home / leiderschapsontwikkeling / delegeren / delegeren informeren

Hoe blijf je op de hoogte van een gedelegeerde taak?

Taak gedelegeerd: blijf geïnformeerd over de voortgang!

De taak is gedelegeerd en hopelijk de verantwoordelijkheid en bevoegdheid ook. Maar hoe blijf je als leidinggevende geïnformeerd over de ontwikkelingen, voortgang, knelpunten rondom de gedelegeerde taak? Belangrijk is om daar afspraken over te maken.

Hoe maak je goede afspraken over terugkoppeling?

Goede afspraken zijn de basis voor vertrouwen en duidelijkheid. Spreek vooraf met je medewerker af hoe en wanneer hij of zij je informeert over de voortgang. Kies daarbij een vorm die bij jullie beiden past: een wekelijks kort overleg, een maandelijkse rapportage, of juist spontane updates bij knelpunten. Belangrijk is dat je aangeeft:

• Welke informatie je nodig hebt.
• Wanneer je die informatie verwacht.
• Wat je doet met die informatie (bijvoorbeeld sparren, bijsturen, complimenteren).

Zo voorkom je misverstanden en voorkom je dat je in een controlerende rol schiet. Het gaat niet om controleren, maar om verbonden blijven met de voortgang.

Wat gaat hier vaak mis?

Wat hier vaak mis gaat is het volgende:

• De leidinggevende neemt aan dat het wel goed zal gaan (in plaats van weten).
• De leidinggevende begrijpt onvoldoende dat hij/zij vanuit zijn/haar eindverantwoordelijkheid geïnformeerd moet zijn.
• De leidinggevende legt ‘vertrouwen’ uit als ‘zoek het maar uit’ of ‘laat maar waaien’.
• De leidinggevende neemt de taken en/of de medewerker onvoldoende serieus.

Gevolgen: dit gaat goed bij zeer capabele medewerkers, maar wanneer het verkeerd gaat is de kans op een arbeidsconflict zelfs aanwezig.

Valkuilen van de leidinggevende bij informatievoorziening

Ook bij de leidinggevende zitten er haken en ogen aan het verkrijgen van informatie. Het is niet alleen een kwestie van de medewerker die te weinig deelt. Soms zit het knelpunt juist bij de leidinggevende zelf. Hieronder noem ik een aantal veelvoorkomende valkuilen:

• Bang om te controlerend over te komen: Sommige leidinggevenden zijn bang dat ze het vertrouwen van hun medewerker ondermijnen als ze naar updates vragen. Ze willen niet als een politieagent overkomen. Het gevolg: ze stellen helemaal geen vragen meer en verliezen het overzicht.
• Bang om de controle kwijt te raken: Aan de andere kant zijn er leidinggevenden die juist moeite hebben met loslaten. Ze durven wel te delegeren, maar voelen zich ongemakkelijk bij het idee dat ze niet overal zicht op hebben. Daardoor blijven ze alsnog te veel op details zitten.
• Onvoldoende duidelijkheid over verwachtingen: Soms denkt een leidinggevende dat de medewerker wel snapt wat hij wil weten. Maar onuitgesproken verwachtingen leiden zelden tot een goede samenwerking. Duidelijkheid vooraf is essentieel.
• Geen tijd maken voor overlegmomenten: In de waan van de dag schiet het geplande voortgangsgesprek er makkelijk bij in. Maar als je structureel te weinig tijd maakt, verslapt het contact en ontstaat ruis.
• Te veel informatie tegelijk willen: Sommige leidinggevenden willen ineens alles weten – juist omdat ze lang niets hebben gevraagd. Dat werkt verstikkend en roept weerstand op bij de medewerker.
• Geen onderscheid maken tussen hoofdlijnen en details: Het is belangrijk dat je als leidinggevende focust op de hoofdlijnen. Wanneer je elk detail wilt weten, wek je de indruk dat je geen vertrouwen hebt in de uitvoering.
• Onzekerheid over eigen rol: Sommige leidinggevenden twijfelen of ze wel bevoegd zijn om bepaalde vragen te stellen. Zeker wanneer er sprake is van veel autonomie binnen het team. Die onzekerheid werkt verlammend.

