home / team organisatie / teamontwikkeling / hybride werken / thuiswerken crisis

Thuiswerken in crisistijd: problemen, valkuilen en lessen

De coronacrisis maakte thuiswerken in korte tijd voor grote groepen medewerkers noodzakelijk. Binnen het thema hybride werken is die periode nog steeds interessant, juist omdat we in korte tijd konden zien wat langdurig en vaak gedwongen thuiswerken met mensen en teams deed. Dan doel ik niet op de categorie die thuiswerken fijn vond. Die was er ook! Ik doel op de thuiswerker die er echt mee in de problemen kwam.

Gedwongen thuiswerken tijdens een crisis is iets anders dan bewust kiezen voor hybride werken. Er was nauwelijks voorbereiding, medewerkers konden niet zomaar naar kantoor en sociale contacten vielen plotseling weg. Ik denk dat we de problematiek die toen zichtbaar werd kunnen onderverdelen in een vijftal categorieën:

• Motivatieproblemen.
• Problemen met structuur en discipline.
• Het gevoel van weinig steun of er alleen voor staan.
• Communicatieproblemen en verschillen van inzicht.
• Angst en onzekerheid die op de achtergrond een rol speelden.

Gebrek aan steun en contact bij thuiswerken

Een tweede probleem is gebrek aan steun. Vaak ook steun die ontbreekt vanuit de leiding. Iemand zei destijds: ‘Ik heb mijn leidinggevende in geen zes weken gesproken.’ Het gevoel dat vervolgens kan ontstaan is: ‘Ik sta er alleen voor.’ Ook collega's kunnen moeilijker bereikbaar zijn. Je kunt minder gemakkelijk op bepaalde kennis en kunde terugvallen, verwachtingen zijn soms niet duidelijk en het informele moment om ergens even over te sparren ontbreekt.

Juist bij werken op afstand vraagt aandacht geven aan medewerkers meer bewustzijn. Op kantoor kom je elkaar vanzelf tegen. Bij thuiswerken moet je soms letterlijk organiseren dat je weet hoe het met iemand gaat. Dat betekent niet dat een leidinggevende voortdurend moet controleren, maar wel dat medewerkers moeten weten dat ze ergens terechtkunnen wanneer zij vastlopen.

Motivatieproblemen en afnemende betrokkenheid bij thuiswerken

Als derde probleem noem ik motivatie. Voor een aantal mensen nam de motivatie voor het werk sterk af. De betrokkenheid kon minder worden wanneer men langere tijd niet fysiek samenkwam. Waardering werd gemist, complimenten ontbraken en thuiswerken kon samengaan met gevoelens van eenzaamheid, lusteloosheid of gebrek aan energie. De aparte pagina over motivatie bij thuiswerken gaat daar uitgebreider op in.

Minder betrokkenheid bij team en organisatie

Als thuiswerker kun je minder betrokken raken bij je werk. Je bent minder goed op de hoogte van wat er allemaal speelt binnen het bedrijf doordat je geen toevallige informatie meer opvangt in de wandelgangen, bij de koffieautomaat of tijdens gesprekken tussen collega's. Dat soort informatie heb je niet altijd nodig om jouw taak uit te voeren, maar het helpt wel om je onderdeel te voelen van de organisatie en het team.

De afstand wordt groter en collega's met wie je normaal weinig rechtstreeks samenwerkt kunnen uit beeld verdwijnen doordat je ze simpelweg niet meer tegenkomt. Tijdens de coronaperiode kon een online personeelsbijeenkomst daarom ineens een welkome bron van saamhorigheid zijn.

Eenzaamheid door langdurig thuiswerken

De thuiswerker kan zich ook eenzaam voelen. Contact is een sterke menselijke behoefte. Moderne communicatiemiddelen maken veel mogelijk, maar een beeldscherm vervangt niet voor iedereen de behoefte om daadwerkelijk samen met anderen te zijn. De gedwongen afzondering tijdens de lockdowns maakte dat destijds extra zichtbaar.

