home / leiderschapsontwikkeling / functioneren / selectiegesprekken

Selectiegesprekken: van vacature tot de juiste keuze

Goed functioneren begint wat mij betreft al bij het opstellen van de vacature. Daar begint namelijk de eerste serieuze vraag: wat voor functie hebben we eigenlijk en wie hebben we daarvoor nodig? Welke taken moeten worden uitgevoerd, welke verantwoordelijkheden horen daarbij en welke bevoegdheden krijgt iemand? Wat moet deze persoon kennen en kunnen? Welke opleiding of ervaring is nodig? En minstens zo belangrijk: welk type persoon past bij het werk dat gedaan moet worden? Pas wanneer je daar enigszins helder over bent, kun je gericht gaan werven en selecteren. Selectie is daarmee het begin van het veel bredere proces van functioneren en beoordelen.

Wie zoek je eigenlijk?

Wanneer de functie helder is, volgt de volgende vraag: wat voor medewerker kan die functie goed vervullen? Natuurlijk kijk je naar opleiding, vakkennis en ervaring. Maar daar houdt het niet op. Sommige functies vragen bijvoorbeeld veel zelfstandigheid, andere juist nauwkeurige afstemming. Voor bepaald werk is overtuigingskracht belangrijk, voor ander werk analytisch vermogen, geduld of zorgvuldigheid. Zulke eigenschappen moet je niet uit een standaardlijstje halen. Ze moeten voortkomen uit het werk dat iemand werkelijk gaat doen.

Maak daarbij onderscheid tussen eisen die noodzakelijk zijn en zaken die vooral wenselijk zijn. Niet iedere kandidaat hoeft op ieder onderdeel al volledig ontwikkeld te zijn. Een vaardigheid kan soms worden geleerd. Werkervaring kan op verschillende manieren zijn opgedaan. Maar er zijn ook functie-eisen waarvan je vooraf weet dat ze essentieel zijn. Door dit vooraf helder te krijgen voorkom je dat de selectiecriteria tijdens de procedure langzaam veranderen omdat een bepaalde kandidaat toevallig een goede indruk maakt.

De kernvraag is uiteindelijk of er voldoende aansluiting bestaat tussen persoon en functie. Een kandidaat kan een uitstekend cv hebben en toch niet passen bij het werk dat beschikbaar is. Andersom kan iemand niet overal het perfecte vinkje hebben, maar wel beschikken over de kwaliteiten en het ontwikkelvermogen dat de functie vraagt. Dat is in feite een vraag naar functiematch.

Daarna begint de werving

Pas wanneer je weet wat en wie je zoekt, heeft het echt zin om de vacature naar buiten te brengen. Vervolgens moet je bepalen waar je geschikte kandidaten kunt bereiken. Zet je de vacature op vacaturesites, gebruik je sociale media, schakel je jouw netwerk in, zoek je zelf actief naar kandidaten of kies je voor een andere aanpak? Niet iedere functie vraagt dezelfde manier van werven.

Daarbij is het verleidelijk om vooral te kijken naar het aantal reacties. Maar honderd sollicitanten zijn niet automatisch beter dan tien geschikte kandidaten. De kunst is om daar te werven waar de mensen zitten die mogelijk bij de functie passen en de vacature zo te formuleren dat zij ook begrijpen waarop zij reageren.

Daarover gaat de eerste verdieping onder deze pagina: wervingsmethoden en selectiemethoden. Daar staat de vraag centraal hoe je kandidaten bereikt en welke methoden je kunt inzetten om tot een goede voorselectie te komen.

Dan komen de reacties binnen

Na publicatie komen sollicitatiebrieven, cv's en telefoontjes binnen. Daarmee begint de eerste echte selectie. Wie voldoet aan de noodzakelijke voorwaarden? Bij wie wil je meer informatie verzamelen? Wie valt af en waarom? Ook hier helpt het wanneer je selectiecriteria vooraf duidelijk zijn. Anders ontstaat al snel de situatie dat iedere kandidaat op een andere manier wordt bekeken.

