Controleren en bewaken: competentie of kwaliteit?
Controleren doen we allemaal wel eens. Je controleert of de deur wel op slot zit, of je het koffiezetapparaat uitgezet hebt, of de ramen dicht zitten voor je vertrekt. Je controleert bij een betaling of het rekeningnummer van de begunstigde goed is ingevuld. Kortom: je ontkomt er niet aan dat je af en toe de zaken moet controleren.
Dit artikel gaat over de kwaliteit controle oftewel controleren en bewaken en over de bijbehorende valkuil, uitdaging en allergie.
Doe de test!
Bij De Steven kun je een uitgebreide analyse doen om inzicht te krijgen in jouw kwaliteiten, eigenschappen, persoonskenmerken en valkuilen. Wat voor eigens heb jij in de schappen staan?
Zo krijg je inzicht in jouw ontwikkeldoelen.
Training en coaching
Wil je een training volgen om te ontdekken waar jouw kwaliteiten liggen? Dat kan! Bekijk de mogelijkheden:
- individuele training: spelen vanuit jouw kwaliteiten
- teamtraining kernkwaliteiten
Set van kwaliteiten: controle en beheersbaarheid
Ben jij gericht op controle? Is dat een kwaliteit die bij jou past? Zit het in jouw set van kwaliteiten en ben je gericht op beheersing, grip en regie? Is het natuurlijk gedrag van jou om niets aan het toeval over te laten? Waarschijnlijk heb je dan een set van kwaliteiten die daarbij horen:
- Je werkt systematisch
- Je hebt een bepaald overzicht
- Je werkt via een bepaalde structuur
- Je bent nauwkeurig en precies
- Je ziet snel fouten en onnauwkeurigheden
- Je hebt oog voor details
Controleren: vaardigheid, competentie of kwaliteit?
Als controle en beheersbaarheid jouw kwaliteit is, dan is controleren een vaardigheid die gemakkelijk te ontwikkelen is. Wat doe je wanneer je controleert? Ik noem een aantal zaken:
- Je kijkt en checkt of alles klopt
- Je inspecteert systematisch
- Je toetst volgens een bepaalde norm
- Je gaat na of alles volgens wens verloopt
- Je kijkt of alles volgens planning verloopt
- Je bewaakt afwijkingen en je stelt planningen of processen bij
- Je communiceert over voortgang of over afwijkingen in de geplande voortgang
- Je zorgt dat je geïnformeerd bent over kwaliteit, voortgang, veiligheid etc.
Gewenste kwaliteit in organisaties
Controle en bewaken is een veelgevraagde kwaliteit in organisaties. Sommigen hebben er hun beroep van gemaakt. Denk maar aan de controller zoals de financial controller of de business controller. Maar ook de kwaliteitscontroleur is bezig met controleren en bewaken. En wat dacht je van de veiligheidsinspecteur? Zo zie je al meerdere soorten van controles ontstaan zoals:
- Kwaliteitscontrole
- Voortgangscontrole
- Interne controle
- Audits
- Planningscontrole
- Procescontrole
Is controleren achterhaald?
Controleren is soms een beladen woord. Alsof het allemaal overbodig is. Dat komt vooral doordat mensen negatieve ervaringen hebben met overmatige controledrang. Dat kan in de privé situatie zijn waarbij mama en/of papa te veel controle en regie wil uitoefenen op het leven van de kinderen. Dat gebeurt in de werksituatie wanneer de leidinggevende verslaafd is aan controle. Maar ik wil er duidelijk over zijn: gebrek aan controle is evenzeer een drama. Wanneer je als organisatie of team de controle kwijtraakt op basiszaken dan kan dat leiden tot zeer ongewenste en zelfs gevaarlijke situaties.
