home / leiderschapsontwikkeling / verzuim inzetbaarheid / grijs wit zwart ziekteverzuim

Grijs, wit of zwart ziekteverzuim: wat voor kleur heeft jouw verzuim?

Bij ziekteverzuim wordt al jarenlang gesproken over wit, grijs en zwart verzuim. Ik vind dat nog steeds een bruikbaar denkkader. Bij het thema verzuim en inzetbaarheid helpt het om verschillende situaties uit elkaar te houden. Niet omdat de leidinggevende bij iedere ziekmelding een kleur moet bepalen. Dat is helemaal niet de bedoeling. De kleuren helpen vooral om te begrijpen waarom de ene situatie nauwelijks discussie oproept en de andere juist veel afstemming vraagt.

Wat bedoelen we met wit verzuim?

Wit verzuim gebruik ik voor situaties waarin er geen reële twijfel bestaat dat iemand ziek is en daardoor niet kan werken. De medewerker op de intensive care is daar een duidelijk voorbeeld van. Hetzelfde kan gelden na ernstig letsel, een zware operatie of bij een acute aandoening waardoor werken op dat moment simpelweg niet mogelijk is.

Daar hoeft een leidinggevende niets medisch aan vast te stellen. Het ligt voor de hand dat het werk tijdelijk stilvalt en dat herstel eerst aandacht vraagt. Later kunnen de omstandigheden veranderen en kunnen misschien weer arbeidsmogelijkheden ontstaan. Maar op dat moment bestaat er weinig discussie over de uitval.

Wat bedoelen we met zwart verzuim?

Zwart verzuim gebruik ik voor iets heel anders. Daarmee bedoel ik een situatie waarin geen ziekte of geldige verlofgrond aan de orde is en iemand toch niet komt werken. Dan hebben we het over ongeoorloofd verzuim. Ik noem dat in gewone taal gewoon spijbelen.

Ook hier geldt dat een leidinggevende niet op basis van een vermoeden mag besluiten dat iemand zwart verzuimt. "Ik geloof niet dat jij ziek bent" is geen professionele beoordeling. Zwart verzuim is dus niet hetzelfde als twijfel hebben over een ziekmelding. Het gaat om een situatie waarin duidelijk is dat de afwezigheid niet door ziekte wordt veroorzaakt en er ook geen andere geldige afspraak bestaat.

Het interessante gebied is grijs

De meeste dilemma's die leidinggevenden mij voorleggen, zitten niet bij wit en ook niet bij zwart. Ze zitten in het grijze gebied. Er speelt iets waardoor iemand niet goed kan functioneren of zegt niet te kunnen werken, maar de situatie laat zich niet eenvoudig samenvatten met: deze persoon is ziek en kan daarom niet werken.

Neem een medewerker die mantelzorger is. Hij zorgt al maanden intensief voor zijn partner of ouder, slaapt nauwelijks en raakt steeds verder uitgeput. Of iemand van wie een dierbare is overleden. De medewerker is in rouw, slaapt slecht en heeft concentratieproblemen. Rouw is op zichzelf geen ziekte. Mantelzorg ook niet. Maar dat betekent niet dat iemand op dat moment probleemloos zijn normale werk kan uitvoeren. En precies daar begint de afstemming.

Grijs verzuim vraagt niet om een etiket maar om een gesprek

In zo'n situatie helpt het weinig wanneer de leidinggevende vooral wil weten: "Ben je nu ziek of niet?" Dat gesprek wordt al snel een strijd om gelijk. De medewerker voelt zich niet serieus genomen en de leidinggevende krijgt het idee dat hij geen kant meer op kan. Terwijl de werkelijke vraag veel praktischer is: wat speelt er, wat betekent dit voor het werk en welke oplossing past daarbij?

Misschien is tijdelijk verlof mogelijk. Misschien kan het rooster worden aangepast. Misschien kunnen bepaalde werkzaamheden tijdelijk worden overgenomen. Misschien kan iemand minder uren werken. Misschien zijn de klachten inmiddels zo ernstig dat beoordeling door de bedrijfsarts nodig is. Grijs betekent dus niet dat de leidinggevende zelf moet uitmaken of iemand ziek genoeg is. Grijs betekent dat er afstemming nodig is.

Ziekte en arbeidsongeschiktheid zijn niet hetzelfde

Daarom is het onderscheid tussen ziekte en arbeidsongeschiktheid belangrijk. Iemand kan ziek zijn en toch bepaalde werkzaamheden kunnen uitvoeren. Omgekeerd kan iemand tijdelijk grote problemen ervaren met werken terwijl de aanleiding niet eenvoudig als ziekte te benoemen is.