Een sollicitatiebrief en cv geven bovendien maar een deel van de informatie. Kandidaten presenteren zichzelf natuurlijk zo gunstig mogelijk. Dat is niet vreemd, want daar is een sollicitatie voor. Niemand schrijft boven zijn cv: ik heb moeite met plannen, ik raak snel geïrriteerd van klanten en mijn vorige collega's waren mij na drie maanden behoorlijk zat. De taak van de selecteur is dus om tijdens het proces aanvullende en vooral relevante informatie te verzamelen.

Wat wil je tijdens het selectiegesprek te weten komen?

Een selectiegesprek is geen gezellig kennismakingsgesprek, maar ook geen kruisverhoor. Je probeert informatie te verzamelen waarmee je kunt beoordelen of iemand voldoende bij de functie past. Dat vraagt voorbereiding. Welke informatie heb je al? Wat weet je nog niet? Welke punten wil je nader onderzoeken? En welke vragen helpen daarbij?

De vraag "kun je goed samenwerken?" levert bijvoorbeeld weinig op. De kans dat een kandidaat antwoordt met "nee, ik ben werkelijk rampzalig in samenwerking" is beperkt. Vraag liever naar een concrete situatie waarin samenwerking lastig was. Wat speelde er? Wat was zijn rol? Wat heeft hij gedaan? Hoe reageerde hij toen een collega een andere mening had? Wat gebeurde er vervolgens? Dan krijg je informatie waar je iets mee kunt.

Hetzelfde geldt voor leidinggeven, klantgerichtheid, zelfstandigheid, omgaan met druk of verantwoordelijkheid nemen. Vraag niet alleen of iemand iets kan, maar probeer te begrijpen hoe iemand in concrete situaties handelt. Daarvoor heb je vaardigheden nodig in luisteren, vragen stellen en doorvragen. Dat is precies het onderwerp van vaardigheden bij het voeren van selectiegesprekken.

Een goede kandidaat kan ook gewoon goed zijn in solliciteren

Daar zit meteen een belangrijke moeilijkheid. Sommige mensen zijn bijzonder goed in sollicitatiegesprekken. Ze praten gemakkelijk, maken snel contact, weten precies hoe ze een antwoord moeten formuleren en geven je na drie kwartier een uitstekend gevoel. Dat zegt iets, maar niet noodzakelijk alles over de manier waarop zij straks hun werk doen.

Andersom kan een kandidaat gespannen zijn tijdens een sollicitatiegesprek terwijl hij uitstekend zou functioneren in de baan waarop hij solliciteert. Als presentatievaardigheid geen belangrijk onderdeel van de functie is, moet je oppassen dat je niet vooral de beste sollicitant selecteert in plaats van de meest geschikte medewerker.

Daarom moet je een selectiegesprek steeds terugbrengen naar de functie. Wat heb ik werkelijk gehoord? Welke informatie ondersteunt mijn oordeel? Waar baseer ik een positieve of negatieve indruk op? En is dat daadwerkelijk relevant voor het werk dat deze kandidaat straks moet uitvoeren?

Je eigen oordeel kan je behoorlijk in de weg zitten

Wij vormen razendsnel een beeld van andere mensen. Soms heb je na een paar minuten al het gevoel dat iemand uitstekend past. Of juist helemaal niet. Vervolgens ontstaat het gevaar dat je vooral informatie gaat zien die jouw eerste beeld bevestigt. Een kandidaat die je sympathiek vindt krijgt gemakkelijker het voordeel van de twijfel. Bij iemand die je vanaf het begin minder ligt, vallen tekortkomingen ineens veel sneller op.

Dat zijn geen uitzonderlijke fouten van slechte selecteurs. Het zijn gewone menselijke mechanismen. Juist daarom moet je ze kennen. Denk aan het halo-effect, waarbij een positieve eigenschap het totale beeld te sterk kleurt, of het horenseffect, waarbij een negatief punt het tegenovergestelde veroorzaakt. Ook herkenning speelt mee: iemand heeft dezelfde achtergrond, dezelfde hobby of doet je denken aan een medewerker met wie je prettig hebt gewerkt.