Niet iedereen ervaart dit op dezelfde manier. De één geniet van stilte en zelfstandigheid, terwijl een ander juist energie haalt uit mensen om zich heen. Het probleem begint vooral wanneer iemand de sociale contacten mist die hij of zij nodig heeft en er nauwelijks alternatieven voor ontstaan.

Verveling en gebrek aan uitdaging bij thuiswerken

Verveling kan eveneens een valkuil zijn. Zeker wanneer je jouw taken sneller klaar hebt dan anders of omdat er eenvoudigweg minder te doen is. Verveling kan ontstaan wanneer uitdaging ontbreekt. Ook dat is heel persoonlijk. De één verveelt zich als hij of zij alleen is. Persoonlijk verveel ik me eerder in gezelschap en vooral als er weinig inhoud en betekenis is. Ik mijd overprikkeling en doe liever mijn eigen ding.

Thuiswerken zonder structuur: uitstel, afleiding en grenzen

Gebrek aan orde en structuur geeft een onvoldaan gevoel, zeker voor degene die moeite heeft met zelfregie en planning of wanneer het bioritme wordt verstoord. Thuis zijn vaak veel afleiders en uitstel ligt gemakkelijker op de loer. De balans tussen privé en werk kan vervagen en de week lijkt soms één grauwe mix. Wanneer belasting, herstel en grenzen langere tijd uit balans raken, kan thuiswerken ook gezondheidsklachten versterken. Daarover gaat de verdieping over ziek worden door thuiswerken.

Uitstelgedrag bij thuiswerken

Voor de thuiswerker ligt uitstelgedrag op de loer. Er is niemand die over je schouder meekijkt of ongeduldig zit te wachten op de resultaten van je werk. Zeeën van tijd en alle vrijheid om die naar believen in te delen. Tsja. Dan is het wel zaak om jouw doelstellingen voor ogen te houden, anders ga je vooral veel andere dingen doen. Focus op doelstellingen is dus belangrijk.

Gebrek aan discipline en dagritme

Een zekere mate van discipline heb je beslist nodig om thuis te kunnen werken. Dat kan zichtbaar worden in gebrek aan structuur, later beginnen dan anders, onnodig lang aan de koffietafel zitten of steeds iets anders gaan doen. Ook het bioritme kan in verwarring raken wanneer vaste overgangsmomenten zoals vertrekken naar het werk en weer thuiskomen verdwijnen.

Iemand schreef: ‘Op mijn werk beseft de leiding wel dat thuiswerken niet zo efficiënt gaat als op kantoor en dat wordt geaccepteerd. Maar voor mezelf vind ik het ook wel erg prettig om bijtijds op te staan en enige structuur in de dag te houden. Het vereist wel motivatie om de inzet op min of meer hetzelfde peil te houden; die motivatie heb ik niet altijd.’

Afleiding en prikkels in de thuisomgeving

Een andere valkuil is afleiding. De één ziet de klusjes in en om het huis voorbijkomen en dat trekt de aandacht. Wanneer familie weet dat je thuiswerkt, bellen of appen ze gemakkelijker. De thuissituatie speelt daarbij een grote rol. Woon je alleen en heb je geen kinderen of partner? Dat scheelt mogelijk in de afleiding, hoewel die stilte ook lastig kan zijn. Maar wanneer je een gezin met kinderen hebt en jouw partner ook thuiswerkt, kan de afleiding snel enorm zijn.

Stel je bent hoogsensitief: hoe snel kan een overbelaste thuissituatie dan voor overprikkeling zorgen? Zeker wanneer je niet te groot behuisd bent. Het kan zelfs leiden tot conflicten en echtelijke ruzies. Wat ik vaak hoorde was: ‘De één vindt het gezellig en de ander wordt gigantisch overprikkeld. De één is blij om tijd voor elkaar te hebben en schakelt makkelijk, en de ander wordt er knettergek van en kan zo echt niet werken.’ Dat houdt ook verband met de sfeer in huis en de mogelijkheid om je af te zonderen.

