Vrijblijvend adviesgesprek
Contact opnemen
Google+ Facebook Twitter Linkedin YouTube
Direct informatie? 0528 23 60 30
Of mail naar: info@desteven.nl
zoeken

Verzuimcijfers: wat doet u ermee?

Verzuimcijfers

Verzuimcijfers geven informatie over de mate van ziekteverzuim binnen uw organisatie. Dat begint bij een effectieve eenduidige registratie. Een goede registratie is van belang omdat u anders niet de juiste informatie krijgt. Maar daarna zijn we nog niet klaar. Sterker nog: dan begint het pas. Verzuimcijfers lezen en interpreteren in uw situatie: daar gaat het om. Vraagstukken die zich voordoen: wat is nu een hoog en wat is een laag verzuim? En hoeveel langdurig verzuim is ‘normaal’?

In dit artikel gaan we in vragen als:

Verzuimanalyses en verzuimbeleid

De Steven biedt een aantal diensten:

  • We kunnen uw organisatie adviseren rond het hele terrein van verzuimbeleid, registratie verzuim, verzuimanalyses etc.
  • We kunnen uw leidinggevenden op alle niveaus trainen op onderwerpen als verzuimgesprekken
  • We kunnen met u een traject aangaan voor zowel leiding als medewerkers inzake bewustwording rond verzuim en inzetbaarheid

 Training verzuim en inzetbaarheid

Wat voor verzuimcijfers?

Vaak kunnen personeelsystemen verzuimcijfers ophoesten. Meestal zijn dat:

  • het verzuimpercentage
  • de meldingsfrequentie
  • verzuimfrequentie
  • de verzuimduur

We werken het kort voor u uit:

  • Verzuimpercentage

    We beginnen met een zeer belangrijk verzuimcijfer namelijk het verzuimpercentage. Hoe berekent u dat? U bepaalt eerst over welke periode u het verzuimpercentage wilt berekenen! In dit voorbeeld houden we voor het rekengemak het verzuimpercentage per week aan.

    • u telt alle verzuimdagen van alle medewerkers bij elkaar op. Neem daarbij het aantal kalenderdagen (verzuimdagen) als uitgangspunt
    • daarna deelt u dit getal door het aantal beschikbare kalenderdagen van alle medewerkers. Stel u hebt een week van 5 kalenderdagen en u hebt 40 medewerkers in dienst. Dan beschikt u totaal over 200 kalenderdagen.

    Een voorbeeld van een verzuimpercentage: In een bepaalde week waren 3 medewerkers ziek. Bij elkaar opgeteld 9 dagen (samen). U deelt dan 9 kalenderdagen door 200 dagen (9/200) en u vermenigvuldigt dit met 100%, In dit voorbeeld hebt u dan een verzuimpercentage van 4,5 %

  • Meldingsfrequentie en verzuimfrequentie

    De meldingsfrequentie is het gemiddeld aantal ziekmeldingen in een bepaalde periode terwijl de verzuimfrequentie een weergave is van het aantal ziekmeldingen van een werknemer in een bepaalde verslagperiode.

  • Verzuimduur

    De verzuimduur geeft weer hoe lang de medewerkers gemiddeld genomen verzuimd hebben.

Verzuim meten: hoe doe je dat?

Verzuim meten: hoe moet dat?

Hoe meet je ziekteverzuim? Voorafgaand aan de vraag hoe je verzuim zou moeten meten, moet een andere vraag gesteld worden namelijk: waarom zou u het willen meten? Ons antwoord daarop is eenvoudig:

  • Verzuim ten gevolge van ziekte is erg duur en schaadt het werkproces. Gemiddeld kost één dag verzuim tussen de 200 en 300 euro. Verzuim is dus een risico voor het voortbestaan van de organisatie. Management wil graag grip hebben op risico’s en daarvoor is inzicht nodig in de ernst en hoogte van de risico’s.
  • Verzuimcijfers worden vaak op management niveau gebruikt als stuurinformatie. Om een indicatie te krijgen of het verzuim hoog of laag is worden de cijfers van eigen organisatie vaak vergeleken met branche gemiddelden.  

De meest gebruikelijke cijfers zijn:

  • het verzuimpercentage; het aantal uur dat ten gevolge van ziekteverzuim niet ingezet kan worden voor arbeid, gedeeld door het totaal beschikbare aantal uur maal 100%
  • de verzuim frequentie: het aantal keer dat een medewerker zich ziek meldt.
  • de gemiddelde verzuim duur. De gemiddelde duur van een ziekmelding.

Als deze cijfers ook vertaald worden naar kosten is het vaak schrikken. Zeker als een relatie wordt gelegd met het aantal te verkopen producten of diensten die niets opleveren omdat eventuele winst direct verdwijnt naar verzuimkosten.

