home / persoonlijke ontwikkeling / timemanagement / deadlines

Deadlines stellen en halen: wat zijn deadlines en hoe haal je ze?

Deadlines stellen en halen is een belangrijk onderwerp in de bedrijfsvoering. Wat is een deadline? Een deadline is een limiet of termijn waarop bepaalde werkzaamheden afgerond moeten zijn. Deadlines en tijdslimieten kunnen een behoorlijke impact hebben op jouw agenda en tijd. Wil je leren omgaan met tijdslimieten en deadlines? De Steven is specialist in training en coaching op het terrein van timemanagement.

Waarom stellen we deadlines binnen organisaties?

Waarom stellen we deadlines? Wat voor voordelen heeft het stellen van deadlines? Ik noem er een paar.

• Het geeft duidelijkheid binnen jouw organisatie of afdeling.
• Je hebt afspraken gemaakt met externe partijen waaraan je moet voldoen.
• Er ontstaat een gezamenlijk doel waar je met jouw medewerkers naartoe werkt.
• Deadlines zetten aan tot hogere werkprestaties.
• Het voorkomt dat je te vrijblijvend bent binnen jouw organisatie.

Ik denk toch wel dat de hoofdreden duidelijkheid is. Een deadline voorkomt open eindjes en vrijblijvendheid.

Wanneer is een deadline goed gesteld?

Net als bij het stellen van doelen vind ik wel dat je de meetlat over de deadline moet leggen. Een methode is ook hier om ze SMART te maken. Wanneer je een deadline stelt, is het belangrijk dat het:

• Specifiek is: wat moet er klaar zijn op de afgesproken datum?
• Meetbaar: is het meetbaar wat er op de datum van de deadline klaar moet zijn?
• Aanvaardbaar: belangrijk is dat de deadline acceptabel is en dat ieder ermee instemt.
• Realistisch: de deadline moet haalbaar zijn.
• Tijdgebonden: een deadline is tijdgebonden, dus in dit geval gaat dat vanzelf.

Waarom is plannen cruciaal om deadlines te halen?

Een deadline halen is nog een ander vak dan een deadline stellen. Het is dus belangrijk om de werkzaamheden zodanig in te richten dat je ook de gelegenheid hebt om de deadlines te kunnen halen.

Dat vraagt enerzijds timemanagement en anderzijds taakmanagement of zelfmanagement. Een effectieve planning is van belang.

Waarom worden deadlines niet gehaald?

Waarom worden deadlines niet gehaald binnen organisaties? Ik noem een aantal problemen en vraagstukken zoals:

• De deadline is niet goed gesteld: onrealistisch of te optimistisch.
• De medewerker wordt overvraagd: er zijn te veel projecten binnen hetzelfde tijdsbestek en overal zit een deadline op.
• De deadline wordt opgelegd en de medewerker voelt zich er te weinig verantwoordelijk voor.
• De medewerker accepteert de deadline wel, maar onderschat de hoeveelheid aan werkzaamheden.
• Er is onvoldoende voortgangsbewaking op gestelde deadlines.
• Er is uitstelgedrag binnen de organisatie of er zijn te veel tijdverspillers.
• De medewerkers zijn te weinig proactief en laten de zaak te veel op zijn beloop, waardoor de afhankelijkheid van externe partijen toeneemt.

Vaak wordt onder deadlines stellen verstaan dat er een einddatum wordt afgesproken waarop een bepaalde taak, activiteit of project moet zijn afgerond. Maar dat zou te gemakkelijk zijn en ook te onduidelijk. Een deadline stellen heeft ook alles te maken met het proces inrichten. Wat is er voor nodig om de deadline te halen? Hoe zet je de mensen en middelen in?

Wat gebeurt er als voortgang niet wordt bewaakt?

Wat zijn de gevolgen wanneer de voortgang onvoldoende wordt bewaakt?

• De werkzaamheden zijn te vrijblijvend voor veel medewerkers.
• Eventuele afspraken kunnen anders ingevuld worden dan oorspronkelijk de bedoeling was.
• Afwijkingen en knelpunten worden te laat gesignaleerd.
• De werkzaamheden lopen niet op schema en je komt daar te laat achter, zodat je het nog moeilijk kunt bijstellen.

Daar ligt nu precies jouw taak als leidinggevende.