Voor de leidinggevende is daarom vooral de relatie met het werk belangrijk. Wat kan iemand op dit moment? Wat lukt niet? Welke werkzaamheden vragen aanpassing? Wanneer medische beoordeling nodig is, hoort die bij de bedrijfsarts. De leidinggevende richt zich op de vertaling naar werk en afspraken.

Rouw is een goed voorbeeld van het grijze gebied

Stel dat een medewerker zijn partner, ouder of goede vriend heeft verloren. Na de eerste dagen probeert hij weer te werken, maar hij slaapt slecht, kan zich nauwelijks concentreren en maakt fouten. Dan kun je als leidinggevende heel formeel zeggen: rouw is geen ziekte. Dat kan feitelijk waar zijn en tegelijkertijd volledig voorbijgaan aan de situatie.

De relevante vraag is of deze medewerker zijn werk op dit moment verantwoord kan uitvoeren en wat nodig is om dat weer mogelijk te maken. Misschien helpt tijdelijk minder werken. Misschien is ander verlof aan de orde. Misschien biedt werk juist structuur en wil de medewerker graag blijven komen. En wanneer gezondheidsklachten zich ontwikkelen waardoor medisch oordeel nodig is, schakel je de bedrijfsarts in. Afstemming dus, geen wedstrijd wie juridisch gelijk heeft.

Ook mantelzorg kan tot zo'n gesprek leiden

Een vergelijkbare situatie ontstaat bij mantelzorg. Iemand kan maandenlang werk combineren met intensieve zorg thuis. Op papier is de medewerker niet ziek. In de praktijk kan iemand volledig uitgeput raken. Dan kan de vraag ontstaan of het werk nog op dezelfde manier kan worden voortgezet.

Ook daar zijn verschillende oplossingen denkbaar. Verlof, tijdelijke aanpassing van werktijden, minder belasting of een andere taakverdeling kunnen soms ruimte geven. Het gaat erom dat leidinggevende en medewerker tijdig bespreken wat nodig is. Wie alleen wacht tot iemand zich uiteindelijk ziek meldt, heeft vaak belangrijke signalen gemist.

Grijs kan ook ontstaan door het werk zelf

Niet alle grijze situaties komen uit het privéleven. Soms speelt het werk een hoofdrol. Een medewerker heeft een conflict met zijn leidinggevende. Er is al maanden spanning in het team. Iemand wordt gepest, voelt zich structureel overvraagd of kan niet meer tegen de voortdurende onzekerheid binnen de organisatie. Op een gegeven moment zegt iemand: "Ik kan zo niet verder."

Dan moet je onderzoeken wat er werkelijk speelt. Misschien is er sprake van een verstoorde arbeidsrelatie. Dan heeft het weinig zin om uitsluitend op de ziekmelding te focussen. Het onderliggende probleem verdient aandacht. Anders probeer je via ziekteverzuim iets op te lossen wat eigenlijk een probleem in samenwerking, organisatie of leiderschap is.

Wat kan iemand nog wel?

Ook wanneer iemand daadwerkelijk ziek is, hoeft ziekte niet automatisch te betekenen dat alle werkzaamheden onmogelijk zijn. Soms zijn er nog arbeidsmogelijkheden tijdens ziekte. Die mogelijkheden kunnen tijdens het herstel bovendien veranderen.

Daarbij gaat de leidinggevende niet zelf dokteren. De bedrijfsarts kan aangeven welke functionele mogelijkheden relevant zijn voor het werk. Vervolgens bespreken werkgever en medewerker hoe die informatie vertaald kan worden naar concrete werkzaamheden. Minder uren, andere taken of passend werk kunnen dan een rol spelen.

In het grijze gebied wordt leiderschap zichtbaar

Hier raakt verzuim rechtstreeks aan leiderschapsontwikkeling. Een protocol vertelt je meestal wel wie je wanneer moet bellen. Maar een protocol vertelt je niet precies hoe je moet omgaan met een medewerker die net zijn partner verloren heeft, iemand die door mantelzorg op zijn tandvlees loopt of iemand die vastloopt door een conflict binnen het team.