De rode draad? Heldere communicatie, wederzijds vertrouwen en structuur. Als je als leidinggevende weet wat je nodig hebt, én dat helder benoemt zonder oordeel, ontstaat er een open samenwerking waarin voortgang bespreken vanzelfsprekend wordt. Lees ook: valkuilen bij delegeren. 

Misverstanden over vertrouwen

Er leeft soms een hardnekkig misverstand: dat je pas echt vertrouwen geeft als je iemand helemaal loslaat. Alsof je geen vragen meer mag stellen, en alles op zijn beloop moet laten. Maar vertrouwen gaat juist samen met verbinding.

Als jij iemand een taak toevertrouwt, betekent dat niet dat je je terugtrekt. Het betekent dat je helder bent over wat je verwacht, en dat je openstaat voor contact over de voortgang. Terugkoppeling is geen controle, het is samenwerking. Het is het verschil tussen: ‘je zoekt het maar uit’ en ‘ik loop een stukje met je mee’.

Waarom geven medewerkers te weinig informatie?

Hoe komt het dat medewerkers te weinig informatie verstrekken aan de leidinggevende? Ik noem een aantal oorzaken:

• De medewerker ervaart het als een vorm van ‘zichzelf moeten verantwoorden’ en vindt dat negatief.
• De medewerker voelt zich onzeker en heeft de neiging om situaties rooskleuriger voor te stellen c.q. helemaal niet voor te stellen.
• De medewerker is bang voor kritiek.
• De medewerker wil het op zijn/haar manier doen en stelt alles in het werk om een eigen ‘eilandje’ op te bouwen.
• De medewerker is niet capabel voor de taak maar verbloemt dat of wil dat verbloemen.
• De medewerker kan onvoldoende beoordelen welke informatie voor jou van belang is.
• De medewerker begrijpt niet (of je hebt het niet uitgelegd) dat je als eindverantwoordelijke voor de taak geïnformeerd moet zijn over de voortgang.
• Je hebt geen afspraken met de medewerker gemaakt hoe hij/zij jou informeert en waarover.

Het gevolg kan zijn: de leidinggevende gaat weer in de controlestand staan en er ontstaat onderhuids wantrouwen en uiteindelijk een conflict.

Veelgestelde vragen – FAQ

Hier tref je enkele veelgestelde vragen.

Hoe blijf ik als leidinggevende op de hoogte van een gedelegeerde taak?

Door vooraf goede afspraken te maken. Bespreek welke informatie jij nodig hebt, wanneer je die wilt ontvangen, en in welke vorm. Zo houd je overzicht zonder te controleren.

Mag ik als leidinggevende vragen stellen zonder dat het voelt als controle?

Ja, zeker. Terugkoppeling vragen is geen wantrouwen, maar een vorm van samenwerken. Als je dat open en helder doet, voelt het juist verbindend. Lees verder over het belang van afstemming tussen leidinggevende en medewerker. 

Wat als mijn medewerker te weinig terugkoppelt?

Dat kan allerlei oorzaken hebben: onzekerheid, angst voor kritiek of simpelweg onduidelijkheid over wat jij verwacht. Daarom zijn duidelijke afspraken cruciaal. Terugkoppeling is geen verantwoording, het is een werkafspraak.

Hoe vaak moet ik geïnformeerd worden?

Dat hangt af van de taak, de ervaring van de medewerker en de context. Soms is een wekelijks overleg voldoende, soms is vaker nodig. Het gaat erom dat jij kunt volgen wat er speelt, zonder de uitvoering over te nemen. Soms is het handig om het bilaterale overleg te benutten. 

Wat zijn veelvoorkomende valkuilen bij informatievoorziening?

Een paar voorbeelden: geen afspraken maken, te lang niks vragen en dan ineens alles willen weten, onduidelijke verwachtingen, of bang zijn om te veel controle uit te oefenen. De sleutel is heldere communicatie én wederzijds vertrouwen.