Moeite met stoppen en grenzen stellen bij thuiswerken

En als je dan lekker in je flow zit, of je hebt je ergens in vastgebeten en je moet en je zult het afmaken, dan moet je oppassen dat je niet bij nacht en ontij aan het werk blijft. Iemand schreef me: ‘Ons kantoor sluit rond 18.00 uur en aangezien ik niet kan afsluiten en het mij bovendien als vrouw verboden is om als laatste in het pand te blijven, hoezo geëmancipeerd maar toch vertederend zorgzaam, word ik altijd bijtijds naar huis gestuurd. Thuis kun je echter ongelimiteerd doorgaan, vooral als er niemand is om paal en perk te stellen aan je bezetenheid.’

Planning en tijd inschatten bij thuiswerken

Het inschatten van de tijd die je nodig hebt om bepaalde zaken te doen kan thuis anders zijn dan op kantoor. Als je je thuis veel beter kunt concentreren, ben je sneller klaar met sommige dingen, terwijl afstemming met collega's of het opvragen van informatie juist meer tijd kan kosten. Dat helpt natuurlijk niet wanneer je toch al moeite hebt met planning.

Onzekerheid en angst tijdens de coronacrisis

Tot slot was er bij sommige medewerkers angst voor later. Gaat het wel goed met ons bedrijf? Dalen de omzetcijfers? Komt het economisch wel goed? Hou ik mijn baan wel? Tijdens de pandemie speelde daarnaast de angst voor het coronavirus zelf: word ik zelf ziek of worden mijn collega's of naasten ziek?

Die specifieke context hoort bij de crisisperiode waarin deze pagina ontstond. Juist doordat verschillende onzekerheden tegelijk speelden, is het moeilijk om alle problemen uit die periode uitsluitend aan thuiswerken toe te schrijven. Het thuiswerken, de gezondheidscrisis, zorgen over werk en inkomen en beperkingen in het sociale leven liepen door elkaar heen.

Praktische tips voor thuiswerken met meer structuur en balans

Ik geef je een aantal praktische tips mee. Niet omdat iedere thuiswerker hetzelfde probleem heeft, maar omdat zelfzorg, structuur, grenzen en contact juist op afstand gemakkelijker uit beeld kunnen raken. Kijk vooral wat voor jou werkt en waar jij meer houvast nodig hebt.

Maak afspraken met huisgenoten

Maak heldere afspraken met huisgenoten over tijden waarop je niet gestoord wilt worden, zodat je geconcentreerd kunt werken. Zeker wanneer meerdere mensen thuis werken of leren, voorkomt duidelijkheid een hoop irritatie.

Werk vanuit duidelijke doelstellingen

Maak voor jezelf duidelijk welke doelstellingen in de huidige situatie belangrijk zijn voor jouw werk. Stel prioriteiten op basis van die doelstellingen. Het kan houvast geven om ze op papier te zetten en ergens in jouw blikveld neer te leggen of op te hangen.

Overvraag jezelf niet

Leg de lat niet te hoog. Zeker in een uitzonderlijke situatie zijn omstandigheden niet ideaal. Wees realistisch over wat je voor elkaar kunt krijgen en sta jezelf toe dat je niet aan iedere verwachting kunt voldoen. Daarmee bedoel ik verwachtingen van anderen, maar ook die van jezelf.

Vraag hulp wanneer je vastloopt

Vraag hulp als je dat nodig hebt. Dat je jouw collega's niet ziet, wil nog niet zeggen dat je alles in je eentje moet oplossen wanneer je ergens in vastloopt. Juist op afstand moet je soms bewuster zelf het initiatief nemen om iemand te bellen of te vragen om mee te denken.