Daar heb je communicatie voor nodig. Kun je luisteren zonder meteen oplossingen op te dringen? Kun je duidelijkheid geven zonder hard te worden? Kun je verantwoordelijkheid bij de medewerker laten zonder hem in de steek te laten? En durf je ook naar jouw eigen rol of naar omstandigheden binnen de organisatie te kijken? Bij communicatie als leidinggevende gaat het precies over die kwaliteit van afstemming.

Verzuim is gedrag, maar niet alleen van de medewerker

"Verzuim is gedrag" wordt vaak gezegd. Ik kan daar best in meegaan, zolang we maar niet doen alsof ziekte een keuze is. Gedrag speelt rond de manier waarop mensen communiceren, zich ziekmelden, afspraken nakomen, herstel ondersteunen en omgaan met arbeidsmogelijkheden.

Maar dan gaat het wel om gedrag van twee kanten. Ook de leidinggevende maakt keuzes. Ga je luisteren of meteen oordelen? Zoek je naar mogelijkheden of alleen naar regels? Neem je signalen van overbelasting serieus? Pak je conflicten tijdig aan? Verzuimmanagement gaat dus nooit uitsluitend over het gedrag van de medewerker.

Gebruik de kleuren om beter te kijken

Daar ligt voor mij de waarde van wit, grijs en zwart. Niet in het uitdelen van etiketten, maar in het beter begrijpen van verschillende situaties. Wit vraagt meestal weinig discussie. Zwart gaat over ongeoorloofde afwezigheid. En grijs vraagt vooral om communicatie, afstemming en professioneel leiderschap.

• Gebruik de kleuren als praktisch denkkader, niet als medische beoordeling.
• Laat de leidinggevende niet zelf vaststellen of iemand medisch ziek is.
• Bij evidente ziekte hoef je de situatie niet ingewikkelder te maken dan zij is.
• Noem een vermoeden van misbruik niet automatisch zwart verzuim.
• Onderzoek in het grijze gebied wat er werkelijk speelt.
• Kijk naar ziekte, belastbaarheid, verlof, arbeidsmogelijkheden en omstandigheden in het werk.
• Maak duidelijke afspraken tussen medewerker en leidinggevende.
• Schakel de bedrijfsarts in wanneer medische beoordeling nodig is.

Vooral dat grijze gebied verdient aandacht. Daar zijn geen eenvoudige standaardantwoorden en juist daarom heeft de leidinggevende er een rol. Niet als arts en niet als rechter, maar als degene die samen met de medewerker moet zorgen voor een verstandige afstemming tussen mens en werk.

Veelgestelde vragen over wit, grijs en zwart ziekteverzuim

Het kleurenmodel roept vooral vragen op over wat de kleuren betekenen en welke rol de leidinggevende daarin heeft. Deze vijf vragen zetten dat nog eens scherp neer.

Wat is wit ziekteverzuim?

Wit ziekteverzuim is een situatie waarin er geen reële twijfel bestaat dat iemand door ziekte niet kan werken. Denk bijvoorbeeld aan een medewerker die met een ernstige aandoening op de intensive care ligt. De leidinggevende hoeft daar geen medische classificatie aan te geven. De situatie spreekt voor zich.

Wat is zwart verzuim?

Met zwart verzuim bedoelen we ongeoorloofde afwezigheid waarbij ziekte geen rol speelt en er ook geen geldige verlofgrond bestaat. In gewone taal kun je dat spijbelen noemen. Twijfel over een ziekmelding is op zichzelf geen zwart verzuim.

Wat is grijs ziekteverzuim?

Grijs ziekteverzuim is het gebied waarin de situatie niet eenvoudig zwart-wit is. Er kunnen bijvoorbeeld rouw, mantelzorg, gezondheidsklachten, overbelasting of problemen in het werk spelen. Dan vraagt de situatie vooral om gesprek en afstemming over wat er nodig en mogelijk is.

Moet een leidinggevende bepalen welke kleur het verzuim heeft?

Nee. De kleuren zijn een hulpmiddel om situaties te begrijpen, geen beoordelingsformulier voor leidinggevenden. Wanneer medische beoordeling nodig is, hoort die bij de bedrijfsarts. De leidinggevende richt zich op werk, afspraken en goede begeleiding.

Waarom is grijs verzuim vooral een leiderschapsvraagstuk?

Omdat er in het grijze gebied meestal geen simpele standaardoplossing bestaat. Leidinggevende en medewerker moeten bespreken wat er speelt, welke verantwoordelijkheden ieder heeft en welke oplossing bij de situatie past. Dat vraagt communicatie, duidelijkheid, vertrouwen en maatwerk.