Controleren en bewaken vraagt inzicht
Controleren en bewaken vraagt veel inzicht. Het is prima om controle te willen hebben op bedrijfsprocessen, veiligheid, financiën etc. Wanneer je daar geen grip op hebt dan dreigt anarchie. Maar foutieve controles zijn wanneer:
- Je het leven van jouw medemens wilt beheersen
- Je de normen en waarden van de medewerker wilt dicteren
- Je overtuigingen wilt opleggen en controleert of de ander conform jouw opgelegde overtuigingen handelt
- Je meent dat het leven maakbaar is
- Je alles in dit leven kunt sturen
- Je het idee hebt dat bezieling of gepassioneerdheid zich laat controleren
Valkuil: de controlefreak
Verslaafd aan controle is een vorm van overmatig controleren. En jazeker, de tegenhanger is loslaten. Maar eerlijk gezegd, wij zijn allemaal wel een beetje controlefreak vind je niet? Van nature al! We willen beschermen wat er is, wat we bezitten. En we leven in een wereld waar bedreiging is. Dat kan jouw controledriften aanmoedigen. Je wil de situatie naar je hand zetten en voorkomen dat je verlies lijdt of pijn ervaart.
Vertrouwen is goed, controle is beter
Misschien heb je deze uitdrukking ook wel eens gehoord. Het wordt vaak gezegd door de beheersmatige manager. Eigenlijk staat er: controle is beter dan vertrouwen. Ik vind het onjuist. Volgens mij horen vertrouwen en controle bij elkaar. Lees ook: vertrouwen is goed, controleren is beter! Wat wel klopt is de slogan: 'overmatige controle, leidt tot wantrouwen en achterdocht'.
Controleverlies
Controleverlies kan leiden tot angst. Dat is ook reden waarom menig manager grijpt naar het instrument van ‘nog meer controle’ of ‘nog meer beheersbaarheid’. Dat gebeurt vaak in de crisis (economische crisis, pandemie). Vaak wordt een beroep gedaan op controlemechanismen als:
- Scenario denken: wat er zou kunnen gebeuren in situatie A, B of C
- Riskmanagement: het in kaart brengen van risico’s
- Voorspelbaarheid door begroting, prognoses en economische voorspellingen
- Efficiency waarbij procedures leidend worden in plaats van de mensen die er werken
- Meten is weten
Angst is een slechte raadgever, zo wordt vaak gezegd. Ik denk dat overmatige controle in tijden van crisis ook een slechte raadgever is. Juist in de crisis of ten tijde van een pandemie hebben we daadkracht nodig. Juist in de crisis is er leiderschap nodig en hebben we visionairs nodig. Ik kan het aanscherpen: overmatige controle blokkeert alle vormen van creativiteit en bezieling. Efficiency staat vaak alle improvisatietalent in de weg. Juist als het moeilijk is, moeten er nieuwe wegen bewandeld worden, moet de focus verlegd worden, moeten we van de gebaande wegen af en ‘out of the box denken’. Nogmaals: daar is leiderschap voor nodig, daadkracht, slagvaardigheid, durf en doortastendheid.
Uitdaging
De uitdaging die bij controle en bewaken hoort is: loslaten. Ook aanvaarden dat de dingen soms gaan zoals ze gaan. De kracht zit dus in: controle en bewaken (kwaliteit) maar wel kunnen loslaten (als uitdaging). Zo vermijd je de valkuil van alles onder controle willen hebben. Het is ook beseffen:
- Dat je geen controle kunt hebben buiten jouw invloedsfeer
- De wereld niet maakbaar is
Laisser faire: allergie
De allergie van controle en bewaken is laisser faire. Dat betekent: laat de boel maar op zijn beloop.
Training kwaliteiten
Wil je een training volgen om te ontdekken waar jouw kwaliteiten liggen?
Dat kan! Bekijk de mogelijkheden:
- individuele training: spelen vanuit jouw kwaliteiten
- teamtraining kernkwaliteiten
Wat is talent?
De Steven verzorgt training en coaching gericht op talentontwikkeling.
We zetten dit in bij o.a.
- talentgesprekken, individuele coaching gericht op loopbaan en outplacement
- binnen teams: trajecten gericht op teamontwikkeling.