Onderhoud sociaal contact met collega's

Onderhoud je contacten actief en bel of app ook eens informeel met een collega, zoals je normaal een praatje zou maken bij de koffieautomaat. Zulke sociale contacten kunnen helpen om de samenwerking soepel te laten verlopen. Juist wanneer je elkaar niet vanzelf tegenkomt, is het goed om daar wat extra aandacht aan te besteden.

Beloon jezelf en zorg voor ontspanning

Beloon jezelf voor het werk dat je gedaan krijgt. Wilskracht alleen is niet zo krachtig als veel mensen denken. Doe ook iets waar je blij van wordt en zorg dat ontspanning een echte plek in jouw dag houdt.

Beperk de hoeveelheid nieuws en afleiding

Tijdens de coronacrisis was het verleidelijk om voortdurend nieuwsberichten te volgen. Een overload aan informatie over zaken waar je nauwelijks invloed op hebt kan veel onrust geven. Hetzelfde principe geldt breder bij thuiswerken: bescherm jouw aandacht tegen voortdurende meldingen, nieuws, sociale media en andere stoorzenders.

Relativeer spanningen thuis

Wees mild voor jezelf en voor je naasten. Spanningen en irritaties zijn heel menselijk wanneer mensen veel tijd op dezelfde plek doorbrengen. Wanneer spanningen dreigen te escaleren, helpt het soms om even afstand te nemen en later op een rustiger moment te bespreken wat nodig is om de situatie werkbaar te houden.

Voordelen van thuiswerken die ook na de crisis relevant bleven

Thuiswerken heeft natuurlijk ook voordelen. Dat is mede de reden waarom het na de coronaperiode niet volledig verdwenen is. Het maakt daarbij een groot verschil of je door een crisis gedwongen thuiswerkt of dat thuiswerken onderdeel is van een bewuste en flexibele manier van organiseren. Ik zet een aantal voordelen op een rij.

Meer mogelijkheden voor concentratie

Ik hoor verhalen van mensen die zich thuis beter kunnen concentreren. Voorwaarde is wel dat je thuis een prettige en rustige werkplek hebt en natuurlijk speelt jouw gezinssituatie mee. Wanneer de omstandigheden goed zijn, ontbreken thuis soms stoorzenders die je op kantoor wel hebt: een radio waar je niet van houdt, een collega die blijft praten terwijl je nog veel te doen hebt of een leidinggevende die je toevallig in de gang tegenkomt met: ‘O ja, goed dat ik jou zie...’ en voordat je het weet zit je in een overleg.

Online vergaderingen kunnen korter zijn

Een online vergadering kan doelgerichter verlopen doordat mensen voor een specifiek onderwerp inloggen en daarna weer verdergaan met hun werk. Dat betekent natuurlijk niet dat iedere online vergadering vanzelf effectief is. Ook digitaal kun je uitstekend te lang vergaderen.

Meer autonomie bij het indelen van het werk

Je kunt thuis vaak meer zelf bepalen wanneer je bepaalde werkzaamheden uitvoert en hoe je jouw dag indeelt. Er is minder toevallige bemoeienis en je kunt pauzes gemakkelijker laten aansluiten op jouw eigen ritme. Daar staat tegenover dat je ook zelf verantwoordelijkheid draagt voor resultaten, afstemming, contact en het tijdig vragen van hulp.

Je kunt er natuurlijk ook de kantjes vanaf lopen zonder dat je onmiddellijk wordt teruggefloten, maar dat is een zeer bedenkelijk voordeel. Als dat structureel aan de orde is, wordt het hoog tijd voor een stevige portie zelfreflectie.

