home / leiderschapsontwikkeling / resultaatgericht leidinggeven / resultaatgerichte afspraken

Resultaatgerichte afspraken maken met je medewerker

Resultaatgerichte afspraken: hoe doe je dat eigenlijk goed? Veel leidinggevenden worstelen met deze vraag. Binnen resultaatgericht leidinggeven wil je duidelijke doelen stellen, maar ook draagvlak creëren. Je zoekt balans tussen sturen op resultaat en vertrouwen geven. Hoe maak je afspraken waar je samen achter staat?

In dit artikel ga ik in op hoe je als leidinggevende resultaatgerichte afspraken maakt met je medewerkers. Ik bespreek wat zulke afspraken precies zijn, welke fouten je kunt vermijden, hoe je samen tot werkbare doelen komt, hoe je resultaatafspraken verbindt aan functionerings- of POP-gesprekken en hoe je daarmee het eigenaarschap van je team versterkt.

Waarom maak je resultaatgerichte afspraken samen?

Wanneer jij als leidinggevende een afspraak oplegt, weet je één ding zeker: je creëert geen echt draagvlak. Misschien knikt je medewerker ja, maar vanbinnen voelt het als een opgelegd besluit. Dat werkt niet. Pas als iemand instemt, kan er sprake zijn van betrokkenheid en eigenaarschap.

Instemmen betekent iets anders dan kennisnemen van. Het gaat om commitment. Dat vraagt een gesprek waarin je samen onderzoekt wat nodig is, wat haalbaar is en welke bijdrage de medewerker levert. Daarbij helpt het om vooraf verwachtingen helder te maken. Zonder heldere verwachtingen worden afspraken al snel verschillend uitgelegd.

Hoe ga je van doel naar resultaat?

Een resultaat is de bestemming, niet de weg ernaartoe. Toch kun je als leidinggevende wél helpen om de route uit te stippelen. Denk mee. Coach. Vraag: hoe ga je dat aanpakken? Wat heb je nodig? Waar verwacht je belemmeringen? Wanneer bespreken we de voortgang?

Een resultaatgerichte afspraak wordt sterker wanneer je antwoord geeft op vragen als:

• Wat moet er concreet worden bereikt?
• Waarom is dit resultaat belangrijk?
• Wanneer is het resultaat goed genoeg?
• Welke kaders gelden?
• Welke ruimte heeft de medewerker?
• Welke ondersteuning is nodig?
• Wanneer evalueren we?

Zo voorkom je dat een afspraak alleen een mooie zin op papier wordt. Je maakt duidelijk wat er moet gebeuren en hoe je samen volgt of het lukt.

Wat is het verschil tussen inspanning en resultaat?

Veel afspraken blijven hangen op inspanning. Bijvoorbeeld: “je gaat actiever deelnemen aan overleggen” of “je gaat beter communiceren”. Dat klinkt concreet, maar is het vaak nog niet. Want wat is actiever? Wat is beter? En wanneer is het voldoende?

Een resultaatgerichte afspraak maakt zichtbaar wat de inspanning moet opleveren. Niet alleen: je doet meer mee in het overleg. Maar: je levert iedere vergadering minimaal één inhoudelijke bijdrage aan een agendapunt dat je vooraf hebt voorbereid.

Inspanning is wat iemand doet. Resultaat is wat het oplevert. Beide zijn belangrijk, maar als leidinggevende moet je voorkomen dat je alleen stuurt op drukte, inzet of goede bedoelingen.

Welke fouten worden vaak gemaakt bij resultaatafspraken?

Ik noem een aantal fouten die ik vaak tegenkom bij het maken van resultaatafspraken.

Te vaag of open geformuleerd

“Je moet beter je best doen” is geen resultaatafspraak. Ook niet: “Ik wil meer betrokkenheid zien.” Wat is beter? Wat is meer? En hoe ziet betrokkenheid eruit? Vage formuleringen leiden tot frustratie en afrekenmomenten zonder heldere criteria.

Afrekenen in plaats van aanspreken

Als afspraken worden misbruikt om iemand op zijn plek te zetten, verlies je vertrouwen. Afspraken mogen nooit alleen als controle-instrument voelen. Ze zijn bedoeld om richting te geven, voortgang bespreekbaar te maken en verantwoordelijkheid te versterken.

Te klinisch of te vrijblijvend

Te technische afspraken missen bezieling. Te vrijblijvende afspraken missen scherpte. Een goede resultaatgerichte afspraak daagt uit, inspireert en maakt helder waar het om draait.

Hoe passen resultaatafspraken bij functioneringsgesprekken of POP?

Resultaatafspraken zijn bij uitstek geschikt om in POP- of functioneringsgesprekken te benoemen. Ze geven richting aan ontwikkeling en functioneren. Zeker wanneer je doelen verbindt aan kwaliteiten, leerdoelen of ontwikkelafspraken.

Bijvoorbeeld:

• Kwaliteit: samenwerken.
• Leerdoel: actiever deelnemen aan overleggen.
• Resultaatafspraak: elke vergadering voorbereid binnenkomen met een inhoudelijke inbreng.

Wanneer een medewerker ook een ontwikkelstap moet zetten om het resultaat te halen, kun je resultaatafspraken verbinden met ontwikkeldoelen concreet maken. Dan wordt duidelijk wat iemand moet leren of versterken om het gewenste resultaat te bereiken.

Hoe versterk je eigenaarschap met resultaatgerichte afspraken?

