home / persoonlijke ontwikkeling / communicatie / aanspreken

Aanspreken op gedrag en afspraken

Dit artikel over iemand aanspreken maakt deel uit van de serie over duidelijk communiceren. Aanspreken betekent dat je gedrag, afspraken, verantwoordelijkheden of onjuistheden bespreekbaar maakt. Dat lukt beter wanneer je concreet bent en de ander niet als persoon aanvalt.

Waarom is het moeilijk om de ander aan te spreken?

Waarom is het moeilijk om de ander aan te spreken? Ik noem een paar voorbeelden:

• Je bent bang voor de reactie van de ander: straks wordt de ander boos of is de ander teleurgesteld.
• Je bent bang dat de ander de boodschap als kritiek opvat.
• Je leeft in een cultuur van aardig zijn voor elkaar en het vermijden van confrontaties.
• Je ervaart onvoldoende veiligheid om de ander aan te spreken.
• Je bent bang dat het later tegen je gebruikt wordt.
• Je meent dat het toch niet helpt: de ander is niet aanspreekbaar.
• Je bent bang dat jij je niet goed uitdrukt of dat jij jouw emoties niet geheel onder controle kunt houden.

Wanneer mensen iedere confrontatie vermijden, blijven irritaties en onduidelijkheden vaak bestaan. Aanspreken hoeft echter niet hard of aanvallend te zijn. Het gaat erom dat je benoemt wat je waarneemt en waarom dat besproken moet worden.

Hoe reageert de ontvanger wanneer die wordt aangesproken?

De ontvanger heeft ook een belangrijke rol in het proces:

• Reageert de ontvanger boos of gepikeerd?
• Gaat de ontvanger in de verdediging en weerstand?
• Gaat de ontvanger de zender de komende dagen vermijden?
• Gaat de ontvanger overal rondbazuinen dat die is aangesproken?
• Levert het verwijdering op?

Aanspreken lukt beter wanneer iemand aanspreekbaar is

Iemand aanspreken lukt beter wanneer die persoon ook aanspreekbaar is. Wie aanspreekbaar is, neemt verantwoordelijkheid voor het eigen gedrag, gemaakte afspraken en de gevolgen daarvan. Diegene hoeft het niet direct met jou eens te zijn, maar is wel bereid om te luisteren, vragen te beantwoorden en naar het eigen aandeel te kijken.

Wanneer mensen niet aanspreekbaar zijn, verantwoordelijkheid afschuiven of direct in de weerstand schieten, wordt aanspreken veel lastiger. Daardoor kun je ertegenop zien om iemand ergens op aan te spreken. Toch verdwijnt het probleem meestal niet wanneer je het laat liggen.

Waarop zouden we elkaar moeten aanspreken?

De basis om elkaar aan te spreken ligt in de afspraken die wij hebben gemaakt. We zien regelmatig dat er geen duidelijke afspraken zijn gemaakt waarop we elkaar kunnen aanspreken. De afspraken die er zijn, zijn soms vrijblijvend, te vaag of niet concreet. Daardoor wordt aanspreken lastig.

Hoe spreek je de ander aan?

De volgende vraag is de HOE-vraag: hoe spreken we de ander ergens op aan?

Op de persoon spelen

Aanspreken heeft niets te maken met het op de man of vrouw spelen in onze communicatie. Uitspraken als: ‘Sinds jij leidinggevende bent loopt het voor geen meter binnen onze organisatie’, hebben niets te maken met concreet gedrag. Dat is enerzijds een veralgemenisering, anderzijds een overdrijving en bovendien beschuldig je iemand van jouw eigen gevoelens van ongenoegen.

Aanspreken op gedrag

In de basis gaat het om iemand aanspreken op gedrag. Dus zonder de persoon onderuit te halen. Objectief! Niet beledigend of kwetsend in termen van: ‘Jij bent ook wel heel gemakkelijk ingesteld’ of: ‘Jij laat het er altijd op aankomen’. Dat is veroordelend. Zeg liever: ‘Ik zou vandaag de stukken van jou krijgen omdat we hebben afgesproken dat 1 juli de deadline is. Ik heb echter nog niets ontvangen’.

Hoe spreek je iemand aan zonder hem of haar aan te vallen?

Benoem eerst het concrete gedrag, de afspraak of de verantwoordelijkheid waar het over gaat. Vertel daarna welk effect dat heeft op jou, het werk of de samenwerking. Vraag vervolgens hoe de ander ernaar kijkt en geef ruimte voor een reactie. Zo voer je een gesprek in plaats van dat je alleen een oordeel uitspreekt.

Sluit het gesprek af met een duidelijke vervolgafspraak. Wat gaat de ander doen, wanneer gebeurt dat en wat spreken jullie af wanneer de afspraak opnieuw niet wordt nagekomen? Daarmee voorkom je dat het gesprek opnieuw een open einde krijgt.

Aanspreken en teamontwikkeling

Aanspreken op gedrag of op gemaakte afspraken is niet alleen de taak van de leidinggevende. Binnen een goed functionerend team spreken teamleden elkaar onderling ook aan. Bovendien zijn de teamleden zelf aanspreekbaar op hun gedrag, verantwoordelijkheden en gemaakte afspraken.

Waarom is vertrouwen de basis?

Organisaties waar in de onderbuik te weinig vertrouwen is, lopen er vaak tegenaan dat medewerkers zich weinig uitspreken en elkaar dus ook niet aanspreken. Men omzeilt iedere confrontatie, is conflictvermijdend en vindt het moeilijk om zich bloot te geven over wat men er werkelijk van vindt. Zonder vertrouwen voelt aanspreken al snel als aanvallen of afrekenen.

Hoe draagt aanspreken bij aan betere interne communicatie?

Een traject gericht op het verbeteren van de interne communicatie heeft vaak te maken met het leerdoel: afspreken, bespreken, uitspreken en aanspreken. Organisaties kunnen rendement boeken en doorgaans een behoorlijke efficiencyslag maken wanneer men op deze leerdoelen progressie maakt.

Veelgestelde vragen over iemand aanspreken

Hieronder lees je aanvullende antwoorden over timing, weerstand en het aanspreken van collega’s of leidinggevenden.

Wanneer is het juiste moment om iemand aan te spreken?

Kies een moment waarop je rustig kunt praten en niet wordt gestoord. Wacht niet zo lang dat irritatie zich opstapelt, maar spreek iemand ook niet aan wanneer je zelf nog te emotioneel bent.

Wat doe je wanneer iemand direct boos reageert?

Blijf rustig en ga terug naar het concrete gedrag of de afspraak. Laat je niet verleiden tot een woordenstrijd. Wanneer een gesprek niet meer veilig of zinvol is, kun je het onderbreken en later hervatten.

Kun je een leidinggevende aanspreken?

Ja. Ook een leidinggevende is aanspreekbaar op gedrag, afspraken en verantwoordelijkheden. Doe dat concreet en respectvol en benoem welk effect het gedrag heeft op jou, het team of het werk.

Wat doe je wanneer aanspreken niets verandert?

Onderzoek of de afspraak duidelijk genoeg was en of de ander werkelijk verantwoordelijkheid neemt. Wanneer gedrag structureel niet verandert, kan een vervolggesprek, duidelijke consequentie of inschakeling van een leidinggevende nodig zijn.

Wat is het verschil tussen aanspreken en beschuldigen?

Bij aanspreken benoem je concreet gedrag, feiten en afspraken en geef je ruimte voor een reactie. Bij beschuldigen staat jouw oordeel vaak al vast en wordt de ander vooral schuldig verklaard.