Gemiddelde cijfers

Gemiddelde cijfers zijn interessant voor het management team maar op individueel niveau heb je er niks aan. Er is namelijk een grote spreiding in het verzuim percentage. Meer dan de helft van de mensen verzuimt minder dan 1 keer per jaar. Die verzuimen dus helemaal niet. De andere helft bepaalt het verzuim percentage.  85% van de mensen die zich ziek melden is binnen 1 week weer terug.  Ook daar zit niet het grootste probleem. Het probleem bij verzuim wordt veroorzaakt door mensen die langdurige verzuimen, (langer dan 3 maand, maar korter dan 1 jaar) Ook bij verzuim geldt het pareto principe; 80% van het verzuim wordt veroorzaakt door 20% van de ziekmeldingen.

Arbeidsverzuim meten

Naast de vraag waarom en hoe je ziekteverzuim meet kun je je afvragen wat je meet met ziekteverzuim. Bij ziekteverzuim meet je in feite geen ziekteverzuim maar arbeidsverzuim. Arbeidsverzuim zou een betere naam zijn, maar dat is erg lastig te meten, want het verzuimen van arbeid kan ook gebeuren als je niet ziek bent. (Zie ons artikel over roze verzuim). Een cijfer wat nog maar zelden wordt gebruikt is het arbeidsgeschiktheid percentage bij mensen die zich ziekgemeld hebben. Bij het arbeidsgeschiktheid percentage meet je wat iemand wel kan ondanks ziekte, welke loonwaarde daarbij past en hoeveel uur hij dit doet. Door dit te verrekenen daalt het ziekteverzuimpercentage.

Structureel (wekelijks!) het arbeidsgeschiktheid percentage meten bij mensen die ziek thuis zitten, houdt in dat je structureel in gaten blijft houden wat mensen al wel weer kunnen. Als u zegt dat je daar als leidinggevende helemaal geen tijd voor hebt dan klopt dat. Moet u ook niet zelf doen. Laat uw zieke medewerker wekelijks  zijn arbeidsgeschiktheid percentage aan u doorgeven. Doe dit echter alleen bij langdurig verzuim!

Kort, middellang en lang verzuim

Kort, lang of middellang verzuim

Er wordt bij de verzuimduur vaak onderscheid gemaakt in kortdurend, middellang, lang en zeer lang verzuim. Hieronder wordt aangegeven hoe vaak dit verzuim voorkomt en welk percentage ermee gemoeid is. Het denken over verzuim wordt vaak bepaald door het verzuim dat het meest voorkomt: de korte griepjes. Dat is ook lastig want daarvoor moet aanpassing in het rooster of inval worden geregeld. Vaak wordt echter over het hoofd gezien dat één langdurig verzuimgeval wel eens veel meer dagen kan duren dan al het kortdurende verzuim bij elkaar.

  • Kort verzuim (binnen een week beter)

    In 70% van de gevallen zijn mensen binnen een week beter. Dit zogenoemde ‘kort verzuim’ komt het meest voor, maar uiteraard gaan er niet veel dagen aan op. Als referentie geldt dat het kort verzuim tot 1% verzuim leidt.

  • Middellang verzuim (tot zes weken)

    In 20% van de gevallen zijn mensen binnen zes weken beter. Aan dit zogenoemde ‘middellang verzuim’ gaan redelijk veel dagen op. Maar dat is beperkt tot maximaal zes weken per geval. Als referentie geldt dat het middellang verzuim tot 1,7% verzuim leidt.

  • Lang verzuim (tot een jaar)

    In 9% van de gevallen zijn mensen langer dan zes weken ziek. Dit zogenoemde ‘lang verzuim’ komt het minst voor, maar uiteraard gaan er veel dagen aan op. Als referentie geldt dat het lang verzuim tot 3% verzuim leidt.

  • Zeer lang verzuim (langer dan een jaar)

    In 1% van de gevallen duurt het verzuim langer dan een jaar. Dit geeft ook 1% van het verzuim (over het tweede ziektejaar).

Lang verzuim bepaalt 90% van het verzuim percentage

Het lange verzuim (10% van de verzuim gevallen) bepaalt dus voor 90% het verzuim percentage. Als u geïnteresseerd bent in het verlagen van hoge kosten en het individuele lot van medewerkers: pak dan het lange verzuim aan. Stelt u prijs op goede arbeidsverhoudingen: maak dan werk van het middellang verzuim. Is de werksfeer slecht of loopt de planning niet goed: pak het kort verzuim aan.

40% van het arbeidsverzuim is werkgerelateerd

Wist u dat 40% van het arbeidsverzuim werkgerelateerd is? Daarbij kunt u denken aan:

  • werkdruk en werkstress binnen organisaties
  • rolonduidelijkheid en rolconflicten
  • interpersoonlijke conflicten
  • spanningen in teams
  • hoeveelheid werk (teveel werk)
  • gebrek aan controle en overzicht

Maar hoe zit dit binnen uw organisatie? En wat gaat u eraan doen?

