Vrijblijvend adviesgesprek
Contact opnemen
Google+ Facebook Twitter Linkedin YouTube
Direct informatie? 0528 23 60 30
Of mail naar: info@desteven.nl
zoeken

Deadlines stellen en halen

Deadlines stellen en halen is een belangrijk onderwerp in de bedrijfsvoering. Wat is een deadline? Een deadline is een limiet of termijn waarop bepaalde werkzaamheden afgerond moeten zijn. Deadlines en tijdslimieten kunnen een behoorlijke impact hebben op uw agenda en tijd.

Leren omgaan met tijdslimieten

Wilt u leren omgaan met tijdslimieten en deadlines? De Steven is specialist in training en coaching voor leidinggevenden en managers. De training timemanagement voor leidinggevenden voeren wij uit voor leidinggevenden als groepstraining en individueel coachingstraject.

Training timemanagement

Waarom?

DeadlinesWaarom stellen we deadlines? Wat voor voordelen heeft het stellen van deadlines? We noemen er een paar:

  • het geeft duidelijkheid binnen uw organisatie of afdeling
  • u hebt afspraken gemaakt met externe partijen waaraan u moet voldoen
  • er ontstaat een gezamenlijk doel waar u met uw medewerkers naar toe werkt
  • deadlines zetten aan tot hogere werkprestaties
  • het voorkomt dat u te vrijblijvend bent binnen uw organisatie

Planning is noodzakelijk

Een deadline halen is nog een ander vak dan een deadline stellen. Het is dus belangrijk om de werkzaamheden zodanig in te richten dat u ook de gelegenheid hebt om de deadlines te kunnen halen.

Dat vraagt enerzijds timemanagement en anderzijds taakmanagement of zelfmanagement.

Een effectieve planning is van belang.

Stressbron

Deadlines kunnen binnen teams en organisaties een stressbron zijn. Ze veroorzaken soms grote druk op het team of de individuele medewerker. Hoe dat komt?

  • De deadline wordt een soort wurggreep waaraan niemand ontkomt
  • De medewerker heeft geen invloed op de uiterste datum maar is er wel verantwoordelijk voor dat de tijdslimiet wordt gehanteerd
  • De deadline wordt wel gesteld maar de weg er naar toe wordt niet benoemd

Gevolgen: de medewerker ervaart stress, neemt werk mee naar huis, ervaart druk druk druk en uiteindelijk heeft dit alles een negatieve invloed  op de prestaties. Omgaan met stress is in dat geval een leerdoel.

Omgaan met stress

Problemen en vraagstukken

Waarom worden deadlines niet gehaald binnen organisaties? We noemen een aantal problemen en vraagstukken zoals:

  • de deadlines is niet goed gesteld: onrealistisch of te optimistisch
  • de medewerker wordt overvraagd: er zijn teveel projecten binnen hetzelfde tijdsbestek en overal zit een deadline op
  • de deadline wordt opgelegd en de medewerker voelt er zich te weinig verantwoordelijk voor
  • de medewerker accepteert de deadline wel maar onderschat de hoeveelheid aan werkzaamheden
  • er is onvoldoende voortgangsbewaking op gestelde deadlines
  • er is uitstelgedrag binnen de organisatie of er zijn teveel tijdverspillers
  • de medewerkers zijn te weinig proactief en laten de zaak teveel op hun beloop waardoor de afhankelijkheid van externe partijen toeneemt

Vaak wordt onder deadlines stellen verstaan dat er een einddatum wordt afgesproken waarop een bepaalde taak, activiteit of project moet zijn afgerond. Maar dat zou te gemakkelijk zijn en ook te onduidelijk. Een deadline stellen heeft ook alles te maken met het proces inrichten. Wat is er voor nodig om  de deadline te halen? Hoe zet je de mensen en middelen in?

Voortgang bewaken: leerdoel voor leidinggevenden

Een leerdoel voor leidinggevenden en managers kan zijn: voortgangsbewaking en voortgangscontrole bij het halen van deadlines en doelstellingen. Dit is een leerdoel voor de training plannen en organiseren.

  • hoe stuurt u als leidinggevende de medewerkers zo aan dat ze hun verantwoordelijkheid inderdaad nemen
  • hoe geeft u zo leiding dat er heldere afspraken worden gemaakt en dat iedereen er zich aan houdt
  • hoe zorgt u ervoor dat medewerkers u blijvend informeren over de voortgang in plaats dat u deze informatie voortdurend moet halen?

Voortgangsbewaking

Wat is voortgangsbewaking?

VoortgangsbewakingVoortgangsbewaking is in feite een taak van de manager of leidinggevende en is een belangrijk onderdeel bij het stellen en halen van deadlines. Het stellen van goede deadlines is een kunst maar het behalen van deadlines staat of valt met de voortgangsbewaking. Wat houdt voortgangsbewaking in?

  • de taak van de leidinggevende om bespreekbaar te maken en te controleren of de werkzaamheden en taken nog op de juiste koers liggen qua tijdsbesteding
  • controleren en geïnformeerd willen zijn over de voortgang, afwijkingen, knelpunten, bijzondere situaties

Voortgang onvoldoende bewaakt: gevolgen!

Wat zijn de gevolgen wanneer de voortgang onvoldoende wordt bewaakt?

  • de werkzaamheden zijn te vrijblijvend voor veel medewerkers
  • eventuele afspraken kunnen anders ingevuld worden dan oorspronkelijk de bedoeling was
  • afwijkingen en knelpunten worden te laat gesignaleerd
  • de werkzaamheden lopen niet op schema en u komt daar te laat achter zodat u het nog moeilijk kunt bijstellen

Daar ligt nu precies uw taak als leidinggevende.

  • Ja maar............

    • ja maar, wanneer je afspraken maakt over deadlines dan mag je er toch van uitgaan dat iedereen zich daaraan zal houden?
    • ja maar, ik ben geen schoolmeester
    • ja maar, medewerkers moeten toch zelf hun verantwoordelijkheid ook nemen en kennen
    • ja maar, ..................

Andere leerdoelen

De Steven heeft nog andere leerdoelen ontwikkeld voor de training timemanagement. Bekijk:

Leerdoelen timemanagement

Training en coaching

Wilt u een training time management? Aarzel niet! Neem meteen contact op.

Auteur

Dit artikel is geschreven door Jan Stevens.

Coach Jan Stevens