Waarom ‘ja maar’ geen excuus is bij deadlines

• Ja maar, wanneer je afspraken maakt over deadlines dan mag je er toch van uitgaan dat iedereen zich daaraan zal houden?
• Ja maar, ik ben geen schoolmeester.
• Ja maar, medewerkers moeten toch zelf hun verantwoordelijkheid ook nemen en kennen.
• Ja maar.

Inderdaad, als iedereen hetzelfde verstaat onder de afspraken en iedereen hanteert dezelfde doelstellingen, dan zal het wel lukken. Maar medewerkers hebben soms andere belangen dan de doelstellingen die de leiding nastreeft, en er kunnen op de achtergrond veel misverstanden, persoonlijke leerpunten of verborgen processen aanwezig zijn waardoor men niet op een lijn zit. Daarom is het zaak dat je als leidinggevende de vinger aan de pols houdt en bijstuurt waar nodig. Vind je dat moeilijk? Wij kunnen je helpen.

Wanneer deadlines leiden tot deadlock in plaats van actie

Deadlines zijn bedoeld om te activeren. Ze moeten beweging brengen, focus geven en helpen om zaken af te ronden. Ik merk in mijn werk als trainer en coach dat deadlines bij een deel van de mensen precies het tegenovergestelde doen. In plaats van stimulans ontstaat er een deadlock. Het systeem slaat vast. Ik zie dit vaker bij hoogbegaafde personen dan bij andere mensen. Lees ook: hoogbegaafd en timemanagement. 

Een deadlock ontstaat vaak op het moment dat alles ineens helder is. De planning ligt er. De einddatum staat vast. Op papier klopt het. En juist dat moment kan verlammend werken in plaats van stimulerend. Niet omdat je niet wilt of lui bent, maar omdat de druk intern oploopt tot het punt waarop er geen beweging meer mogelijk is.

Wat ik zie gebeuren, is dat een deadline verschuift van hulpmiddel naar toetsmoment. De afspraak verandert ongemerkt in een beoordeling vooraf. Het werk moet goed zijn. In een keer. Voor mensen met een sterke innerlijke maatstaf of een groot verantwoordelijkheidsgevoel wordt beginnen dan spannend. Want beginnen betekent ook zichtbaar worden.

In zo’n deadlock verschuift de aandacht van doen naar denken. Van uitvoeren naar controleren. Van voortgang naar perfectie. Er worden lijstjes gemaakt, plannen aangescherpt en scenario’s doorgerekend, maar de eerste echte stap blijft uit. De deadline die bedoeld was om te helpen, werkt dan verlammend in plaats van activerend.

Ik hoor mensen dan zeggen: ik weet precies wat ik moet doen, maar ik kom niet in beweging. Dat is meestal geen gebrek aan tijd of kennis. Het is een innerlijke blokkade waarin de lat zo hoog ligt dat elke stap voelt als falen in plaats van als voortgang.

Belangrijk om te begrijpen is dat deze deadlock niet verdwijnt door de deadline strakker te maken of de druk op te voeren. Meer moeten, meer controle en meer urgentie zorgen vaak voor nog meer vastlopen. Wat hier nodig is, is een andere benadering van het proces. Kleiner werken, tussentijdse veiligheid creëren en ruimte maken om te beginnen zonder dat alles meteen af hoeft te zijn.

Deadlines werken niet voor iedereen hetzelfde. Waar ze voor de een stimulerend zijn, kunnen ze voor de ander juist verlammend uitpakken. Dat vraagt om zelfinzicht, maatwerk en leiderschap. Want een deadline die tot deadlock leidt, brengt niemand vooruit.

Deadline als stimulans om uitstelgedrag te vermijden

Tegelijkertijd zie ik in mijn werk ook de andere kant. Voor veel mensen werkt een deadline juist wel als stimulans. Zonder duidelijke einddatum blijft werk liggen, schuift het steeds een stukje op en verdwijnt het naar de achtergrond. Uitstelgedrag ligt dan op de loer.

Een deadline kan helpen om vaagheid te doorbreken. Het maakt concreet wanneer iets af moet zijn en dwingt tot kiezen. Wat ga ik nu doen en wat niet? Voor mensen die geneigd zijn om te blijven denken, afwegen of perfectioneren, kan een deadline helpen om eindelijk in actie te komen.

Belangrijk hierbij is dat de deadline niet voelt als dreiging, maar als kader. Een hulpmiddel dat zegt: tot hier en niet verder. Wanneer een deadline haalbaar is en er ruimte is om onderweg bij te sturen, werkt hij vaak activerend. Hij voorkomt dat taken eindeloos blijven liggen en dat energie weglekt aan twijfel en uitstel.

