Vaardigheid bij het voeren van een beoordelingsgesprek
Vaardigheid in het voeren van beoordelingsgesprekken is een leerdoel voor veel leidinggevenden. Wat voor vaardigheden hebt u nodig voor het voeren van een beoordelingsgesprek? In ieder geval gaat het om communicatieve vaardigheden of gespreksvaardigheden. In dit artikel proberen we inzicht te geven om welke vaardigheid het precies gaat.
Gespreksvaardig en luistervaardig
Een leidinggevende of manager die beoordelingsgesprekken voert, dient allereerst gespreksvaardig te zijn. Dat ligt voor de hand maar het is van bijzonder groot belang. Als we het mogen samenvatten:
- door goede gesprekstechnieken kunt u weergeven wat u van het functioneren van de medewerker vindt
- u kunt gedrag objectief bespreekbaar maken zonder het op de man of vrouw te spelen
- u kunt goed luisteren: horen wat de medewerker zegt, begrijpen wat bedoeld wordt en vooral: horen wat er niet gezegd maar toch bedoeld wordt (de onderbuik)
- u weet wat het is om een actieve luisterhouding aan te nemen
- u communiceert vanuit de volwassenrol
- u communiceert op een positieve wijze en u bent vaardig om de medewerker te enthousiasmeren en te stimuleren
- U biedt de medewerker voldoende ruimte om zijn/haar zegje te doen en u weet dit te stimuleren
- u weet een sfeer van veiligheid en vertrouwen te creëren waardoor de medewerker ook durft te zeggen wat hem/haar bezig houdt
- u kunt vorm, inhoud en structuur aan het beoordelingsgesprek geven
Dit is de basis voor een goed beoordelingsgesprek. Maar het is niet voldoende. Beoordelingsgesprekken voeren gaat niet alleen om gesprekstechnieken.
Eerst beoordelen: daarna het gesprek voeren!
Om een beoordelingsgesprek te kunnen voeren, moeten medewerkers beoordeeld worden. Dat is een taak van de leidinggevende. Daar komt heel wat anders bij kijken dan alleen maar het gesprek voeren. Beoordelen is meer dan vaardigheid. We hebben het uitgewerkt in een speciaal artikel.
Inzicht en houdingsaspecten
Beoordelingsgesprekken voeren heeft ten dele te maken met vaardigheden. Echter: het vraagt ook inzichten en houdingsaspecten zoals:
- u bent in staat om objectief zonder u te laten leiden door (voor)oordelen naar het functioneren van de medewerker te kijken
- u benoemt niet expliciet verbeterpunten maar vooral ook de punten die goed gaan
- u laat zich niet meeslepen in emoties en gevoelens wanneer het een lastig beoordelingsgesprek betreft
- u weet om te gaan met emoties en gevoelens van de medewerkers zonder dat u daarop te betrokken raakt
- u weet om te gaan met afstand en nabijheid
- u kent uw grenzen qua gespreksvoering en u kunt die professioneel aangeven
- wat u ook van het functioneren van de medewerker vindt: u weet met respect om te gaan met uw collega
- kritische noten betrekt u niet direct op uzelf
Andere vaardigheden
- u kunt een gesprek samenvatten en kort een gespreksverslag produceren die voor uw afdeling HRM volstrekt duidelijk is en ook voor uzelf en uw medewerker
- u kunt de tijdspanne van het beoordelingsgesprek begrenzen
Gespreksvaardigheden
Wanneer de beoordeling negatief is voor de medewerker wordt er nog een hoger beroep gedaan op de gespreksvaardigheden van de leidinggevende. Het vraagt enerzijds om tact en anderzijds om duidelijkheid. In feite is het een vorm van een slecht nieuws gesprek.
Een slechte beoordeling is geen eindpunt
Een beoordeling en zeker een slechte beoordeling is nooit een eindpunt. Het moet leiden tot verbetering. Dus met de constatering dat de medewerker onvoldoende functioneert op de beoordeelde onderdelen zijn we niet klaar. Dan begint het pas. Een stappenplan of plan van aanpak is nodig om de gewenste verbetering door te voeren. Wij adviseren om met de medewerker een verbeterplan op te stellen of een verbetertraject op te starten
Leerdoelen voor de training
We hebben nog meer leerdoelen voor de training functioneren en beoordelen uitgewerkt.
Training en coaching
Bekijk de training beoordelingsgesprekken voor leidinggevenden. We verzorgen deze training in geheel Nederland.
Auteur
Dit artikel is geschreven door Jan Stevens. Voor andere publicaties kunt u ook terecht in onze webshop!