Oorzaken ziekteverzuim

Wie verzuimen er? Preventie op basis van verzuimregistratie

VerzuimcijfersWie verzuimen er? In de regel komt het hierop neer:

  • 30% van de werknemers verzuimt in een jaar in het geheel niet
  • 55% heeft een betrekkelijk laag verzuim
  • gemiddeld 15% van de werknemers heeft een opvallend frequent of langdurig verzuim. De criteria daarvoor zijn: per jaar vier of meer keer ziek, langer dan één maand in één ziekteperiode of in totaal meer dan 42 dagen (zes weken) ziek.

De groep opvallend verzuimers is klein, maar tekent in de regel voor 60 tot 90% van alle verzuimdagen en alle ziekmeldingen. Het ligt dan voor de hand de betrokkenen uit de registratiecijfers te voorschijn te halen en met ieder van hen persoonlijke afspraken te maken ter verbetering in de toekomst.

Personeelsadviseurs en bedrijfsartsen kunnen de leidinggevenden hierbij helpen. Bij bedrijven die zo planmatig en preventief te werk gaan, heeft dit tot aanmerkelijke resultaten geleid.

Het is daarbij een goed idee om collega leidinggevenden te vragen (of dat te regelen) ook eens te kijken of de leidinggevenden elkaar niet kunnen helpen om uit uitzichtloze of historisch scheefgegroeide situaties te komen. Het blijkt vaak dat zo allerlei blinde vlekken worden ontdekt en maatwerk per individu kan worden gerealiseerd.

Voordelen:

  • Effectief maatwerk is veel effectiever dan allerlei generalisaties over verzuim.
  • Er is een preciezer preventief beleid mogelijk.
  • Er vindt een aanzienlijke daling van het verzuim plaats.
  • Vaak ook gepaard gaande met een betere werksfeer.
  • En een meer effectief en gewaardeerde inzet van de bedrijfsarts.
  • Voor de leidinggevende is er een extra voordeel: het is immers makkelijker praten met medewerkers op het moment dat ze niet ziek zijn (maar wel op de lijst staan).

Verzuimtraining

Verzuim beheersing kan veel van uw tijd als leidinggevende vragen. Daar zit het gevaar in dat mensen die veel verzuimen of dreigen te verzuimen alle aandacht krijgen en de focus vooral komt te liggen op het bereiken van laag verzuim. We hebben al gezegd dat wij te hoog verzuim niet normaal vinden. Wat we wel normaal vinden is inzetbaarheid, het leveren van een bijdrage aan de organisatie en daarbij zelf ook meerwaarde ondervinden. Dat zie niet terug in normale verzuimcijfers. In plaats van verzuimcijfers zou je kunnen gaan werken met aanwezigheid cijfers. 5% ziekteverzuim is hetzelfde als 95% aanwezigheid.  Het doel om van 95% naar 97% aanwezigheid te gaan is een stuk aantrekkelijker, normaler en heeft een grote kans van slagen. Zie onze artikelen van verzuim naar inzetbaarheid.

Training verzuimmanagement voor leidinggevenden

Hoog, laag of normaal verzuim

Hoog, laag of normaal verzuim

Wat is een hoog verzuimpercentage en wanneer zijn er lage verzuimcijfers? Wanneer is er sprake van normaal verzuim? Pas als we weten wat normaal is kun je de afwijking van normaal zien en spreken van een hoog of laag ziekteverzuim.

Wat is normaal verzuim?

Wanneer we spreken over normaal ziekteverzuim dan gaan we uit van de veronderstelling dat een bepaalde mate van verzuim normaal is. Volgens ons is verzuim niet normaal. Een organisatie is niet ingericht op het bereiken van verzuim, en als een organisatie vooral is ingericht op het voorkomen van verzuim bereikt het niet waarvoor hij er eigenlijk is. Een organisatie is ingericht op het maken van goede producten of het leveren van diensten. Soms zijn er echter risico’s bij het maken van die producten of  diensten die schade aan de gezondheid van medewerkers tot gevolg kunnen hebben. Die risico’s moet je voorkomen en als ze niet te voorkomen zijn moet je  beheers maatregelen nemen. Die maatregelen neem je niet om normaal verzuim te krijgen maar omdat je anders je product of dienst niet kunt leveren.

Mensen hebben meestal ook niet als normaal doel om te verzuimen van werk. De meesten  willen graag een zinvolle bijdrage leveren aan het werk wat ze doen. En dat kan niet als je ziek bent.