Een goede resultaatgerichte afspraak vergroot het eigenaarschap van je medewerker. Je zegt eigenlijk: ik vertrouw erop dat jij dit kunt. Dat is de essentie van resultaatgericht leidinggeven. Het gaat om verantwoordelijkheid, vertrouwen en vrijheid.

Eigenaarschap ontstaat niet door alleen te zeggen dat iemand eigenaar is. Het ontstaat wanneer de medewerker invloed heeft op de afspraak, begrijpt waarom het resultaat belangrijk is en voldoende ruimte krijgt om zelf keuzes te maken in de uitvoering.

Daarom horen resultaatgerichte afspraken bij verantwoordelijkheid, vrijheid en vertrouwen. Je maakt helder welk resultaat nodig is, maar je laat ook ruimte voor de manier waarop de medewerker dat resultaat bereikt.

Hoe maak je resultaatafspraken concreet?

Een concrete resultaatafspraak bevat in ieder geval drie onderdelen: resultaat, verantwoordelijkheid en evaluatie. Je spreekt af wat er bereikt moet worden, wie waarvoor verantwoordelijk is en wanneer je samen bespreekt hoe het gaat.

Een bruikbare formulering is bijvoorbeeld:

• Wat spreken we af?
• Waarom is dit belangrijk?
• Wie is waarvoor verantwoordelijk?
• Wanneer moet het klaar zijn?
• Welke kwaliteit verwachten we?
• Wanneer bespreken we de voortgang?
• Wat doen we als het resultaat niet gehaald dreigt te worden?

Zo wordt een afspraak minder vrijblijvend en voorkom je dat je pas aan het einde ontdekt dat jullie elkaar niet goed begrepen hebben.

Wat doe je als het resultaat niet gehaald wordt?

Wanneer een resultaatafspraak niet wordt gehaald, is het belangrijk om niet meteen in afrekening te schieten. Onderzoek eerst wat er is gebeurd. Was de afspraak helder? Was het resultaat realistisch? Waren de middelen beschikbaar? Is er onderweg bijgestuurd? Had de medewerker voldoende bekwaamheid of ondersteuning?

Bij gebrek aan resultaat in je team gaat het vaak niet alleen om inzet, maar ook om duidelijkheid, eigenaarschap, bekwaamheid en opvolging. Een goed gesprek over resultaat kijkt dus naar gedrag én omstandigheden.

Daarna maak je opnieuw afspraken. Soms scherper. Soms realistischer. Soms met meer ondersteuning. Maar altijd concreet genoeg om erop terug te komen.

Wat maakt een resultaatgerichte afspraak effectief?

Een resultaatgerichte afspraak is effectief wanneer zij duidelijk, gedragen en opvolgbaar is. Duidelijk betekent dat beide partijen weten wat er wordt bedoeld. Gedragen betekent dat er instemming en commitment is. Opvolgbaar betekent dat je later kunt bespreken wat er is gebeurd.

Een effectieve afspraak is:

• Concreet geformuleerd.
• Gekoppeld aan een zichtbaar resultaat.
• Besproken met de medewerker.
• Verbonden met verantwoordelijkheid.
• Voorzien van kaders en ruimte.
• Gekoppeld aan een evaluatiemoment.

Daarmee wordt de afspraak geen controlemiddel, maar een hulpmiddel om samen richting te houden.

Samengevat 

Resultaatgerichte afspraken maken vraagt meer dan duidelijke woorden. Het vraagt afstemming, eigenaarschap en opvolging. Een afspraak werkt pas wanneer medewerker en leidinggevende samen weten wat het resultaat moet zijn, waarom het ertoe doet en hoe de voortgang wordt besproken.

Veelgestelde vragen – FAQ

Hier tref je enkele veelgestelde vragen over resultaatgerichte afspraken maken met medewerkers.

Wat als mijn medewerker niet instemt met een afspraak?

Dan heb je geen echte afspraak, maar een eenzijdige instructie. Onderzoek waar het wringt. Is het doel onduidelijk? Is het niet haalbaar? Mist de medewerker invloed, middelen of vertrouwen? Pas wanneer er instemming is, ontstaat commitment.

Moet ik alles meetbaar maken?

Niet alles is exact meetbaar, maar bijna alles moet wel bespreekbaar en herkenbaar zijn. Focus op wat je kunt waarnemen in gedrag, voortgang en resultaat. Een afspraak hoeft niet altijd cijfermatig te zijn om toch concreet te zijn.

Hoe verhoudt dit zich tot beoordelingsgesprekken?

Resultaatafspraken kunnen de basis vormen voor beoordeling, mits ze eerlijk, duidelijk en tijdig zijn afgesproken. Je kunt iemand niet eerlijk beoordelen op verwachtingen die nooit expliciet zijn gemaakt.

Wat als de doelen niet gehaald worden?

Ga in gesprek. Wat was de oorzaak? Was de afspraak duidelijk? Was het doel haalbaar? Was er voldoende ondersteuning? Zie het gesprek als reflectie en bijsturing, niet automatisch als afrekening.

Moet elke afspraak SMART zijn?

SMART kan helpen, maar is geen doel op zich. Belangrijker is dat jij en je medewerker beiden begrijpen wat er is afgesproken, waarom het belangrijk is en wanneer jullie de voortgang bespreken.

Hoe voorkom ik dat resultaatgerichte afspraken controlerend voelen?

Maak afspraken samen en leg uit waarom het resultaat belangrijk is. Geef ruimte voor de aanpak en bespreek voortgang zonder direct te oordelen. Dan voelt de afspraak minder als controle en meer als gezamenlijke richting.