Ruimte voor werkzaamheden die normaal blijven liggen

Een ander geluid dat ik regelmatig hoorde was: ‘We komen nu eens aan werkzaamheden toe waar normaal geen tijd voor is.’ Tijdens een grote verandering vallen bepaalde routines weg en ontstaat soms ruimte om andere zaken op te pakken. Dat hoeft niet altijd zo te zijn, maar het was voor sommige organisaties wel een opvallend neveneffect.

Minder reistijd en reiskosten

Wanneer je niet naar kantoor hoeft te reizen, bespaar je reistijd en reiskosten. Die vrijgekomen tijd kan prettig zijn, al betekent het natuurlijk niet automatisch dat al die tijd vervolgens extra werktijd moet worden.

Meer onderscheid tussen hoofdzaken en bijzaken

De coronacrisis dwong veel organisaties om opnieuw te bepalen welke werkzaamheden werkelijk cruciaal waren en welke zaken konden wachten. Daardoor ontstond soms helderheid over prioriteiten. Ook buiten crisistijd kan thuiswerken helpen om bewuster na te denken over welk werk geconcentreerd moet gebeuren en waarvoor fysieke aanwezigheid werkelijk nodig is.

Snelle ontwikkeling van digitale tools en vaardigheden

In no time werd massaal thuiswerken gefaciliteerd: laptops werden beschikbaar gesteld, infrastructuur werd uitgebreid en software werd aangeschaft. Thuiswerkers leerden eveneens in hoog tempo nieuwe vaardigheden, vooral online vergaderen werd voor velen dagelijkse kost. Bij organisaties waar dit eerder nauwelijks gebruikelijk was, gaf de coronacrisis een enorme boost aan digitale ontwikkeling.

Creativiteit door ongebruikelijke omstandigheden

Een crisis is een ongekende situatie waarin je soms moet improviseren om dingen voor elkaar te krijgen. Ongebruikelijke problemen vragen regelmatig om ongebruikelijke oplossingen. Daardoor ontstond ruimte om buiten normale kaders te denken en creativiteit te gebruiken.

Meer zelfkennis door langdurig thuiswerken

Laat ik hier vooral voor mezelf spreken. Het voor langere tijd gedwongen thuiswerken en teruggeworpen zijn op mezelf gaf me een unieke kans tot zelfreflectie. Hoe ga ik om met die vrijheid? Wat zijn mijn grootste valkuilen? Wat gaat me goed af en wat niet? Waarvan groeit mijn zelfvertrouwen? Kan ik accepteren hoe ik het ervaar of wil ik iets veranderen? Wat doet dit alles met mijn ‘vitamine Z’?

Privézaken zijn soms gemakkelijker te combineren

Sommige privézaken die je moeilijk buiten werktijd kunt regelen zijn thuis gemakkelijker in te passen. Dat kan praktische voordelen geven. Tegelijkertijd zit daar precies de andere kant van thuiswerken: wanneer werk en privé voortdurend door elkaar lopen, moet je extra goed op grenzen letten.

Solidariteit en flexibiliteit

En laten we solidariteit niet vergeten. Tijdens de crisis zaten we allemaal in hetzelfde schuitje en daar moesten we het maar mee doen. Het was opvallend hoeveel flexibiliteit en onderlinge welwillendheid ontstond. De één liep een stap harder voor de ander en organisaties zochten naar manieren om elkaar en hun medewerkers te ondersteunen. Niet alles uit die uitzonderlijke periode hoeft behouden te blijven, maar die bereidheid om samen naar oplossingen te zoeken is wel een waardevolle les.

Wat leren we van gedwongen thuiswerken voor het hybride werken van nu?

De belangrijkste les is misschien wel dat thuiswerken niet één ervaring is. De één floreert bij rust en autonomie, terwijl een ander structuur, directe afstemming en mensen om zich heen nodig heeft. Tijdens de coronaperiode konden medewerkers nauwelijks kiezen en juist daardoor werden verschillen tussen mensen extra zichtbaar.