Ik zie vaak dat uitstelgedrag niet zozeer gaat over luiheid, maar over geen keuze durven maken. Een deadline forceert die keuze. Niet alles kan perfect, niet alles kan tegelijk. Dat besef kan juist rust geven en helpen om te beginnen.

De kunst zit in het verschil tussen een deadline die ondersteunt en een deadline die verlamt. Als hij helpt om focus aan te brengen en beweging op gang te brengen, voorkomt hij uitstelgedrag. Als hij te strak, te absoluut of te beladen wordt, ligt deadlock op de loer. Dat vraagt om bewust omgaan met deadlines, bij jezelf en bij anderen.

Wanneer een deadline helpt om verantwoordelijkheid te nemen

Ik merk dat deadlines pas echt gaan werken wanneer iemand zich eigenaar voelt van het werk. Zolang een deadline voelt als iets van een ander, blijft hij extern. Dan wordt het een verplichting waar je tegenaan duwt of waar je onderuit probeert te komen.

Zodra iemand zegt: dit is van mij, verandert er iets. De deadline is dan geen drukmiddel meer, maar een afspraak met jezelf. Dat geeft richting en vaak ook rust. Je hoeft niet meer te wachten op prikkels van buitenaf om in beweging te komen.

Uitstelgedrag en deadlock verdwijnen vaak niet door harder te sturen, maar door eigenaarschap te versterken. Dat vraagt een andere houding van leidinggevenden. Minder controleren, meer helder maken wat van wie is. Minder duwen op het eindpunt, meer aandacht voor het proces onderweg.

Ik zie dat mensen verantwoordelijkheid nemen wanneer ze ruimte ervaren om keuzes te maken. Wanneer ze mogen aangeven wat haalbaar is en waar het schuurt. Dan wordt een deadline iets om naartoe te werken in plaats van iets om tegen te vechten.

Een deadline die gedragen wordt, werkt fundamenteel anders dan een deadline die wordt opgelegd. De eerste activeert. De tweede roept weerstand of verlamming op. Daar ligt een belangrijke sleutel voor iedereen die met deadlines werkt, bij zichzelf en bij anderen.

Veelgestelde vragen over deadlines stellen

De volgende vragen worden vaak gesteld wanneer het over deadlines gaat. 

Wat is een deadline precies?

Een deadline is een afgesproken uiterste datum waarop een taak, activiteit of project afgerond moet zijn. Het is een tijdskader dat duidelijkheid moet geven over wanneer iets klaar is. In de praktijk bepaalt niet de deadline zelf, maar de manier waarop ermee wordt omgegaan of hij helpt of juist spanning oplevert.

Waarom werken deadlines voor de een wel en voor de ander niet?

Mensen verschillen in hoe zij omgaan met druk, verantwoordelijkheid en verwachtingen. Voor sommige mensen werkt een deadline activerend en geeft hij focus. Voor anderen roept dezelfde deadline stress, twijfel of verlamming op. Dat heeft vaak te maken met innerlijke maatstaven, perfectionisme en de manier waarop iemand verantwoordelijkheid ervaart.

Wanneer leidt een deadline tot uitstelgedrag?

Een deadline kan uitstelgedrag versterken wanneer hij te vaag is, te ver weg ligt of niet als haalbaar wordt ervaren. Ook wanneer iemand geen eigenaarschap voelt over het werk, wordt een deadline iets om tegenaan te duwen of voor weg te lopen in plaats van iets om naartoe te werken.

Wat is deadlock bij deadlines?

Deadlock ontstaat wanneer een deadline niet meer stimuleert, maar verlamt. Alles is helder, de planning ligt er, maar er gebeurt niets meer. De druk wordt zo groot dat beginnen voelt als risico. Deadlock is geen onwil, maar een innerlijke blokkade waarbij denken en controleren het winnen van doen.

Hoe maak je deadlines werkbaar zonder stress?

Werkbare deadlines zijn helder, realistisch en bespreekbaar. Ze laten ruimte om onderweg bij te sturen en voelen niet als een toets, maar als een afspraak. Het helpt wanneer iemand zich eigenaar voelt van het werk en de deadline niet alleen van buitenaf wordt opgelegd. Dan ondersteunen deadlines focus en voortgang in plaats van stress en verlamming.