home / leiderschapsontwikkeling / verzuim inzetbaarheid / avg ziekmelding

De AVG gebruiken om het ziekteverzuim te verminderen, hoe kan dat?

Werkgevers mogen volgens de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) slechts beperkt gegevens vragen en verwerken van werknemers. In het kader van een ziekmelding of re-integratieproces worden vaak veel zaken besproken en vastgelegd, daar is nu paal en perk aan gesteld. Onlangs heeft de autoriteit bescherming persoonsgegevens beleidsregels vastgesteld met betrekking tot ziekmelding en verzuimbegeleiding. Deze beleidsregels hebben veel stof doen opwaaien in verzuimland. Wat mag je nog wel vragen bij ziekteverzuim, wat mag je vastleggen, wat niet en waarom is dit een goede zaak?

Van regie bij leidinggevende naar eigen regie medewerker

Standaard werd in trainingen om ziekteverzuim te verlagen altijd aan leidinggevenden geleerd om vragen te stellen. Het doel van deze vragen was om bij een ziekmelding vast te stellen of betreffende medewerker recht had op doorbetaling van zijn of haar loon en of een medewerker ondanks ziekte in staat zou zijn passende arbeid te verrichten. In recente trainingen werd leidinggevenden geleerd dat medewerkers zich niet meer ziek mochten melden maar ziekteverlof moesten aanvragen. Na de AVG moet nog steeds verlof ten gevolge van ziekte worden toegekend maar de ziekmelding lijkt weer terug van weggeweest.

In de verzuimtraining bij de Steven was de diagnose van een zieke medewerker altijd al van ondergeschikt belang. De meeste leidinggevenden zijn geen dokter en ook geen arbeidsdeskundige. Ze kunnen dus ook geen goede inschatting maken van een ziekte en wat de gevolgen ervan zijn voor het wel of niet uitvoeren van werk.

Het vragen naar functionele beperkingen, zo leerden we in onze training was ook niet verstandig. Het ging er niet om wat mensen niet konden maar wat ondanks ziekte nog wel kon. Een belangrijk onderdeel van de training was om vragen te stellen over functionele mogelijkheden. Mogelijkheden die medewerkers ondanks ziekte nog wel konden doen. Dat mag tegenwoordig niet meer.

Wat mag de leiding niet meer vastleggen?

Een leidinggevende mag in het kader van een ziekmelding tegenwoordig niet meer vragen naar en vastleggen van:

• de ziekte, de diagnose
• eventuele behandeling van een arts
• de functionele beperkingen
• de functionele mogelijkheden

Als een leidinggevende een antwoord op deze vragen wil krijgen, moet hij/zij dit aan de bedrijfsarts vragen. Maar ook dan mogen diagnose, beperkingen en behandelingen niet in het personeelsdossier worden opgeslagen.

Gegevens voor het werk

Wat een leidinggevende wel mag vragen zijn gegevens die nodig zijn voor het werk:

• taken die overgenomen moeten worden
• de vermoedelijke duur van het ziekteverzuim
• hij /zij mag ook het gesprek aangaan over de manier waarop en wat nodig is voor terugkeer naar het werk.

Van het gesprek tussen werkgever en werknemer mag worden vastgelegd welke werkafspraken zijn gemaakt in de zin van uit te voeren taken en werkzaamheden. Als er op initiatief van een werknemer eventueel gesproken is over functionele mogelijkheden en beperkingen, een diagnose of behandeling, dan mogen die gegevens niet geregistreerd worden door de werkgever.  De werkgever mag alleen de functionele mogelijkheden en beperkingen registreren die door de bedrijfsarts zijn vastgesteld en gedeeld zijn met de medewerker.

Van ziekteverlof vragen weer naar ziekmelden

De verplichtingen die medewerkers hebben is dat deze bij zijn of haar leidinggevende moet melden dat hij/zij ten gevolge van ziekte niet in staat is om zijn normale werkzaamheden te verrichten. Het toekennen van verzuimverlof door de leidinggevende is dus weer vervangen door de bekende ziekmelding van vroeger. Met deze nieuwe beleidsregels is de sturende regierol van leidinggevenden bij verzuimbegeleiding flink  teruggedraaid. De vraag is of dat van invloed is op de hoogte van het ziekteverzuim van zijn of haar afdeling.

De regie rol van leidinggevenden in de verzuimbegeleiding is verminderd maar die van de individuele medewerker is toegenomen. Dat past bij een ontwikkeling die veel organisaties graag willen zien bij hun medewerkers. Meer eigen regie en meer verantwoordelijkheid voor eigen functioneren.

Goed werknemerschap

Het goede van de nieuwe wet is dat de werkgever weliswaar niet meer mag vragen naar functionele mogelijkheden maar dat de werknemer de verantwoordelijkheid krijgt om aan te geven welke werkzaamheden nog wel kunnen. De medewerker krijgt bij ziekteverzuim zijn eigen regie terug. Van haar of hem werd al goed werknemerschap verwacht als hij of zij gezond aan het werk was, maar nu ook tijdens ziekte.