De pagina over vooringenomenheid bij selectiegesprekken gaat daar verder op in. Volledig objectief wordt een mens waarschijnlijk nooit, maar je kunt wel voorkomen dat jouw eerste gevoel ongemerkt wordt verheven tot selectiecriterium.

Vergelijk kandidaten met de functie

Na een aantal gesprekken ontstaat gemakkelijk een ranglijst. Kandidaat A vonden we sterker dan kandidaat B, kandidaat C had meer ervaring en kandidaat D kwam het meest enthousiast over. Maar de eerste vergelijking moet niet tussen de kandidaten plaatsvinden. De eerste vergelijking is steeds tussen kandidaat en functie.

Pak daarom na een gesprek de criteria er weer bij. Waar voldoet iemand aan? Waarover heb je voldoende informatie? Waar heb je nog twijfels? Welke kennis of vaardigheid moet vanaf de eerste dag aanwezig zijn en wat zou nog ontwikkeld kunnen worden? Pas daarna wordt het zinvol om kandidaten onderling te vergelijken.

Wanneer belangrijke informatie ontbreekt, kun je een tweede gesprek organiseren, referenties gebruiken, een praktijkopdracht inzetten of een assessment overwegen. Maar ook dan geldt: bepaal eerst welke vraag je wilt beantwoorden. Anders verzamel je steeds meer informatie zonder dat duidelijker wordt waarop je uiteindelijk wilt selecteren.

Selectie is ook vooruitkijken naar functioneren

De keuze voor een kandidaat is geen eindpunt. Zodra de handtekeningen gezet zijn, wordt de sollicitant medewerker en begint het functioneren. Dan wordt zichtbaar of het beeld dat tijdens de selectie ontstond voldoende overeenkomt met de werkelijkheid. Daarom moeten functie, verwachtingen, verantwoordelijkheden en ontwikkelpunten die tijdens de selectie zijn besproken ook terugkomen bij de aanstelling en het inwerken.

Daarmee kom ik weer terug bij mijn uitgangspunt: goed functioneren begint bij het opstellen van de vacature. Je zet daar de eerste lijnen uit voor wat je later van iemand verwacht. Wanneer de functie vanaf het begin vaag is, de selectiecriteria niet duidelijk zijn en tijdens het gesprek vooral op gevoel wordt gekozen, hoef je niet verbaasd te zijn wanneer er later discussie ontstaat over het functioneren.

Dat betekent niet dat iedere verkeerde benoeming te voorkomen is. Mensen veranderen, functies veranderen en een sollicitatieprocedure blijft een inschatting van toekomstig gedrag op basis van beperkte informatie. Maar je kunt die inschatting wel een stuk beter maken door vooraf goed na te denken over de functie en vervolgens zorgvuldig informatie te verzamelen.

Waarom ik geen training selectiegesprekken meer geef

Ik heb jarenlang trainingen gegeven over functioneringsgesprekken, beoordelingsgesprekken en selectiegesprekken. Het verschil in vraag was opvallend. Als ik het grofweg naast elkaar zet, werd ik voor een training functioneringsgesprekken misschien honderd keer gevraagd, voor beoordelingsgesprekken veertig keer en voor selectiegesprekken bijna nooit. Dat is uiteindelijk ook een reden geweest om met die laatste training te stoppen. Je kunt een trainingsaanbod lang op de website laten staan, maar daarmee ontstaat de vraag blijkbaar niet vanzelf.

Dat vind ik overigens nog steeds merkwaardig. Een verkeerde selectie kan een organisatie veel tijd, energie en geld kosten en de gevolgen kunnen nog lang zichtbaar blijven in het functioneren. Toch lijkt er veel meer behoefte te zijn aan hulp wanneer iemand eenmaal in dienst is dan aan ondersteuning bij de keuze daarvoor.

