home / leiderschapsontwikkeling / verzuim inzetbaarheid / verzuimaanpak

Verzuimaanpak: wat heb je ervoor nodig?

Wat heb je nodig voor een goede verzuimaanpak? Bij verzuim en inzetbaarheid gaat het niet alleen over wat je doet nadat iemand zich heeft ziekgemeld. Een effectieve aanpak begint eerder. Heb je een duidelijke visie? Zijn verantwoordelijkheden geregeld? Weten leidinggevenden wat zij wel en niet moeten doen? Zijn medewerkers op de hoogte van de afspraken? Ken je de verzuimcijfers en weet je wat je ermee wilt?

De onderstaande checklist kan helpen om te beoordelen hoe jouw organisatie ervoor staat. Heb je dit op orde, kan het beter of ontbreekt er iets? Daarbij gaat het niet om zoveel mogelijk protocollen produceren. Een verzuimaanpak moet juist duidelijk maken wat je als organisatie wilt bereiken, wie waarvoor verantwoordelijk is en hoe je dat in de dagelijkse praktijk uitvoert.

Checklist voor een goede verzuimaanpak

Een goede verzuimaanpak bestaat uit verschillende onderdelen die elkaar moeten versterken. Alleen een protocol is niet genoeg. Alleen een bevlogen leidinggevende trouwens ook niet. Je hebt beleid, deskundigheid, duidelijke afspraken en gedrag nodig.

Begin met visie, niet met het protocol

Veel organisaties beginnen bij de regels. Hoe moet iemand zich ziekmelden? Wie belt wanneer? Wanneer schakelen we de bedrijfsarts in? Dat moet natuurlijk geregeld zijn, maar daaronder ligt een belangrijkere vraag: hoe kijken we eigenlijk naar verzuim? Zien we ziekte vooral als iets dat de organisatie overkomt? Leggen we alle verantwoordelijkheid bij de leidinggevende? Of verwachten we ook een actieve rol van de medewerker?

Die visie bepaalt uiteindelijk hoe het beleid wordt toegepast. Een organisatie kan op papier spreken over eigen verantwoordelijkheid en in de praktijk iedere verantwoordelijkheid van een zieke medewerker overnemen. Andersom kun je medewerkers voortdurend aanspreken op eigen verantwoordelijkheid terwijl de organisatie werkdruk, onveiligheid of slechte arbeidsomstandigheden laat voortbestaan. Dan klopt het verhaal ook niet.

Wie doet wat bij ziekteverzuim?

Een effectieve verzuimaanpak vraagt om heldere rollen. Werkgever en medewerker zijn gedurende de eerste twee ziektejaren samen verantwoordelijk voor re-integratie. De bedrijfsarts beoordeelt de relatie tussen gezondheid en werk en maakt bij langer durend verzuim de Probleemanalyse. Werkgever en medewerker maken vervolgens samen het Plan van aanpak en bespreken regelmatig de voortgang.

De leidinggevende heeft daarin een belangrijke rol, maar hoeft geen arts, arbeidsdeskundige en juridisch specialist tegelijk te worden. Goed verzuim begeleiden als leidinggevende betekent contact houden, afspraken maken, werk organiseren, mogelijkheden onderzoeken en zorgen dat het proces niet stilvalt. Medische beoordeling hoort waar die hoort.

Verzuimcijfers helpen, maar vertellen niet het hele verhaal

Verzuimpercentage, frequentie en gemiddelde duur geven informatie over wat er binnen een organisatie gebeurt. Ze kunnen verschillen tussen teams zichtbaar maken en helpen om ontwikkelingen te volgen. Maar cijfers leveren geen diagnose. Een hoog percentage vertelt niet vanzelf waarom mensen uitvallen en een laag percentage bewijst evenmin dat iedereen gezond en inzetbaar is.

Gebruik cijfers daarom als vertrekpunt. Waarom neemt langdurig verzuim toe? Waarom zijn er in het ene team veel korte meldingen? Wat gebeurt er rond werkdruk, verloop of samenwerking? En hoe zit het met medewerkers die ondanks gezondheidsproblemen blijven doorwerken? Een goede verzuimaanpak combineert cijfers met kennis van het werk en gesprekken met mensen.

Wit, grijs en zwart verzuim als denkkader

Hetzelfde geldt voor wit, grijs en zwart ziekteverzuim. De kleuren kunnen helpen om verschillende situaties te begrijpen, maar het zijn geen medische of juridische categorieën en de leidinggevende bepaalt niet welke kleur een medewerker heeft.

Bij wit verzuim denk je aan duidelijke ziekte waarbij werken niet mogelijk is. Zwart verzuim gaat over ongeoorloofde afwezigheid waarbij geen sprake is van ziekte. Vooral het grijze gebied is interessant voor leidinggevenden. Daar kunnen gezondheid, motivatie, omstandigheden, werkdruk, relaties, regelruimte en opvattingen over verzuim door elkaar lopen. Juist daar zijn goed gesprek en duidelijke afspraken belangrijk.

De oude percentages die soms aan deze kleuren werden gekoppeld, laat ik bewust los. Er bestaat geen betrouwbare algemene verdeling waarmee je kunt stellen dat een vast percentage van het verzuim wit, grijs of zwart is. Daarvoor verschillen medewerkers, organisaties en omstandigheden veel te sterk.