Goed werknemerschap houdt in dat een werknemer die bepaald werk heeft aangenomen, zorg draagt voor eigen vitaliteit, kennis, vaardigheden en motivatie om het afgesproken werk uit te voeren. Die verantwoordelijkheid verdwijnt niet tijdens ziekte. Goed werkgeverschap houdt ook niet op als mensen ziek thuis zitten, dus tijdens ziekte is het van belang dat de werkgever de werknemer zoveel mogelijk ondersteuning biedt bij terugkeer naar werk. Belangrijk is ook dat ondersteuning gebeurt zonder dat er druk of dwang uitgeoefend wordt.

Bij eventuele discussies kunnen beiden een bedrijfsarts vragen om een uitspraak te doen.

Discussies over wel of niet ziek, wel of niet in staat om werk te verrichten tijdens ziekte, zijn hiermee verleden tijd. Mocht je als leidinggevende toch vraagtekens plaatsen bij de vitaliteit, motivatie of competenties van een medewerker, dan moet je dit bespreken en ervoor zorgen dat het opgelost wordt voordat iemand ziek is.

Van verzuimgesprek naar inzetbaarheid gesprek

Er mag dus veel niet bij verzuimbegeleiding, maar als mensen niet ziek zijn mag zeer zeker gesprek worden gevoerd over:

• motivatie, ben je nog op de juiste plek?
• competenties, kun je alles nog goed aan?
• vitaliteit ben je in staat om aan de werk en taakeisen te voldoen?
• ervaar je voldoende ondersteuning?
• Waar zou je nog beter in willen worden?

Als je deze gesprekken voert voordat iemand ziek wordt, de medewerker in staat stelt zijn taken goed uit te voeren, ondersteunt met gerichte acties, voorkom je niet alleen verzuim maar bevorder je tevens productiviteit en werkplezier. Precies wat de bedoeling is van meer eigen regie en verantwoordelijkheid voor eigen functioneren. Met dank aan de AVG. Mooi bedacht, maar hoe gaan medewerkers die eigen regie oppakken?

Het begint met willen en inzicht krijgen in de huidige situatie;

• Willen medewerkers en organisatie de verantwoordelijkheden en eigen regie herzien?
• Hoeveel eigen regie hebben medewerkers nu al?
• Hoeveel regie heeft de leidinggevende? Als de een meer eigen regie krijgt houdt dit automatisch in dat de ander regie verliest. Niet erg, als maar duidelijk is wat van iedereen wordt verwacht en daar overeenstemming over is.
• Zijn medewerkers in staat en worden ze in staat gesteld om eigen verantwoordelijkheid te nemen?

Oplossing

De basis vraag is steeds wat heeft deze medewerker nodig om zijn werk goed uit te kunnen voeren. Deze vraag geldt ook bij ziekte en verzuim. Wat wil deze medewerker? Wat mag van hem zelf verwacht worden en wat wil en levert de organisatie? Om dat ieder mens anders is vereist dit leiding geven aan individuele behoeften van werknemers.

De leidinggevende die dat kan is dan meer iemand die:

• een coach is die de juiste mensen zoekt voor zijn team
• de behoefte van deze individuele mens herkent
• de sterke punten, die mensen geschikt maken voor zijn team, versterkt.
• Zoveel mogelijk ballast wegwerkt waar zijn mensen last van kunnen hebben. (bureaucratie of werkdruk)
• Altijd zorgt voor duidelijkheid in verwachtingen, maar zeker bij organisatie wijzigingen.
• Feedback en vooral waardering geeft
• Vrijheid geeft maar ook goed de kaders in de gaten houdt

De werknemer met eigen regie is verantwoordelijk voor het uitvoeren van het afgesproken werk. Om dat goed te doen moet hij/zij zorgdragen voor zijn eigen:

• vitaliteit en gezondheid, fit genoeg blijven om het werk uit te voeren.
• Competenties; meegaan en op de hoogte blijven van nieuwe ontwikkelingen op zijn vakgebied
• Motivatie; plezier houden in het werk, en als het werk geen plezier meer oplevert op zoek gaan naar ander werk.
• flexibiliteit. Zich kunnen aanpassen als omstandigheden daar om vragen.

Van verzuimtraining naar inzetbaarheidtraining

Verminderen van verzuim begint dus als mensen gezond zijn. Waar vroeger volstaan werd met arbo- en verzuimtrainingen voor leidinggevenden moet nu gewerkt worden aan het versterken van eigen regie en eigen functioneren. Niet alleen aandacht voor herstellen en voorkomen van verzuim, vooral bevorderen wat goed gaat.

Het past bij een volwassen arbeidsrelatie waarbij zelfsturing en verantwoordelijkheid voor motivatie, competentie en vitaliteit de belangrijkste componenten voor medewerkers zijn en coaching, duidelijkheid, afstemming, ondersteuning en feedback dit voor de werkgever zijn.

De verzuimtraining vervangen door een inzetbaarheid training helpt dit proces in gang te zetten. Precies zoals de bedoeling is van de beleidsregels en AVG.