Verzuimbegeleiding en privacy, een probleem of juist een oplossing?
Soms moeten medewerkers zich even ziek melden, een tijdje rust nemen, eventueel een behandeling inzetten en dan gezond weer aan het werk gaan. Op het moment van zo’n ziekmelding krijgt de werkgever van de zieke medewerker er een formele taak bij: verzuimbegeleiding regelen.
Rond die verzuimbegeleiding bestaan een aantal rechten en plichten. Overigens zowel voor de werkgever maar ook voor de medewerker die zich ziek meldt. Een beroemde wet op dit gebied is de wet verbetering poortwachter. Het burgerlijk wetboek beschrijft ook het een en ander in art 7:629. Die gaat met name over het recht op loondoorbetaling als je even niet kunt werken omdat je ziek bent.
Als leidinggevende moet je hier formeel toestemming voor geven. Die toestemming is eigenlijk een beoordeling van de leidinggevende of de medewerker recht heeft op loondoorbetaling omdat hij of zij ziek is en daardoor het afgesproken werk niet kan verrichten.
Training duurzame inzetbaarheid
Bekijk de mogelijkheden voor de training duurzame inzetbaarheid.
Training verzuim en inzetbaarheid
Bekijk de mogelijkheden voor de training verzuimmanagement.
AVG
Nu is er sinds een aantal jaar wat gedoe over dat ziek zijn. Ook hier speelt wetgeving weer een rol. De AVG (algemene verordening bescherming persoonsgegevens) zegt dat er geen medische diagnoses, behandelingen, functionele beperkingen of mogelijkheden mogen worden vastgelegd in het persoonlijke dossier van de medewerker. Van de werkgever wordt echter ook geëist dat zij de verzuimbegeleiding bij een zieke medewerker gaat regelen, maar tegelijkertijd mag je als werkgever niet vragen naar wat er aan de hand is. Gaat dat wel werken?
Vier belangrijke zaken
Wij denken van wel, maar er zijn een viertal zaken die even besproken moeten worden.
- Als eerste: als een medewerker zich ziek moet melden is dit meestal voor die medewerker een spannende zaak. Soms voelt de medewerker dat hij of zij de leidinggevende moet overtuigen van de ernst van de ziekte waardoor het (voor hem of haar) logisch wordt dat werken echt niet kan. In dat overtuigen kan de ziekte als legitimatie worden gebruikt zodat de leidinggevende toch ook wel moet snappen dat je daar niet mee kunt werken. Hier noemt de medewerker dus zelf de aandoening of ziekte.
- Ten tweede: het voldoen aan wetgeving ontslaat je als leidinggevende niet van het tonen van medeleven en betrokkenheid bij een zieke collega. Dat gesprek kan (moet?) gewoon gebeuren op basis van intuïtie en persoonlijke gevoelens. Dan is het vrijwel onmogelijk dat ziekte, de impact en gevolgen daarvan, niet benoemd worden. Dit kan conflicterend lijken met het voldoen aan de AVG, maar betrokkenheid tonen en een correcte procesgang zijn twee verschillende dingen. Van een betrokken en meelevend gesprek hoeft geen verslag te worden gemaakt. Van zaken die nodig zijn voor het werk wel. Hier vraagt de leidinggevende vanuit betrokkenheid en medeleven zelf naar de aandoening.