Wat ik incidenteel nog wel doe, is individueel met een leidinggevende meedenken over een concrete selectie. Dat kan in een paar sessies. Dan gaat het bijvoorbeeld over de vacature die opgesteld moet worden, de vraag wat voor medewerker werkelijk gezocht wordt, de selectiecriteria, de opbouw van het gesprek of de vragen waarmee je meer relevante informatie boven tafel krijgt. Dat is geen standaardtraining selectiegesprekken. We pakken de concrete vacature en de concrete selectievraag erbij en denken die samen zorgvuldig door.

Samengevat: selectie begint ruim voor het gesprek

Wie pas begint na te denken wanneer de kandidaat tegenover hem zit, is behoorlijk laat. Goed selecteren begint bij de functie. Daarna vertaal je die functie naar een vacature en selectiecriteria, bepaal je hoe en waar je wilt werven en verzamel je tijdens het selectieproces voldoende informatie om een onderbouwde keuze te maken. Tijdens dat hele proces moet je bovendien kritisch blijven op jouw eigen beeldvorming.

• Begin bij het werk dat gedaan moet worden.
• Maak taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden duidelijk.
• Bepaal welke opleiding, kennis, vaardigheden en ervaring noodzakelijk zijn.
• Denk na over het type persoon dat bij het werk past.
• Vertaal dat naar een duidelijke vacature.
• Stel selectiecriteria vast voordat kandidaten zich melden.
• Kies wervingsmethoden die passen bij de functie en doelgroep.
• Gebruik selectiegesprekken om ontbrekende informatie te verzamelen.
• Vraag door op concrete situaties en gedrag.
• Wees kritisch op eerste indrukken en persoonlijke voorkeuren.
• Vergelijk kandidaten eerst met de functie en daarna pas met elkaar.
• Laat de selectie aansluiten op aanstelling, inwerken en later functioneren.

Een goede selectieprocedure garandeert niet dat iedere benoeming een succes wordt. Maar wanneer je vooraf niet goed weet wat je zoekt, wordt het wel heel toevallig als precies de juiste persoon door de deur komt lopen.

Veelgestelde vragen over selectiegesprekken

Bij selectiegesprekken gaat veel aandacht naar de vragen die je tijdens het gesprek stelt. De kwaliteit van de selectie wordt echter al veel eerder bepaald. Daarom vijf vragen over het hele proces van vacature tot uiteindelijke keuze.

Wanneer begint een goede selectieprocedure?

Bij het nadenken over de functie. Eerst moet duidelijk zijn welk werk gedaan moet worden, welke verantwoordelijkheden daarbij horen en welke kennis, vaardigheden, ervaring en persoonskenmerken nodig zijn. Pas daarna kun je gericht werven en selecteren.

Waar selecteer je een kandidaat op?

Op criteria die voortkomen uit de functie. Denk aan noodzakelijke kennis, opleiding, ervaring, vaardigheden, motivatie en relevante persoonskenmerken. Maak vooraf duidelijk welke criteria noodzakelijk zijn en welke later nog ontwikkeld kunnen worden.

Hoe krijg je tijdens een selectiegesprek betere informatie?

Vraag door op concrete ervaringen en situaties. Vraag niet alleen of iemand iets kan, maar laat de kandidaat vertellen wat hij daadwerkelijk heeft gedaan, welke keuzes hij maakte en wat daarvan het resultaat was. Zo krijg je meer informatie dan met algemene vragen waarop het gewenste antwoord voor de hand ligt.

Hoe voorkom je dat je vooral op jouw gevoel selecteert?

Werk met vooraf vastgestelde criteria en blijf jezelf afvragen waarop jouw oordeel gebaseerd is. Een eerste indruk kan nuttige informatie geven, maar mag niet automatisch bepalen hoe je alle informatie daarna interpreteert.

Wat als je twijfelt tussen verschillende kandidaten?

Ga terug naar de functie en de selectiecriteria. Bekijk waarover je voldoende informatie hebt en welke vragen nog openstaan. Soms is een tweede gesprek, referentie, praktijkopdracht of assessment zinvol. Verzamel alleen aanvullende informatie wanneer duidelijk is welke twijfel je daarmee wilt onderzoeken.