controleren is een functionele activiteit met een duidelijk doel. Controlerend gedrag gaat verder en kan betekenen dat je ook zaken of mensen probeert te beheersen waarvoor voortdurend toezicht helemaal niet nodig is.

Waarom zijn normen belangrijk bij controle?

Omdat je anders niet weet waarop je iets beoordeelt. Een controle krijgt pas betekenis wanneer duidelijk is wat goed, veilig, correct of afgesproken is. Zonder maatstaf wordt controleren al snel een kwestie van persoonlijke indruk.

Kan te weinig controle ook schadelijk zijn?

Zeker. Gebrek aan controle kan ervoor zorgen dat fouten, veiligheidsrisico’s, financiële problemen of vertragingen pas heel laat worden ontdekt. Loslaten betekent dus niet dat je essentiële zaken niet meer volgt.

Wanneer weet je dat je genoeg controleert?

Wanneer je voldoende informatie hebt om relevante risico’s en afwijkingen tijdig te herkennen zonder dat de controle zelf onnodig veel tijd, energie of wantrouwen veroorzaakt. De hoeveelheid controle moet dus in verhouding staan tot het belang en het risico van wat je bewaakt.