home / leiderschapsontwikkeling / delegeren / delegeren coachende rol

Coachende rol bij delegeren: zo motiveer jij je medewerker

Wil je jouw medewerker motiveren om een gedelegeerde taak op te pakken, dan is inzicht in jouw eigen coachende rol belangrijk. In dit artikel gaan we in op de coachende rol bij delegeren voor leidinggevenden.

Hoe motiveer je de medewerker voor de gedelegeerde taak?

Delegeren doe je als jouw medewerker de kennis, het vertrouwen, de ervaring en de motivatie heeft om taken van jou over te nemen. Je kiest ervoor de verantwoordelijkheid voor taken over te dragen.

Welke valkuilen ondermijnen de coachende rol bij delegeren?

De valkuilen bij delegeren gaan vaak niet alleen over de taak zelf, maar vooral over hoe jij je coachende rol invult. Je wilt stimuleren, begeleiden en loslaten tegelijk. Dat vraagt nogal wat. Dit zijn veelvoorkomende valkuilen:

• Je stelt vragen, maar luistert niet echt naar de antwoorden. Je vult ze al in.
• Je denkt dat je coacht, maar eigenlijk geef je verkapte opdrachten.
• Je stuurt bij terwijl je had beloofd ruimte te geven.
• Je verbergt jouw twijfels achter controlemechanismen, in plaats van het gesprek aan te gaan.
• Je hebt geen tijd genomen om samen af te stemmen op welke manier jouw medewerker begeleiding nodig heeft.

Deze valkuilen ondermijnen het vertrouwen en de motivatie van jouw medewerker. Een coachende rol vraagt om  geduld en het vermogen om echt te luisteren. Meer herkenbare valkuilen lees je in het artikel valkuilen bij delegeren.

Wat moet de medewerker precies weten?

• Dat je weet (zelf geconstateerd hebt) dat hij of zij capabel is om de taak uit te voeren.
• Dat hij of zij altijd bij jou terecht kan met hulpvragen of met de behoefte te sparren over een mogelijke situatie.
• Dat je altijd interesse hebt in de voortgang en dat hij of zij jouw interesse nooit hoeft uit te leggen als wantrouwen of achterdocht.
• Dat de feedback die je geeft, bedoeld is om het proces of de taak beter te laten verlopen.
• Dat je eindverantwoordelijk bent en dus geïnformeerd moet zijn over de voortgang omdat de taak anders nooit gedelegeerd kan of mag worden.

Wanneer is het juiste moment om te delegeren?

Timing is cruciaal bij delegeren. Je kunt pas met vertrouwen overdragen als de medewerker er ook echt aan toe is. Maar hoe weet je dat? Een medewerker is er meestal klaar voor als hij of zij:

• De taak inhoudelijk snapt en er basiservaring mee heeft.
• Laat zien initiatief te nemen en verantwoordelijkheid niet schuwt.
• Zelf aangeeft meer ruimte of zelfstandigheid te willen.
• Vragen stelt die getuigen van overzicht en eigenaarschap.

De coachende leidinggevende voelt aan wanneer dat moment zich aandient. Niet te vroeg, want dan zet je iemand onder druk. Niet te laat, want dan frustreer je groei. Goed delegeren betekent: het juiste moment herkennen en durven loslaten. Wanneer jij en jouw medewerker bovenstaande samen geconstateerd hebben, pas dan kun je delegeren! Immers, dan is er vertrouwen. Vertrouwen = weten.

Hoe motiveert jouw stijl de medewerker?

Jouw stijl motiveert de medewerker. Ik omschrijf de volgende aspecten:

• Je hebt alle vertrouwen in de zelfwerkzaamheid van jouw medewerker. Je laat hem of haar vrij in het vakmanschap.
• Er is weinig directe sturing van jouw kant.
• De communicatie met jouw medewerker (over gedelegeerde taken!) is beperkt en vooral gericht op het goed overbrengen van informatie. Daarbij zijn goede afspraken gemaakt over regelmatige terugkoppeling van resultaten.
• De bevoegdheid om binnen bepaalde werkzaamheden te beslissen draag je expliciet over aan jouw medewerker. Die wordt daarmee verantwoordelijk voor de te bereiken resultaten en ontvangt daarvoor de noodzakelijke bevoegdheden.

Veelgestelde vragen – FAQ

Hier tref je enkele veelgestelde vragen.

Hoe weet ik of mijn medewerker klaar is voor meer verantwoordelijkheid?

Let op signalen zoals initiatief nemen, vragen stellen die getuigen van overzicht, en het actief meedenken over oplossingen. Bespreek het ook expliciet.

Wat als ik moeite heb met loslaten?

Dat is een veelvoorkomende worsteling. Het vraagt oefening en zelfinzicht. Lees ook: Waarom loslaten moeilijk is als leidinggevende.

Hoe voorkom ik dat mijn coaching als sturing overkomt?

Wees transparant over je intentie, stel open vragen, en luister oprecht. Vermijd verkapte instructies. Evalueer samen het proces.

Wat als een medewerker faalt na het delegeren?

Fouten horen erbij. Zie het als leermoment. Als je vooraf goed hebt afgestemd, is falen vaak te herleiden tot het proces – niet tot de persoon.

Wat als je medewerker alles goed lijkt te doen, maar toch steeds jouw hulp blijft vragen?

Dat kan een signaal zijn dat er nog onvoldoende vertrouwen is – van jou, of van de medewerker zelf. Lees hierover meer in het artikel: Delegeren en vertrouwen.

Wanneer is delegeren eigenlijk níet verstandig?

Soms is het beter om een taak (nog) niet over te dragen. Bijvoorbeeld als de context onduidelijk is, of als er geen duidelijkheid is over verantwoordelijkheid. Lees verder: Delegeren en verantwoordelijkheid.