Een goede verzuimaanpak begint ook vóór ziekte

Als jouw aanpak alleen bestaat uit goede begeleiding nadat iemand ziek is geworden, mis je een belangrijk deel. Kijk ook naar arbeidsrisico's, werkdruk, veiligheid, duidelijkheid, samenwerking, autonomie en sociale steun. Niet iedere ziekte komt door het werk, maar de organisatie heeft wel invloed op de omstandigheden waarin mensen werken.

Daar ligt een natuurlijke verbinding met gezonde organisaties en teams. Een gezonde organisatie kijkt niet alleen naar het terugbrengen van verzuim. Ze kijkt ook naar wat medewerkers nodig hebben om hun werk langdurig goed te kunnen uitvoeren. Verzuim terugdringen is een gevolg dat je graag ziet, maar gezond organiseren is een bredere opdracht.

Een protocol werkt alleen als mensen het kennen en gebruiken

Je kunt een prachtig verzuimbeleid hebben dat ergens op intranet staat. Als medewerkers en leidinggevenden niet weten wat erin staat, heb je vooral een goed opgeslagen document. Bespreek daarom de belangrijkste afspraken voordat iemand ziek wordt. Hoe meld je je ziek? Welke informatie wordt gevraagd? Wie houdt contact? Wanneer komt de bedrijfsarts in beeld? Wat verwachten we tijdens re-integratie van medewerker en leidinggevende?

Daarmee voorkom je een deel van de discussie op het moment dat iemand al ziek is. De leidinggevende hoeft dan niet ter plekke regels te verzinnen en de medewerker weet vooraf wat hij kan verwachten. Dat helpt ook bij privacy. Duidelijkheid vooraf voorkomt dat een ziekmelding verandert in een onderhandeling over wat iemand wel en niet moet vertellen.

Kijk ook naar arbeidsmogelijkheden

Een verzuimaanpak moet niet uitsluitend regelen hoe iemand uit het werk verdwijnt. Ze moet ook helpen om terugkeer mogelijk te maken. Ziekte betekent niet altijd volledige arbeidsongeschiktheid. Soms kan iemand tijdelijk minder uren werken, bepaalde taken uitvoeren of aangepast werk doen. Dan moet je als organisatie weten hoe je zulke mogelijkheden onderzoekt.

Dat vraagt samenwerking. De bedrijfsarts adviseert over belastbaarheid. Werkgever en medewerker kijken vervolgens naar werkzaamheden en eventuele aanpassingen. Een goede verzuimaanpak maakt dus ook duidelijk hoe je omgaat met arbeidsmogelijkheden en wanneer passend werk aan de orde is.

Wanneer is jouw verzuimaanpak goed genoeg?

Niet wanneer alle hokjes in een checklist zijn afgevinkt. Je kunt alle documenten hebben en toch een matige praktijk. De betere vraag is of mensen weten wat er van hen verwacht wordt en of de aanpak werkt wanneer het spannend wordt. Houdt de leidinggevende contact? Werkt de medewerker actief mee? Worden arbeidsmogelijkheden onderzocht? Wordt de bedrijfsarts tijdig ingezet? Worden patronen in teams gezien? En wordt ook iets gedaan met arbeidsomstandigheden die steeds opnieuw problemen veroorzaken?

Een goede verzuimaanpak verbindt daarom visie, beleid, kennis, gedrag, deskundigheid en preventie. Regels geven het kader. De praktijk bepaalt of het kader iets waard is. En soms ontdek je bij het invullen van een checklist vooral dat niet de regels ontbreken, maar dat niemand ze consequent toepast. Dat is minstens zo waardevolle informatie.

Veelgestelde vragen over een goede verzuimaanpak

Een verzuimaanpak bestaat uit meer dan één protocol of interventie. Deze vijf vragen helpen om de belangrijkste onderdelen nog eens scherp te krijgen.

Wat heb je nodig voor een goede verzuimaanpak?

Je hebt in ieder geval een duidelijke visie, passend verzuimbeleid, heldere rollen, kennis bij leidinggevenden, afspraken met bedrijfsarts of arbodienst, inzicht in verzuimcijfers en aandacht voor preventie nodig. Daarnaast moeten medewerkers weten wat er tijdens ziekte en re-integratie van hen wordt verwacht.

Wie is verantwoordelijk voor re-integratie?

Werkgever en medewerker zijn gedurende de eerste twee ziektejaren samen verantwoordelijk voor de re-integratie. De bedrijfsarts adviseert vanuit gezondheid en werk. De werkgever organiseert en bewaakt het proces en de medewerker werkt actief mee aan de afgesproken stappen.

Is verzuim gedrag?

Ziekte is geen gedrag en geen keuze. Rond ziekteverzuim bestaat wel gedrag dat beïnvloedbaar kan zijn, zoals ziekmelden, contact houden, afspraken nakomen, meewerken aan re-integratie en nadenken over arbeidsmogelijkheden. Ook gedrag van leidinggevenden en collega's kan van invloed zijn op het proces.

Kun je met verzuimcijfers zien waarom mensen uitvallen?

Nee. Verzuimcijfers laten patronen zien, maar verklaren niet automatisch de oorzaak. Gebruik cijfers daarom als aanleiding voor verdere analyse en gesprekken over werk, organisatie en begeleiding.

Hoort preventie bij een verzuimaanpak?

Ja. Een goede aanpak kijkt niet alleen naar medewerkers die al ziek zijn. Arbeidsrisico's, werkdruk, veiligheid, samenwerking, autonomie en andere omstandigheden rond het werk verdienen eveneens aandacht. Niet iedere uitval is te voorkomen, maar een organisatie kan wel beïnvloedbare risico's verkleinen.