Een tweede les is dat werk niet alleen uit taken bestaat. Je kunt technisch alles uitstekend geregeld hebben en toch merken dat feedback, steun, informele informatie en onderlinge verbinding verdwijnen. Wat tijdens een paar dagen thuiswerken nauwelijks opvalt, kan bij langdurige fysieke afstand steeds belangrijker worden.

Daarom moet het hybride werken van nu niet worden ingericht vanuit de gedachte dat thuis of kantoor per definitie beter is. Het gaat om passend organiseren. Welke werkzaamheden vragen concentratie? Wanneer heeft een team elkaar nodig? Hoeveel autonomie past bij iemand? Welke steun is nodig? En hoe zorgen we ervoor dat mensen ook op afstand verbonden blijven met collega's en organisatie? Juist die vragen vormen de werkelijke opbrengst van het grote thuiswerkexperiment uit de coronaperiode.

Veelgestelde vragen over thuiswerken in crisistijd

De ervaringen met thuiswerken tijdens de coronacrisis zijn niet één op één te vertalen naar het hybride werken van nu. De omstandigheden waren uitzonderlijk en medewerkers verschilden sterk in wat zij nodig hadden. De volgende vragen verdiepen juist die verschillen en de lessen die uit deze periode naar voren kwamen.

Waarom was gedwongen thuiswerken tijdens de coronacrisis anders dan hybride werken nu?

De belangrijkste factor was keuzevrijheid. Tijdens de crisis konden veel medewerkers niet of nauwelijks naar kantoor en vielen bovendien tal van andere sociale activiteiten weg. Bij hybride werken is thuiswerken meestal onderdeel van een bewuste werkafspraak en blijft fysiek contact mogelijk. Daardoor kun je problemen uit de coronaperiode niet automatisch toeschrijven aan thuiswerken alleen.

Waarom had de ene medewerker nauwelijks last van thuiswerken en de andere juist veel?

Mensen verschillen in hun behoefte aan autonomie, structuur, sociaal contact, prikkels en ondersteuning. Ook de thuissituatie maakt veel verschil. Een rustige werkkamer voor jezelf is iets anders dan werken aan de keukentafel terwijl meerdere gezinsleden thuis zijn. Dezelfde thuiswerkafspraak kan daarom bij twee medewerkers een heel ander effect hebben.

Kan iemand individueel goed thuiswerken terwijl het team er toch onder lijdt?

Ja. Een medewerker kan thuis bijzonder productief zijn en tegelijkertijd minder afstemmen, informatie delen of contact onderhouden met collega's. Dan zijn de individuele resultaten misschien uitstekend terwijl de samenwerking als geheel verslechtert. Thuiswerkbeleid moet daarom niet alleen kijken naar individuele productiviteit, maar ook naar wat het team nodig heeft.

Welke signalen wijzen erop dat langdurig thuiswerken iemand niet goed doet?

Denk aan toenemende moeite om op gang te komen of juist om te stoppen, teruglopende motivatie, weinig contact met collega's, meer irritatie, concentratieproblemen, voortdurende vermoeidheid of het gevoel er alleen voor te staan. Eén signaal zegt natuurlijk nog weinig. Verandering in gedrag over langere tijd is vooral een reden om het gesprek aan te gaan en te onderzoeken wat iemand nodig heeft.

Wanneer is het verstandig om tijdelijk vaker op locatie te werken?

Dat kan verstandig zijn wanneer iemand thuis structureel te weinig houvast of sociale steun ervaart, wanneer samenwerking en afstemming zichtbaar achteruitgaan of wanneer bepaalde werkzaamheden fysiek veel beter uitvoerbaar zijn. Vaker naar kantoor gaan hoeft dan geen straf of bewijs van onvoldoende zelfstandigheid te zijn. Het kan gewoon een passende hulpbron zijn om beter te functioneren.

Thuiswerken in de crisis

Velden met een * zijn verplicht.

Wil je jouw ervaring delen? :