Toch kan iedereen een keertje ziek worden en is enig verzuim ten gevolge van ziekte niet te voorkomen. Er is altijd een bepaalt percentage verzuim waar je geen invloed op hebt. Globaal wordt maximaal 3% ziekteverzuim aangegeven als het percentage waar geen invloed op mogelijk is. Alle percentage daarboven is wel beïnvloedbaar.

Een paar normale cijfers

Een bepaalt percentage verzuim is dus niet te voorkomen en kan als normaal worden gezien. Om iets specifieker aan te geven waar dat percentage door ontstaat kun je gebruik maken van statistieken. Cijfers van TNO geven aan dat de gemiddelde Nederlandse werknemer zich 1,2  keer per jaar ziek meldt. Gemiddeld duurt zo’n ziekte periode 6,8 dagen. Die gemiddelde duur van bijna 7 dagen kent echter een forse spreiding.

  • Het overgrote deel, zo’n 80%, van de verzuimgevallen, is kort verzuim. Bij kortverzuim zijn mensen binnen  1 á 2 weken weer aan het werk. Het aantal werkdagen dat hier per ziekmelding verloren gaat is dus gering.
  • 15% van alle verzuimgevallen is middel langverzuim. Bij middel lang verzuim zijn mensen tussen de 2 en 6 weken weer terug op het werk.
  • We spreken van lang verzuimen als  het verzuim langer duurt dan 6  weken maar minder dan 1 jaar. Dit vormt zo’n 3 % van alle verzuim gevallen.
  • 2% van alle verzuimgevallen duurt langer dan 1 jaar. Dit is extra lang verzuim.

Hoewel gemiddelden dat misschien doen vermoeden, zijn ziekmeldingen niet gelijkmatig verdeeld over alle medewerkers. Gemiddeld meldt per jaar, iets meer dan de helft van alle medewerkers zich niet ziek.

Wat kunt u als leidinggevende met deze normale cijfers?

Onze conclusie is dat 80% van de werkdagen die door ziekteverzuim  vervallen wordt veroorzaakt door 20% van de verzuimgevallen. Om uw verzuim percentage naar beneden te krijgen, kunt u zich dus het beste richten op die 20%.

Het overgrote deel van alle mensen die zich ziekmelden (80%) is binnen 1 a 2 weken weer aan het werk. Eigenlijk hoeft u daar niet zoveel mee als leidinggevende. U moet wel opletten als een en dezelfde persoon zich vaker (vaker dan 3 keer per jaar of 2 keer per half jaar) kortdurend ziekmeldt. Dit is een alarm signaal en een voorspeler van langdurig verzuim.

Bij de 15 % die binnen 6 weken weer aan het werk is wordt wel activiteit van u verwacht. Wellicht in het begin niet, maar na zo’n 2 a 3 weken zijn er meestal weer arbeidsmogelijkheden. De zieke medewerker is nog niet volledig inzetbaar in het eigen werk maar wel weer op onderdelen. Voor die onderdelen moet u passende arbeid aanbieden. Welke onderdelen dat zijn kunt gewoon aan uw medewerker vragen.

Het belangrijkste om niet boven de normale 3% verzuim te komen is het tijdig herkennen en nemen van maatregelen bij de 20% van de gevallen die zorgen voor 80% van de verloren werkdagen.

Daarvoor moet u in de eerste plaats uw medewerkers en het werk goed kennen. Als u dat gedaan heeft moet u leren om bij de ziekmelding een correcte inschatting te maken of er sprake is van een griepje van een paar dagen of dreigend langdurig verzuim.

Vaardigheden, kennis en inzicht

Om onder de normale 3% verzuim te blijven heeft u kennis, vaardigheden en inzicht nodig in:

  • het werk

    • de risico’s van het werk, veilig werk, de wijze waarop het werk georganiseerd is, de hulpbronnen in het werk, uw manier van leidinggeven, de werkcultuur.
  • de medewerker

    • zijn competenties, motivatie, vitaliteit, flexibiliteit, werkstijl, persoonlijkheid en privé omstandigheden, de afstemming tussen medewerker en werk
  •  wetgeving

    • Wat moet vanuit de wet verbetering Poortwachter? Wat vraagt u aan, en wat mag u verwachten van een bedrijfsarts of arbeidsdeskundige? Wanneer krijgt u te maken met het UWV? Wat mag wel en vooral wat mag niet van de Autoriteit Bescherming Persoonsgegevens?
  • Juiste gespreksvaardigheden

    • bij ziekmelding en verzuimgesprekken komt het erop aan om het gesprek op volwassen niveau te kunnen voeren. U moet uw valkuilen kennen en herkennen wanneer u erin trapt.

Verzuimmanagement

Dit artikel is geschreven in de serie over verzuimmanagement en verzuim binnen organisaties.

Verzuimmanagement

Auteur

Dit artikel is geschreven door: Peter Weustink

Peter Weustink trainer - coach