- Ten derde: het vragen naar wat er aan de hand is, als noodzakelijke voorwaarde voor een leidinggevende om het proces goed te kunnen laten verlopen, is gebaseerd op een foute veronderstelling. Die veronderstelling is dat het verzuim naar beneden gaat als de werkgever leidinggevenden de regie geeft over het verzuimproces. Dit regiehouderschap is jarenlang flink getraind op allerlei verzuimtrainingen in Nederland. Het hield in dat je als leidinggevende een regisseur was die alle touwtjes in handen had en daarmee het verzuimproces kon sturen. Naast leidinggeven werd de leidinggevende ook even medicus, arbeidsdeskundige, adviseur en coach. Om al die rollen goed te kunnen uitvoeren was het nodig om te weten wat er hand was, welke ziekte, welke gevolgen en welke mogelijke interventies. Toen de AVG stelde dat ziekte, de gevolgen daarvan en de behandelingen niet meer in het dossier mochten komen vonden veel leidinggevenden dat ze dan geen verzuimbegeleiding meer konden doen. In de theorie van regiehouderschap klopte dat ook. Alleen: het model van de regie bij de leidinggevende werkt niet. Na alle trainingen waarin dit geleerd werd, is het verzuim niet gedaald. De regie volledig bij de leidinggevende zowel op inhoud als op proces blijkt niet te werken.
- Een vierde en laatste punt is dat het willen weten of er überhaupt wel sprake is van ziekte en of er dus loondoorbetaling moet plaatsvinden berust op wantrouwen. Ook daarmee gaat het ziekteverzuim niet naar beneden.
Wat werkt wel?
Betrokkenheid, echte aandacht, vertrouwen en vooral de medewerker zelf de regie laten voeren. Ziekte is altijd het gevolg van iets, en de ziekmelding is altijd de oplossing voor een probleem wat de medewerker heeft. Dat probleem kan een ziekte zijn maar ook iets anders. Richt je als leidinggevende samen met de medewerker op de oorzaak en niet op het gevolg. Het behandelen en begeleiden van de ziekte is symptoombestrijding, dat moet echt gebeuren maar niet door de leidinggevende. Sterker nog, de verzuimbegeleiding richten op ziekte en aandoening draagt niet bij aan verminderen van het verzuim.
Welke vragen stel je wel of niet als leidinggevende?
Als leidinggevende dien je dus vooral vragen te stellen wat nodig is om weer terug te komen en uitval te voorkomen. Als leidinggevende en medewerker samen er niet uitkomen, dan deskundige hulp inroepen zoals een bedrijfsarts of een arbeidsdeskundige. Zij houden een medisch dossier bij en daar horen het verslag en de activiteiten rondom ziekte wel thuis. Ziekte is met deze aanpak uiteraard niet verdwenen, medewerkers kunnen zich nog steeds ziekmelden, zullen soms dus zelf de ziekte inbrengen en in het goede gesprek over hoe het met je gaat zal de aandoening ook besproken worden. Maar je mag het niet opschrijven in het persoonsdossier.
Wat vraag je en wat schrijf je op?
Wat ga je dan wel opschrijven en wat mag je dan wel vragen? Datgene wat nodig is voor continuïteit in het werk mag wel. Dat zijn vragen als: welk werk moet worden overgenomen en wat kan worden afgezegd, hoe lang gaat het verzuim vermoedelijk duren? Wat is nodig om terug te keren?
Je mag dit als werkgever vragen. Veel beter is het om het verhaal over wat wel en niet mag te bespreken in een teamoverleg. Medewerkers weten dan dat in een persoonlijk gesprek uit collegiale betrokkenheid alles besproken kan worden, dat ze niets over een ziekte hoeven te vertellen, en dat medische informatie niet in het dossier terechtkomt. Medewerkers kunnen daarna bij een volgende ziekmelding rekening houden met wat ze wel of niet zeggen. Door zelf aan te geven wat overgenomen moet worden, wat afgezegd moet worden, wanneer vermoedelijk weer gewerkt kan worden neemt de medewerker eigen regie.
Een klein maar belangrijk onderwerp wat besproken moet worden is wanneer weer contact is tussen medewerker en werkgever.
Dit laatste moet je als werkgever wel vastleggen en heeft niets met privacy te maken. Verzuimbegeleiding en privacy een probleem? We denken van niet, het focussen op de aandoening en de gevolgen daarvan dragen niet bij aan optimale en spoedige terugkeer. Geen enkele reden dus om ze in een dossier op te nemen.
